Caso práctico: Uso de herramientas de

gestión de riesgos
Hasta ahora, aprendiste que la gestión de riesgos (el proceso de identificar, evaluar y abordar
los posibles riesgos y problemas que podrían afectar un proyecto) es una parte fundamental de
la función de un gerente de proyectos. También aprendiste sobre técnicas para identificar
riesgos potenciales y abordar sus efectos, incluida la creación de registros de riesgos y la
construcción de planes de mitigación. En el siguiente caso práctico, imaginaremos cómo un
gerente de proyectos podría usar estas herramientas.

El proyecto: Bocadillos Paw Snacks

Paw Snacks es un minorista en línea de golosinas sabrosas y nutritivas para mascotas. En el
transcurso de tres años, el negocio pasó de ser una pequeña startup a una organización de
350 personas. Paw Snacks quiere ampliar su oferta aún más sumando una nueva línea de
golosinas para cachorros.

El problema
Seis semanas antes de la fecha de presentación de la nueva línea de productos, Naja, la gerente
de proyectos que lidera el lanzamiento, recibe una llamada telefónica frenética de un gerente de
la panadería comercial contratada para producir las golosinas. El gerente de la panadería
informa a Naja que los cortantes de galletas con forma de hueso necesarios para dar forma a las
golosinas aún no han llegado. Naja sabe que la cocción debe comenzar al día siguiente para
cumplir con el cronograma de lanzamiento.

Naja agradece al gerente de la panadería por la advertencia y le pide a su compañero de equipo,

Abe, que llame al fabricante de cortantes de galletas para verificar el estado de su pedido. Abe se
entera de que el pedido está retrasado debido a la escasez de productos y que ahora se espera
que los cortantes de galletas lleguen a la panadería dos días después de la fecha de entrega
original prevista.

Naja reconoce que este retraso amenaza la capacidad de su equipo para lanzar el producto a
tiempo. Algo peor aún es que su equipo no tiene la opción de retrasar la fecha de lanzamiento
porque el equipo de marketing de Paw Snacks ya compró ubicaciones publicitarias no
reembolsables para el día del lanzamiento. Por suerte, Naja y su equipo ya están preparados
para un problema como este.

Planificar los riesgos con anticipación

Meses antes, mucho antes de que el equipo comenzara a trabajar en el proyecto, Naja y su
equipo hicieron una lluvia de ideas sobre los posibles riesgos que podrían afectar el proyecto.
Crearon un registro de riesgos: una tabla o un diagrama que contiene una lista de riesgos y que
a menudo se combina con una matriz de probabilidad e impacto. Durante el proceso, el equipo
determinó que una demora en el pedido de cortantes de galletas tenía una probabilidad media
de que ocurriera y daría como resultado un alto impacto en el proyecto. Naja agregó el riesgo al
registro de riesgos y asignó a Abe la creación de un plan de mitigación, que describe los pasos
para disminuir las probabilidades de que ocurra un riesgo o redujera el impacto de un riesgo si
ocurriera. Este plan indicaría cómo manejaría el equipo un problema si se materializara. El plan
de mitigación fue aprobado por el patrocinador del proyecto y otros interesados.

Gestión del problema

Ahora que ha ocurrido el problema de cortantes de galletas, Naja y Abe consultan el plan de
mitigación para este riesgo en particular. En este caso, Abe identificó dos opciones para manejar
el riesgo. La primera opción es trabajar con la panadería para reducir ligeramente la cantidad de
golosinas producidas y compensar los dos días perdidos debido al retraso de los cortantes de
galletas. La segunda opción es hacer un pedido a una segunda panadería para ayudar a acelerar
el ritmo de producción. Naja y Abe debaten los dos planes y eligen la opción uno para evitar el
trabajo de incorporar una segunda panadería.

Antes de seguir adelante con el plan, Naja y Abe se reúnen para intercambiar ideas sobre los
posibles riesgos asociados con el nuevo plan. Juntos determinan que un pedido más pequeño de
golosinas para perros probablemente tendrá un impacto menor, pero manejable, en el
crecimiento proyectado de la organización para 2021. Determinan que el mejor curso de acción
es aceptar el riesgo para evitar retrasar más el proyecto. Para garantizar que los interesados del
proyecto conozcan y se sientan cómodos con este cambio, Naja solicita una reunión con el
patrocinador del proyecto para comunicar el plan, describir el riesgo menor para el crecimiento
proyectado y recomendar aceptar el riesgo. El patrocinador está de acuerdo y aprueba el nuevo
plan de Naja.

Naja pide a Abe que comunique el plan ajustado al gerente de la panadería. Aunque la cocción
comienza con dos días de retraso, el nuevo plan de Naja ayuda a garantizar que el equipo esté
preparado para lanzar la nueva línea a tiempo.

Conclusión clave
En este caso práctico, la planificación temprana de la gestión de riesgos permitió a Naja actuar
rápidamente cuando un problema se presentó en un momento crucial durante la fase de
ejecución del proyecto.

Cuando consultaron el plan de mitigación existente y sopesaron las dos opciones para avanzar,
Naja y Abe pudieron tomar una decisión informada sobre el mejor camino a seguir. Naja también
comunicó oportunamente los riesgos relacionados con el crecimiento asociados con el plan al
patrocinador del proyecto.

A medida que gestiones tus propios proyectos, surgirán problemas una y otra vez. Cuando hagas
el trabajo pesado de planificar la gestión de riesgos antes de comenzar a trabajar en el proyecto,
estarás mejor equipado para responder ante los problemas rápidamente.