PERSPECTIVAS DE ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS

PUERTO ORDAZ, NOVIEMBRE DE 2022

 Como preámbulo se puede decir que el cometido de la función de
organización y métodos es hacerse cargo de brindar asistencia y apoyo, así
como asesoramiento al área de gerencia de las empresas, por medio de
análisis y estudios técnicos – administrativos de los procedimientos de la
compañía. El propósito que persigue es aumentar la eficiencia administrativa,
rectificando la estructura organizativa, de manera que se pueda lograr el
progreso de los métodos, procedimientos, sistemas de trabajo; además de
conseguir los objetivos que se tenían previstos con anterioridad.
A manera de definición, se entiende que la organización y métodos es
una función de la administración, la misma está compuesta por un
conglomerado de técnicas, las cuales tienen como intención ordenar y dirigir
los recursos por medio de la aplicación de planes y métodos que buscan
mejorar la eficiencia de los procedimientos administrativos, así como de los
sistemas de información, y además el control de operaciones en una
empresa; teniendo como propósito lograr los objetivos planteados
previamente en la organización de una forma eficaz y productiva.
Es de suma importancia mencionar las funciones básicas de la
organización y métodos, entre ellas, colaborar con la gerencia general en lo
concerniente a la planeación, así como delegar correctamente las funciones,
actividades y mejorar los niveles de información en la entidad u organización.
Además de proporcionar asesoramiento en cuanto al manejo de los sistemas
complejos; procurar el progreso del desarrollo productivo de la empresa.
También se incluye brindar orientación y colaboración cuando sea requerido
a las diferentes unidades que conforman la compañía.
Así mismo, es de gran relevancia destacar las funciones específicas de
la organización y métodos, éstas son, estudiar, analizar y optimizar la
estructura de la empresa, así como los diferentes sistemas, procedimientos y
métodos; incluyendo formularios, informes, controles, registros, archivos,
espacios físicos, utilización de mobiliarios y demás equipos e igualmente,
elementos de análisis administrativo. Adicionalmente, siguiendo en la línea
de funciones específicas, se
mencionan estudiar, analizar y hacer
mejoras en cuanto a funciones, política,
objetivo y de igual modo a las normas
de trabajo, entre otros aspectos
referentes a las distintas unidades que
conforman la compañía. Del mismo
modo, se encargan de formular y
plantear reformas o cambios
fundamentados en los estudios y análisis de organización y funcionamiento a
los diferentes reglamentos, instructivos, normativas y preceptos legales que
existen en la empresa.
Cabe considerar, por otra parte, la ubicación del departamento de
Organización y métodos, la misma viene determinada de acuerdo a la
estructura de cada organización; aunque siempre deberá ubicarse bajo la
autoridad del gerente general. Por consiguiente, se sugiere situarla en el
primer nivel como unidad de asesoría, de manera que esta posición pueda
darle relevancia y capacidad para que sus orientaciones puedan incluir e
influir en todos los niveles de la compañía. Si por el contrario, se ubica en
niveles inferiores, su capacidad para asesorar se limitaría sólo a las unidades
de ese nivel.
En otro orden de ideas, es importante considerar el perfil, es decir, las
cualidades que debe poseer el analista de organización y métodos, pues
bien, es fundamental contar con profesionales de diferentes especialidades
para desempeñarse en estas unidades, entre ellos se pueden mencionar
líder de equipo, analista, programador y técnico, los cuales realizarán
distintos estudios y proyectos de diversos tipos. Es por ello que para
pertenecer a la unidad o departamento de Organización y Métodos (O y M)
es necesario contar con cualidades específicas que se requieren para lograr
un desempeño exitoso; algunas de estas cualidades son: ser creativo, tener
imaginación, ser innovador, pensar de manera lógica, poseer habilidades en
relaciones humanas, debe ser perseverante, integro, tener buena
presentación, juicio, determinación, trabajar en equipo, contar con un perfil
académico y de experiencia que permita aportar en el logro de los objetivos
establecidos.
Por otra parte, en cuanto al campo de trabajo, se puede decir que los
estudios de organización y métodos son de gran beneficio para cualquier
compañía, estas pueden ser de tipo industrial, comercial o de servicios. De
modo que las orientaciones y asesorías que puedan brindar a la dirección de
la empresa pueden ser a nivel externo o interno. Es decir, de manera externa
sería por medio de oficinas consultoras
que prestan asesoría, se encargan de
realizar estudios de organización y
métodos, para aportar distintas
soluciones en base a los problemas
detectados. Mientras que a nivel interno
se refiere al departamento de O y M
perteneciente a la empresa, con
personal propio, el cual realiza
permanentemente estudios y análisis.
Sin embargo, en el sector público también puede funcionar en cualquiera de
las distintas unidades o niveles de la organización.
En referencia a los objetivos se pueden mencionar algunos de ellos,
tales como: conseguir que la empresa y las unidades que la integran tengan
estructuras organizativas equilibradas. Además, pretende optimizar las
rutinas y labores, favoreciendo de esta manera las funciones administrativas.
Así mismo, busca facilitar el logro de los propósitos de la organización;
igualmente ayudar a mejorar la planeación, distribución y control del trabajo
en los distintos departamentos de la compañía, de modo que no se
presenten imprevistos ni descuidos en el desempeño laboral, así como el
desorden, las pérdidas de tiempo
y el deterioro en la calidad del
trabajo. Continuando con los
objetivos, es importante
mencionar que se procura
analizar y estructurar
correctamente todos los cargos,
además de las jerarquías, las
responsabilidades y deberes de
cada unidad. Pero
fundamentalmente se desea mejorar el rendimiento e incrementar la
eficiencia en los procesos relacionados a la operatividad de la organización.
En cuanto a las ventajas que aporta la O y M, es oportuno mencionar en
primer lugar, que éstas facilitan el alcance de los objetivos de forma eficiente
y productiva. Seguidamente, se puede decir que estudia los problemas
administrativos existentes, sin riesgo de descuidar otras funciones, por
cuanto se ha dividido el trabajo entre el personal encargado; como otra
ventaja se destaca la coordinación de las tareas y actividades, para asegurar
que se ejecuten apropiadamente, así como la toma de decisiones en
beneficio de la organización.
Ahora bien, es preciso resaltar la importancia que posee la O y M, la
cual mediante el empleo de distintas técnicas, facilita los procedimientos y
operaciones en la compañía; de igual manera permite ahorrar tiempo, así
como energía y materiales. Adicionalmente, es necesario destacar que
promueve el trabajo en equipo y además plantea soluciones, partiendo de los
problemas que surjan en la organización, de manera que se puedan
solventar oportunamente; brindando de esta manera, mayores beneficios, en
cuanto a eficiencia y rendimiento se refiere.
Por otra parte, es importante mencionar también las características
que distinguen a O y M, las cuales se enumeran a continuación: en primer
lugar, se puede decir que funciona partiendo de las tareas asignadas; así
mismo, sitúa al personal, tomando en cuenta las necesidades de la
organización; además, ayuda a simplificar las operaciones ejecutadas en la
empresa. Y como última característica, se puede mencionar que define y
dispone la manera en que se relacionarán el personal dentro de la
organización y partiendo desde el orden de jerarquía.
En referencia al alcance de trabajo de Organización y Métodos, puede
decirse que este es muy amplio, pues se utilizan en cada uno de los niveles
de la empresa; debido a que son de gran utilidad, se requieren desde los
superiores a los más bajos. Abarca tanto las modificaciones en la estructura
de la empresa, hasta los más pequeños cambios, aplicados en los métodos
de trabajo de una unidad administrativa, puede ir desde facilitar la resolución
de trámites, agilización de gestiones, hasta reformar completamente la
organización.
Para finalizar y como conclusión, en relación a todo lo expuesto
anteriormente, se considera de gran importancia la función de Organización y
Métodos, pues es muy necesario e indispensable para las empresas contar
con este servicio que brinda orientación y asesoría, no solo a nivel gerencial,
ya que esta unidad proporciona consejos y recomendaciones a las distintas
unidades o departamentos que conforman la compañía. Se encargan de la
planificación, ejecución, así como de la supervisión y control de las diversas
tareas, delegación de funciones y división de las diferentes actividades, a la
vez que permite ahorrar aquellas asignaciones que no sean realmente
requeridas, evitando así realizar menos esfuerzos; todo esto muy necesario,
y de gran relevancia en todo entorno empresarial, ya que ofrece soluciones a
los distintos problemas o dificultades que pueden presentarse, pero sobre
todo, con el objetivo fundamental de lograr óptimas mejoras en las rutinas de
trabajo y el desempeño en general. En consecuencia, ser más productivos y
eficientes en las diferentes funciones.
 Referencias Bibliográficas

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