importancia de las funciones organización, control y staff

INTRODUCCIÓN

En el mundo actual de las compañías siempre se cuenta con personal que opera para
que los sistemas de información sean más seguros y funcionen eficazmente, en este
documento hablaremos sobre la importancia de las funciones de organización, control
y Staff.

La Organización: Es un conjunto de convenios de cuyas reglas y normas de conducta

las cuales deben sujetarse a todos sus miembros y así, ascender el medio que permite
a una empresa alcanzar determinados objetivos. Como también la organización se
compone de la administración de recursos humanos, y estructura. A demás de ser el
proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los
miembros de una organización logrando que estos puedan alcanzar las metas de la
organización. Las diferentes metas requieren diferentes estructuras para así poder
realizarlos. Así mismo se entiende como organización a la distribución de actividades,
responsabilidades y recursos necesarios, de cualquier ejemplar entre los líderes de un
grupo para establecer su participación.

Funciones:
- Regular, medir y rectificar en las actividades de la organización.
- Observa y comprueba la respuesta de los procesos de funcionamiento de la
organización.
- Detectar algún error en los procedimientos establecidos.
-
Importancia de las funciones:
Cuando se aplican controles necesarios en una organización, suele obtenerse
importantes resultados, esto se debe a la capacidad que se consigue al llevar a cabo
cada una de las tareas propuestas para llegar a conseguir las metas establecidas, en
ese orden de ideas, verificar los procesos, observar si están cumpliéndose dentro de
sus parámetros, detectar algún error y en el caso que exista corregir lo más rápido
posible.

Staff: Se describe claramente como los empleados que contribuyen a que el personal
de línea trabaje con mayor eficacia. Son el grupo de expertos que asesoran en la toma
de decisiones. Las funciones de staff tienen un impacto indirecto dentro de la empresa
ya que solo ofrecen asesoría técnica, consultoría y monitoreo dentro de la misma, en
cualquier de sus niveles.

El staff se basa en el principio de especialización funcional y su actividad pura consiste

en el asesoramiento; sin embargo, en la práctica no existen departamentos staff puros,
ya que además de asesorar, se les recomiendan tareas especializadas que no realizan
los departamentos de línea ocupados en la actividad básica de la empresa.
Funciones:
- Prestar servicios en las áreas requeridas.
- Asesorar en las áreas consultadas y temas requeridos por la organización.
- Monitorear y evaluar las actividades planteadas Monitorear y evaluar las
actividades planteadas o procesos determinados.
- Planificación y control en las áreas requeridas por la organización.

Importancia de las funciones:

El Staff es muy importante en el desarrollo optimo de los procesos que se llevan a
cabo en una organización, al tiempo de tomar las decisiones pertinentes se logra una
disminución de carga a los directores que llevan en sus hombros los procesos
operacionales de la administración. Con el Staff se puede lograr en tiempo favorable
los procesos que se requieran realizar.

CONCLUSIÓN

La organización es la base fundamental de una empresa para poder controlar de mejor

manera sus procesos y las funciones de la organización se destacan en la eficiencia a
la hora de lograr algún objetivo
Para el trabajador como para la empresa, planificar y mantener acciones destinadas
al desarrollo de habilidades y destrezas del individuo, con el propósito de incrementar
la eficiencia demostrada en el desempeño de su puesto de trabajo y por su
cumplimiento de las metas y objetivos de la organización.

¿Cómo debe ser la selección de hardware y software para el área de sistemas?

La selección involucra la preparación de un manual de especificaciones para la
distribución a vendedores de hardware y software. Debe de estar preparado para
comunicar a los vendedores las necesidades de instalación. Actuar como un
documento de cambio estándar para asegurar uniformidad en los presupuestos y
facilitar la evaluación de los mismos. Evaluar los presupuestos de ventas y seleccionar
la configuración de hardware y software. Es necesario que sean planeados
formalmente pruebas de datos, la administración establece pesos relativos para dar
diferentes criterios en la evaluación.

¿Qué estándares se deben tener en cuenta para la evaluación?

*Estándares de métodos: Establecen prácticas uniformes, procedimientos y reglas a
ser seguidos en el área de informática. Es una técnica organizacional, que tienen
cuatro propósitos:
• Facilitar la comunicación entre partes interdependientes como analistas y
programadores.
• Reducir los efectos de la rotación de personal.
• Reducir los efectos del cambio tecnológico.
• Formar la base de estándares de desempeño proporcionando una base de medida
común.
*Estándares de desempeño: Los estándares de desempeño describen el uso de
recursos que debería ser esperado al realizar diferentes actividades en la instalación.
Por regla general los estándares deben estar formalmente documentados en el
manual de estándares del área de sistemas. La parte más problemática en la
formulación de estándares es determinar el nivel apropiado ya que estándares muy
detallados son costosos de desarrollar y mantener y por otro lado estándares
superficiales son inútiles ya que proporcionan una guía inadecuada para desarrollar
las tareas.

¿Cuáles son los ítems más importantes a considerar cuando se realiza la

contratación de personal en el área de sistemas?
La selección del personal y su promoción deben tener criterios a considerar como son
el nivel de educación, experiencia y responsabilidad, los cuales deberán estar
debidamente establecidos y deberán ser los apropiados.
El administrador puede obtener información de los aspirantes, evaluándolos por medio
de entrevistas, pruebas de aptitud, referencias, hojas de vida. Algunos procedimientos
de controles básicos que pueden ser aplicados son:
• Revisar las referencias, hojas de vida, etc.
• Exámenes mentales y físicos.
• Relación de empleados claves.
• Explicación del protocolo organizacional a ser observado.

¿Por qué es importante realizar capacitación de personal en esta área?

La relevancia que tiene la formación constante en las empresas es que permite que
los colaboradores puedan adquirir y actualizar conocimientos teóricos y prácticos,
proveyéndoles de diferentes elementos:
-Incrementa su desempeño en la organización.
-Fortalece su capacidad de respuesta ante los posibles cambios del entorno y
requerimientos laborales.
-Los prepara para cualquier contingencia que se presente en su espacio laboral.
-Genera mayor confianza en el equipo de trabajo.

SARA JOSEFINA CHIAPPETTA ANGARITA