Proporcionar "cobertura aérea" a tu

equipo
Como has aprendido hasta ahora, los gerentes de proyectos crean equipos que cumplen con
los objetivos del proyecto de muchas maneras diferentes, desde delegar responsabilidades y
priorizar tareas hasta promover la confianza y la seguridad psicológica.

Pero hay otra destreza que tienen los buenos gerentes de proyectos que cubriremos en esta
lectura: la capacidad de proporcionar cobertura aérea para proteger al equipo. La cobertura
aérea se refiere al apoyo y la protección de un equipo que brinda el liderazgo frente a
solicitudes o críticas fuera del alcance del proyecto.

¿Qué es la cobertura aérea?

Mucho de lo que hemos visto a lo largo de este programa se ha centrado en liderar y gestionar
un equipo de proyecto. Gran parte de la gestión de proyectos implica supervisar el trabajo de
los demás, pero también implica gestionar las necesidades y expectativas de los que están
por encima de ti. Esas personas son los interesados, los patrocinadores del proyecto y otros
líderes dentro de tu organización.

Si bien las necesidades y solicitudes de los interesados son cruciales para el éxito del
proyecto, puede llegar un momento en que tengas que priorizar las necesidades del equipo
sobre las necesidades de los interesados. A esto se le llama proporcionar "cobertura aérea" al
equipo y es una parte importante de la gestión de un proyecto. La capacidad de proporcionar
cobertura aérea de manera efectiva requiere una relación de confianza entre un gerente de
proyectos y los interesados. En esta relación, el gerente de proyectos tiene como objetivo
demostrar sus destrezas para liderar un equipo y comunicarse de manera efectiva.

Existe cierto riesgo al proporcionar cobertura aérea. A veces, un gerente de proyectos

proporciona cobertura aérea y el equipo igualmente no puede cumplir con los objetivos del
proyecto. En este caso, los interesados pueden cuestionar la capacidad del gerente de
proyectos para completar los proyectos con éxito. Por lo tanto, cuando te prepares para
defender al equipo de solicitudes fuera de alcance, asegúrate del estado de progreso del
equipo hacia el objetivo del proyecto.

Proporcionar cobertura aérea: un caso práctico

Imagina, por ejemplo, que eres gerente de proyectos para una marca de café que se vende en
los supermercados de tu región. A ti y a tu equipo se les ha encomendado la tarea de lanzar
tres nuevos sabores de café molido: vainilla, avellana y moca.

Sin embargo, bien entrada la fase de ejecución, el patrocinador del proyecto pide una reunión
contigo para realizar una solicitud fuera de alcance: le gustaría añadir un café con sabor a
caramelo a la línea de productos. Tu equipo ya está a su máxima capacidad preparándose
para lanzar los sabores acordados, y un cuarto sabor agregaría una cantidad irrazonable de
trabajo y estrés al equipo, que ya está muy ocupado.

Analicemos cómo puedes proporcionar cobertura aérea al equipo en una situación como esta.
 Decir "no" sin decir explícitamente "no"
Una forma de ofrecer cobertura aérea al equipo es decir "no" a la solicitud del patrocinador sin
decir explícitamente "no".

Hay varias maneras de hacerlo:

 Puedes rechazarla gentilmente con una explicación cortés de que no será posible completar la
solicitud bajo las restricciones actuales (alcance, tiempo y/o costo) del proyecto.
 Puedes ofrecerte cortésmente a comunicarte más tarde con el interesado para responderle.
Esto te da tiempo para comprender mejor la solicitud y para consultar con los miembros del
equipo de confianza para exponer los beneficios y los costos de esta solicitud. Y, si tienes
suerte, esto incluso podría darle al interesado la oportunidad de reconsiderar su solicitud u
olvidarse de ella por completo.
Ya sea que elijas rechazarla de inmediato o volver a comunicarte con el interesado con la
respuesta, es crucial ofrecer soluciones alternativas. Quizás el cronograma del proyecto
pueda ampliarse para adaptarse a la solicitud. O tal vez tú y tu equipo tengan una relación
sólida con otro equipo de la organización que puede ayudar a cumplir con la solicitud. Sea
cual sea la alternativa, hacer una lluvia de ideas sobre otras opciones puede ayudar a
suavizar el golpe y brindar nuevas ideas a los interesados.

Por ejemplo, considera decirle al patrocinador que el cronograma actual del proyecto solo
permitirá el lanzamiento de tres nuevos sabores de café y que el lanzamiento de un cuarto
sabor solo sería posible si se retrasa la fecha de lanzamiento dos meses. Si respondieras al
patrocinador de esta manera, rechazarías amablemente su solicitud y, además, le ofrecerías
una alternativa que podría funcionar para el equipo.

Si bien responder un simple "no" puede frustrar a la persona que hace la solicitud, un rechazo
gentil junto con opciones alternativas puede proteger al equipo de recibir más trabajo y, al
mismo tiempo, preservar tu relación profesional con los interesados. Si los interesados confían
en tu capacidad y perspectiva de liderazgo, será más probable que acepten el rechazo y las
soluciones alternativas.

Intervenir desde detrás de escena

Otra forma en que los gerentes de proyectos brindan cobertura aérea a sus equipos es
dominando el desafío de intervenir delicadamente desde detrás de escena cuando un
interesado hace solicitudes poco realistas u ofrece críticas irrazonables.

Continuando con el ejemplo de la empresa de café, sabes lo duro que ha estado trabajando el
equipo para lanzar los nuevos productos. Para evitar el estrés adicional que podría conllevar
el conocimiento de que los interesados desean aumentar la carga de trabajo, evita compartir
esta solicitud con todo el equipo del proyecto.

Sin embargo, esto no significa que debas encontrar una solución tú solo. En lugar de convocar
a una reunión de equipo para analizar la solicitud de los interesados de una nueva versión de
café, solo consultas a dos miembros del equipo de confianza para intercambiar ideas sobre
soluciones. Uno de estos miembros del equipo menciona que sabe que dos nuevos sabores
se agregarán a la línea de productos de otoño en seis meses y que quizás el sabor caramelo
podría lanzarse entonces en lugar de hacerlo con el grupo actual. Esto le daría al equipo más
tiempo para trabajar en el desarrollo del producto y, al mismo tiempo, cumplir con la solicitud
de los interesados.

En última instancia, llevas las sugerencias de agregar el sabor a la línea de productos de

otoño o retrasar la fecha de lanzamiento de la línea actual al patrocinador del proyecto, y éste
acepta la solución de lanzar el nuevo sabor en el otoño.

Gestionar las expectativas de los interesados y, al mismo tiempo, incluir solo a los
compañeros de equipo estrictamente necesarios fue esencial en este caso. Esto permitió que
el equipo se concentrara en su trabajo sin la posibilidad de una mayor carga ni una distracción
innecesaria.

Conclusión clave
Proporcionar cobertura aérea al equipo requiere práctica. Implica un equilibrio cuidadoso de
las necesidades de los interesados y las necesidades del equipo del proyecto. A medida que
adquieras más experiencia en el liderazgo de proyectos, desarrollarás un sentido más sólido
de cómo gestionar situaciones con tantos matices como estas y proporcionarás la cobertura
aérea que el equipo necesita para hacer su mejor trabajo.