UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO MONAGAS
ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION
MATURÍN – MONAGAS – VENEZUELA

“DISEÑO DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

CONTABLES PARA EL MANEJO, CONTROL Y REGISTRO DE LOS
FONDOS DE CAJA CHICA EN AGUAS DE MONAGAS, C.A,”

ASESOR ACADÉMICO: PRESENTADO POR:

Lcdo. Tomás López Br. María Virginia Brito Marín
C.I Nº 20.421.023

Trabajo de Grado, Modalidad Tesis presentado como Requisito Parcial

para Optar al Título de Licenciada en Administración.

Maturín, Junio de 2012

ÍNDICE
 INTRODUCCION

Las empresas de hoy en día deben estar en la vanguardia con las normas
y procedimientos contables que le permitan involucrarse y representar
verdadera competencia en el medio. Los cambios en el entorno empresarial se
producen cada vez en menor espacio de tiempo, por lo que, la adaptación de
las empresas a los mismos, exigen un compromiso especial de sus recursos
humanos. La identificación del empleado con la empresa es una base que hará
posible el cambio permanente para la competitividad.

En las organizaciones se hace indiscutible y necesario diseñar e

implementar Programas de Revisión Constantes o también llamados
“Manuales” sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución
operativa. El desarrollo empresarial depende, en gran medida, de las
estrategias que se tengan para implementar dichos programas de revisión.
Los Programas de Revisión Constantes, sólo se pueden llevar a cabo con
la creación de guías, que orienten el curso de acción dentro de las empresas.

Los manuales de procedimientos contables se crean para obtener una

información detallada, ordenada, sistemática e integral, contienen todas las
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones,
sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se
realizan en una organización.

Las empresas u organizaciones deben preparar los manuales integrales

de procedimientos, los cuales forman el pilar para poder desarrollar
adecuadamente sus procesos, estableciendo responsabilidades a los
encargados de cada área, generando información útil y necesaria,
estableciendo medidas de seguridad, control, autocontrol y objetivos que
participen en el cumplimiento de la función empresarial.

En virtud del reconocimiento de la importancia que tienen los manuales de

procedimientos dentro de una empresa u organización, surge la presente
investigación, la cual busca elaborar un manual de normas y procedimientos
contables para el manejo, control y registro de los fondos de caja chica, el cual
permitirá cubrir las necesidades de realizar este proceso en forma eficiente, no
solo garantizando la correcta clasificación de las operaciones, sino también
especificando los procedimientos a seguir en las distintas situaciones que se
presenten relacionadas con los procesos antes mencionados, así como de
igual manera logrando que los trabajadores de esta área se integren como
equipo y se afirmen en sus tareas, mejorando el ambiente laboral.

La investigación se presentará en tres (3) fases, según se indica a

continuación:

Fase I: El problema y sus generalidades, donde se da a conocer el

planteamiento del problema y delimitación del mismo, los objetivos generales y
específicos que se procuran alcanzar, también la justificación de la
investigación y marco metodológico.

Fase II: Identificación institucional tales como; ubicación, reseña

histórica, misión y visión de la empresa Aguas de Monagas, C.A.

Fase III: En esta fase se expondrá el plan de trabajo a desarrollar dentro

d la empresa Aguas de Monagas, C.A.
 FASE I

EL PROBLEMA Y SUS GENERALIDADES

1.1 PLANTEAMIENTO Y DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

Un Manual de Normas y Procedimientos contables es un instrumento

vital para las organizaciones de hoy. A través de ellos, se pueden registrar y
transmitir, sin distorsiones, una serie de información básica para el mejor
funcionamiento de cada una de las unidades administrativas de una empresa.
La información transmitida a través de los manuales permiten conducir al
recurso humano a la consecución de los objetivos planteados y a desarrollar
sus funciones sin conflictos.

Los Manuales de Normas y Procedimientos Contables, son de gran

importancia, debido ha que permiten programar las actividades de acuerdo a
una serie de pasos lógicos y secuénciales, para controlar los actos dentro de
una organización. Al mismo tiempo, permiten uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo, facilitan los trabajos de control interno
y vigilancia del mismo, las funciones de auditoria, concientizar a los
empleados y a sus supervisores a que el trabajo debe realizarse
adecuadamente; reduciendo por ende, los costos al aumentar la eficiencia
organizacional.

Los Manuales de Normas y Procedimientos Contables, dependerán de la

naturaleza de las organizaciones, tamaño, complejidad en sus funciones y
ámbito de aplicación. A la vez, deben estar adecuados a la consecución de
las metas de una empresa. En los manuales está inmersos el
funcionamiento interno de las organizaciones, en lo que respecta a la
descripción de las tareas, ubicación, requerimientos y los puestos responsables
de su ejecución.
 En la creación de los Manuales de Procedimientos contables se debe
tomar en cuenta la estructura organizativa de las empresas, en vista de que en
estas últimas se puede visualizar los diferentes estratos y departamentos,
la cantidad de individuos, actividades y responsabilidades que se agrupan
en las unidades que integran a una empresa u organización. Al mismo
tiempo, la Estructura organizativa, bien diseñada, permite observar qué tipo
de sistemas y controles internos son necesarios para aplicar de acuerdo a la
complejidad de las actividades, proporcionando una base para la planificación,
la dirección y operaciones de control.

En el caso de la empresa Aguas de Monagas. C.A., desde sus inicios,

no ha creado un Manual de Normas y Procedimientos Contables para los
Fondos de Caja Chica; el cual le permita guiar y regular sus actividades a la
consecución de sus metas. Esto ha producido retrasos en los registros
contables y debilitamiento del control interno.

La presente investigación estará dirigida al Diseño de un Manual de

Normas y Procedimientos Contables para el Manejo, Control y Registro de los
Fondos de Caja Chica en la Empresa Aguas de Monagas, C.A.

1.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

1.2.1 Objetivo General.

Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos Contables para el

Manejo, Control y Registro de los Fondos de Caja Chica en Aguas de
Monagas, C.A.

1.2.2 Objetivos Específicos.

 Establecer la base teórica de un Manual de Normas y Procedimientos

Contables para el Manejo, Control y Registro de Caja Chica en la
Empresa Aguas de Monagas, C.A.
  Desarrollar un Manual de Normas y Procedimientos Contables para el
Manejo, Control y Registro de Caja Chica en la Empresa Aguas de
Monagas, C. A.

 Describir los Procedimientos Contables aplicados por la empresa Aguas

de Monagas, C. A., para el Manejo, Control y Registro de Caja Chica.

 Determinar las debilidades y fortalezas de los procedimientos contables

aplicados por la empresa Aguas de Monagas, C.A., para el Manejo,
Control y Registro de Caja Chica.

1.3 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.

La ausencia de un Manual de Normas y Procedimientos Contables, fue lo que

justificó la realización de esta investigación. La carencia de este importante
instrumento ha originado graves situaciones, en el mundo de los negocios,
como: la evasión de responsabilidades, descuido de las labores asignadas;
incumplimientos de normas que están creadas en el vacío, debido ha que no
hay conocimiento de quién las impone, retraso en los registros contables y
debilidad del control interno, entre otras situaciones.

Con esta investigación se aspira, específicamente, impulsar a la Empresa

“Aguas de Monagas” C.A., a fortalecer la acción financiera y su desarrollo
a través de la creación de un Manual de Normas y Procedimientos Contables
para el Manejo, Control y Registro de Caja Chica, aunado a una Estructura
Organizativa eficiente que refleje una auténtica Institución; permitiéndole tomar
las mejores decisiones y guiar sus acciones a la consecución de las metas
fijadas.
1.4 MARCO METODOLOGICO.

1.4.1 Tipo y Nivel de Investigación.

La investigación se define como una actividad encaminada a la solución

de problemas. Su objetivo consiste en hallar respuestas a preguntas mediante
el empleo de procesos científicos. Según autor (Cervo y Bervian, 1989, p. 41).

 Tipo de investigación:

La investigación a ejecutar se basa en una investigación de campo; en

vista de que los datos serán recolectados directamente de la Empresa Aguas
de Monagas, C.A.

La investigación de campo consiste en la recolección de datos

directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los
hechos (datos Primarios), sin manipular o controlar variable alguna, es decir, el
investigador obtiene la información pero no altera las condiciones existentes.
Según Autor (Fidias G. Arias. 5ta Edición, p. 31)

 Nivel de investigación:

El nivel de investigación se refiere al grado de profundidad con que se

aborda un fenómeno u objeto de estudio. Según Autor (Fidias G. Arias. 5ta
Edición, p. 23)

El alcance de la investigación científica realizada en la Empresa Aguas de

Monagas, C.A. es de carácter Descriptivo por que permitió hacer un análisis de
los aspectos más importantes de la problemática planteada y así poder dar las
recomendaciones adecuadas.
 La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un hecho,
fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o
comportamiento. Los resultados de este tipo de investigación se ubican en un
nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos se refiere.
Según Autor (Fidias G. Arias. 5ta Edición, P, 24).

1.4.2 Población Objeto de Estudio.

1.4.3 muestra.

1.4.4 Técnicas de Recolección de Información.

Las técnicas de recolección de datos son las distintas formas o maneras

de obtener la información. Son ejemplos de técnicas; la observación directa, la
encuesta en sus dos modalidades: oral o escrita (cuestionario), la entrevista, el
análisis documental, análisis de contenidos, entre otros. Según Autor (Fidias G.
Arias. 5ta Edición, p. 111).

 Entrevista no estructurada:

En esta modalidad no se dispone de una guía de preguntas elaboradas

previamente. Sin embargo, se orienta por unos objetivos preestablecidos, lo
que permite definir el tema de la entrevista. Es por eso que el entrevistador
debe poseer una gran habilidad para formular las interrogantes sin perder la
coherencia. (Fidias G. Arias. 5ta Edición, p. 74)

Sabino, C. (2002), manifiesta que “es la modalidad menos estructurada

posible de entrevistar ya que la misma se reduce a una simple conversación
sobre el tema en estudio.” (p. 108)

Esta técnica estará dirigida a los empleados del área de Gerencia de

Administración en la empresa Aguas de Monagas, C.A. y al asesor académico.
  Observación directa:

La observación es una técnica que consiste en visualizar o captar

mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o situación
que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función de unos
objetivos de investigación preestablecidos. (Fidias G. Arias. 5ta Edición. P, 69)

Sabino C. (2004), indica que la observación directa “es un proceso que

consiste en el uso sistemático de nuestros sentidos orientados a la captación
de la realidad que queremos estudiar” (p.156)

En vista de que la investigación será ejecutada mediante un proceso de

pasantías; permite al investigador integrarse a un conjunto de actividades, en
este caso, en el área de Gerencia de Administración, permitiendo al mismo
participar y observar los procedimientos llevados a cabo en dicho
departamento.

 Revisión Bibliográfica:

Según Carlos Méndez (2001), la técnica de revisión bibliográfica “consiste

en detectar, obtener y consultar la bibliografía y otros materiales que sean
útiles para los propósitos de los estudios, de donde se tiene que extraer y
recopilar la información relevante y necesaria que atañe a investigar”. (p. 66)

En la presente investigación se aplicará la revisión bibliográfica en

informes de pasantías, material proporcionado por asesores y personal de la
empresa, reglamentos internos, internet, textos bibliográficos y otros materiales
relacionados con el tema para profundizar el objeto de estudio que facilitará el
desarrollo de la investigación.
2. IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONAL.

2.1 ubicación.

Aguas de Monagas, C.A. Maturín-Estado- Monagas av. Raúl Leoni, Edificio La

Palma, planta baja.

2.2 Reseña Histórica.

La Empresa AGUAS DE MONAGAS, C.A, da inicio en la década de los

cuarenta, el recurso del agua se consideraba relativamente renovable de
acuerdo como se suministre. Para su adecuado aprovechamiento por parte
de la población, crea el Instituto Nacional de Obras Sanitarias ( I.N.O.S ) , en el
cual los municipios delegan toda responsabilidad mediante contratos de
servicios. Esta institución tiene como objetivo primordial la operación,
mantenimiento y comercialización de los acueductos urbanos, así como el
mantenimiento de las redes existentes de aguas servidas .

Para esta misma época, los acueductos rurales estaban a cargo del
Ministerio de Sanidad y Asistencia Social (Dirección General de Malariologia y
Saneamiento Ambienta ) hasta el año 1977, cuando se crea el Ministerio de
Ambiente de los Recursos Naturales ( M.A.R.N.R ). Estas responsabilidades,
posteriormente fueron ejercidas por el I.N.O.S para operar a los acueductos
rurales como urbanos. En el año 1986, el I.N.O.S transfiere a la Gobernación
del Estado Monagas los acueductos rurales que venia atendiendo.

El proceso de descentralización se inicia a partir de 1989 con la

creación de la Compañía Hidrológica Venezolana ( HIDROVEN ), la cual surge
como parte del proceso de restauración del Instituto Nacional Obras Sanitarias
y el sector del agua en general .

Esta institución planifica las políticas generales en el sector , siguiendo

los lineamientos del Ministerio del Ambiente y Recursos Naturales
Renovables, además, es interlocutor en la gestión, promoción del
financiamiento de los inversionistas en el ámbito nacional e internacional ;
este organismo no presta servicio ni recaudadora del mismo , dichas funciones
corresponde a las empresas hidrológicas regionales, las cuales están
constituidas por dos socios principales: HIDROVEN con el 90% de las
acciones y el I.N.O.S con el 10% restante .

Las empresas hidrológicas para realizar sus operaciones están

distribuidas en todo el país de la forma siguiente:

Hidrocapital: Abarca Caracas y la zona Metropolitana, en el Estado

Miranda y Municipio Páez.

Hidrosuroeste: Ubicada en el Estado Táchira, incluye el Municipio

Autónomo Ezequiel Zamora del Estado Barinas (Santa Bárbara).

Hidroandes: Comprende los Estados Trujillo , Mérida y Barinas , a

excepción del Municipio Autónomo Ezequiel Zamora .

Hidrolago: Localizado en el Estado Zulia.

Hidrooccidente: Abarca los Estados Lara, Portuguesa y Yaracuy.

Hidropaez: Ubicada en el Estado Guárico.

Hidrocentro: Cubre los Estados Aragua, Carabobo y Cojedes.

Hidrollanos: Ubicada en el Estado Apure.

Hidrofalcon: Localizada en el Estado Falcón.

Hidrocaribe: Se extiende a los Estados Anzoátegui , Sucre , Nueva

Esparta y Monagas .
 Hidrocaribe , es una empresa que se encarga de la administración,
operación y reconstrucción de los sistemas de abastecimiento de aguas
blancas para grandes centros urbanos e industriales, sistemas para la
disposición de aguas servidas, acueductos, del alcantarillado y la planta de
tratamiento.

Enmarcado en el proceso de descentralización de los servicios de

acueductos y saneamiento de Venezuela, la Gobernación del Estado Monagas
motiva a las alcaldías para crear la Mancomunidad Monaguense de
Acueductos, con el principal objetivo de establecer el régimen de prestación
de los servicios de acueductos y saneamiento en la extensión del Estado
Monagas.

La Gobernación del Estado, la Mancomunidad Monaguense e

HIDROVEN, inician gestiones ante el Banco Mundial en busca de recursos
financieros para la rehabilitación de los sistemas de acueductos en la Entidad
Federal.

Como consecuencia de estas negociaciones en Banco Mundial

recomienda la creación de una empresa entre la Gobernación y la
Mancomunidad; así nace la Empresa Aguas de Monagas, C.A.

La Empresa Aguas de Monagas, C.A. se constituyo el 27 de octubre

de 1993, producto de las relaciones de la Gobernación del Estado Monagas,
la Mancomunidad de Acueductos e HIDROVEN, con el Banco Mundial; con
la finalidad de rehabilitar los sistemas de acueductos, alcantarillado y
saneamiento en el estado . Con un capital de Diez Millones de Bolívares
(Bs. 10.000.000,00) y una estructura accionaría integral en un 51% por la
Mancomunidad Monaguense y 49% por el Ejecutivo del Estado Monagas.

Actualmente, la empresa no solo ha aumentado el número de

empleados y su capital, sino que también ha tenido crecimiento progresivo
de sus técnicas y sobre todo en los servicios prestados a la comunidad, porque
su principal meta es proyectarse positivamente. Además esta empresa
garantiza la prestación de agua potable, en cantidad y calidad, así como la
recolección, tratamiento y disposición final de las aguas servidas a la población
del Estado Monagas, contando con un grupo de profesionales calificados
que se presentan a continuación en el organigrama funcional y el de la
Gerencia de Recursos Humanos de Aguas de Monagas.

2.3 Misión:

Aguas de Monagas C.A, es una empresa con forma mercantil y de

carácter publico, por mandato de sus accionista, cumpliendo con las tarifas
establecidas en Gaceta Oficial y las normas legales para la preservación del
medio ambiente, debe garantizar la prestación de los servicios de agua potable
en cantidad y calidad así como la recolección, tratamiento, y la disposición final
de las aguas servidas a la población del estado Monagas.

2.4 Visión:

Aguas de Monagas C.A, empresa con forma mercantil y de carácter

publico, pionera en el proceso de descentralización del sector agua, orientada
en convertirse en organización líder en la prestación de los servicios públicos a
través de la productividad y sustentabilidad, se deberá consolidar atención,
captación y educación del usuario que propicie la participación ciudadana y
garantice la sustentación técnico – económica en los próximos (4) años, a
través de la modernización de los sistema y personal calificado.

3. PLAN DE TRABAJO.