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Unidad de Organización y métodos

Unidad de Organización y métodos

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manual sobre la unidad de organización y métodos en la empresa
manual sobre la unidad de organización y métodos en la empresa

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Published by: Ruben Radamés Atacho Quintero on Jan 05, 2011
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Unidad de Organización y métodos

INTRODUCCION

El trabajo que se vera a continuación se hace con la finalidad de establecer y distinguir los diferentes conceptos de un sistema de organización y métodos, para comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las características que debe contener los análisis del mismo.

Se profundizara en las funciones q cumplan la unidad de O y M , para poder destacar la mejor ubicación del mismo en una empresa u organismo, basándose y teniendo en cuenta la coordinación y las normativas de dicho órgano.

El avance incesante de la complejidad en la administración y todos los evidentes efectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administración.

Y es así como hoy en día, de las empresas han sido creadas Centrales de Organización y métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo; Organización y métodos es uno de los términos que integran la labor general de la racionalización.

ORGANIZACIÓN Y METODO:

La unidad de organización y método es un servicio de asistencia y asesoría al nivel gerencial de la empresas cuyo objeto principal es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración estudios técnicos

administrativos que busca el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo. Es decir esta unidad provee asesoramiento sobre como dividir las actividades , como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayo economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados. Los estudios de organización y métodos son útiles para cualquier empresa, Ya sea esta industrial, comercial o de servicios. La asistencia y asesoría de Organización y métodos a la dirección de la empresa, puede darse a nivel externo y anivel interno de la misma. Sie ndo de esta forma:

EXTERNAMENTE:

Existen oficinas consultorios de asesoría, cuya labor fundamental es realizar Estudios de Organización y Métodos, las cuales muestran las siguientes característica: Poseen personal calificado en el ramo, con experiencia en diferentes tipos de empresas y con conocimiento de muchos problemas organizacionales. Por lo anterior, al momento de realizar un Estudio de Organización y métodos pueden plantear diversidad de soluciones de acuerdo a problemas existente, en base

A conocimientos teóricos o experiencias en otras empresas. Sin embargo pueden alejarse de la realidad de la empresa, ya que en algunas ocasiones es difícil llegar a conocer la Cultura Organizacional, problemas históricos y el sentir general de la p ersona, puesto que por ser personas extrañas a ellos la confianza y sinceridad puede ser limitada.
INTERNAMENTE:

El departamento de O&M, realiza permanentemente estudios de organización y métodos, bajo las siguientes características: posee personal propio, con experiencia y conocimientos de diferentes áreas de la empresa y con tiempo completo para dedicarse a buscar mejorar los procedimientos internos. Además puede llegar a conocer a profundidad las características internas elementales de cada área, así como la forma de pensar de las personas en relación a los antecedentes históricos de los procedimientos que utilizan y de la empresa en general. Sin embargo la poca experiencia externa con otros tipos de empresas,

pueden llegar a limitar las posibles alter nativas de soluciones a los problemas que sean objeto de estudio, puesto que no existen puntos de comparación
NECESIDADES DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

Se hace necesario

para estudiar los problemas de

estructura y

funcionamiento de la administración , cumpliendo como función aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La necesidad principal se cubre en el momento de asegurar el máximo de eficiencia y mediante la aplicación de métodos científicos de organización.

OBJETIVOS DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

Conceptuar la organización como la función que se sustenta en buscar los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas unidades orgánicas del servicio administrativo respectivo. Determinar el grado de eficiencia y rentabilidad de cada area funcional. Conceptuar al método como el proceso de reflexión que permite enfocar y abordar el problema de las organizaciones. Servir de vinculación entre el órgano central de administración y las dependencias en la ejecución de prioridades del mejoramiento. Analizar los problema originados en la estructura de la organización y los problemas que de ellos se derivan. Cambiar la actitud y comportamiento de las personas en el marco de la modernización administrativa.
FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN Y METODO

El funcionamiento del sistema de organización y método varia de acuerdo con el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueda recurrir para el desarrollo de las funciones de análisis y diagnostico administrativo y diseño organizacional. Entre las cuales se pueden mencionar las siguientes. 1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la organización, esto implica que se realice un diagnostico general de la estructura y procedimientos de la

organizaciones, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.

2. Adecuar la organización y las funciones de acuerdo con el departamento en el que se trabaje. 3. Asesorar a los departamentos que los soliciten en cuanto a la interpretación y aplicación de técnicas administrativas. Coordinándose con cada una de ellas e implementando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal. 4. Hacer actividades de promoción, investigaciones y divulgación para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar y divulgar todas estas técnicas para que sean aplicadas. 5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos. 6. Dictaminar el asesoramiento de los trabajos que debe realizar la organización en cada uno de los departamentos. 7. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimiento s que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de todo el recurso humano.

FASES DEL DESARROLLO ADMINISTRATIVO

Respecto con las funciones que debe desempeñar los sistemas de Organización y métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo A. FASE DE DESARROLLO INICIAL: Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organogramas como como cuadros de distribución del trabajo,

departamentalización y delegación de tareas. B. FASE DE DESARROLLO INTERMEDIO:

En este nivel de actividad recurren las técnicas mas avanzadas y complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los sistemas y los proyectos C. FASE DE DESARROLLO CONSOLIDACION: Es la fase donde se hace mas avanzado el desarrollo, recurriendo a teorías cuantitativas con la utilización de recursos matemáticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrónicos de dato.

CARACTERISTICAS:

Tiene tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presión. Es independiente de la unidad que esta capacitado para hace r apreciaciones objetivas. Tiene suficiente adiestramiento en técnicas especializadas que son

complementados con la experiencia de sus funcionarios.

VENTAJAS DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

Su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener q preocuparse de abandonar otras responsabilidades. Desarrolla las facultades criticas, es decir, interrogar lo que se hace y porque se hace.

DESVENTAJAS O LIMITACIONES

La carencia de un programa de organización y métodos en las dependencias publicas y muchas veces en las privadas, no permite el desarrollo de las actividades con la máxima eficiencia. Hay una gran escases de personal calificado para trabajar en le departamento de Organización y Métodos. La resistencia al cambio del personal que labora en las organizaciones.

UBICACIÓN DE ORGANIZACIÓN Y METODOS DENTRO DE LA EMPRESA UBICACIÓN SEGÚN LA FUNSION DE ASESORIA

La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un directivo reconoce que la estructura administrativa que dirige no responde en un momento determinado al desarrollo y evolución de las actividades administrativas. Al no poder detectar personalmente las causas de dicho desfase, decide aumentar su capacidad directiva y crea una unidad orgánica asesora. Realizándose mediante la recolección de una serie de datos que le permiten conocer la situación como una fase de diagnostico y considerar los cambios para una mejoría del sistema de actuación administrativa como una fase de diseño. Si se asigna funciones asesoras deben ubicarse en el máximo nivel jerárquico o máximo nivel de decisión, pero pueden situarse en otro nivel jerárquico. Existen dos casos. En una secretaria, donde dependa directamente del secretario, del subsecretario y de un gerente.

En una administración descentralizada, donde pueda depender directamente del director o gerente g eneral y del subdirector o subgerente general.

UBICACIÓN SEGÚN LA FUNCION DE APOYO:

Es aquella que permite a los órganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y que agrupa las tareas de programación, presupuestos, Información, administración de recursos humanos y materiales y control.

Se puede ubicar el sistema de Organización y métodos a nivel lineal, dependiendo de un órgano de línea pero con autoridad funcional sobre las Unidades organicas de la dependencia para el caso especifico y especial del apoyo administrativo en Organización y método.

Puedes ser una dirección general, departamento y oficina, con funciones de apoyo administrativo, auxiliadas por pequeñas unidades de diagnostico y proyectos ubicados en las áreas que dadas su importancia o dimensión las requiera.

UBICACIÓN SEGÚN LA FUNCION DE LOS PROYECTOS:

La organización por programas o proyectos es la mas resultante del desarrollo de las relaciones horizontales dentro de las organizaciones. La organización por proyectos se caracteriza porque constituye una organización orgánico ± ajustable y flexible, identificándose como una estructura horizontal- diagonal. Es una combinación de la relación de coordinación y del mando especializado, pero tamb ién puede considerarse como una vinculación entre la estructura programática, cuando se aplica el presupuesto por programas, cuya base son los proyectos y la organización ³Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organización y métodos´ El primero se refiere organograma. El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas las actividades del proyecto hasta su termino y los funcionamientos de líneas conserven su autoridad lineal original. ³ En el coexiste dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de los distintos administradores funcionales y el flujo Horizontal de la autoridad al proyecto´ a que el administrador del proyecto sea asesor

director, lo que ubica al mas alto nivel con una relación de asesoría en el

EL PERSONAL DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

Se les conoce como analistas, ellos se encargan de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, asi como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos tanto teóricos como técnicos. El analista debe tener la capacidad de analizar, expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observador y poder trabajar en equipo.

Conocimientos teóricos: como conocimientos de teoría de la administración y de la organización, de sistemas y metodología de la investigación Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organogramas, diagramas de flujo y distribución de espacio.

CONCLUSION

Para concluir podemos decir que un sistema de Organización y métodos es vital para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en que se localice, ayudara de mane ra directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven acabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organización. Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera mas rápida eficaz y consolida dora; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa

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