PLAN PEDAGOGICO - RECURSOS HUMANOS

La empresa PANCITOS S.A.S es una productora y comercializadora de panadería

cuyo tamaña
corresponde a una pequeña empresa y su número de trabajadores es de 10 personas,
pero se
encuentra muy desorganizada ya que los empleados no cuentan con manuales de
funciones ni
cargos claros que distingan sus tareas.
Hasta ahora solo tienen claro que usted querido aprendiz ha sido designado como el
gerente por lo
cual será su labor será:

1. Crear un manual de funciones de los cargos

CARGO: Gerente
FUNCIÓN BÁSICA: Se hace cargo de todas las áreas y vela por el buen

funcionamiento de la empresa.

RESPONSABILIDADES:

 Mantener informados a los accionistas del estado actual de la empresa.

 Formular y proponer ideas nuevas e innovadoras para el mejoramiento continuo
de la empresa.
 Verificar las compras y gastos del presupuesto anual, de acuerdo a los estatutos
legales.
 Elaboración y control de presupuestos.
 Revisar y firmar el reporte de honorarios para el pago de la nómina.
 Apoyar a la empresa en todas las gestiones legales y reglamentarias.
 Elaborar estado de informe financiero para su presentación a la Junta de
Accionistas.
 Mantener buena relación y comunicación con sus subalternos.
  Mantenerse informado del mercado local y las estrategias de venta de la
competencia.

CARACTERISTICAS

REQUERIDAS: Debe ser una persona con principios y valores, con una ética
intachable capaz de tomar decisiones

asertivas frente a los problemas por los que atraviese la organización, debe aportar
ideas que ayuden a la organización a tener un mejor funcionamiento y se establezcan
en el mercado por su rendimiento.

Debe tener estudios finalizados en administración de empresas y/o ingeniería industrial.

CARGO: Técnico mecánico de planta para maquinaria

FUNCIONES BÁSICA: Mantener en condiciones de operación la maquinaria y equipo
con elementos análogos de producción que permita la disponibilidad de maquinaria.

RESPONSABILIDADES: Debe asegurarse de que los equipos utilizados en la industria

manufacturera y de procesamiento funcionen correctamente y de manera eficiente. 

 Diagnosticar y reparar averías

 Realizar operaciones de mantenimiento correctivo o preventivo
 Organizar las operaciones de mantenimiento
 llevar a cabo revisiones periódicas de mantenimiento.

CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS:

 Destrezas manuales.
 Capacidad para trabajar en equipo.
 Organización.
 Iniciativa.
 Dinamismo.
 Flexibilidad.
  Predisposición para el aprendizaje continuo.
 Capacidad para trabajar bajo presión.
 Este profesional debe poseer conocimientos sobre herramientas y maquinarias.

CARGO: Auxiliar administrativo y contable

FUNCIONES BASICA: Preparar reportes de rutina e informar al personal y público en
general sobre reglas, regulaciones y procedimientos de la empresa. Ayudar en la
coordinación de procesos administrativos, como presentación de presupuestos,
administración de contratos y preparar programaciones de trabajo.

RESPONSABILIDADES:

 Recopilar, verificar, registrar y tramitar documentos y formularios, como

solicitudes, licencias, permisos, contratos, inscripciones y requisiciones, de
acuerdo con procedimientos establecidos, pautas y programación, utilizando
sistema manual o computarizado.
 Tramitar y expedir licencias, permisos, inscripciones, matrículas, reembolsos u
otros documentos previos el lleno de requisitos.
 Ayudar en la revisión de la contabilización de los documentos, Clasificando
adecuadamente de acuerdo a los centros de costos existentes.

CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS: Tener nociones de cálculo básico y facilidad para

las matemáticas. Tener conocimientos de las principales herramientas ofimáticas
(procesador de texto, hoja de cálculo, bases de datos, etc.) Ser organizado, metódico y
cuidadoso en su trabajo

CARGO: Mensajería

FUNCIONES BASICAS: Tiene como función principal la relación con clientes y

distribuidores en lo relativo a temas económicos, facturación, valoración de riesgos,
liquidación de debidos y reembolsos.
RESPONSABILIDADES: Responsable de la entrega rápida y segura de los elementos
en el destino especificado. 

CARACTERISTICAS REQUERIDAS: Tolerancia para ser eficaz en situaciones de

presión de tiempo o de conflicto, de manera que se pueda responder y trabajar con alto
desempeño a pesar de las dificultades, resolución de conflictos, facilidad para resolver
conflictos de manera asertiva, por medio del análisis de la situación, causas y efectos
de las acciones que puedan tomarse, Comunicación efectiva: Forma de lograr
transmitir un mensaje de manera clara, evitando malas interpretaciones o confusiones
en el interlocutor, capacidad para identificar y satisfacer las necesidades de los otros,
de modo cordial y empático, habilidad que supone determinar metas, establecer
prioridades, de manera que se puedan ejecutar tareas, proyectos y cumplir objetivos de
manera ordenada, puntual, teniendo en cuenta los recursos requeridos, Atención al
detalle, habilidad para realizar tareas que impliquen atención de manera efectiva,
siendo meticuloso, siguiendo un ritmo adecuado de trabajo y verificando continuamente
los procesos.

CARGO: Conductor y repartidor.

FUNCIONES BASICAS: seguir las rutas preestablecidas y velar por la entrega del
paquete en el menor tiempo posible. Adicionalmente, utilizar una diversidad de
herramientas para clasificar y llevar el inventario de los paquetes asignados.

RESPONSABILIDADES:

 Revisar el vehículo antes de su salida (Revisar los niveles de gasolina, aceite,

los frenos, limpiaparabrisas y luces) Reportar cualquier malfuncionamiento o
reparación,
 Verificar la lista de paquetes a entregar.
 Verificar que todos los paquetes estén debidamente cargados en el vehículo,
Verificar las direcciones y rutas, Conducir el vehículo atendiendo a las
normativas y leyes de tránsito vigentes.
  Realizar la entrega de paquetes y recopilar los acuses de recibo debidamente
firmados.
 Devolver los paquetes al remitente cuando no se haya podido realizar la entrega.
 Llevar el registro de entregas y devoluciones.
 Reportar cualquier emergencia o accidente.

CARACTERISTICAS REQUERIDAS: Conocimientos de mecánica y habilidad para

conducir, Permanecer alerta al conducir y estar atento a lo que ocurra a su alrededor,
además de estar en la capacidad de identificar y prevenir riesgos para evitar
accidentes, Monitorear el estado del vehículo y hacer revisiones periódicas a la unidad,
Alto nivel de independencia e ingenio, estar en la capacidad de trabajar por su cuenta y
sin supervisión, excelente condición física y resistencia, ser capaz de soportar largas
jornadas de trabajo, soportar distintos tipos de condiciones climáticas, tener la fuerza
física necesaria para cargar y descargar la mercancía, manejo del estrés y capaz de
manejar su tiempo efectivamente, trabajar de acuerdo a horarios preestablecidos,
arribar al sitio destinado para la entrega puntualmente, habilidades de comunicación
para interactuar con los destinatarios de los paquetes, Ser el enlace entre la empresa y
los clientes, con habilidades matemáticas para calcular las horas de salida y de llegada,
establecer una ruta eficaz para la entrega, con un alto nivel de honestidad, integridad y
confiabilidad.

CARGO: Operario de maquinaria.

FUNCIONES BASICAS: Establecer, operar y atender las máquinas y hornos para

mezclar, hornear y preparar el pan y productos de harina y confitería.

RESPONSABILIDADES:

 Instar máquinas (calibración, limpieza, etc.) para comenzar un ciclo de

producción
 Controlar y ajustar las máquinas
 suministrar materia prima o componentes a máquinas semiautomáticas
  Inspeccionar componentes con herramientas de medición y de precisión
 Probar periódicamente el funcionamiento de las máquinas
 Solucionar los problemas que pudieran surgir durante el turno
 Comprobar la producción para detectar todo error o defecto relacionado con las
máquinas
 Conservar los registros de unidades aprobadas o defectuosas o productos
finales
 Mantener registros de actividad.

CARACTERISTICAS REQUERIDAS:

 Experiencia demostrable como operador de maquinaria

 Conocimiento profesional de diversa maquinaria de alta velocidad y
herramientas de medición (calibradores, micrómetros, etc.)
 Conocimiento de los procedimientos de producción
 Cumplimiento de los reglamentos de salud y seguridad (uso constante de
equipos de protección)
 Capacidad de leer programas, esquemas y manuales
 Capacidad analítica
 Atención al detalle
 Habilidades comunicativas y de trabajo en equipo
 Fuerza y resistencia física.

CARGO: Ingeniero de calidad

FUNCIONES BASICAS: poseer competencias para efectuar la gestión estratégica de

la productividad y la calidad.

RESPONSABILIDADES:

 Diseñar
 Planear
  Ejecutar
 Controlar y efectuar mejoramiento continuo a los procesos de producción y
calidad.

CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS: Ser integral y competente para gestionar la

productividad y la calidad en todas las áreas de los sistemas organizacionales,
mediante el diseño, planeación, ejecución, control y mejoramiento de los procesos, con
criterios de responsabilidad social, equidad, transparencia y respeto, en un marco de
desarrollo sustentable.

CARGO: Servicios varios (aseador(a))

FUNCIONES BASICAS: Velar por el aseo y buena presentación de las áreas y zonas
que le sean asignadas.

RESPONSABILIDADES:

 Evalúa la condición de las superficies a limpiar y seleccionan los métodos de

limpieza (Barrer, fregar, lavar, aspirar, enjabonar, pulir, desengrasar, esterilizar).
 Elaborar planes de trabajo estableciendo parámetros referentes al tiempo y al
flujo de trabajo.
 Seleccionar y preparar maquinarias, herramientas y tratamientos de limpieza y
de superficies adecuados.
 Preparar soluciones de limpieza mezclando agua y detergentes o ácidos en
contenedores de acuerdo con las especificaciones.
 Llevar a cabo el trabajo, como la limpieza de Implementos utilizados con los
alimentos, suelos pasillos, baños, eliminación de basuras y limpieza de los
contenedores de basuras.
 Limpiar las ventanas, los tabiques de cristal y los espejos utilizando agua y jabón
u otros limpiadores, esponjas, utensilios para enjuagar.
 Notificar a los gerentes acerca de las necesidades de reparaciones.
  Determinar cuándo se necesita más equipo y suministros para llevar a cabo las
obligaciones de limpieza y mantenimiento.
 Llevar a cabo el mantenimiento básico de la limpieza de maquinaria.

CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS:

 Bachiller en cualquier modalidad

 Dos (2) años de experiencia laboral relacionada con el cargo.
 Servicio al Cliente
 Técnicas de aseo y limpieza
 Sistemas Office y Windows
 Manejo de la información
 Adaptación al cambio
 Disciplina, Excelentes Relaciones interpersonales, Colaboración Al máximo.

2. Darles tareas claras a desarrollar a cada empleado

TAREAS DE CADA EMPLEADO

1. GERENTE: Planeación de las actividades que se desarrollen dentro de la
empresa. Organizar los recursos de la entidad. Definir a donde se va a dirigir la
empresa en un corto, medio y largo plazo, entre otras muchas tareas.
2. COORDINADOR DE PRODUCCION DE PLANTA, INGENIERO DE
ALIMENTOS Y BIOSEGURIDAD: Conocer las técnicas de producción,
administración y manejo de recursos humanos para controlar y mejorar los
procesos productivos y utilizar proporcionadamente los factores que hacen
posible la ejecución de los procesos en la planta de alimentos.
3. TECNICO MECANICO DE PLANTA PARA MAQUINARIA: Instalar nueva
maquinaria. Realizar pruebas diagnósticas básicas. Comprobar el rendimiento
de la máquina. Desmontar máquinas y extraer piezas para su reparación
 utilizando herramientas de mano, cadenas de descenso, gatos, grúas o
montacargas.
4. AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y CONTABLE: Contabilizar y procesar asientos
de diario para garantizar que se registren todas las transacciones de la empresa,
actualizar las cuentas por cobrar, por pagar, emitir facturas y realizar
conciliaciones.
5. MENSAJERO: Entrega rápido y segura de los productos y/o documentos.
6. CONDUCTOR Y REPARTIDOR: verificar que el vehículo se encuentre en
óptimas condiciones, examinar la lista de envíos y entregas de los paquetes y/o
documentos, descargar o entregar.
7. OPERARIO DE MAQUINARIA: controlar y ajustar las máquinas, suministrar
materia prima a máquinas semiautomáticas.
8. INGENIERO DE CALIDAD: Desarrollar, gestionar, operar y encargarse del
mantenimiento de la arquitectura de la empresa con altos estándares de calidad.
9. OFICIOS VARIOS O ASEADOR (A): Realizar las labores de aseo, limpieza y
cafetería para brindar comodidad a los funcionarios.

2. Crear un reglamento para todos los empleados de la organización.

Reglamento Interno de la "Empresa Pancitos SAS"

Están sujetos al presente Reglamento todas las personas que se desempeñen en

cualquier trabajo a favor de la Empresa Pancitos SAS en lo sucesivo . El presente
reglamento es de cumplimiento OBLIGATORIO para todos los trabajadores a su
servicio incluyendo, desde luego, a todos los trabajadores que ingresen con
posterioridad a la fecha de expedición del mismo, los cuales lo suscribirán a su
momento. El ámbito de aplicación del presente reglamento es toda la empresa a través
de sus trabajadores que deben unir sus esfuerzos y aportar toda la colaboración
posible con el fin de lograr los objetivos propuestos, que no son otros que alcanzar
niveles competitivos de producción y comercialización de lo que se produce. Se
presentan a continuación:
 Atender y cumplir las órdenes de trabajo que su Jefe le imparta.
 Poner el máximo cuidado en el uso de las máquinas y materiales de todo tipo.
 En general, esmerarse en el cuidado de los bienes de la empresa, y por
consiguiente, de su fuente de trabajo.
 Los trabajadores iniciaran y terminaran sus labores en los lugares que la
Empresa designe y deberán atender a cualquier otra actividad con su ocupación
principal.
 En caso de contingencia (apagones y otros) permanecer en las instalaciones de
la empresa hasta su hora de salida
 Los trabajadores deberán asistir puntualmente a su puesto de trabajo.
 En cuanto al horario señalado puede ser modificado por La Empresa por
necesidades de la misma, sin previa anticipación.
 Los trabajadores ejecutarán su trabajo con intensidad, cuidado y esmero,
apropiados y en la forma, tiempo y lugar convenidos; respetando en todo
momento a la clientela del establecimiento.
 En caso de algún problema con un cliente, el trabajador dará aviso a su superior
para que atienda el asunto.
 En cuanto la asistencia: toda falta no amparada por autorización escrita, se
considerará como injustificada.
 Son consideradas como faltas justificadas, sin el requisito del permiso
autorizado por escrito, las que obedezcan a caso fortuito o fuerza mayor
debidamente
comprobada.
 La comprobación de la justificación deberá ser hecha por el trabajador dentro de
las 72 horas siguientes al momento en que faltó a sus labores.
3. Usted querido aprendiz está realizando el proceso de selección y
vinculación de la empresa donde se encuentra contratado y su jefe le ha
pedido que debe registrar correctamente los documentos del proceso por
lo que usted deberá realizar un flujogramas del proceso a desarrollar de
acuerdo a la simbología y reglas para el mismo.

CASO PROBLEMA
3. La empresa “DOCUMENTOS ETERNOS “es una administradora de
documentación empresarial para otras empresas pero ahora presenta el
problema que no cuenta con más espacios de almacenamiento para ello
por lo que ha decidido cambiar el procesamiento y la forma de almacenaje
de físico a virtual y usted ha sido contratado para ello.

3.1 Presente soluciones para ello de acuerdo a la normatividad electrónica

vigente.
La solución que se puede llevar a cabo en este caso según la normativa legal es
la siguiente:
• Ley 527 de 1999 o Ley de Comercio Electrónico
• Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos
• Decreto 2364 de 2012 que reglamenta el uso de la firma electrónica
• Decreto 1080 de 2015, Decreto único reglamentario del Sector Cultura
• Circular Externa 05 de 2012, Recomendaciones para llevar a cabo procesos de
digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa
cero papel.

3.2 Presente la propuesta para el proceso mediante informe para

almacenamiento electrónico de acuerdo a la reglamentación vigente para el
mismo.

Informa de novedad
Según lo estipula el Marco legal con respecto a la documentación de las
empresas para el almacenamiento de los documentos físicos a conversión
electrónica, se harán los cambios pertinentes para continuar con el proceso de
archivo por lo que es prudente señalar la siguiente normativa, que se llevará a
cabo de forma organizada siguiendo los protocolos legales, así:
La ley estatutaria 1755 del 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho
Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
La ley 1712 del 6 de marzo de 2014: “Por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se
dictan otras disposiciones”
Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos “Por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivos y se dictan otras disposiciones”
“Así mismo, en su artículo 19 indica que las entidades del Estado podrán
incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus
archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o
telemático, siempre y cuando se cumplan los requisitos archivísticos de la
citada”
Apegándose a todas las normativas mencionadas previamente se puede inferir
que la constancia de este documento facilitará la ejecución de la novedad
solicitada.
4. Según la GTC 185, se da pauta para el adecuado manejo de la
documentación en las empresas en el país.
Desarrolle los documentos propios de la empresa según las indicaciones
de la guía
● Carta
● Memorando
● Circular
● Hoja de vida
● Acta de reunión
● Correo electrónico

CARTA

Medellín, Antioquia 16 de Noviembre 2022

Señor,
Martín Galvis Alcázar

Gerente general
DOCUMENTOS ETERNOS

ASUNTO: Constancia de novedad en archivos

Cordial saludo,
En constancia de la novedad que se llevó a cabo en el área de gestión
documental por parte del personal, se informa que se llevaron a cabo todos los
mecanismos estipulados en la normativa vigente para transferir los documentos
que están en estado de descomposición debido a si tiempo de antigüedad, por lo
cual se hizo el proceso de transición de papel a documento electrónico, todo
esto con el fin de evitar que se pierda información esencial de la empresa.

Cordialmente,

Andrés Quintero Hidalgo

Gestor documental, área administrativa

Anexo: 2 folios

MEMORANDO
6727000

Medellín, 14 de noviembre 2022

PARA: Martín Galvis Salazar

DE: Departamento de Gestión Documental

De manera atento remito informa de novedad con respecto a los cambios en el

formato de los documentos físicos a electrónicos según la normativa legal
vigente.

Para lo cual anexo informe de novedad.

Cordialmente,

Andrés Quintero Hidalgo

 CIRCULAR
G- 153

PARA TODO EL PERSONAL

ASUNTO: Presentación de novedad documental

Cordial saludo señores empleados, el área de gestión documental informa que a

partir de hoy todos los documentos serán distribuidos dentro de la empresa a
través de medios virtuales.

Hasta nueva comunicación.

Carlos Alberto Núñez,

Área de comunicación

Transcriptor (a): Tatiana Ruiz

ACTA DE REUNION

ACTA01

REUNIÓN ORDINARIA COMITÉ DE EVALUACIÓN

FECHA: Medellín 14 de noviembre 2022

HORA: 10:00 am
LUGAR: DOCUMENTOS ETERNOS
ASISTENTES: Rosa Pájaro villar Coordinadora Académica
Julián Alberto Martínez
Edilberto Muñoz Suárez
María Mercedes Doria
Leonardo Montes Álvarez
Yamil José Ruíz Sánchez
Federico García Barreto
Departamento de gestión documenta

ORDEN DEL DÍA

1. Reconocer las novedades documentales que dictaminan la transición de los documentos
físicos a los electrónicos.
2. Identificar y socializar las razones de dicha novedad.

HOJA DE VIDA
DATOS PERSONALES
NOMBRE: Claribel Martínez villalobos
IDENTIFICACION: 1048567893
FECHA DE NACIMIENTO: 20 de marzo 2007
ESTADO CIVIL: soltera
DOMICILIO: Calle 3² 2-35
TELEFONO: 317 5678234
CORREO:  Claribelvilla99@gmail.com
ESTUDIOS
PRIMARIOS: Colegio: Francisco de paula Santander primaria Medellín 2009
 
 
SECUNDARIOS: Colegio técnico Francisco  de paula Santander , básica secundaria Medellín
2013
 
 
TECNICOS: Colegio Francisco de paula  Santander , educación, media Técnica Medellín,
grado 10 actual SENA, técnico en asistencia administrativa Medellín.