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EL PROBLEMA
Según la NIA 400 define el sistema de control interno así “Todas las políticas y
procedimientos adoptados por la administración de una entidad para ayudar a logar el objetivo de
la administración de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su
negocio, incluyendo adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la
prevención y detección de fraude y error, la precisión e integralidad de los registros contables, y
la oportuna preparación de información financiera confiable.”
El sistema de control interno forma parte fundamental en las organizaciones. Desde
tiempos remotos se han ido adaptando técnicas y procedimientos que aseguren el correcto
funcionamiento de las gestiones debido a la evolución en el entorno, delegando actividades a
personal capacitado que comprueben la eficacia en las funciones requeridas. En este aspecto es
relevante hacer énfasis en el sistema de control interno ya que tiene como función evitar y
prevenir el fraude, promover la responsabilidad y garantizar la integridad de los datos
financieros, está diseñado de acuerdo al tamaño y las estructuras de las empresas debido a que
garantiza el cumplimiento de los objetivos e intereses de la organización, así mismo, también
reducen los costos y esfuerzos innecesarios.
Es por ello que en este aspecto es necesario mencionar la influencia del sistema de
control interno en las cuentas por cobrar ya que las mismas representan derechos exigibles
originados por venta, servicios prestados, otorgamientos de préstamo o cualquier otro concepto.
Representan saldos pendientes de cobro con clientes donde se establecen términos y plazos son
una forma de financiamiento suponiendo un beneficio en relación entre clientes y empresas.
Ahora bien, en este aspecto es necesario resaltar la interacción de un sistema de control
interno como lo es ERP: Abreviatura de Enterprise Resource Planning, ERP se traduce como un
sistema de control empresarial. Una herramienta tecnológica que tiene como objetivo integrar y
automatizar los principales procesos y datos de la empresa en una sola plataforma, facilitando la
gestión de datos y la organización de la compañía.
Este es un punto importante porque, a pesar de que las empresas están divididas en
departamentos, dependen a su vez unas de otras y actúan de forma conjunta. Un sistema ERP
tiene el objetivo de ayudar a la administración y gestión corporativas contribuyendo al
crecimiento del negocio. Con todos los registros y datos de los sectores en un solo lugar, los
procesos que solían llevar más tiempo, se automatizan, garantizando una mayor flexibilidad del
equipo y una mayor seguridad de la información, además de un mayor control sobre lo que
sucede en la empresa.
Entre los beneficios que ofrece ERP están Acceso en remoto al sistema, seguridad de la
información, menos papel y más eficiencia, control financiero en tiempo real, comunicación
asertiva con los clientes, eficiencia de ventas.
El control forma parte de los principios administrativos, por ello su relevancia en cada
una de las áreas, los errores mas frecuentes en las cuentas por cobrar son, no hacer uso de un
sistema de control interno que sea útil y eficiente que asegure el correcto funcionamiento de las
labores, los problemas mas frecuentes que acarrea esta situación son no contar con políticas de
crédito y cobranza definidas que establezcan requisitos, no contar con toda la información acerca
del cliente, historial, límites de crédito, ni se realice seguimiento de las facturas que están por
vencer. No dar seguimiento oportuno a la cartera del cliente. No contar con herramientas que
reflejen información relevante del cliente y su estado de solvencia con la empresa. No enviar la
factura de manera inmediata. No resolver los conflictos en etapas tempranas ya sea por razón de
retraso, daño, o inconformidad en la mercancía. No tener control automatizado de clientes. No
llevar a cabo las pautas establecidas con el cliente como fueron acordadas en el momento. Ni
contar con herramientas financieras que permitan reflejar flujos de dinero a corto/ largo plazo
para medir la liquidez de la misma.
Es por ello la importancia de implementar y llevar controles que a su vez sean
inherentes al capital humano para asegurar así el logro de las operaciones.
En LABORATORIOS HERBAPLANT C.A. ubicado en Valencia edo. Carabobo, se
puede observar una debilidad en el área de cuentas por cobrar mostrando una problemática en la
correcta cobranza reflejando un retraso excesivo en comparación al tiempo estipulado, en ciertos
casos, hay cuentas que quedan incobrables por no contar con un seguimiento adecuado. No se
establecen lineamientos de crédito, asignando a clientes sin conocer realmente la capacidad de
pago del mismo. Al hacer observaciones en el sistema se precisa ausencia de las conciliaciones
bancarias y por último no se capacita el personal, ni se realiza un seguimiento para percatarse de
las fallas del mismo ocasionando así una inadecuada gestión en el área.
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Objetivos Específicos
Justificación de la investigación
Las cuentas por cobrar son activos pertenecientes a la empresa, representan las ventas o
la prestación de bienes y servicios, por esta razón es que se deben contar con controles y
procedimientos para una efectiva gestión en el departamento y se pueda realizar de manera
adecuada la cobranza. Es por ello que, si no se cuenta con las operaciones correctas y con un
seguimiento, ocasiona el incumpliendo de las actividades generando así perdidas a la empresa.
En este contexto se encuentra LABORATORIOS HERBAPLANT C.A. Dado que
dentro del departamento administrativo no existe un control en las cuentas por cobrar, por lo que
se evidencia un cálculo no conveniente de sus compromisos por parte de terceros, ya que existe
una falta de información confiable a la hora del cobro de sus deudas y una debilidad en la
realización de las actividades.
Ante tal situación la presente investigación se justifica, en primer lugar, porque se
orienta a buscar una solución al problema que se presenta en el área. Por ello, dada la necesidad
dentro de la empresa por obtener un sistema de control interno en las cuentas por cobrar, una
constante revisión para obtener una buena organización, tomando en cuenta que cuando hay
buenos controles y políticas estables que fijen el funcionamiento del mismo, los procedimientos
son transparentes, esto tendrá como resultado una mejora en sus objetivos fijados.
Así mismo genera beneficios en las cuentas por cobrar dada que las mismas son las
principales cuentas con las que opera la empresa, por lo que se controlan los pagos y suministro
para la operación de la misma tales como proveedores, prestadores de servicios, entre otros. De
igual manera, el presente estudio servirá de aporte a futuras investigaciones que deseen ampliar
los conocimientos sobre este tema, y de antecedentes de estudios a futuras investigaciones.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Marco teórico
Antecedentes
GUISELA C, (2018) Realizó trabajo especial de grado para obtener el título profesional
de Contador Público en la Universidad Nacional de Ecuador “Sistema de control interno para el
mejoramiento de la gestión de las cuentas por cobrar aplicado en la empresa comercial Ventura
Pallest Export E.I.R.L.” la cual presenta una problemática, ya que no cuenta con un
departamento de crédito y cobranza, no hay definición de niveles jerárquicos causando confusión
en las funciones. No cuentan con conocimientos, ni están capacitados para llevar la gestión y
procedimientos en el área generando así perdidas en cobro de facturas.
El tipo de estudio es una investigación aplicada, busca entender el fenómeno actual. El
diseño de la investigación es de no experimental, solo estudiara el fenómeno. La investigación
tiene como objetivo implementar un sistema de control interno de Crédito y Cobranza.
Establecer políticas, métodos y procedimientos que permitan obtener información veraz y
confiable para llevar a cabo las actividades, para ampliar la captación de clientes y a su vez llevar
estudios continuos que permitan visualizar la rentabilidad del departamento a largo plazo y así
evitar errores e ineficiencias a futuro.
Indira S. (2020) Realizó trabajo especial de grado para obtener el título profesional de
Contador Público en la Universidad Nacional de Callao Perú “Gestión de las Cuentas por cobrar
y liquidez de la empresa I.J.I.S.A.C. agentes de Aduana” la investigación tiene como finalidad
determinar cómo la gestión de las cuentas por cobrar influyó en la liquidez de la empresa.
Mostrando una debilidad en las cuentas ya que no precisan con políticas que aseguren la
recuperación de la deuda, existencia de cuentas por ajustar que muestren información certera de
clientes y de más detalles, inexistencia de tiempo límite para cobros ocasionando a la empresa
recurrir a fuentes de financiamiento por no contar con liquidez para hacer frente a sus
obligaciones.
La investigación es de tipo aplicada, explicativa, con un corte experimental, causal y
longitudinal; utilizando un método cuantitativo. Se pudo constatar que mediante estudios que se
realizaron de manera periódica implementando los procedimientos de cobranza y facturación
influyó de manera positiva incrementando la liquidez de la empresa.
Bases teóricas
Control Interno
Según Álvarez, O. (2008), el control interno “es un proceso contínuo realizado e
implementado por la dirección y otros funcionarios de la entidad, y su esencia está en las
acciones tomadas por la gerencia para dirigir o llevar a cabo las operaciones, procesos,
programas y proyectos de la organización en buenas condiciones, dichas medidas incluyen
corregir las deficiencias y mejorar las operaciones”.
Una vez visualizado el concepto según la perspectiva de que el control en las
organizaciones imparte desde los altos rangos o mandos de la empresa y su interacción,
observemos desde otro punto de vista según: El autor Gómez, G. (2004) precisa que el control
interno ha sido diseñado, aplicado y considerado como la herramienta más importante para el
logro de los objetivos, la utilización eficiente de los recursos y para obtener la productividad;
además, de prevenir fraudes, errores, incumplimiento, fraudes contables y tributarios.
Bases legales
Tenemos en Venezuela ciertos aspectos legales sobre el control interno que son
relevantes para este estudio y que se describen a continuación:
De la contraloría general de la República Bolivariana de Venezuela, Caracas 16 de
diciembre del 2015
Artículo 6. “El sistema de control interno de cada órgano o ente tiene como objeto
asegurar el acatamiento de las normas, salvaguardar los recursos y bienes que integran el
patrimonio público; preservar la exactitud y veracidad de la información financiera, contable y
administrativa, a fin de ser útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones; promover la
eficiencia, eficacia y legalidad de las operaciones, garantizar el acatamiento de las decisiones
adaptadas y lograr el cumplimiento de los planes programas y presupuestos en concordancia con
las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestos; así como garantizar
razonablemente la rendición de cuentas”
Artículo 7. “El sistema de control interno estará regido por los principios de justicia
social, legalidad, economía, honestidad, participación, eficiencia, solidaridad, solvencia,
transparencia, celeridad, eficacia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la
función pública.”
Articulo 8. El sistema de control interno debe caracterizarse por ser aplicable,
razonable, integral, integrado y congruente; abarcará los aspectos presupuestarios, económicos,
financieros, patrimoniales, normativos y de gestión, así como la evaluación de programas y
proyectos, y estará fundado en criterios de economía eficiencia y eficacia.
Articulo 9. Corresponde a la máxima autoridad jerárquica de cada órgano o ente
organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno adecuado a la naturaleza,
estructura y fines de la institución, y en general vigilar su efectivo funcionamiento.
Así mismo, a los niveles directivos y gerenciales les corresponde garantizar el eficaz
funcionamiento del sistema en cada área operativa, unidad organizativa, programa, proyecto,
actividad u operación de las cuales sean responsables.
Articulo 10. Los planes de organización, políticas, normas, reglamentos, manuales y
demás instrumentos de control interno deben ser aprobados por las máximas autoridades
jerárquicas de los órganos o entes sujetos a las presentes normas.
Articulo 15. El sistema de control interno funcionara coordinadamente con el control
externo de acuerdo con las normas e instrucciones que al efecto dicte la controlaría general de la
república, en su carácter de órgano rector del sistema nacional de control fiscal.
Del código de comercio
Venezuela también cuenta con otras leyes en el código de comercio en la gaceta N°475
extraordinaria del 21 de diciembre de 1955 que tienen relación con el tema de la investigación
planteada.
Articulo 32. Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual
comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios.
Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor
orden y claridad de sus operaciones.
Artículo 34. En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que
haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién
el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los
totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que
permitan comprobar tales operaciones, día por día.
No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al
Detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone
este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado,
y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y
cobros con motivo de éstas.
Artículo 35. Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el
libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como
inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su
comercio.
El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe
demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas
sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras
obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida.
Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de
comercio que se hallen presentes en su formación.
Artículo 39. Para que los libros auxiliares de contabilidad, llevados por los
comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por éstos, han de reunir todos los
requisitos que se prescriben con respecto de los libros necesarios.
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Marco metodológico
Según revisión bibliográfica para autores como Franco (2011 p.118) “el marco
metodológico es el conjunto de acciones destinadas a describir y analizar el fondo del problema
planteado, a través de procedimientos específicos que incluye las técnicas de observación y
recolección de datos, determinando el “cómo” se realizará el estudio, esta tarea consiste en hacer
operativa los conceptos y elementos del problema que estudiamos” del mismo modo, Así mismo
señala Arias (2012 p.16) el marco metodológico es el “conjunto de pasos, técnicas y
procedimientos que se emplean para formular y resolver problemas”. Este método se basa en la
formulación de hipótesis las cuales pueden ser confirmadas o descartadas por medios de
investigaciones relacionadas al problema.
Nivel de la investigación
Fase IV: proponer el sistema de control interno para la mejora en el área de las cuentas
por cobrar en LABORATORIOS HERBAPLANT C.A.
En esta fase se propone un sistema de control interno como lo es el ERP lo cual va a
incrementar la eficiencia en las actividades y la eficacia en los efectos esperados, va a ofrecer
información correcta y confiable. Así mismo va a corregir, mantener y llevar seguimientos
continuos evitando así los desvíos o las desmejoras, asegurando el cumplimiento de normas y
políticas pautadas, dirigiendo al personal a la realización de las actividades de la manera
adecuada.
Población y muestra
Muestra Tamayo y Tamayo (2006 p.176), define la muestra como: "el conjunto de
operaciones que se realizan para estudiar la distribución de determinados caracteres en totalidad
de una población universo, o colectivo partiendo de la observación de una fracción de la
población considerada." Para la presente investigación al tener una población finita se utilizará la
misma cantidad de personas cinco, (5) de dicha población como muestra para el caso en
cuestión.
Según Arias (2006: 53) “las técnicas de recolección de datos son distintas formas o
maneras de obtener información” son ejemplo de técnicas, la observación directa, la encuesta y
la entrevista, el análisis documental de contenido, entre otros. En cuanto a los instrumentos, el
autor citado anteriormente afirma que: “son los medios materiales que se emplean para recoger y
almacenar información” ejemplo de ellos son: formatos de cuestionarios y guías de entrevistas.
según Tamayo y Tamayo (2007, p. 187) “una vez recopilados los datos por los
instrumentos diseñados para este fin es necesario procesarlos, es decir, elaborarlos
matemáticamente, ya que la cuantificación y su tratamiento estadístico permitirá llegar a
conclusiones en relación con las hipótesis planteadas.”
por su parte, Sierra (1999, p.223) indica que “la tabulación es una técnica de
procesamiento de la información recolectada, la cual permite al investigador, tabular, codificar y
analizar los datos relativos a una variable, indicadores e ítems. Una vez obtenidos los resultados
y lugares de aplicación del instrumento, se llegará a la codificación de cada una de las respuestas,
registros de la tabulación, análisis y presentación de los resultados.”
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
Recursos humanos
Autor de la investigación.
Tutora de investigación.
Personal de “LABORATORIOS HERBAPLANT C.A.”
Recursos materiales
Servicio de internet.
Computadora personal.
Impresiones.
Hojas blancas.
Guía de investigación.
Recursos institucionales
Los recursos institucionales empleados son:
Recurso Tiempo
Actividades Tiempo
Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero
Definición de tema X
Revisión capítulo I X
Revisión capitulo II X
Revisión capitulo III X
Revisión capitulo IV X
Entrega de proyecto final
RFERENCIAS
https://actualicese.com/definicion-de-control-interno/
https://www.techedgegroup.com/es/blog/comunicacion-criptografia-cuantica-0-0?hs_amp=true
https://repositorio.unp.edu.pe/handle/UNP/1398
https://repositorio.ucv.edu.pe/handle/20.500.12692/91581
https://www.eumed.net/cursecon/ecolat/ec/2018/control-cuentas-cobrar.html
contraloría general de la República Bolivariana de Venezuela