“Año de la Lucha contra la Corrupción y la impunidad”

UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

CURSO : AUDITORIA ADMINISTRATIVA

TEMA : TRABAJO ENCARGADO

DOCENTE : MBA. Raphael Calixto Santillan

ESPECIALIDAD : Administración y Negocios Internacionales

CICLO : IX

ALUMNO : CALLE OJEDA RONALD HERNAN

HUANCABAMBA - PERÚ
2019
Primera Fase Trabajo Preliminar

 Legislación aplicable a las actividades examinadas.

 Ley Orgánica de la CGR y del SNCF
 Reglamento de la Ley Orgánica de la CGR y del SNCF
 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público
 Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración
Pública Nacional Central y Descentralizada.
 Constitución Política del Perú.
 Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría
General de la República, y modificatorias.
 Ley Nº 28716 – Ley de Control Interno de las Entidades del Estado y
modificatorias.
 Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM que aprueba la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública.
 Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control
Interno.
 Resolución de Contraloría Nº 273-2014-CG que aprueba las “Normas Generales
de Control Gubernamental” y modificatoria.
 Reglamento de Organización y Funciones de la Contraloría General de la
República vigente.
 Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores: ISSAI 300
“Principios fundamentales de la Auditoría de Desempeño”, emitida por la
INTOSAI.

 Breve historial, antecedentes y propósitos de las actividades.

A lo largo de los años, se puede observar que muchas empresas no han logrado
cumplir con sus metas trazadas debido a una mala administración, es por eso
que realizar una auditoria administrativa es y siempre será considerada como
una herramienta útil en la administración de una empresa, porque es el medio
por el cual se puede llegar a analizar desde lo más profundo de la empresa, para
entender en qué nivel de crecimiento se encuentra, como logro llegar hasta ahí,
desde donde partió y hacia dónde quiere llegar.

Comprenden los procedimientos de control incomparados en el plan de la

organización y en los reglamentos, manuales de procedimientos y demás
instrumentos específicos de cada órgano y entidad, aplicables por los gerentes,
jefes o autoridades administrativas de cada departamento, sección o cuadro
organizativo, sobre los resultados de las operaciones y actividades realizadas
por las unidades administrativas y servidores bajo su directa supervisión, sin
perjuicio de las competencias de las unidades de auditoría interna.

Está dirigido a verificar el cumplimiento o desempeño de las actividades, tareas,

y acciones ejecutadas y corresponde ejercerlo a los gerente, jefes o autoridades
administrativas de cada departamento, sección o cuadro organizativo específico.
 Permite medir e informar oportunamente, sobre la eficiencia, eficacia, economía,
calidad e impacto de su gestión, con acatamiento de las normas que regula su
desempeño.

Segunda fase Revisión de la legislación

Es necesario iniciar el trabajo de obtención de datos con un contacto preliminar que
permita una primera idea global. Abarca lo siguiente:
a) Información documental.
Los problemas que van a consultarse y las muestras de documentos obtenidos
varían de acuerdo con los objetivos del estudio. Esta información documental puede
ser, por ejemplo, sobre reglamentos internos, informes, estadísticas, estados
contables, presupuestos, contratos, etcétera.
b) Información sobre el campo de trabajo
. El aspecto más importante de la iniciación en el campo de trabajo es la
presentación del auditor administrativo y sus ayudantes, pues el éxito o fracaso de
la auditoría administrativa depende en gran parte de la comprensión que se logre
respecto del propósito dela misma y de la colaboración que se obtenga de los
funcionarios de la empresa en estudio. Debe quedar claro que no se trata de
enjuiciar a personal de la empresa, sino de ayudarla a mejorar su eficiencia. La
información que puede obtenerse sobre el campo de trabajo incluye: organigramas,
lista de funciones, datos sobre volúmenes de trabajo, examen de las condiciones en
que se trabaja, forma y reportes utilizados, etcétera. Para completar este contexto
global es aconsejable visitar cada uno de los departamentos, conocer los productos
de la empresa, sus procesos productivos, sus principales mercados, etcétera.

 Procesos
o Planeación
Se reconoce la urgente necesidad de que todos los integrantes de la
empresa conozcan perfectamente la misión, visión, objetivos, metas,
estrategias y tácticas de la misma. Asimismo, que se lleve a cabo la
definición conjunta de políticas, procedimientos y programas, ubicados
todos en un enfoque por niveles y con un horizonte común.

o Organización
La estructura organizacional tiene que plantearse en función de la
oportunidad de negocio, con mucha atención en la cultura que propicie,
previendo el cambio organizacional.
También se debe tomar en cuenta el capital intelectual y las actividades
que de él se derivan, como son la capacitación y adiestramiento para
facilitar él lo-gro de metas y evitar fracturas y esfuerzos aislados que se
traducen en desgaste innecesario.

o Dirección
 Es recomendable que el nivel directivo ejerza un liderazgo auténtico, en
el que retome la responsabilidad de la ejecución de las actividades y
logre la motivación de todos los niveles jerárquicos. Para ello, es
imprescindible fortalecer la comunicación y coordinación y el trabajo en
equipo, así como promover la creatividad e innovación, con el apoyo de
la tecnología de la información.

o Control
Es prioritario que se defina la naturaleza y sistemas de control con base
en los procesos, niveles jerárquicos y áreas de la empresa. Las
herramientas que se seleccionen deberán ser viables y funcionales para
garantizar la calidad del desempeño.
Sería provechoso, en tanto la empresa adquiere mayor cohesión para
administrarse, contar con la asistencia técnica de instituciones privadas
o públicas especializadas en micro y pequeñas empresas.

Fases del proceso de auditoría administrativa.

- Manual de funciones y responsabilidad

La auditoría Administrativa se basa en la evaluación y revisión a la

organización en su conjunto, procesos, estructura orgánica y las
funciones delos miembros. Con el ánimo de relacionar los objetivos de la
auditoría administrativa, lo que esperamos es que el auditor obtenga
suficiente información evidenciar para determinar qué:

 Existe un sistema de información que proporciona datos

pertinentes y confiables para la planeación, la organización, la
dirección y el control.
  Este sistema genera resultados (es decir, objetivos y planes,
estructura organizacional, motivación, supervisión, informes de
control) que son confiables y fáciles de entender por el usuario.
Lo esencial para llevar a cabo las anteriores tareas es mediante el
examen y evaluación del sistema de administración de un organismo
social. Esta evaluación es importante para poder apreciar aquellas
funciones administrativas donde existen deficiencias e irregularidades y
donde podrían implantar mejoras. Al evaluar el sistema de
administración, el auditor administrativo se preocupará por el examen y
evaluación de las funciones administrativas que conforman el sistema de
administración (planeación, organización, dirección, control). Para ello, el
auditor debe seguir un proceso de auditoría. Al realizar el examen y
evaluación habrá que aplicar las cualidades de independencia de criterio,
objetividad, competencia y adhesión a las normas generales de
administración. Además, en el desarrollo de una auditoría administrativa
se emprende un definido esfuerzo por aplicar métodos de investigación
apropiados para evitar conclusiones basadas en información insuficiente
o que muestren inclinaciones.

- Responsabilidad y limitaciones impuestas a la entidad.

El conjunto de pasos para llevar a cabo una actividad. La auditoría comprende

varias fases, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el
método, los principios y las técnicas de esta herramienta en forma correcta. Para
una auditoría administrativa se deben seguir ciertas fases, que deben estar
perfectamente definidas e interrelacionadas, conformando una metodología, que
es ejecutada por un profesional especializado y aplicada a cualquier tipo de
organización (pública o privada). Durante el desarrollo de una auditoría
administrativa, el auditor debe obtener toda la información relevante para
después poder efectuar el análisis completo de la información que se obtuvo.

El objetivo principal de reunir información relevante es la obtención de datos

correctos y confiables, ya que, durante el análisis, la evaluación y el informe de
auditoría, el auditor administrativo se basará precisamente en el examen de esa
información para poder llegar a su evaluación.

Tercera: Prueba de la revisión examinada y evaluada

Antes de implantar un programa general de auditoría administrativa es necesario

contar con la aprobación y el pleno respaldo de la dirección. Al preparar un plan
 para alcanzar las metas fijas es importante determinar las necesidades
generales, la relación entre ellas y precisar si abarcan todos los aspectos
indispensables para la finalidad a perseguir. El auditor supervisor tiene que
decidir qué factores son lo más necesarios para lograr los objetivos del estudio,
cuáles son los mejores métodos para lograrlos, cuál es el personal apropiado
para hacerse cargo de la función y cuáles son los factores limitativos y de control.

Las respuestas a estas interrogantes proporcionan cuando menos un punto de

partida para la elección del plan a seguir. Para elaborar un programa de auditoría
en una empresa grande o pequeña, el alcance de proyección es básico, ya que
la amplitud de cobertura es muy importante.

Habrá que llevar un registro de tareas supervisado por el auditor respectivo, en

el cual, como su nombre lo indica, se inscribirá toda tarea que se encomiende a
los miembros del equipo de auditoría. En el programa se anotarán los datos
siguientes:

 Fecha de iniciación.
 Descripción de la tarea a efectuar.
 Responsable.
 Plazo fijado para su ejecución.
 Cualquier otra información útil

Información a obtenerse entre otros

El sistema de control de la empresa ha de ser estudiado para poder efectuar una

planeación correcta del trabajo de auditoría administrativa.

El auditor administrativo debe tener previsto cuál va a ser el trabajo que va a

desarrollarse, de tal manera que es indispensable que antes de iniciar su labor,
el auditor tenga ya realizada la planeación de investigación en términos
generales.

Se usarán cuestionarios: "Son documentos que sirven como guía para buscar
contestación a interrogantes acerca del área de revisión."

Al preparar los cuestionarios, el auditor no deberá conformarse con una

descripción de los aspectos generales de la empresa, sino que estará obligado
a desarrollar una investigación cuidadosa del procedimiento. También deberá
considerar todas las posibilidades de error antes de decidir el procedimiento a
seguir. El auditor por ningún motivo deberá entregar los cuestionarios al cliente
para ser terminados, ni deberá mostrarlo mientras se entrevista, con el mismo.
La información debe ser obtenida por medio de una cuidadosa investigación de
datos.
Los cuestionarios se elaboran a fin de que los ejecutivos y los responsables de
cada área de funciones respondan a ellos. La evaluación de las preguntas, si se
utiliza el método de puntos, puede ir por medio de una escala numérica del 1 al
5, o bien, desde mala hasta excelente. Los cuestionarios son de utilidad si el
 auditor los valora con imparcialidad a través de un análisis adecuado en vista de
las circunstancias. El análisis hecho por el auditor mediante cuestionarios
proporciona la eficacia de la empresa y, por consiguiente, se pueden dar
medidas correctivas a los puntos que se consideren débiles, tomando también
en consideración los resultados obtenidos mediante la aplicación de las técnicas
administrativas

Cuarta Fase: Examen y Prueba Detallada de los Controles Administrativos

Archivo constante

Para el trabajo de auditoría administrativa se formulará un archivo constante o

permanente. Sus ventajas son las siguientes:

a) Los auditores pueden conocer rápidamente el desarrollo operacional de

la empresa.
b) Proporciona referencia inmediata con la importancia de los conceptos,
eliminando así revisiones repetidas de documentación extensa y
búsquedas en hojas de análisis pasados.
c) Sirve para evitar la preparación en cada revisión de hojas de análisis
relativas a conceptos que han tenido poco o ningún cambio.

La visión global que se obtiene del archivo constante es de utilidad para las
auditorías subsecuentes, para conocer los objetivos, políticas, procedimientos y
operaciones de la empresa.

El auditor administrativo tiene el deber de dar información veraz, oportuna y útil

al archivo constante.

Fase de desarrollo

En el desarrollo de la auditoría los elementos vitales son la investigación y el

análisis dentro de un marco conceptual sólidamente elaborado. No puede haber
ningún procedimiento mecánico de quitar y poner. En la figura siguiente se
muestran elementos de la fase de desarrollo de una auditoría administrativa. Una
auditoría administrativa bien realizada requiere habilidad analítica, ingenio,
razonamiento reflexivo y procedimientos sistemáticos. Al realizar su trabajo para
lograr los objetivos de la auditoría, el auditor crea conocimientos a cuatro niveles:

1. Verificar la magnitud de los datos e informes separados.

2. Determinar el grado de cumplimiento de funciones administrativas: planeación,

organización, integración de recursos, dirección, control y coordinación.

3. Evaluar funciones operacionales, compras, ventas, almacén, crédito y

cobranzas, personal, entre otros.

4. Evaluar los sistemas y procedimientos, opuestos, factores de análisis de

oficina, simplificación del trabajo, análisis de sistemas costos, entre otros.
 Los niveles 1 y 2 se basan en hechos, los niveles 3 y 4 se puede decir que
pertenecen al ámbito de la opinión, pero una opinión basada fundamentalmente
en conocimientos y resultados inconfundibles y reales.

En el desarrollo de la auditoría administrativa el auditor debe obtener toda clase

de información para poder hacer un análisis complejo. El propósito principal de
reunir información es allegarse hechos relevantes y confiables, dado que las
conclusiones y acciones subsecuentes del auditor estarán basadas en esa
información.

Las auditorías administrativas no tienen un punto de partida común. Cada una

es única y doble; por eso la manera de abordar la auditoría y los factores a
examinar varían con el tipo de auditoría administrativa (procesal, funcional,
analítica y del medio ambiente). Como ya se indicó, la tarea principal del auditor
radica en dividirla en sus fases componentes. Con base en él análisis
esquematizado, la interpretación bajo los antecedentes y experiencias del
equipo de auditores, se:

 Obtienen las conclusiones y recomendaciones en relación con la eficacia y la

eficiencia de la administración y operación de la organización.
 Determina la medida en que la empresa goza de "buena salud administrativa".
 Indica las oportunidades significativas para mejorar el desempeño,
organizacional.
 Informa de manera descriptiva acerca de las fuentes de aparentes áreas de
dificultad y el curso de acción recomendado.

Fase de seguimiento
Esta es la última fase en la realización de una auditoría administrativa. Su objetivo
principal es completar cualquiera de los aspectos que se indican en las
 recomendaciones que son sugeridas en el informe de auditoría, sobre las bases
de los resultados del examen y evaluación presentados en la fase de desarrollo.

La fase de seguimiento es la de mayor importancia, ya que en ésta debe llevarse

a cabo la implantación de las recomendaciones. Una vez aceptada la propuesta
de implantación de recomendaciones por el propietario o la gerencia general, ésta
se pone en práctica.

La implantación de recomendaciones es una fase en que la unidad orgánica de

auditoría interna o los auditores administrativos externos están capacitados para
iniciar y regular las acciones para aplicar las recomendaciones correspondientes.
En ella se trata de ejecutar y lograr un nivel y un tipo de desarrollo previsible para
la empresa auditada, comentan J. Mas y C. Ramio.

En el informe de auditoría administrativa debe presentarse, por lo menos en forma

general, lo que implicará la implantación de las recomendaciones. Habrá que
indicar lo siguiente:
 Objetivos de la implantación de recomendaciones.
 Plan de acción y programa de implantación.
 Integración de los recursos necesarios.
 Ejecución del programa.

En la práctica, el seguimiento y evaluación de la implantación de las

recomendaciones se puede realizar de tres maneras:
1. Las puede llevar a cabo el personal de la unidad orgánica de auditoría
interna.
2. Las puede realizar la empresa consultora por medio de sus auditores
administrativos.
3. Se pueden efectuar en forma combinada, es decir, personal del
departamento de auditoría interna coordinándose con auditores
administrativos de la empresa de consultoría administrativa.

Quinta Fase: El Informe de Auditoría Administrativa

Al finalizar el examen de la organización, de acuerdo con el procedimiento

correspondiente, y una vez que se han seleccionado los enfoques de análisis
organizacional y cuantitativos y formulado el diagnóstico administrativo, es necesario
preparar un in-forme, en el cual se consignen los resultados de la auditoría e identifique
claramente el área, sistema, programa, proyecto, etc. auditado, el objeto de la revisión,
la duración, alcance, recursos y métodos empleados. En virtud de que en este
documento se señalan los hallazgos, así como las conclusiones y recomendaciones de
la auditoría, es indispensable que brinde suficiente información respecto de la magnitud
de los hallazgos y la frecuencia con que se presentan, en relación con el número de
casos o transacciones revisadas en función de las operaciones que realiza la
organización. Asimismo, es importante que tanto los hallazgos como las
recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y relevante, debida-
mente documentada en los papeles de trabajo del auditor. Los resultados, conclusiones
y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán reunir atributos tales como:

 Objetividad: Visión imparcial de los hechos.

 Oportunidad: Disponibilidad de la información en tiempo y lugar.
 Claridad: Fácil comprensión del contenido.
 Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la información.
 Calidad Apego a las normas de administración de la calidad y elementos del
sistema de gestión de la calidad.
 Lógica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

El informe constituye un factor invaluable debido a que posibilita conocer si los

instrumentos y criterios aplicados contemplaban las necesidades reales, y deja abierta
la alternativa de su presentación previa al titular de la organización para determinar los
lo-gros obtenidos, particularmente cuando se requieren elementos probatorios o de
juicio que no fueron captados en la aplicación de la auditoría. Asimismo, permite
establecer las condiciones necesarias para su presentación e instrumentación. En caso
de una modificación significativa, derivada de evidencia relevante, el informe tendrá que
ajustarse.

Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo en términos

prácticos, con base en las premisas que se acordaron para orientar las acciones que se
llevaron a cabo en forma operativa. Para abordar este aspecto, es recomendable seguir
el orden siguiente:

1. Introducción Criterios considerados para emprender y ejecutar la auditoría.

2. Antecedentes Información que enmarca la génesis y situación actual de la
organización.
3. Justificación Elementos que hicieron necesaria su aplicación.
4. Objetivos de la auditoría Razones por las que se efectuó la auditoría y los fines
que se persiguen con el informe.
 5. Estrategia Cursos de acción seguidos y recursos ejercidos en cada uno de
ellos.
6. Recursos Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos empleados.
7. Costo Recursos financieros utilizados en su desarrollo.
8. Alcance Ámbito, profundidad y cobertura del trabajo.
9. Acciones Pasos o actividades realizados en cada etapa.
10. Metodología Marco de trabajo, técnicas e indicadores en que se sustentó la
auditoría.
11. Resultados Hallazgos significativos y evidencia suficiente que la soporte.
12. Conclusiones Inferencias basadas en las pruebas obtenidas.
13. Recomendaciones Señalamientos para mejorar el desempeño.
14. Alternativas de implantación Programa y métodos viables.
15. Desviaciones significativas Grado de cumplimiento de las normas aceptadas
para la auditoría.
16. Opiniones de los responsables de las áreas auditadas Puntos de vista expuestos
acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
17. Asuntos especiales Toda clase de aspectos que requieran de un estudio más
profundo.

TIPOS DE INFORME
La variedad de opciones para presentar los informes depende del destino y propósito
que se les quiera dar, además del efecto que se pretende con su presentación. En
atención a estos criterios, los informes más representativos son:
 Informe general
 Informe ejecutivo
 Informe de aspectos relevantes

INFORME GENERAL
Responsable. Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe.

Introducción. Breve descripción de las circunstancias que hicieron necesario aplicar la

auditoría, mecanismos de coordinación y participación empleados para su desarrollo,
duración de la revisión, así como el propósito y explicación general de su contenido.

Antecedentes. Exposición de la génesis de la organización, es decir, orígenes,

cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que influyeron en la decisión de
implementar la auditoría.
Técnicas empleadas. Instrumentos y métodos utilizados para obtener resultados en
función del objetivo.
Diagnóstico. Definición de las causas y consecuencias de la auditoría, las cuales
justifican los ajustes o modificaciones posibles.
Propuesta. Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que pueden
derivarse, implicaciones de los cambios y resultados esperados.
Estrategia de implementación. Explicación de los pasos o etapas previstas para
instrumentar los resultados.
Seguimiento. Determinación de los mecanismos de información, control y evaluación
necesarios para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos.
Conclusiones y recomendaciones. Síntesis de los logros obtenidos, problemas
detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para el logro de las
propuestas.
Apéndices o anexos. Gráficos, cuadros y demás instrumentos de análisis
administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentación y
fundamentación de la auditoría.

INFORME EJECUTIVO
Responsable. Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe.
Periodo de revisión. Lapso que comprendió la auditoría.
Objetivos. Propósitos que se pretende obtener con la auditoría.
Alcance. Profundidad con la que se auditó la organización.
Metodología. Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados para captar y
analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría.
Síntesis. Relación de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados.
Conclusiones. Síntesis de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y
propuestas de actuación.
BIBLIOGRAFÍA

RODRÍGUEZ VALENCIA, JOAQUÍN

“Auditoria Administrativa”

- novena edición, editorial Trillas. México, 2010.