Escribir un correo electrónico de elevación

efectivo
En esta lección, estás aprendiendo a comunicar los riesgos y los cambios a tu equipo y a los
interesados. En el video anterior, se presentó la elevación: el proceso de obtener la ayuda de
líderes o gerentes de proyectos de mayor nivel para eliminar un obstáculo, aclarar o reforzar las
prioridades y validar los próximos pasos.

Hay muchas formas de elevar un riesgo y es importante establecer estándares de elevación con
los interesados antes de comenzar a trabajar en un proyecto. En esta lectura, nos centraremos en
la elevación por correo electrónico y repasaremos las mejores prácticas para escribir uno.

Prácticas recomendadas de elevación por correo

electrónico
Todos los proyectos, incluso aquellos administrados por gerentes de proyectos experimentados,
ocasionalmente tienen problemas. Tu función como gerente de proyectos es ayudar a resolver
problemas y eliminar los obstáculos que impiden que tu equipo avance hacia sus metas. Si bien
muchos problemas pueden ser lo suficientemente pequeños como para resolverlos dentro del
equipo principal, es posible que otros, como un cambio importante en tu presupuesto o en el
cronograma, deban presentarse a los interesados para que tomen una decisión final. Detallar
estos problemas, su posible impacto y el apoyo que necesitas en un correo electrónico claro y
directo a tu audiencia puede ser una herramienta de comunicación efectiva.

Correos electrónicos de elevación efectivos:

 Mantener un tono amistoso

 Indicar tu conexión con el proyecto
 Explicar el problema
 Explicar las consecuencias
 Hacer una solicitud
Analicemos estas cinco claves para escribir un correo electrónico de elevación sólido.

Mantener un tono amistoso

Cuando redactas una elevación por correo electrónico, puedes sentirte tentado a ir directamente
al grano, en especial cuando se trata de un problema estresante y urgente. Sin embargo, debes
tener en cuenta que es importante abordar los problemas con gracia. Considera empezar tu
correo electrónico con una simple muestra de buena voluntad, como “Espero que estén bien”.
Cuando describas el problema, busca un tono irreprochable. Sobre todo, mantén el correo
electrónico amigable y profesional. Después de todo, estás pidiendo ayuda al destinatario.
Asegúrate de terminar el correo electrónico agradeciendo al destinatario por su tiempo.

Indicar tu conexión con el proyecto

Preséntate al comienzo del mensaje si tienes menos confianza con los interesados del proyecto.
Asegúrate de indicar claramente tu nombre, función y relación con el proyecto. Esto ayuda al
lector a entender por qué te estás comunicando. Mantén tu introducción breve y al grano; una
sola oración debería ser suficiente. Si conoces a la persona que recibe la elevación por correo
electrónico, simplemente puedes reforzar tu responsabilidad en el proyecto antes de abordar
directamente el problema.

Explicar el problema
Una vez que saludes al destinatario y te presentes brevemente, explica el problema en cuestión.
Indica claramente el problema que necesitas resolver. Proporciona el contexto suficiente para
que el lector comprenda el problema, pero trata de mantener el mensaje lo más conciso posible.
Evita los párrafos largos y confusos que pueden ocultar tu mensaje y tentar al lector a omitirlos.

Explicar las consecuencias

Después de explicar el problema, describe claramente las consecuencias. Describe
específicamente cómo este problema está afectando gravemente al proyecto o cómo tiene el
potencial de afectarlo gravemente más adelante en el cronograma del proyecto. De nuevo,
mantén tu explicación concisa y tu tono amigable.

Proponer un curso de acción y hacer una solicitud

Esta es la pieza central de una elevación por correo electrónico sólida. En esta sección, propones
una solución (o soluciones) e indicas lo que necesitas del destinatario. Una solución bien
pensada acompañada de una solicitud clara permite al destinatario saber cómo puede ayudarte
y te lleva a una resolución.

Reunir todos los elementos

Veamos cómo se combinan estas buenas prácticas para crear una elevación por correo
electrónico sólida. En el escenario que genera el correo electrónico, Sayid, un gerente de
proyectos de una empresa que vende canastas de regalo, tiene un problema de control de
calidad con uno de los artículos en una línea de canastas navideñas. Si el problema no se
soluciona pronto, el lanzamiento del producto tendrá que retrasarse y la empresa perderá
dinero. En el siguiente ejemplo de correo electrónico comentado, Sayid explica el problema a sus
interesados internos y solicita una reunión con ellos.

Conclusión clave
En este ejemplo, Sayid mantiene un tono amistoso, explica claramente el problema y sus
posibles consecuencias, y hace una solicitud clara a los destinatarios. El correo electrónico
también es breve y directo. 

En resumen, los correos electrónicos de elevación efectivos aplican estas cinco prácticas
recomendadas:

 Mantener un tono amistoso

 Indicar tu conexión con el proyecto
 Explicar el problema
 Explicar las consecuencias
 Hacer una solicitud
La elevación es una habilidad útil para resolver problemas rápidamente, y enviar una elevación
por correo electrónico sólida que aplique estas prácticas recomendadas puede ayudar a que tu
equipo reciba la ayuda necesaria.