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El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para

modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas,


comercial, logstica, produccin, etc.). Su misin es facilitar la planificacin de
todos los recursos de la empresa.
Kumar y Hillengersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning
(ERP) como paquetes de sistemas configurables de informacin dentro de los
cuales se integra la informacin a travs de reas funcionales de la organizacin.
Los sistemas ERP son extremadamente costosos, y una vez que los sistemas
ERP se implantan con xito trae una serie de beneficios importantes para las
empresas.
Orton y Marlene (2004) definen a los sistemas de planeacin de recursos
empresariales (ERP) como un sistema que permite coleccionar y consolidar la
informacin a travs de la Empresa.
El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar
informacin a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los
sistemas de las diferentes reas del negocio.
Introduccin
Problema

Es indudable que el ambiente competitivo que se vive dentro del entorno


empresarial, requiere de mejoras en los procesos y actividades de negocio
que generan las ventajas competitivas de las compaas ante sus ms
fuertes competidores.
Por esto, desde hace ya varios aos, se ha dado mayor importancia a las
Tecnologas de Informacin y su alineacin con las estrategias del negocio para
mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan
sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el
ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos de las compaas
esperan tener integradas todas las reas o departamentos de la compaa que
apoyan para la generacin de sus productos y servicios.

Hoy ms que nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionen
control y centralizacin de su informacin, esto con el fin tomar las mejores
decisiones para sus procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una
solucin robusta para aquellas empresas que buscan una solucin universal
a la centralizacin de su informacin.
La implementacin de un sistema de ERP por lo general es larga y compleja, ya
que implica redisear los esquemas de trabajo. Su implementacin es de alto
riesgo, ya que envuelve complejidad, tamao, altos costos, un equipo considerable
de desarrollo, adems de inversin de tiempo.
En la mayora de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente,
lo que implica inversin de capital adicional, especializacin y hasta la posibilidad
de parar el negocio temporalmente para la implementacin: por otra parte es
importante sealar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor
importante para el buen funcionamiento del sistema.
Revisin de la literatura
Definicin de sistemas ERP

Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (en ingls ERP,


Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestin de informacin que
integran y automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con
los aspectos operativos o productivos de una empresa.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se
caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una nica
aplicacin. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas,
compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos, GIS
(sistema de informacin geogrfica), inventarios y control de almacenes, pedidos,
nminas, etc. Slo podemos definir un ERP como la integracin de todas estas
partes. Lo contrario sera como considerar un simple programa de facturacin
como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre nicamente esa
parte. sta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicacin de
gestin. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los
procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el
momento que tan slo se integra uno o una pequea parte de los procesos de

negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de Disponibilidad de


toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo.
Reuther,D. (2004) en su artculo Critical Factors for Enterprise Resources
Planning System Selection and Implementation Projects within Small to Mdium
Enterprise menciona que K.C. Laundon y J.P. Laundon, (2000) definen los
sistemas de planeacin de recursos empresariales (ERP) como un sistema de
administracin de negocios que integra todas las facetas del negocio, incluyendo
planeacin, manufactura, ventas y finanzas (esto lo podemos representar en Fig.
1) El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de
integrar informacin a lo largo de la empresa y elimina los complejos
enlaces entre los sistemas de las diferentes reas del negocio.

Lo ms destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la informacin de la


empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de
forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma ms rpida y
segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo
control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. Ramiro
Rodrguez (2003) en su tesis ERP en la administracin de proyectos de
construccin menciona la importancia de que, para implementar un sistema ERP
debe formarse un equipo con las personas de mayor experiencia en sus reas,
generalmente se menciona que s las compaas pueden operar el negocio como
siempre sin la gente que ellos han puesto en los equipos de implantacin,
entonces se ha seleccionado al personal equivocado para el proyecto ERP.
El equipo debe incluir gente tcnica (que sabe cmo trabajar con el sistema ERP)
y gente de negocios que entiende cmo opera la compaa, aunque se debe
reconocer que de ambos es ms importante el personal experto en el negocio. La
persona adecuada para administrar un proyecto de ERP debe conocer de ambas
reas.
En resumen, los sistemas ERP unifican informacin de las diferentes reas
(finanzas, recursos humanos, ventas, manufacturacin, etc.,) de la empresa
en un solo lugar, haciendo ms fcil la toma de decisiones dentro de la
empresa. El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de

integrar informacin a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre


los sistemas de las diferentes reas del negocio
La implementacin de los ERPs no es fcil, se requiere de un largo perodo de
implementacin, adems de integrar varios factores que conlleven al xito de la
puesta en marcha. Todas las reas de la empresa juegan un papel importante,
desde la alta direccin hasta el departamento de Tecnologas de Informacin. Es
importante que los usuarios estn convencidos de los beneficios que se obtendrn
con los ERPs, pues esto facilitar la implementacin en la empresa.
Anteriormente slo las grandes empresas podan adquirir este tipo sistemas, esto
debido a los altos costos, sin embargo en la actualidad las pequeas y medianas
empresas estn incursionando en la implementacin de dichos sistemas.

Objetivos principales de los sistemas ERP

Optimizacin de los procesos empresariales.

Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna


(integridad de datos).

La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la


organizacin.

Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.

El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio,


tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de
informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los
costos totales de operacin.

Caractersticas de los sistemas ERP


Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software
empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y
adaptabilidad:

Integrales: porque permiten controlar los diferentes procesos de la


compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se

relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de


inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compaa, el que un cliente haga
un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el
proceso de produccin, de control de inventarios, de planificacin de
distribucin del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos
movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener
varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la
desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece el
margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de
captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un
ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de
todo lo dems, por lo que la informacin no se manipula y se encuentra
protegida.

Modulares: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de


departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que
comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los
ERP, tanto econmica como tcnica es que la funcionalidad se
encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo
con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas,
control de almacn, recursos humanos, etc.

Adaptables: Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de


cada empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o
parametrizacin de los procesos de acuerdo con las salidas que se
necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible
que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa
no. Los ERP ms avanzados suelen incorporar herramientas de
programacin de 4 Generacin para el desarrollo rpido de nuevos
procesos. La parametrizacin es el valor aadido fundamental que debe
contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada
empresa.

Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP son:

Base de datos centralizada.

Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las


operaciones.

En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser
consistentes, completos y comunes.

Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus
procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce
como Reingeniera de Procesos, aunque no siempre es necesario.

Aunque el ERP pueda tener mens modulares configurables segn los


roles de cada usuario, es un todo. Esto significa: es un nico programa (con
multiplicidad de bibliotecas, eso s) con acceso a una base de datos
centralizada. No debemos confundir en este punto la definicin de un ERP
con la de una suite de gestin.

La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para


determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o
aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para
determinados procesos de negocio de un sector (los ms utilizados).

Cmo implantar un sistema ERP


Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difciles de implantar
debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa
partiendo de la parametrizacin inicial de la aplicacin que es comn. Las
personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un
gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los
procesos de negocio de la vida real en la aplicacin.
Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre son todo
lo simples que se deseara, dado que entran en juego mltiples facetas.
No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas;
solamente trabajo bien realizado, una correcta metodologa y aspectos que deben
cuidarse antes y durante el proceso de implantacin, e inclusive cuando el sistema
entra en funcin.

Por ello, antes, durante y despus de la implantacin de un ERP es


conveniente efectuar lo siguiente:

Definicin de resultados a obtener con la implantacin de un ERP.

Definicin del modelo de negocio.

Definicin del modelo de gestin.

Definicin de la estrategia de implantacin.

Evaluacin de oportunidades para software complementario al producto


ERP.

Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas.

Anlisis del cambio organizativo.

Entrega de una visin completa de la solucin a implantar.

Implantacin del sistema.

Controles de calidad.

Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo.

Benchmarking de la implantacin.

Pasos en la implementacin de los sistemas ERP


a. Organizar el proyecto: Los sistemas ERP se podran catalogar como
sistemas selectos que solo pueden ser implementados por algunas
empresas ya que los costos que estos representan son muy altos. Es decir
cuando las empresas cuentan con el dinero, los equipos, la infraestructura y
la disposicin de personal para la implementacin de este tipo de sistema
se puede decir que se debe de dar el primer paso, organizar como es que
va a funcionar y desarrollar el proyecto que dar una nueva funcionalidad y
visin de los recursos y procesos de la organizacin a cada rea de la
empresa.

b. Definir las medidas de desempeo: Cuando el proyecto ya se planteado,


se debe definir las actividades que se deben realizar para poder llevarlo a
cabo. Se debe tener en cuenta hasta el ms minino detalle para la
implementacin del sistema ERP.
c. Crear un plan inicial detallado del proyecto: Como todo proyecto. La
implementacin de un sistema ERP implica una adecuada distribucin de
tiempo, empleados, funciones y recursos: por lo cual es de vital importancia
que se planifiquen cada una de las actividades que se llevan a cabo, que se
construya una bitcora que guie cada uno de los pasos a seguir.
d. Capacitar al equipo para el proyecto: Como los sistemas ERP son
nuevos se debe hacer una capacitacin en la cual se incluyan cada uno de
los empleados que posteriormente ante este se van a desenvolver. Esta
implantacin se torna en una situacin nueva que revoluciona el quehacer
diario del talento humano.
e. Revisar la integridad de la base de datos: Constituye uno de los pasos
ms importantes en la implementacin de cualquier sistema de informacin
pero en especial de los sistemas ERP. La base de datos de convierte en el
eje central del proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar
la informacin que se va a manejar en los distintos niveles de organizacin.
f. Instalar en nuevo hardware: El hardware o parte dura del proceso es una
de las mayores inversiones de la empresa, se deben abolir la vieja
tecnologa utilizada por la empresa para instalar nuevos equipos que
puedan dar soporte al desarrollo de un sistema.
g. Instalar el nuevo software: Este se convierte en una sala piloto o una sala
de prueba la cual ser utilizada en todo el proceso de instalacin del
sistema. Se debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos
realizados ya que el software es la medula espinal del sistema.
h. Capacitar masa crtica: Se refiere al personal de la empresa, se define
como crtica y que refiere al personar que va a estar directamente
relacionado con el nuevo sistema, es decir el que va a estar en continuo
contacto y el encargado de la manipulacin del mismo.

i. Entrenamiento sala piloto: Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar
a la utilizacin de la misma por medio del entrenamiento que al personal se
le dar de ella.
j. Integracin de datos: Consiste en la recopilacin de la informacin
proveniente de diferentes fuentes o reas organizacionales que hasta el
momento han sido organizados, esto se convierten en la base del
funcionamiento del sistema.
k. Ejecucin: Poner en marcha el sistema ERP no es fcil, se debe pasar por
todas las etapas anteriores teniendo en cuenta que el xito o fracaso en
cualquiera de ellas puede limitar la ejecucin del sistema.
l. Mejoramiento continuo: Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer
una continua retroalimentacin de este e implementar un mejoramiento
continuo son las caractersticas de las compaas que han sido victoriosas
en la implementacin de este tipo de sistemas.

Beneficios e impactos de la implementacin de sistemas ERP


Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se
esperan en una implementacin de un ERP, as como los impactos que este
tendr en la organizacin.
Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP
(SAP, Oracle, etc.) tiene sus beneficios caractersticos. Sin embargo la mayora de
los ERP tienen en comn varios beneficios: Aqu algunos de los beneficios que
podran adquirirse al implementar cualquiera de ellos:

Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales

Integracin entre las funciones de las aplicaciones

Reduce los costos de gerencia

Incrementa el retorno de inversin

Fuente de Infraestructura abierta

stos son simplemente varios beneficios que usted puede lograr al implementar
un software ERP para su negocio. Como se mencion anteriormente, hay varia
marcas desarrolladoras de ERP, siempre es bueno asegurarse de los beneficios
que ofrece cada unos de ellos, para esto es importante poner una versin de
prueba antes de que usted decida casarse con uno de ellos.
La pgina www.cio.com en su artculo The ABCs of ERP menciona que hay cinco
razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP:
1. Integracin de la informacin financiera. El CEO (Chief Executive Officer)
siempre busca tener informacin financiera vers, en su bsqueda
financiera se puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real.
Cada departamento tiene por lo regular sus propios nmeros financieros,
finanzas tiene su propio juego de nmeros, el rea de ventas tiene otra
versin y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener
sus nmeros propios referente a cuanto estn contribuyendo para la
empresa. Con la implementacin de los ERP todos tendrn solo una
versin de los nmeros, con esto no habr vuelta de hojas, todo estar
unificado.
2. Integracin de la informacin de los pedidos de los clientes Con los
sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los
pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se
surte la mercanca. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se
encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se originan
problemas de comunicacin entre los sistemas. Con los ERPs esto ser
ms fcil.
3. Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturacin Compaas
manufactureras los sistemas de ERP vienen con los mtodos estndares
para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricacin.
Estandarizar esos procesos y usar un solo sistema informtico, integrado
pueden ahorrar tiempo, aumentar productividad y reducir la cuenta
principal.
4. Minimiza el inventario Los ERPs agiliza el flujo del proceso industrial ms
fcilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por

parte de la empresa. Eso puede originar que los inventarios sean reducidos,
ayuda a los usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con
respecto a los pedidos de los clientes. Claro est que para mejorar
realmente el flujo de la cadena de suministro, sera necesario implementar
un sistema que administre dicha, sin embargo los ERPs ayudan en gran
parte.
5. Estandarizacin de la informacin de RH (Recursos Humanos)
Especialmente en compaas con mltiples unidades de negocios, RH
puede no tener un simple mtodo unificado, para seguir el tiempo de los
empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. ERP
puede encargarse de eso.
Para arreglar estos problemas, las compaas a menudo pierden de vista el hecho
de que los sistemas o paquetes ERP no son ms que unas representaciones
genricas de las formas tpicas de hacer negocio en las empresas. Mientras que la
mayora de los paquetes son exhaustivamente integrales, cada industria tiene sus
caractersticas que lo hacen nico

Ventajas
Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en funcin de sus necesidades,
puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se
pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseo de ingeniera para
mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptacin hasta la
satisfaccin completa, una compleja administracin de interdependencias de los
recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de los
cambios de la ingeniera y de la revisin y la mejora, y la necesidad de elaborar
materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y ms,
est integrado.
El cambio como un producto est hecho en los detalles de ingeniera, y es como
ahora ser hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el
cambio ocurra desde una versin anterior a la nueva, en ambos productos los
datos van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensin del
mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el nmero de la
versin (cdigo de barras).

La seguridad de las computadoras est incluida dentro del ERP, para proteger a la
organizacin en contra de crmenes externos, tal como el espionaje industrial y
crimen interno, tal como malversacin. Una falsificacin en el escenario de los
datos puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por
ejemplo poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad
del ERP ayuda a prevenir el abuso.
Hay conceptos de mercadotecnia y ventas (los que incluyen CRM o la relacin
administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compaa
para satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de
calidad, para asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos
finales; cadena de abastecimiento (interaccin con los proveedores y la
infraestructura). Todo esto puede ser integrado a travs de la ERP, aunque
algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y efectividad. Sin
un ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la administracin de la
manufactura.

Desventajas
Muchos de los problemas que tienen las compaas con el ERP son debido a la
inversin inadecuada para la educacin continua del personal relevante,
incluyendo los cambios de implementacin y de prueba, y una falta de polticas
corporativas que afectan a cmo se obtienen los datos del ERP y como se
mantienen actualizados.
Limitaciones y obstculos del ERP incluyen:

El xito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo,


incluyendo la educacin y cmo hacer que el sistema trabaje
correctamente. Muchas compaas reducen costos reduciendo
entrenamientos. Los propietarios de pequeas empresas estn menos
capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado por
personal que no est capacitado para el manejo del mismo.

Cambio de personal, las compaas pueden emplear administradores que


no estn capacitados para el manejo del sistema ERP de la compaa

empleadora, proponiendo cambios en las prcticas de los negocios que no


estn sincronizados con el sistema.

La instalacin del sistema ERP es muy costosa.

Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la


renovacin de sus licencias anuales, que no est relacionado con el tamao
del ERP de la compaa o sus ganancias.

El personal de soporte tcnico en ocasiones contesta a las llamadas


inapropiadas de la estructura corporativa.

Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptarse al
flujo especfico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas
compaas, este punto se cita como una de las principales causas de falla.

Los sistemas pueden ser difciles de usarse.

Los sistemas pueden sufrir problemas de cuello de botella: la ineficiencia


en uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a
otros participantes.

Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras


aplicaciones para trabajar efectivamente. Una compaa puede lograr
estndares mnimos, y luego de un tiempo los datos sucios (datos
inexactos o no verificados) reducirn la confiabilidad de algunas
aplicaciones.

Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son
muy altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).

La mala imagen de unin de la compaa puede causar problemas en su


contabilidad, la moral de sus empleados y las lneas de responsabilidad.

La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos


puede reducir la eficiencia del software.

Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas


legales de los socios.

Los sistemas pueden tener excesiva ingeniera respecto a las necesidades


reales del consumidor.

Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, tambin tienen sus
desventajas:

Son muy caros.

Requiere cambios en la compaa y procesos para su instalacin.

Son complejos y muchas compaas no pueden ajustarse a ellos.

Hay pocos expertos en ERPs.

Ejemplo. Implementacin de un ERP en la empresa Cisco


Cisco Systems Inc. es una empresa fundada por dos Ingenieros de Sistemas de la
universidad de Stanford en 1984 y dada a conocer al mundo en 1990 y que se ha
encargado de dominar y explotar el mercado de las redes de dato. Actualmente se
dedica principalmente a la fabricacin, venta, mantenimiento y consultora de una
amplia gama de equipos de telecomunicaciones y se ha consolidado como el lder
mundial en soluciones der e infraestructuras para Internet.
El primero producto de Cisco fueron los Routers, un equipo que permita controlar
el flujo de paquetes de datos a travs de las complejas topologas de las redes
utilizando el protocolo TCP/IP, que permitan la existencia tanto de Internet como
de las redes corporativas o Intranets. Con el crecimiento acelerado de Internet
debido a su popularidad, Cisco logr consolidarse como el lder y dominar el
mercado con sus productos. Esto le permiti pasar de una capitalizacin del
mercado de $100 billones de dlares en 1998 a $531 billones en el ao 2000.
Cisco comenz en el mercado dando una lucha en tres diferentes frentes con sus
productos: Redes de telefona para transmisin de voz, redes rea local para la
transmisin de datos y redes de broadcast para la transmisin de video. La idea
de Cisco se basa en que la digitalizacin permitira la transmisin de audio, video y

datos a travs de una sola red conocida como Internet, haciendo que el proceso
sea mucho ms eficiente y barato. En este punto se funda la visin de la compaa
que puede ser resumida en las palabras de su CEO: Information at your finger
tips, with a computer in every desk and in every home.
Internet es una red fundada en estndares abiertos, lo creo un nuevo frente de
batalla para la vertical de negocio a la que pertenece Cisco, donde compiten
grandes empresas de telecomunicaciones regulares como AT&T, Verizon, British
Telecom y Deutsche Telecom. Este nuevo negocio de transmisin de datos ha
permitido el surgimiento de nuevas compaas que se dedican a ofrecer servicios
como el acceso a Internet, hosting, email, y servicios de bsqueda de informacin.
Todas estas actividades aceleraron aun ms las redes IP, haciendo que para el
ao 2000 el trfico de datos exceda ampliamente el trfico de voz. Siendo Cisco
el principal proveedor, se estim que el 70% de estos datos viajaban soportados
en productos de la compaa Cisco.
En 1988 fue contratado John Morgridge como CEO de la compaa debido a su
experiencia en la industria de la computacin. Inmediatamente comenz a
construir inmediatamente un equipo de administracin profesional. Morgridge
implant un sistema basado en la idea de un control centralizado general y tres
ramas descentralizadas en el rea de Investigacin y Desarrollo, una para cada
lnea de negocio: Negocios pequeo, medianos y proveedores de servicios.
En 1991 Morgridge contrat a John Chambers, quien asumi el rol de CEO en
1995. En 1993, Morgridge y Chambers, junto a Ed Kozel quien era el CTO en el
momento, generaron un plan de estrategia constituido por 6 elementos, que se
explican a continuacin.

Tener una lnea de producto amplia para redes empresariales


Cisco quera tener una lnea de productos bastante amplia que le permitieran
servir como un nico punto de venta para todas las redes empresariales, que le
permitan a la empresa manejar el trfico de datos desde la oficina principal hasta
cada uno de los terminales de la empresa. Esta estrategia se muestra finalmente
en el ofrecimiento de productos en la actualidad que satisfacen todas las
necesidades de un cliente. Con el tiempo Cisco se consolid tanto en el mbito de
grandes proveedores de servicios y ambientes empresariales como los pequeos

nichos con requerimientos especficos como pequeos comercios o consumidores


finales.

Adquisicin sistemtica como un proceso de negocio efectivo


Cisco tena en mente la adquisicin de varias compaas y la realizacin de
importantes alianzas estratgicas con el fin de lograr completar sus lneas de
productos. Cada uno de estos procesos deba ser sistematizado para reducir los
tiempos y costos para aumentar la ventaja competitiva de la compaa. En la
actualidad el proceso de Merge and Acquisitions se ha convertido en una
innovacin interna. La capacidad de innovacin es el marco seguro para xito y la
sostenibilidad de la empresa, algo que Cisco ha logrado mantener con la
integracin de nuevas, pequeas y medianas empresas que tienen las ideas
innovadoras pero no necesariamente los recursos, los medios o el conocimiento
para poner en marcha estas ideas.

Establecimiento de estndares de software para toda la industria


Cisco implemento un sistema operativo para redes conocido como IOS
(Internetwork Operating System), que fue licenciado a compaas como Alcatel,
Ericcson, Northen Telecom, Compaq, Hewlett-Packard, Bay Networks, 3Com,
Microsoft, Intel y otras 12 compaas japonesas. En la actualidad Cisco logr
hacer que cada hogar en el planeta, como lo digo su CEO algn tiempo atrs,
contara con el equipo para conectarse a cualquier red basada en el protocolo IP.

Escogencia del aliado estratgico adecuado


Cisco estaba empeado en realizar alianzas estratgicas con las compaas ms
adecuadas de la industria. Como ejemplo tenemos el trabajo realizado con
Microsoft en la creacin de un estndar de seguridad en redes o con HP para el
desarrollo y venta de sistemas de computacin corporativa basada en internet. En
la actualidad Cisco cuenta con tres focos para la escogencia de aliados, con los
que algunos terminan tambin en adquisiciones o compras de la compaa por
parte de Cisco: Aceleracin de mercados, expansin del mercado y la entrada a
nuevos mercados.

Implementacin de un ERP (necesidad de implantacin de un nuevo


sistema de informacin)

En 1993 entr a la organizacin Pete Solvik como CIO. En este momento la


compaa se encontraba soportado en sistemas UNIX que le permitan manejar
todos sus procesos transaccionales a travs de una amplia gama de paquetes,
uno para cada rea como finanzas, recursos humanos, ventas, etc. La experiencia
de Solvik y junto al crecimiento de la compaa logr determinar la necesidad de
un cambio urgente en todos los sistemas de informacin. Se saba que los
actuales sistemas no daran abasto para las nuevas necesidades y empezaran a
traer problemas al desarrollo diario de la compaa.
Algunos anlisis realizaron mostraron que existan varias demoras en los procesos
de negocio debido al proceso de sincronizacin de la informacin que deba
hacerse en cada uno de los pasos. Esto se reflejaba en gasto innecesario de
recursos y tiempo de los empleados e incluso algunos procesos como
investigacin y desarrollo deban iterar entre 5 y 6 ciclos. Como mostraremos, con
un ERP esto se redujo a 2.5 ciclos. Finalmente, en el mes de febrero de 1994 se
comenzaron a materializar los problemas en la infraestructura con un dao en la
base de datos de la aplicacin principal. Este dao llevo a que la compaa
estuviera sin sistemas por dos das, generando millonarias prdidas. El tiempo se
haba agotado y todo el equipo de TI estaba de acuerdo en la necesidad de un
cambio pronto.

Proceso de seleccin del ERP a implementar


Desde un comienzo se tom en cuenta la importancia del tiempo ya que la
situacin no permit la implementacin en fases y fue necesario un plan para un
cambio total. En este momento se entr en el proceso de seleccin del sistema
ERP que se iba a implementar en la compaa. Dada la estrategia de la compaa
de escoger a la alianza estratgica correcta, se tuvo a KPMG con sus amplias
habilidades tcnicas y conocimiento del negocio. Junto a KPMG se estableci la
tarea de especificar las necesidades de Cisco respecto al software (RFP
Request For Proposals) que se les entregara a todos los vendedores con el fin de
que cada uno mostrara su mejor opcin.
Finalizado este proceso, se le dio a cada uno de los vendedores dos semanas
para presentar su propuesta, mientras Cisco continuaba la investigacin de cada
una de las empresas vendedoras. Finalmente, a cada empresa se le dio un
conjunto de datos de ejemplo y un espacio de tres das para que pudieran

presentar como su solucin cumpla, o no, con los requerimientos especificados.


Finalmente se escoga a Orcale como la compaa vencedora. Adems de las
caractersticas de la solucin presentada, Cisco comparta con Oracle en gran
parte su visin, adems de tener la capacidad tanto econmica como de negocio
para estar a la misma altura de Cisco. Este proceso demor un total de 75 das.
Finalmente se acord el negocio entre Orcale y Cisco por un valor de 15 millones
de dlares. El quipo prepar la presentacin del proyecto al CEO Morgridge. Era
un valor considerable para cualquier proyecto, as que era importante mostrar no
solo las necesidades de una migracin a nuevos sistemas sino tambin la
generacin de valor que este iba a dar a los procesos de negocio y como se
alineaba con el plan estratgico de la empresa. Durante esta reunin con CEO se
presentaron nuevos problemas con los sistemas, casi impidiendo que se pudiera
mostrar la informacin, lo que aceler la aprobacin del mismo y catalogacin de
prioritario.

Implementacin del ERP por parte de Oracle


Para la implementacin del ERP se utiliz una tcnica conocida como Rapid
Iterative Prototyping, con lo que se tenan fases llamadas Conference Room
pilots o CRP. Cada una de estas construa sobre las anteriores y buscaban un
mejor entendimiento del software y su funcionalidad para el ambiente del negocio.
A continuacin se muestra el resultado de cada CRP.
CRP-0
En el primer CRP se implement el equipo de trabajo y ambiente tcnico en las
aplicaciones Oracle. A cada grupo se le imparti clases de entrenamiento de 16
horas diarias durante 5 das. Finalizado el entrenamiento cada grupo se encarg
de la configuracin de cada uno de los miles de parmetros de la aplicacin. Al
finalizar la semana y el CRP-0 se demostr la capacidad del software para
procesar las rdenes de Cisco a travs de todos procesos de negocio de la
compaa (Quote-to-Cash).
CRP-1

Finalizado CRP-0 se pas a la tarea de hacer funcionar el sistema en cada una de


las reas de la compaa. Se generaron scripts de la respectiva documentacin
del proceso que se estaba llevando, incluyendo los problemas encontrados. Estos
eran tratados en reuniones de 3 horas semanales, en donde los lderes de cada
grupo encontraban las soluciones de cada uno. Adicionalmente se tuvo un arduo
proceso de modelamiento, ya que muchos procesos de negocio no eran
soportados por la aplicacin y deban ser implementados. Un equipo de
implementacin se encarg de llenar cada uno de los vacos del ERP.
CRP-2 Y CRP-3
Durante los dos siguientes ciclos se entr al proceso ms difcil de la
implementacin con la inclusin del paquete adicional de ventas que deba ser
desarrollado a medida para cumplir con el proceso de Cisco, que no era soportado
originalmente por el software de Oracle. Tambin se presentaron algunos
problemas tcnicos con las comunicaciones, pasando de un modelo punto-a-punto
que originalmente se tena a un modelo donde toda la informacin pasaba a travs
de un data wharehouse, que adicionalmente ofreca ventajas a la recopilacin de
informacin para Cisco.
Al finalizar el CRP.2 se entr en una fase de pruebas del sistemas, tanto hardware
como software, determinando que la capacidad de carga y volmenes de
transacciones generados por Cisco eran soportados correctamente y que adems
el sistema soportaba el crecimiento esperado y que haba generado originalmente
la necesidad del cambio de los sistemas de informacin. CRP-3 se dedic
finalmente a la generacin de pruebas totales del sistema y la preparacin de la
puesta en marcha de este.

Puesta en marcha del sistema


Uno de los grandes logros para Oracle fue la puesta en marcha del
funcionamiento del sistema, sin embargo se tuvieron grandes problemas e un
comienzo. Los usuarios deban adaptarse a un sistema que tena graves
problemas de estabilidad, sufriendo cadas casi a diario. El principal problema se
encontr en el dimensionamiento del hardware, donde se deban realizar cambio
de equipo en los puntos donde no se cumplan con las necesidades. La ventaja en
este punto fue el contrato con el vendedor de hardware, ya que este se realiz por

una promesa de funcionamiento y no en una especificacin dada, por lo que fue


este el que deba remplazar el equipo sin aumentar el costo.
El segundo problema encontrado fue la deficiencia en la capacidad del software
para manejar la carga de transacciones generada. El problema se atribuy a que
las pruebas realizadas anteriormente no tuvieron volmenes de informacin similar
a la que maneja Cisco en su negocio. Durante los siguientes 60 das se cont con
un equipo especializado que se encarg de encontrar soluciones tanto de software
como hardware, logrando finalmente una estabilizacin de todo el sistema de ERP.

Resultados
Se logr mostrar como la empresa Cisco, despus de realizar un anlisis y
contando con la experiencia de su CIO y su CIO se lleg a la conclusin de la
necesidad de la implementacin de nuevos sistemas de informacin que soportara
todos los procesos de negocio de la compaa. Dentro del plan estratgico de la
misma se tena previsto un gran crecimiento, como ocurrira con la adicin de
nuevos productos para poder ofrecer una solucin a todas las necesidades de
redes de un cliente. Este crecimiento no estaba siendo soportado por los sistemas
actuales, quienes no tenan una coordinacin o una integracin completa, lo que
incluso llevaba un desperdicio de horas hombre y de grandes cantidades de dinero
en la realizacin de procesos que no estaban optimizados.
La implementacin de un ERP en una empresa tan grande como estas lleva
grandes riesgos y muchas complicaciones tanto tcnicas como de negocio. Es
importante que el proceso est soportado directamente por toda la empresa para
poder culminarlo de manera satisfactoria.
Entre las ventajas de un ERP encontramos le centralizacin de la informacin. Es
muy importante que toda la organizacin o compaa funcionen como una sola
unidad y no como varias dependencias que parecen incluso compaas diferentes.
Con la centralizacin es posible realizar anlisis del estado de todos los procesos
de negocio, permitiendo optimizarlos al encontrar los defectos de estos. Al tener
una sola fuente de informacin se logra tambin mejorar la experiencia del
usuario, ya que la empresa responde como una unidad ante todas sus solicitudes
o inconformidades, pudiendo encontrar la fuente del problema en caso de

presentarse. Adicionalmente, cuando se tiene la informacin suficiente es posible


anticipar situaciones.
Cisco, con la implementacin de este ERP logr entrar en nuevos negocios y
cambiar de manera radical del modelo de negocio. Un claro ejemplo est en la
nueva forma de realizar el soporte de los clientes, con sitios web interactivos en
donde cada cliente puede encontrar toda la informacin necesaria para solucionar
sus inconvenientes. Esto no hubiera sido posible si no se tena un sistema
centralizado como el ERP.
La reduccin de costos y tiempos es lo que finalmente ms valor le da a la cadena
de valor y sus procesos de negocio, siempre mantenindolos alineados como la
estrategia de la compaa. Con un ERP es posible reducir costos eliminando los
procesos iterativos y repetitivos que deban hacerse anteriormente para el manejo
de la informacin de cada uno de los sistemas por aparte.

Discusin
Como conclusin, el objetivo primordial de un ERP es proporcionar informacin
oportuna, veraz y confiable que pueda ser utilizada para una planeacin
estratgica. Existen varios ERP en el mercado, sin embargo no todos se adaptan
a las necesidades de la empresa, por lo cual ser necesario tener un conocimiento
amplio de la misma para determinar cul es el ERP que le conviene.
En la actualidad las tecnologas de informacin juegan un papel importante en las
estrategias de negocios, ya que estn cambiando la forma en que las empresas
realizan sus procesos. Los sistemas de informacin permiten a las compaas
lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades de
valor en localidades que se encuentran en una amplia geografa, o tambin
mediante la creacin de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el
alcance de las industrias.
Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya
sea para ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma
pueda presentar.

El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para


modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas,
comercial, logstica, produccin, etc.). Su misin es facilitar la planificacin de
todos los recursos de la empresa.
Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios ms
comunes e importantes podemos mencionar:

Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales

Integracin entre las funciones de las aplicaciones

Reduce los costos de gerencia

Incrementa el retorno de inversin

Fuente de Infraestructura abierta

De las desventajas podemos mencionar:

Son muy caros.

Requiere cambios en la compaa y procesos para su instalacin.

Son complejos y muchas compaas no pueden ajustarse a ellos.

Hay pocos expertos en ERPs.

Antes de implementar un ERP, es importante que la empresa considere los


beneficios que desea para su organizacin y en base a ello buscar la mejor
solucin en el mercado.

Referencias

Fernando Madrigal Hernndez. Instituto Tecnolgico y de Estudios


Superiores de Monterrey (ITESM), Campus Monterrey.
http://www.monografias.com/trabajos29/beneficios-erp/beneficios-erp.shtml

Guillermo A. Cuellar. http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm.

Artculo gente y empresas.


http://www.aqa.org.ar/iyq356/GenteyEmpresas356.pdf

Artculo de Wikipedia. http://es.wikipedia.org/wiki/Planificaci


%C3%B3n_de_recursos_empresariales