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Introduccin

Es indudable que el ambiente competitivo que se vive dentro del entorno


empresarial, requiere de mejoras en los procesos y actividades de negocio
que generan las ventajas competitivas de las compaas ante sus ms
fuertes competidores.

Por esto, desde hace ya varios aos, se ha dado mayor importancia a las
Tecnologas de Informacin y su alineacin con las estrategias del negocio
para mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el
incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de software
empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual
los directivos de las compaas esperan tener integradas todas las reas o
departamentos de la compaa que apoyan para la generacin de sus
productos y servicios.

Hoy ms que nunca las empresas requieren de herramientas que les


proporcionen control y centralizacin de su informacin, esto con el fin
tomar las mejores decisiones para sus procesos y estrategias de negocios.
Los ERP son una solucin robusta para aquellas empresas que buscan una
solucin universal a la centralizacin de su informacin.

La implementacin de un sistema de ERP por lo general es larga y compleja,


ya que implica redisear los esquemas de trabajo. Su implementacin es de
alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamao, altos costos, un equipo
considerable de desarrollo, adems de inversin de tiempo.

En la mayora de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura


existente, lo que implica inversin de capital adicional, especializacin y
hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la
implementacin: por otra parte es importante sealar que el grado de
experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen
funcionamiento del sistema.

Definicin de sistemas ERP


Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (en ingls ERP,
Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestin de informacin que
integran y automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con
los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se


caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una

nica aplicacin. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin,
ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de
proyectos, GIS (sistema de informacin geogrfica), inventarios y control de
almacenes, pedidos, nminas, etc. Slo podemos definir un ERP como la
integracin de todas estas partes. Lo contrario sera como considerar un
simple programa de facturacin como un ERP por el simple hecho de que
una empresa integre nicamente esa parte. sta es la diferencia
fundamental entre un ERP y otra aplicacin de gestin. El ERP integra todo
lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la
empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se integra
uno o una pequea parte de los procesos de negocio. La propia definicin de
ERP indica la necesidad de Disponibilidad de toda la informacin para todo
el mundo todo el tiempo.

Reuther,D. (2004) en su artculo Critical Factors for Enterprise Resources


Planning System Selection and Implementation Projects within Small to
Mdium Enterprise menciona que K.C. Laundon y J.P. Laundon, (2000)
definen los sistemas de planeacin de recursos empresariales (ERP) como
un sistema de administracin de negocios que integra todas las facetas del
negocio, incluyendo planeacin, manufactura, ventas y finanzas (esto lo
podemos representar en Fig. 1) El software ERP planea y automatiza muchos
procesos con la meta de integrar informacin a lo largo de la empresa y
elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes reas del
negocio.

ERP, integrador de todas las fases del negocioLo ms destacable de un ERP


es que unifica y ordena toda la informacin de la empresa en un solo lugar,
de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata,
posibilitando la toma de decisiones de forma ms rpida y segura,
acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo
control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos.
Ramiro Rodrguez (2003) en su tesis ERP en la administracin de proyectos
de construccin menciona la importancia de que, para implementar un
sistema ERP debe formarse un equipo con las personas de mayor
experiencia en sus reas, generalmente se menciona que s las compaas
pueden operar el negocio como siempre sin la gente que ellos han puesto
en los equipos de implantacin, entonces se ha seleccionado al personal
equivocado para el proyecto ERP.

El equipo debe incluir gente tcnica (que sabe cmo trabajar con el sistema
ERP) y gente de negocios que entiende cmo opera la compaa, aunque se
debe reconocer que de ambos es ms importante el personal experto en el
negocio. La persona adecuada para administrar un proyecto de ERP debe
conocer de ambas reas. xito del proyecto ERPEn resumen, los sistemas
ERP unifican informacin de las diferentes reas (finanzas, recursos
humanos, ventas, manufacturacin, etc.,) de la empresa en un solo lugar,
haciendo ms fcil la toma de decisiones dentro de la empresa. El software

ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar


informacin a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre
los sistemas de las diferentes reas del negocio

La implementacin de los ERPs no es fcil, se requiere de un largo perodo


de implementacin, adems de integrar varios factores que conlleven al
xito de la puesta en marcha. Todas las reas de la empresa juegan un
papel importante, desde la alta direccin hasta el departamento de
Tecnologas de Informacin. Es importante que los usuarios estn
convencidos de los beneficios que se obtendrn con los ERPs, pues esto
facilitar la implementacin en la empresa.
Anteriormente slo las grandes empresas podan adquirir este tipo sistemas,
esto debido a los altos costos, sin embargo en la actualidad las pequeas y
medianas empresas estn incursionando en la implementacin de dichos
sistemas.

Objetivos principales de los sistemas ERP

Optimizacin de los procesos empresariales.


Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna
(integridad de datos).
La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes
de la organizacin.
Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.
El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes
del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como
un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de
decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.

Caractersticas de los sistemas ERP


Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software
empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y
adaptabilidad:
Integrales: porque permiten controlar los diferentes procesos de la
compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se
relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de
inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compaa, el que un cliente haga
un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el
proceso de produccin, de control de inventarios, de planificacin de
distribucin del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos
movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener
varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la
desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece el
margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de
captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP,

el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo


lo dems, por lo que la informacin no se manipula y se encuentra
protegida.
Modulares: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de
departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que
comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los
ERP, tanto econmica como tcnica es que la funcionalidad se encuentra
dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los
requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de
almacn, recursos humanos, etc.
Adaptables: Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada
empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o parametrizacin de
los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por
ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite
manejar la particin de lotes pero otra empresa no. Los ERP ms avanzados
suelen incorporar herramientas de programacin de 4 Generacin para el
desarrollo rpido de nuevos procesos. La parametrizacin es el valor
aadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las
necesidades concretas de cada empresa.
Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP son:

Base de datos centralizada.


Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las
operaciones.
En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser
consistentes, completos y comunes.
Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de
sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se
conoce como Reingeniera de Procesos, aunque no siempre es
necesario.
Aunque el ERP pueda tener mens modulares configurables segn los
roles de cada usuario, es un todo. Esto significa: es un nico
programa (con multiplicidad de bibliotecas, eso s) con acceso a una
base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la
definicin de un ERP con la de una suite de gestin.
La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para
determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales
o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para
determinados procesos de negocio de un sector (los ms utilizados).

Cmo implantar un sistema ERP


Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difciles de implantar
debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa
partiendo de la parametrizacin inicial de la aplicacin que es comn. Las
personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de
un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar
todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicacin.

Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre son


todo lo simples que se deseara, dado que entran en juego mltiples
facetas.
No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas;
solamente trabajo bien realizado, una correcta metodologa y aspectos que
deben cuidarse antes y durante el proceso de implantacin, e inclusive
cuando el sistema entra en funcin.
Por ello, antes, durante y despus de la implantacin de un ERP es
conveniente efectuar lo siguiente:

Definicin de resultados a obtener con la implantacin de un ERP.


Definicin del modelo de negocio.
Definicin del modelo de gestin.
Definicin de la estrategia de implantacin.
Evaluacin de oportunidades para software complementario al
producto ERP.
Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas.
Anlisis del cambio organizativo.
Entrega de una visin completa de la solucin a implantar.
Implantacin del sistema.
Controles de calidad.
Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo.
Benchmarking de la implantacin.

Pasos en la implementacin de los sistemas ERP


Organizar el proyecto: Los sistemas ERP se podran catalogar como sistemas
selectos que solo pueden ser implementados por algunas empresas ya que
los costos que estos representan son muy altos. Es decir cuando las
empresas cuentan con el dinero, los equipos, la infraestructura y la
disposicin de personal para la implementacin de este tipo de sistema se
puede decir que se debe de dar el primer paso, organizar como es que va a
funcionar y desarrollar el proyecto que dar una nueva funcionalidad y
visin de los recursos y procesos de la organizacin a cada rea de la
empresa.
Definir las medidas de desempeo: Cuando el proyecto ya se planteado, se
debe definir las actividades que se deben realizar para poder llevarlo a
cabo. Se debe tener en cuenta hasta el ms minino detalle para la
implementacin del sistema ERP.
Crear un plan inicial detallado del proyecto: Como todo proyecto. La
implementacin de un sistema ERP implica una adecuada distribucin de
tiempo, empleados, funciones y recursos: por lo cual es de vital importancia
que se planifiquen cada una de las actividades que se llevan a cabo, que se
construya una bitcora que guie cada uno de los pasos a seguir.
Capacitar al equipo para el proyecto: Como los sistemas ERP son nuevos se
debe hacer una capacitacin en la cual se incluyan cada uno de los
empleados que posteriormente ante este se van a desenvolver. Esta

implantacin se torna en una situacin nueva que revoluciona el quehacer


diario del talento humano.
Revisar la integridad de la base de datos: Constituye uno de los pasos ms
importantes en la implementacin de cualquier sistema de informacin pero
en especial de los sistemas ERP. La base de datos de convierte en el eje
central del proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar la
informacin que se va a manejar en los distintos niveles de organizacin.
Instalar en nuevo hardware: El hardware o parte dura del proceso es una de
las mayores inversiones de la empresa, se deben abolir la vieja tecnologa
utilizada por la empresa para instalar nuevos equipos que puedan dar
soporte al desarrollo de un sistema.
Instalar el nuevo software: Este se convierte en una sala piloto o una sala de
prueba la cual ser utilizada en todo el proceso de instalacin del sistema.
Se debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados ya
que el software es la medula espinal del sistema.
Capacitar masa crtica: Se refiere al personal de la empresa, se define como
crtica y que refiere al personar que va a estar directamente relacionado con
el nuevo sistema, es decir el que va a estar en continuo contacto y el
encargado de la manipulacin del mismo.
Entrenamiento sala piloto: Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a
la utilizacin de la misma por medio del entrenamiento que al personal se le
dar de ella.
Integracin de datos: Consiste en la recopilacin de la informacin
proveniente de diferentes fuentes o reas organizacionales que hasta el
momento han sido organizados, esto se convierten en la base del
funcionamiento del sistema.
Ejecucin: Poner en marcha el sistema ERP no es fcil, se debe pasar por
todas las etapas anteriores teniendo en cuenta que el xito o fracaso en
cualquiera de ellas puede limitar la ejecucin del sistema.
Mejoramiento continuo: Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer
una continua retroalimentacin de este e implementar un mejoramiento
continuo son las caractersticas de las compaas que han sido victoriosas
en la implementacin de este tipo de sistemas.

Beneficios e impactos de la implementacin de


sistemas ERP
Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se
esperan en una implementacin de un ERP, as como los impactos que este
tendr en la organizacin.
Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software
ERP (SAP, Oracle, etc.) tiene sus beneficios caractersticos. Sin embargo la
mayora de los ERP tienen en comn varios beneficios: Aqu algunos de los
beneficios que podran adquirirse al implementar cualquiera de ellos:
Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales

Integracin entre las funciones de las aplicaciones


Reduce los costos de gerencia
Incrementa el retorno de inversin
Fuente de Infraestructura abierta
stos son simplemente varios beneficios que usted puede lograr al
implementar un software ERP para su negocio. Como se mencion
anteriormente, hay varia marcas desarrolladoras de ERP, siempre es bueno
asegurarse de los beneficios que ofrece cada unos de ellos, para esto es
importante poner una versin de prueba antes de que usted decida casarse
con uno de ellos.

La pgina www.cio.com en su artculo The ABCs of ERP menciona que hay


cinco razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP:

Integracin de la informacin financiera. El CEO (Chief Executive Officer)


siempre busca tener informacin financiera vers, en su bsqueda
financiera se puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real.
Cada departamento tiene por lo regular sus propios nmeros financieros,
finanzas tiene su propio juego de nmeros, el rea de ventas tiene otra
versin y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener
sus nmeros propios referente a cuanto estn contribuyendo para la
empresa. Con la implementacin de los ERP todos tendrn solo una versin
de los nmeros, con esto no habr vuelta de hojas, todo estar unificado.
Integracin de la informacin de los pedidos de los clientes Con los sistemas
ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los
clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se surte la mercanca.
Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen del
seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se originan problemas de
comunicacin entre los sistemas. Con los ERPs esto ser ms fcil.
Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturacin Compaas
manufactureras los sistemas de ERP vienen con los mtodos estndares
para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricacin.
Estandarizar esos procesos y usar un solo sistema informtico, integrado
pueden ahorrar tiempo, aumentar productividad y reducir la cuenta
principal.
Minimiza el inventario Los ERPs agiliza el flujo del proceso industrial ms
fcilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por
parte de la empresa. Eso puede originar que los inventarios sean reducidos,
ayuda a los usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con
respecto a los pedidos de los clientes. Claro est que para mejorar
realmente el flujo de la cadena de suministro, sera necesario implementar
un sistema que administre dicha, sin embargo los ERPs ayudan en gran
parte.

Estandarizacin de la informacin de RH (Recursos Humanos)


Especialmente en compaas con mltiples unidades de negocios, RH puede
no tener un simple mtodo unificado, para seguir el tiempo de los
empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. ERP puede
encargarse de eso.
Para arreglar estos problemas, las compaas a menudo pierden de vista el
hecho de que los sistemas o paquetes ERP no son ms que unas
representaciones genricas de las formas tpicas de hacer negocio en las
empresas. Mientras que la mayora de los paquetes son exhaustivamente
integrales, cada industria tiene sus caractersticas que lo hacen nico

Ventajas
Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en funcin de sus
necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software
cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio.
Diseo de ingeniera para mejorar el producto, seguimiento del cliente
desde la aceptacin hasta la satisfaccin completa, una compleja
administracin de interdependencias de los recibos de materiales, de los
productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniera y
de la revisin y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos,
etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y ms, est integrado.
El cambio como un producto est hecho en los detalles de ingeniera, y es
como ahora ser hecho. La efectividad de datos puede usarse para el
control cuando el cambio ocurra desde una versin anterior a la nueva, en
ambos productos los datos van encaminados hacia la efectividad y algunos
van a la suspensin del mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta
para identificar el nmero de la versin (cdigo de barras).
La seguridad de las computadoras est incluida dentro del ERP, para
proteger a la organizacin en contra de crmenes externos, tal como el
espionaje industrial y crimen interno, tal como malversacin. Una
falsificacin en el escenario de los datos puede involucrar terrorismo
alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los
productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a
prevenir el abuso.
Hay conceptos de mercadotecnia y ventas (los que incluyen CRM o la
relacin administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno
de la compaa para satisfacer las necesidades de los consumidores) que
incluye control de calidad, para asegurarse que no hay problemas no
arreglados, en los productos finales; cadena de abastecimiento (interaccin
con los proveedores y la infraestructura). Todo esto puede ser integrado a
travs de la ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios de menos
comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser
complicado para la administracin de la manufactura.

Desventajas

Muchos de los problemas que tienen las compaas con el ERP son debido a
la inversin inadecuada para la educacin continua del personal relevante,
incluyendo los cambios de implementacin y de prueba, y una falta de
polticas corporativas que afectan a cmo se obtienen los datos del ERP y
como se mantienen actualizados.
Limitaciones y obstculos del ERP incluyen:
El xito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo,
incluyendo la educacin y cmo hacer que el sistema trabaje
correctamente.
Muchas
compaas
reducen
costos
reduciendo
entrenamientos. Los propietarios de pequeas empresas estn menos
capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado por
personal que no est capacitado para el manejo del mismo.
Cambio de personal, las compaas pueden emplear administradores que no
estn capacitados para el manejo del sistema ERP de la compaa
empleadora, proponiendo cambios en las prcticas de los negocios que no
estn sincronizados con el sistema.
La instalacin del sistema ERP es muy costosa.
Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovacin
de sus licencias anuales, que no est relacionado con el tamao del ERP de
la compaa o sus ganancias.
El personal de soporte tcnico en ocasiones contesta a las llamadas
inapropiadas de la estructura corporativa.
Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptarse al
flujo especfico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas
compaas, este punto se cita como una de las principales causas de falla.
Los sistemas pueden ser difciles de usarse.
Los sistemas pueden sufrir problemas de cuello de botella: la ineficiencia
en uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a
otros participantes.
Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras
aplicaciones para trabajar efectivamente. Una compaa puede lograr
estndares mnimos, y luego de un tiempo los datos sucios (datos
inexactos o no verificados) reducirn la confiabilidad de algunas
aplicaciones.
Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son muy
altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).
La mala imagen de unin de la compaa puede causar problemas en su
contabilidad, la moral de sus empleados y las lneas de responsabilidad.
La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos
puede reducir la eficiencia del software.
Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas
legales de los socios.

Los sistemas pueden tener excesiva ingeniera respecto a las necesidades


reales del consumidor.
Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno,
tambin tienen sus desventajas:
Son muy caros.
Requiere cambios en la compaa y procesos para su instalacin.
Son complejos y muchas compaas no pueden ajustarse a ellos.
Hay pocos expertos en ERPs.

Ejemplo. Implementacin de un ERP en la empresa Cisco


Cisco Systems Inc. es una empresa fundada por dos Ingenieros de
Sistemas de la universidad de Stanford en 1984 y dada a conocer al
mundo en 1990 y que se ha encargado de dominar y explotar el mercado
de las redes de dato. Actualmente se dedica principalmente a la
fabricacin, venta, mantenimiento y consultora de una amplia gama de
equipos de telecomunicaciones y se ha consolidado como el lder
mundial en soluciones der e infraestructuras para Internet.
El primero producto de Cisco fueron los Routers, un equipo que permita
controlar el flujo de paquetes de datos a travs de las complejas
topologas de las redes utilizando el protocolo TCP/IP, que permitan la
existencia tanto de Internet como de las redes corporativas o Intranets.
Con el crecimiento acelerado de Internet debido a su popularidad, Cisco
logr consolidarse como el lder y dominar el mercado con sus productos.
Esto le permiti pasar de una capitalizacin del mercado de $100 billones
de dlares en 1998 a $531 billones en el ao 2000.
Cisco comenz en el mercado dando una lucha en tres diferentes frentes
con sus productos: Redes de telefona para transmisin de voz, redes
rea local para la transmisin de datos y redes de broadcast para la
transmisin de video. La idea de Cisco se basa en que la digitalizacin
permitira la transmisin de audio, video y datos a travs de una sola red
conocida como Internet, haciendo que el proceso sea mucho ms
eficiente y barato. En este punto se funda la visin de la compaa que
puede ser resumida en las palabras de su CEO: Information at your
finger tips, with a computer in every desk and in every home.

Internet es una red fundada en estndares abiertos, lo creo un nuevo


frente de batalla para la vertical de negocio a la que pertenece Cisco,
donde compiten grandes empresas de telecomunicaciones regulares
como AT&T, Verizon, British Telecom y Deutsche Telecom. Este nuevo
negocio de transmisin de datos ha permitido el surgimiento de nuevas
compaas que se dedican a ofrecer servicios como el acceso a Internet,
hosting, email, y servicios de bsqueda de informacin. Todas estas
actividades aceleraron aun ms las redes IP, haciendo que para el ao
2000 el trfico de datos exceda ampliamente el trfico de voz. Siendo
Cisco el principal proveedor, se estim que el 70% de estos datos
viajaban soportados en productos de la compaa Cisco.
En 1988 fue contratado John Morgridge como CEO de la compaa
debido a su experiencia en la industria de la computacin.
Inmediatamente comenz a construir inmediatamente un equipo de
administracin profesional. Morgridge implant un sistema basado en la
idea de un control centralizado general y tres ramas descentralizadas en
el rea de Investigacin y Desarrollo, una para cada lnea de negocio:
Negocios pequeo, medianos y proveedores de servicios.
En 1991 Morgridge contrat a John Chambers, quien asumi el rol de
CEO en 1995. En 1993, Morgridge y Chambers, junto a Ed Kozel quien
era el CTO en el momento, generaron un plan de estrategia constituido
por 6 elementos, que se explican a continuacin.

Tener una lnea de producto amplia para redes empresariales


Cisco quera tener una lnea de productos bastante amplia que le
permitieran servir como un nico punto de venta para todas las redes
empresariales, que le permitan a la empresa manejar el trfico de datos
desde la oficina principal hasta cada uno de los terminales de la
empresa. Esta estrategia se muestra finalmente en el ofrecimiento de
productos en la actualidad que satisfacen todas las necesidades de un
cliente. Con el tiempo Cisco se consolid tanto en el mbito de grandes
proveedores de servicios y ambientes empresariales como los pequeos

nichos con requerimientos especficos como pequeos comercios o


consumidores finales.

Adquisicin sistemtica como un proceso de negocio efectivo


Cisco tena en mente la adquisicin de varias compaas y la realizacin
de importantes alianzas estratgicas con el fin de lograr completar sus
lneas de productos. Cada uno de estos procesos deba ser
sistematizado para reducir los tiempos y costos para aumentar la ventaja
competitiva de la compaa. En la actualidad el proceso de Merge and
Acquisitions se ha convertido en una innovacin interna. La capacidad
de innovacin es el marco seguro para xito y la sostenibilidad de la
empresa, algo que Cisco ha logrado mantener con la integracin de
nuevas, pequeas y medianas empresas que tienen las ideas
innovadoras pero no necesariamente los recursos, los medios o el
conocimiento para poner en marcha estas ideas.

Establecimiento de estndares de software para toda la industria


Cisco implemento un sistema operativo para redes conocido como IOS
(Internetwork Operating System), que fue licenciado a compaas como
Alcatel, Ericcson, Northen Telecom, Compaq, Hewlett-Packard, Bay
Networks, 3Com, Microsoft, Intel y otras 12 compaas japonesas. En la
actualidad Cisco logr hacer que cada hogar en el planeta, como lo digo
su CEO algn tiempo atrs, contara con el equipo para conectarse a
cualquier red basada en el protocolo IP.

Escogencia del aliado estratgico adecuado


Cisco estaba empeado en realizar alianzas estratgicas con las
compaas ms adecuadas de la industria. Como ejemplo tenemos el
trabajo realizado con Microsoft en la creacin de un estndar de
seguridad en redes o con HP para el desarrollo y venta de sistemas de
computacin corporativa basada en internet. En la actualidad Cisco
cuenta con tres focos para la escogencia de aliados, con los que algunos
terminan tambin en adquisiciones o compras de la compaa por parte

de Cisco: Aceleracin de mercados, expansin del mercado y la entrada


a nuevos mercados.

Implementacin de un ERP (necesidad de implantacin de un


nuevo sistema de informacin)
En 1993 entr a la organizacin Pete Solvik como CIO. En este momento
la compaa se encontraba soportado en sistemas UNIX que le permitan
manejar todos sus procesos transaccionales a travs de una amplia
gama de paquetes, uno para cada rea como finanzas, recursos
humanos, ventas, etc. La experiencia de Solvik y junto al crecimiento de
la compaa logr determinar la necesidad de un cambio urgente en
todos los sistemas de informacin. Se saba que los actuales sistemas no
daran abasto para las nuevas necesidades y empezaran a traer
problemas al desarrollo diario de la compaa.
Algunos anlisis realizaron mostraron que existan varias demoras en los
procesos de negocio debido al proceso de sincronizacin de la
informacin que deba hacerse en cada uno de los pasos. Esto se
reflejaba en gasto innecesario de recursos y tiempo de los empleados e
incluso algunos procesos como investigacin y desarrollo deban iterar
entre 5 y 6 ciclos. Como mostraremos, con un ERP esto se redujo a 2.5
ciclos. Finalmente, en el mes de febrero de 1994 se comenzaron a
materializar los problemas en la infraestructura con un dao en la base
de datos de la aplicacin principal. Este dao llevo a que la compaa
estuviera sin sistemas por dos das, generando millonarias prdidas. El
tiempo se haba agotado y todo el equipo de TI estaba de acuerdo en la
necesidad de un cambio pronto.

Proceso de seleccin del ERP a implementar


Desde un comienzo se tom en cuenta la importancia del tiempo ya que
la situacin no permit la implementacin en fases y fue necesario un
plan para un cambio total. En este momento se entr en el proceso de
seleccin del sistema ERP que se iba a implementar en la compaa.
Dada la estrategia de la compaa de escoger a la alianza estratgica
correcta, se tuvo a KPMG con sus amplias habilidades tcnicas y

conocimiento del negocio. Junto a KPMG se estableci la tarea de


especificar las necesidades de Cisco respecto al software (RFP
Request For Proposals) que se les entregara a todos los vendedores
con el fin de que cada uno mostrara su mejor opcin.
Finalizado este proceso, se le dio a cada uno de los vendedores dos
semanas para presentar su propuesta, mientras Cisco continuaba la
investigacin de cada una de las empresas vendedoras. Finalmente, a
cada empresa se le dio un conjunto de datos de ejemplo y un espacio de
tres das para que pudieran presentar como su solucin cumpla, o no,
con los requerimientos especificados. Finalmente se escoga a Orcale
como la compaa vencedora. Adems de las caractersticas de la
solucin presentada, Cisco comparta con Oracle en gran parte su visin,
adems de tener la capacidad tanto econmica como de negocio para
estar a la misma altura de Cisco. Este proceso demor un total de 75
das.
Finalmente se acord el negocio entre Orcale y Cisco por un valor de 15
millones de dlares. El quipo prepar la presentacin del proyecto al
CEO Morgridge. Era un valor considerable para cualquier proyecto, as
que era importante mostrar no solo las necesidades de una migracin a
nuevos sistemas sino tambin la generacin de valor que este iba a dar a
los procesos de negocio y como se alineaba con el plan estratgico de la
empresa. Durante esta reunin con CEO se presentaron nuevos
problemas con los sistemas, casi impidiendo que se pudiera mostrar la
informacin, lo que aceler la aprobacin del mismo y catalogacin de
prioritario.

Implementacin del ERP por parte de Oracle


Para la implementacin del ERP se utiliz una tcnica conocida como
Rapid Iterative Prototyping, con lo que se tenan fases llamadas
Conference Room pilots o CRP. Cada una de estas construa sobre las
anteriores y buscaban un mejor entendimiento del software y su
funcionalidad para el ambiente del negocio. A continuacin se muestra el
resultado de cada CRP.

CRP-0
En el primer CRP se implement el equipo de trabajo y ambiente tcnico
en las aplicaciones Oracle. A cada grupo se le imparti clases de
entrenamiento de 16 horas diarias durante 5 das. Finalizado el
entrenamiento cada grupo se encarg de la configuracin de cada uno
de los miles de parmetros de la aplicacin. Al finalizar la semana y el
CRP-0 se demostr la capacidad del software para procesar las rdenes
de Cisco a travs de todos procesos de negocio de la compaa (Quoteto-Cash).
CRP-1
Finalizado CRP-0 se pas a la tarea de hacer funcionar el sistema en
cada una de las reas de la compaa. Se generaron scripts de la
respectiva documentacin del proceso que se estaba llevando,
incluyendo los problemas encontrados. Estos eran tratados en reuniones
de 3 horas semanales, en donde los lderes de cada grupo encontraban
las soluciones de cada uno. Adicionalmente se tuvo un arduo proceso de
modelamiento, ya que muchos procesos de negocio no eran soportados
por la aplicacin y deban ser implementados. Un equipo de
implementacin se encarg de llenar cada uno de los vacos del ERP.
CRP-2 Y CRP-3
Durante los dos siguientes ciclos se entr al proceso ms difcil de la
implementacin con la inclusin del paquete adicional de ventas que
deba ser desarrollado a medida para cumplir con el proceso de Cisco,
que no era soportado originalmente por el software de Oracle. Tambin
se presentaron algunos problemas tcnicos con las comunicaciones,
pasando de un modelo punto-a-punto que originalmente se tena a un
modelo donde toda la informacin pasaba a travs de un data
wharehouse, que adicionalmente ofreca ventajas a la recopilacin de
informacin para Cisco.
Al finalizar el CRP.2 se entr en una fase de pruebas del sistemas, tanto
hardware como software, determinando que la capacidad de carga y

volmenes de transacciones generados por Cisco eran soportados


correctamente y que adems el sistema soportaba el crecimiento
esperado y que haba generado originalmente la necesidad del cambio
de los sistemas de informacin. CRP-3 se dedic finalmente a la
generacin de pruebas totales del sistema y la preparacin de la puesta
en marcha de este.

Puesta en marcha del sistema


Uno de los grandes logros para Oracle fue la puesta en marcha del
funcionamiento del sistema, sin embargo se tuvieron grandes problemas
e un comienzo. Los usuarios deban adaptarse a un sistema que tena
graves problemas de estabilidad, sufriendo cadas casi a diario. El
principal problema se encontr en el dimensionamiento del hardware,
donde se deban realizar cambio de equipo en los puntos donde no se
cumplan con las necesidades. La ventaja en este punto fue el contrato
con el vendedor de hardware, ya que este se realiz por una promesa de
funcionamiento y no en una especificacin dada, por lo que fue este el
que deba remplazar el equipo sin aumentar el costo.
El segundo problema encontrado fue la deficiencia en la capacidad del
software para manejar la carga de transacciones generada. El problema
se atribuy a que las pruebas realizadas anteriormente no tuvieron
volmenes de informacin similar a la que maneja Cisco en su negocio.
Durante los siguientes 60 das se cont con un equipo especializado que
se encarg de encontrar soluciones tanto de software como hardware,
logrando finalmente una estabilizacin de todo el sistema de ERP.

Resultados
Se logr mostrar como la empresa Cisco, despus de realizar un anlisis
y contando con la experiencia de su CIO y su CIO se lleg a la
conclusin de la necesidad de la implementacin de nuevos sistemas de
informacin que soportara todos los procesos de negocio de la
compaa. Dentro del plan estratgico de la misma se tena previsto un
gran crecimiento, como ocurrira con la adicin de nuevos productos para
poder ofrecer una solucin a todas las necesidades de redes de un

cliente. Este crecimiento no estaba siendo soportado por los sistemas


actuales, quienes no tenan una coordinacin o una integracin completa,
lo que incluso llevaba un desperdicio de horas hombre y de grandes
cantidades de dinero en la realizacin de procesos que no estaban
optimizados.
La implementacin de un ERP en una empresa tan grande como estas
lleva grandes riesgos y muchas complicaciones tanto tcnicas como de
negocio. Es importante que el proceso est soportado directamente por
toda la empresa para poder culminarlo de manera satisfactoria.
Entre las ventajas de un ERP encontramos le centralizacin de la
informacin. Es muy importante que toda la organizacin o compaa
funcionen como una sola unidad y no como varias dependencias que
parecen incluso compaas diferentes. Con la centralizacin es posible
realizar anlisis del estado de todos los procesos de negocio,
permitiendo optimizarlos al encontrar los defectos de estos. Al tener una
sola fuente de informacin se logra tambin mejorar la experiencia del
usuario, ya que la empresa responde como una unidad ante todas sus
solicitudes o inconformidades, pudiendo encontrar la fuente del problema
en caso de presentarse. Adicionalmente, cuando se tiene la informacin
suficiente es posible anticipar situaciones.
Cisco, con la implementacin de este ERP logr entrar en nuevos
negocios y cambiar de manera radical del modelo de negocio. Un claro
ejemplo est en la nueva forma de realizar el soporte de los clientes, con
sitios web interactivos en donde cada cliente puede encontrar toda la
informacin necesaria para solucionar sus inconvenientes. Esto no
hubiera sido posible si no se tena un sistema centralizado como el ERP.
La reduccin de costos y tiempos es lo que finalmente ms valor le da a
la cadena de valor y sus procesos de negocio, siempre mantenindolos
alineados como la estrategia de la compaa. Con un ERP es posible
reducir costos eliminando los procesos iterativos y repetitivos que deban
hacerse anteriormente para el manejo de la informacin de cada uno de
los sistemas por aparte.

Discusin
Como conclusin, el objetivo primordial de un ERP es proporcionar
informacin oportuna, veraz y confiable que pueda ser utilizada para una
planeacin estratgica. Existen varios ERP en el mercado, sin embargo
no todos se adaptan a las necesidades de la empresa, por lo cual ser
necesario tener un conocimiento amplio de la misma para determinar
cul es el ERP que le conviene.
En la actualidad las tecnologas de informacin juegan un papel
importante en las estrategias de negocios, ya que estn cambiando la
forma en que las empresas realizan sus procesos. Los sistemas de
informacin permiten a las compaas lograr ventajas competitivas de
diferentes maneras: coordinando actividades de valor en localidades que
se encuentran en una amplia geografa, o tambin mediante la creacin
de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las
industrias.
Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias
competitivas, ya sea para ir un paso delante de la competencia o reducir
las ventajas que la misma pueda presentar.
El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado
para modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea
de finanzas, comercial, logstica, produccin, etc.). Su misin es facilitar
la planificacin de todos los recursos de la empresa.
Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los
beneficios ms comunes e importantes podemos mencionar:
Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos
comerciales
Integracin entre las funciones de las aplicaciones
Reduce los costos de gerencia
Incrementa el retorno de inversin

Fuente de Infraestructura abierta


De las desventajas podemos mencionar:
Son muy caros.
Requiere cambios en la compaa y procesos para su instalacin.
Son complejos y muchas compaas no pueden ajustarse a ellos.
Hay pocos expertos en ERPs.
Antes de implementar un ERP, es importante que la empresa considere
los beneficios que desea para su organizacin y en base a ello buscar la
mejor solucin en el mercado.

Referencias
Fernando Madrigal Hernndez. Instituto Tecnolgico y de Estudios
Superiores de Monterrey (ITESM), Campus Monterrey.
http://www.monografias.com/trabajos29/beneficios-erp/beneficioserp.shtml
Guillermo A. Cuellar. http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm.
Artculo gente y empresas.
http://www.aqa.org.ar/iyq356/GenteyEmpresas356.pdf
Artculo de Wikipedia. https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci
%C3%B3n_de_recursos_empresariales

IMGENES: Se pueden usar