Características de un Sistema ERP

No cabe duda alguna de que los sistemas ERP deberían ser una pieza

fundamental de cualquier empresa, por sus enormes posibilidades, pero

por sobre todo por la flexibilidad que le reporta a todo el proceso

productivo. Si bien las siglas ERP corresponden a "Enterprise Resourse

Planning", ERP nada tiene que ver con el nombre que lo caracteriza, ya

que no planea ni tampoco crea recursos, pero la parte de la empresa

(Enterprise) sí es su objetivo directo y ambición.

Es la tentativa de integrar todos los departamentos y funciones de una

determinada empresa u organización en un único sistema computacional

que sirve y responde a las necesidades particulares de cada

departamento. Su principal objetivo es construir un único programa de

software que sirva a las necesidades de los operarios de contabilidad así

como las de los recursos humanos y las del almacén de la gestión de

entradas y salidas de material y respectivas guías.

Normalmente, cada uno de estos departamentos posee sus propios

sistemas informáticos optimizados para las necesidades particulares de

cada sector, pero el ERP los combina todos en un único e integrado

programa de software que lanza una única base de datos para que los

varios departamentos puedan, más fácilmente, dividir información y

comunicarse entre sí. Esta aproximación sectorial puede traer un enorme

beneficio para la empresa, si el software fuera correctamente instalado.

Por ejemplo, un pedido de un cliente. Generalmente, cuando un cliente

hace un pedido a la empresa, se inicia un proceso de estante a estante,

de oficina a oficina, de departamento a departamento, sufriendo

alteraciones sistemáticas y codificaciones diversas a medida que pasa

por cada sistema informático de cada departamento de la empresa.

Todas estas transiciones y alteraciones causan atrasos y pérdidas de

encargos y todas las diversas codificaciones de los varios softwares

llevan a la aparición de errores. Además, nadie en la empresa conoce

específicamente cual el estado del pedido en cualquier altura porque no

es posible, por ejemplo, que el departamento de soporte al cliente pueda

entrar en el sistema informático del almacén para saber si el pedido X ya

fue embalado, y se fue, cual la fecha. La respuesta común es Usted tiene

que telefonear al almacén.

Es por ello, que ante este tipo de situaciones se hace necesaria la

realización de una adecuada planificación de recursos mediante los

denominados sistemas de información gerenciales. En este sentido, el

sistema de planificación ERP surgió de la necesidad de englobar todos

los datos referentes a la totalidad de la cadena de producción de las

empresas, con el fin de brindar información confiable en tiempo real.