sistemas de planificación de recursos empresariales

ERP (enterprise resource planning)

DEFINICION
son los sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios
asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en
la producción de bienes o servicios. Un ERP debería ser un sistema especializado que permita la
unificación y organización de todas las áreas, es decir, ser un sistema que permita la trazabilidad
de todos los procesos y por tanto, de paso a la planificación y optimización de los recursos.

El término ERP, o software ERP, se refiere a Enterprise Resource Planning, que significa “sistema
de planificación de recursos empresariales”. Estos programas se hacen cargo de distintas
operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos
humanos.

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

 Unificación y trazabilidad de todos los procesos en un mismo sistema.

 Optimización de los procesos empresariales.
 Planificación de los recursos.
 Automatización de los procesos entre las áreas de la empresa.
 Acceso a los datos y creación de información estructurada.
 Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
 Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

CARACTERÍSTICAS
Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial son que deben
ser modulares, configurables y especializados:

 Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se
encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir
de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica, es que la
funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo
con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de
almacén, recursos humanos, etc.

 Configurables. Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el código del
software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite
manejar la partición de lotes, pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen
incorporar herramientas de programación de cuarta generación para el desarrollo rápido
de nuevos procesos.
  Especializados. Un ERP especializado, brinda soluciones existentes en áreas de gran
complejidad y bajo una estructura de constante evolución. Estas áreas suelen ser, el
verdadero problema de las empresas, además de contener todas las áreas transversales.
Trabajar bajo ERP especializados es el paso lógico de las empresas que requieren
soluciones reales a sus verdaderas necesidades. Un ERP genérico solo ofrece un bajo
porcentaje de efectividad basado en respuestas generalistas, que requieren ampliaciones
funcionales.

Otras características destacadas de los sistemas ERP son:

 Base de datos centralizada.
 Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones.
 En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y
comunes.
 Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para
alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como reingeniería de
procesos, aunque no siempre es necesario.
 La misma solución ERP, incluso con los mismos módulos, puede servir a clientes de
distintos sectores. Mediante la parametrización del sistema se logra la adaptación
necesaria. Además, se puede programar la modificación de pantallas, informes, o
incluso la lógica de negocio.

Ventajas de un ERP
 Mejora la toma de decisiones
La toma de decisiones es una actividad esencial en cualquier empresa y lo mejor es tomar como
base un sistema ERPdebido a que este aplica una orientación analítica tomando como
referencia datos e indicadores reales, lo que permite a cada área actuar de manera segura e
implementar sus procesos eficientemente.
Por otro lado, tiene la capacidad de integrar toda la información en bases de datos centralizados
con los que es posible hacer predicciones a largo plazo. Es un programa intuitivo y fácil de
manejar que se convierte en la plataforma confiable para saber hacia dónde dirigir las
operaciones.
 Eliminar duplicidades
Muchas empresas buscan mejorar su productividad, pero no encuentran cómo hacerlo al no
saber cuáles son las áreas que deben trabajar. Por ello, con un software ERP es posible
automatizar las tareas, eliminar duplicidad de información y actividades sobrantes que sólo
afectan la capacidad operativa de la empresa.
Ayuda a optimizar los tiempos de respuesta, estandariza las operaciones, lo que permite llevar
un mayor control de ellas, elimina los tiempos muertos y todo esto en conjunto, logra que los
colaboradores trabajen de una forma más eficiente.
 Sistema modular
Cada empresa cuenta con sus áreas específicas de trabajo de acuerdo al sector que pertenece y
al integrar un ERP es posible instalar sus funcionalidades en esas mismas. Es decir, el diseño
modular de este software permite elegir los componentes que se quieren implementar.
Existen módulos básicos que ayudan a todas las empresas, hablamos del módulo de compras,
inventario, ventas, recursos humanos y contabilidad, pero se pueden incorporar nuevos
módulos para seguir mejorando las áreas.
 Flexibilidad y adaptabilidad
La flexibilidad de un software ERP se refiere a la capacidad que tiene para adaptarse a las
diferentes necesidades, lo cual se relaciona estrechamente con el punto anterior de su diseño
modular, pero también debe tener compatibilidad con otras aplicaciones con las que se puedan
mejorar aún más los procesos.
Por otro lado, su adaptabilidad le ayuda a satisfacer las necesidades particulares de cada
empresa y al mismo tiempo, busca una integración sencilla, ya que un sistema óptimo y
adecuado es el que se adapta a la empresa y no al revés.
 Mantener la seguridad
La seguridad de datos es prioridad en todo momento y un sistema especializado como este
ayuda a resguardar toda la información de su empresa y minimiza los riesgos que pueden poner
en riesgo las bases de datos al hacer un mal manejo de ellas. 
El ERP se encarga de detectar las amenazas de robo o filtración, prohíbe el acceso a usuarios
no autorizados y de manera constante crea copias de seguridad para anular errores detectados.
 Integración de clientes y proveedores
Una de las mejores ventajas que ofrece el sistema ERP es la integración y gestión de clientes y
proveedores, lo que permite mejorar notablemente las ganancias, ya que se pueden administrar
las tareas y trámites a realizar, tomando en cuenta los requerimientos de cada uno.
De esta manera, ayuda a integrar una actividad logística en una sola plataforma y también,
mejora las relaciones con proveedores y clientes al tener ambas partes involucradas satisfechas
con su desempeño.
 Automatización de actividades
Sin duda, uno de los mayores cambios al integrar las ventajas de un ERP es la automatización y
la simplificación de procesos, es decir, desplaza los procedimientos manuales por nuevos y
mejorados sistemas que integran todas las áreas de la empresa, aumentan la productividad y
eficiencia y reducen el error humano.

desventajas de un ERP
 Costos iniciales
Cuando se tiene en mente adquirir un ERP, lo primero que se considera es el costo de este
software y esto se puede considerar una desventaja debido a que suele ser un “costo elevado”,
pero en realidad a corto, mediano y largo plazo resulta ser una de las mejores inversiones
empresariales.
 Capacitación para el personal
El manejo de este tipo de sistemas requiere de una previa capacitación del personal de la
empresa, ya que cuando conocen y saben implementar todas las funcionalidades del ERP es
posible aprovechar al máximo sus ventajas. Sin embargo, esto demanda adaptación y tiempo de
cada uno.
 Actualizaciones
Dependiendo del proveedor de ERP que se adquiera, en determinado tiempo el sistema podrá
llegar a necesitar actualizaciones que para ser implementadas la empresa deba pagar una
cantidad adicional y además, esto puede significar una nueva capacitación del personal.
 Los costes posteriores a la implementación del sistema,

los cuales reciben el nombre de costes ocultos y tienen que ver con el proceso de adaptación del
mismo a las necesidades de las empresas. Cuanto más personalizado sea un sistema ERP,
mayores serán los costes para su operación.

 La preparación del terreno

para su entrada en funcionamiento es otra de las desventajas, pues este proceso no suele
ser rápido, sino que, por el contrario, requiere de tiempo y adaptación de la
infraestructura.

Los programas ERP más usados

 SAP ERP
 Sage 200 y Sage X3
 Microsoft Dynamics 365 Business Central
 STEL Order, el mejor ERP para pymes

SAP ERP

La alemana SAP cuenta con una amplia consolidación en el mercado del software de gestión de
empresas. Su ERP está considerada la más popular (abarcando casi la mitad de la cuota del
mercado) y es la opción más elegida por las grandes corporaciones.

Las enormes posibilidades que existen a nivel de formación y capacitación en SAP contribuyen a
crear una gran comunidad de usuarios. Cada vez más empresas solicitan conocimientos de SAP en
sus procesos de selección de candidatos.
No obstante, el elevado coste de las licencias de SAP suele conllevar que a las pymes no les
compense utilizarlo y busquen alternativas más económicas. El hecho de ser una solución On-
Premise también influye a la hora de adquirirlo.

Sage 200 y Sage X3

Las soluciones de Sage también gozan de una gran popularidad y aceptación en el mercado.
Conocidos por dos programas clásicos de contabilidad y facturación (Contaplus y
Facturaplus) sus dos productos principales para gestión empresarial destacan por su gran
versatilidad y, sobre todo, por incluir capacidades Cloud.

Y es que, a diferencia de SAP, el software de SAGE puede utilizarse tanto en equipos

locales como desde dispositivos móviles. Esta gran ventaja se traduce en un
funcionamiento muy ágil por parte de toda la organización.

El cumplimiento normativo está presente en los sistemas de Sage, que destaca también por
ser un ERP multilegislación, capaz de adaptarse a las estructuras de impuestos de cada
país donde una multinacional tenga sus filiales o subsidiarias.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

El antiguo Navision, ahora bajo la denominación de Dynamics 365 Business Central, es la

apuesta de Microsoft para reconquistar el mercado del software de gestión. Su lavado de
cara en cuanto a interfaz de usuario e integración con el paquete Office (el actual
Microsoft 365) lo convierte en uno de los ERP más usados en la actualidad.

Sus puntos fuertes son sus capacidades en la nube y lo intuitivo de su manejo. Por el
contrario, quizá se le puede achacar algo de limitación en sus funciones, aunque se
compensa en parte con su integración con Power Platform (soluciones low-code).

STEL Order, el mejor ERP para pymes

Tanto SAP como Sage y Business Central son muy buenas opciones para las grandes
corporaciones, pero los precios de sus licencias suelen ser disuasorios (y, a veces,
prohibitivos) para la pequeña y mediana empresa.

Esta brecha ha sido ocupada por otros programas ERP más económicos que no sacrifican
las funcionalidades principales que necesita una pyme, y ofrecen un producto al alcance de
todas las empresas.

Hay varios programas que se ajustan a esta descripción: Visionwin, Factusol, MGest
o STEL Order. Éste último permite una gestión integral de la empresa en varias áreas, y
vamos a listar las características más destacadas que lo convierten en una solución tan
eficiente y completa.