Tema 6

DOCUMENTACIÓN DEL ALMACÉN

1. INTRODUCCIÓN
En el primer tema dedicado al almacenamiento de los materiales habíamos hablado
de la gestión del almacén, definiendo los tipos que hay, las principales zonas que
contiene y la organización de las principales tareas que se realizan.

Este tema lo dedicaremos a la documentación del almacén (documentos básicos,

inventario, etc.) a la contabilidad (costes, valoración de la mercancía, etc.) y a la
gestión de stocks (tipos de stocks, conceptos de rotura y rotación, gráfico ABC, etc.)

Los documentos básicos
utilizados en el almacén para
registrar los movimientos son la
requisición, el pedido, la hoja de
entrada y la hoja de salida.
Mediante el inventario se
contabilizan todas las existencias
contenidas en el almacén. La
gestión del inventario se suele
realizar con herramientas
informáticas específicas
Módulo: Gestión del Montaje y Mantenimiento de las Instalaciones Eléctricas
2. DOCUMENTACIÓN DEL ALMACÉN
Como vimos en el tema anterior, la labor del almacén no se limita a la mera custodia
de la mercancía, sino que va mucho más allá, teniendo un papel fundamental en el
desarrollo de las operaciones de la empresa.
Toda mercancía tiene un coste asociado y, por tanto, requiere de un control
exhaustivo que permita evitar duplicidades de gastos o pérdidas económicas debidas
a materiales extraviados, defectuosos o dañados. Para ello, todos y cada uno de los
movimientos de materiales deben quedar registrados y documentados.
Los documentos básicos utilizados en el almacén para registrar los movimientos son:
• Requisición: es la petición que realiza el personal encargado de la obra para que
el almacén les suministre el material necesario. Esta petición, una vez
autorizada por el jefe de obra, llegará al departamento responsable de compras
quien cursará el pedido (u orden de compra) al proveedor.
• Pedido: es la petición formal que se realiza a un proveedor para que suministre
unos determinados materiales o herramientas.
• Hoja de entrada: mediante este documento se registran todas las entradas de
material al almacén, tanto por recepción de pedidos realizados al proveedor
como por reentrada de material no utilizado en obra.
• Hoja de entrega de material (hoja de salida): es uno de los documentos de
mayor importancia para el control del almacén, ya que registra todas las salidas
de material, indicando, a su vez quién y cuándo recibió la mercancía.
El almacén debe gestionar también la posible recepción de pedidos que lleguen con
algún tipo de tara o defecto. Para ello se suele contar con un procedimiento que
contemple la comunicación de dicha circunstancia al suministrador y, en
consecuencia, la devolución y el correspondiente reemplazo de la unidad defectuosa
por otra en buen estado.
2.1. El inventario
Uno de los procesos más importantes del almacén es el de inventario, mediante el
cual se contabilizan todas las existencias contenidas en él. Son numerosos los tipos de
inventario, entre los cuales destacan:
• Inventario final: generalmente se realiza al cierre del ejercicio contable de la
empresa o al final del año natural.
• Inventario inicial: es el que se realiza al comenzar la actividad de la empresa o al
inicio de cada ejercicio fiscal.
• Inventario periódico: en este caso se realizará un inventario cada determinado
intervalo de tiempo.
La gestión del inventario, así como de cualquier tipo de movimientos de almacén se
realizará en casi todos los casos mediante el uso de herramientas informáticas
específicas.
2 | José Ignacio Vega Blanco
 Tema 6. Documentación del Almacén

Esto permite un control exhaustivo, eficaz y deslocalizado del almacén, permitiendo a

los responsables de la empresa conocer en cada momento y desde cualquier lugar los
artículos depositados, así como su valor. Estos programas informáticos suelen
denominarse Warehouse Management Software (WMS)

3. CONTABILIDAD DEL ALMACÉN

De la gestión del almacén dependerá en gran medida el margen de beneficios que Para la contabilidad del almacén
se contemplan los costes de
pueda presentar la empresa, de ahí la importancia de disponer de una buena emisión de pedidos y los costes
estrategia de pedidos y almacenamiento de la mercancía. de almacenamiento

En primer lugar, analizaremos los costes asociados al almacén.

• Coste de emisión de pedidos: la realización de un pedido a un proveedor genera

una serie de gastos adicionales al propio coste del material. Por ejemplo, costes
de transporte, seguros, impuestos, aranceles y gastos administrativos. Por lo
general, el coste será proporcional al número de pedidos que se realicen a lo
largo del año. Si atendemos solamente a este criterio, es más rentable realizar
un pedido de 50 bobinas de cable que dos pedidos de 25 bobinas.

• Coste de almacenamiento: los materiales ocupan espacio en el almacén, y ese

espacio se traduce en un coste económico para la empresa. Además, el almacén
necesita un personal que lo atienda y unas instalaciones adecuadas. En el
siguiente apartado nos detendremos en estos costes.

3.1. Costes de almacenamiento

Podemos desglosar estos costes en los siguientes conceptos:

• Coste del espacio: el almacén podrá ser alquilado o bien propiedad de la

empresa. En ambos casos, esto supone un coste que deberá tenerse en cuenta. Dentro de los costes de
Si el almacén es de alquiler, se tendrá en cuenta el precio mensual por metro almacenamiento se encuentran
el coste del espacio, el coste de
cuadrado. Si el almacén se posee en propiedad, se considerará el coste de
manipulación y el coste de
amortización de la inversión realizada. Además, hay que tener en cuenta el tenencia de stock
coste de oportunidad que supone la inversión en el almacén frente a si se
realizara en un producto con rentabilidad garantizada o en el departamento de
producción de la empresa. El coste del espacio incluye también los gastos en
reparaciones y mantenimiento.

Podemos calcular el coste diario del espacio mediante la siguiente expresión:

Donde Cm2 es el coste anual por metro cuadrado, S es la superficie ocupada y D

el número de días que la mercancía permanece en el almacén.

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Ejercicio 1
Una empresa paga 12.000 euros anuales por el alquiler de un almacén de 700 m 2,
¿cuál será el coste del espacio que debe considerar para una bobina de cable que
ocupa 3 m2 durante 4 meses?

Sol: 16,905 euros

• Coste de manipulación: en este apartado se tendrán en cuenta los costes

asociados a los recursos técnicos y humanos empleados para manipular y
transportar la mercancía en el almacén. Esto comprenderá las carretillas
elevadoras, transpaletas, máquinas de embalar, etiquetadoras..., además del
sueldo del personal del almacén. Este coste suele medirse en euros por hora
(€/h), euros por palé o euros por camión.

• Coste de tenencia de stock: el hecho de disponer de un stock propio permitirá a

El hecho de disponer de un stock
propio acarreará costes
económicos adicionales, como el
coste de oportunidad del capital
invertido y los gastos de seguro
la empresa acometer de una forma más eficaz sus trabajos, evitando
interrupciones, pero también acarreará un coste económico que debe
cuantificarse. Además del propio coste del material, hay que tener en cuenta el
coste de oportunidad del capital invertido, es decir, el rendimiento financiero
que obtendríamos de ese capital si se invirtiera en productos financieros en
lugar de en comprar material. También es importante tener en cuenta los
gastos en seguro, que aumentarán conforme aumente el valor del stock
almacenado. Suele medirse en euros por kilogramo (€/kg) o bien en euros de
coste por cada euro almacenado.

3.2. Métodos para valorar la mercancía saliente

Además de controlar los costes asociados al almacén, es necesario establecer

métodos para valorar la salida de mercancías de este. En muchos casos, los precios de
un artículo variarán entre distintos pedidos, por lo que en el almacén coexistirán
unidades de la misma referencia que han sido adquiridas con un coste distinto según
el momento en el que haya entrado la mercancía o el proveedor que la haya
suministrado.

Para determinar el valor de la mercancía saliente del almacén se utilizan

principalmente los siguientes métodos.

• Método del precio medio ponderado (PMP): consiste en valorar cada unidad de
acuerdo a la media ponderada del precio de adquisición.

Donde C es la cantidad de producto y P su precio de adquisición

4 | José Ignacio Vega Blanco

 Tema 6. Documentación del Almacén

Ejercicio 2

Nuestra empresa dispone en el almacén de 140 interruptores diferenciales que han

sido adquiridas de acuerdo a los siguientes pedidos:

- Pedido 1: 50 unidades a un precio unitario de 22,24 €.

- Pedido 2: 70 unidades a un precio unitario de 20,11 €.
- Pedido 3: 20 unidades a un precio unitario de 24,98 €.

Calcula el precio medio ponderado para dicho artículo

Sol: 21,56 euros/unidad

• Método de primero en entrar, primero en salir (FIFO): en este caso el valor

asignado a la mercancía que sale será el de la que entró hace más tiempo en el
almacén. Es decir, la mercancía que queda en el almacén se valorará con
precios más recientes.

• Método del precio estándar: la empresa determina un precio fijo para la

mercancía saliente. Se utiliza en productos cuyo coste de adquisición no varía El método del precio estándar se
apenas a lo largo del tiempo. utiliza con productos cuyo coste
de adquisición no varía apenas a
• Método de precio más alto en entrada, primero en salir (HIFO): Se valora el lo largo del tiempo.

material que sale del almacén con el precio más alto al que hayan entrado

Es importante destacar que los métodos anteriores se utilizan principalmente a

efectos contables y frecuentemente no se corresponden con el movimiento real de las
unidades del artículo en cuestión.

4. CONTROL DE STOCK
Para cualquier empresa resulta de vital importancia mantener un adecuado control
del stock. En caso contrario, podría encontrarse con situaciones problemáticas, como
quedarse sin existencias de un artículo antes de lo previsto o mantener grandes
cantidades de materiales inmovilizadas durante mucho tiempo.

Los stocks, existencias o mercancías son el conjunto de productos que tiene la

empresa almacenados hasta su utilización o venta posterior. El stock de la empresa
industrial está formado por: materias primas y otros materiales para la elaboración del
producto; productos en curso de fabricación y productos fabricados destinados a la
venta. Mientras que el stock de la empresa comercial o de distribución se compone de
mercancías que se adquieren para la reventa.

4.1. Tipos de stocks

Se distinguen los siguientes tipos de stocks: El stock normal es el necesario

para mantener la actividad de la
• Stock normal: es el necesario para mantener la actividad de la empresa en empresa en las condiciones
habituales
condiciones habituales.

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• Stock máximo: es la máxima cantidad de un artículo que puede existir en el

almacén ya sea por cuestiones de capacidad o por el coste que supone para la
empresa.

• Stock mínimo: es la cantidad mínima determinada por la empresa para un

determinado material, a partir de la cual se debe realizar obligatoriamente un
pedido de reabastecimiento.

• Stock de seguridad: estará situado por encima del stock normal, y corresponde
al stock que la empresa mantiene para poder atender a picos de trabajo o a
imprevistos en la recepción de pedidos.

• Stock óptimo: corresponde a la situación ideal. La cantidad de mercancía

Con el stock óptimo, la empresa
maximiza la rentabilidad del almacenada permite cubrir el ritmo de trabajo de la empresa maximizando a su
almacén vez la rentabilidad del almacén.

• Stock cero: algunas empresas consiguen operar sin almacén. Para ello, deben
realizarse los pedidos a los proveedores de forma que lleguen justo a tiempo a
la instalación. Este método resulta muy difícil de gestionar en la práctica, ya que
requiere una planificación y previsión muy exhaustiva, así como una
dependencia de factores que pueden no estar bajo el control de la empresa
(retrasos de proveedores, problemas logísticos,…).

• Stock medio: es el valor medio del stock mantenido a lo largo de un ejercicio o

año natural.

4.2. Rotura y rotación del stock

Un concepto importante en la gestión de almacenes es el de la rotura de stock. Esto

La rotura del stock se produce
sucede cuando el almacén no es capaz de suministrar la mercancía que se le solicita.
cuando el almacén no es capaz
de suministrar la mercancía que
se le solicita. La ruptura de stock influye negativamente en el funcionamiento de la empresa, por
ejemplo, el proceso de fabricación queda paralizado, se pierden oportunidades de
venta, clientes, etc.

Las causas de la ruptura de stock pueden ser: pedidos inadecuados que no se ajustan
a las necesidades reales; retraso al enviar el pedido de los artículos que se necesitan;
los proveedores retrasan la entrega o no puede servir todas las cantidades solicitadas.

Se puede cuantificar mediante la siguiente expresión:

Por ejemplo, un índice de rotura del stock del 90% indica que el almacén no ha podido
suministrar el 10% de los materiales que le han sido solicitados.

Por otra parte, se entiende por rotación del stock el número de veces que un artículo
entra y sale del almacén en un determinado periodo de tiempo

6 | José Ignacio Vega Blanco

 Tema 6. Documentación del Almacén

Si partimos de la base de que cada salida de material del almacén debe contribuir a la
consecución de un beneficio económico para la empresa, resulta evidente que la La ganancia de una empresa será
mayor cuanto más alto sea el
ganancia será mayor cuanto más alto sea el índice de rotación. Por el contrario, una índice de rotación de las
rotación baja supone la existencia de un importante capital inmovilizado y que tardará mercancías almacenadas
mucho tiempo en generar beneficios.

4.3. Gráfico ABC

La técnica de análisis ABC se basa en el principio de Pareto, según el cual podemos La técnica de análisis ABC se
considerar que aproximadamente el 20 % de los artículos del almacén constituirán el basa en el principio de Pareto

80% del valor y que, por tanto, el 80 % de las referencias solamente representarán el
20% de la valorización.

Para ello, se establecen tres categorías de artículos:

• Clase A: son los artículos que representan aproximadamente el 80% del valor
del stock, y el 20 % del total de artículos.

• Clase B: representan aproximadamente el 15 % del valor del stock y un 30 % del

total de artículos.

• Clase C: estará formada por el resto de los artículos, es decir, solamente un 5 %

del valor del stock repartido entre el 50 % del total de artículos.

Este análisis nos permite comprobar claramente como no todos los artículos
requieren el mismo control de stock. Si necesitamos optimizar el tiempo empleado en
el control de stocks e inventarios, podemos proceder del siguiente modo:

• Clase A: requiere un control exhaustivo, es necesario que el inventario se

actualice instantáneamente tras cada movimiento de entrada o salida.

• Clase B: Es suficiente con un control intermedio.

• Clase C: No es necesario un control continuo de estos elementos, ya que su Para los artículos considerados
valor relativo es bajo. Bastará con programar controles periódicos. de clase C no es necesario un
control continuo, bastará con
controles periódicos
Para aplicar este método se seguirán los siguientes pasos:

1. Ordenar los productos de menor a mayor valor.

2. Calcular el porcentaje en el total de artículos y en la inversión total del

almacén que supone cada producto.

3. Sumar los porcentajes acumulados en base a ambos conceptos.

4. Representar gráficamente y determinar las zonas A, B y C. Para ello en el eje

de abscisas se representará el porcentaje acumulado de artículos y en el eje
de ordenadas se hará lo mismo con el porcentaje acumulado de valor o
inversión.

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RECUERDA

• Los documentos básicos utilizados en el almacén para registrar los

movimientos son la requisición, el pedido, la hoja de entrada y la hoja de
salida.

• Mediante el inventario se contabilizan todas las existencias contenidas en el

almacén. La gestión del inventario se suele realizar con herramientas
informáticas específicas

• Para la contabilidad del almacén se contemplan los costes de emisión de

pedidos y los costes de almacenamiento

• Dentro de los costes de almacenamiento se encuentran el coste del espacio,

el coste de manipulación y el coste de tenencia de stock

• El hecho de disponer de un stock propio acarreará costes económicos

adicionales, como el coste de oportunidad del capital invertido y los gastos de
seguro

• El método del precio estándar se utiliza con productos cuyo coste de

adquisición no varía apenas a lo largo del tiempo.

• El stock normal es el necesario para mantener la actividad de la empresa en

las condiciones habituales

• Con el stock óptimo, la empresa maximiza la rentabilidad del almacén

• La rotura del stock se produce cuando el almacén no es capaz de suministrar

la mercancía que se le solicita.

• La ganancia de una empresa será mayor cuanto más alto sea el índice de
rotación de las mercancías almacenadas

• La técnica de análisis ABC se basa en el principio de Pareto

• Para los artículos considerados de clase C no es necesario un control continuo,

bastará con controles periódicos

8 | José Ignacio Vega Blanco

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AUTOEVALUACIÓN

1. A la petición que realiza el personal encargado de la obra para que el almacén les
suministre el material necesario se la denomina…
• Requisición
• Pedido
• Hoja de entrada

2. A la petición formal que se realiza a un proveedor para que suministre unos

determinados materiales o herramientas se la denomina …
• Requisición
• Pedido
• Hoja de entrada

3. El proceso mediante el cual se contabilizan todas las existencias contenidas en el

almacén se denomina…
• Inventario
• Rotura de Stock
• Contabilidad

4. El coste de oportunidad está relacionado con …

• La emisión de pedidos
• El espacio
• El material almacenado

5. El método por el que la empresa determina un precio fijo para la mercancía

saliente es el …
• Método FIFO
• Método HIFO
• Precio estándar

6. El método por el que el valor asignado a la mercancía que sale será el de la que
entró hace más tiempo en el almacén es el …
• Método FIFO
• Método HIFO
• Precio estándar

7. Al stock necesario para mantener la actividad de la empresa en condiciones

habituales se le conoce como …
• Stock normal
• Stock de seguridad
• Stock mínimo

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8. El stock que permite cubrir el ritmo de trabajo de la empresa maximizando a su

vez la rentabilidad del almacén es el
• Stock normal
• Stock de seguridad
• Stock óptimo

9. Las empresas que utilizan la filosofía del Just In Time suelen operar con …
• Stock normal
• Stock cero
• Stock mínimo

10. ¿Cuál de las siguientes expresiones se corresponde con la definición del stock de
seguridad?
• Corresponde al stock que la empresa mantiene para poder atender a picos de
trabajo o a imprevistos en la recepción de pedidos.
• Corresponde a la situación ideal
• Es el necesario para mantener la actividad de la empresa en condiciones
habituales.

11. El índice de rotura de stocks se define como…

• La relación porcentual entre el material disponible y el material solicitado
• La relación porcentual entre el material no disponible y el material solicitado
• La relación porcentual entre el material disponible y el material no disponible

12. Un índice de rotura del stock del 90% indica que …

• el almacén no ha podido suministrar el 10% de los materiales que le han sido
solicitados.
• el almacén no ha podido suministrar el 90% de los materiales que le han sido
solicitados.
• Existe un 90% de probabilidad de quedarse sin mercancía en el almacén

13. Los artículos de la clase A son aquellos que…

• representan el 80% del valor del stock, y el 20 % del total de artículos.
• representan el 15 % del valor del stock y un 30 % del total de artículos.
• representan un 5 % del valor del stock y un 50 % del total de artículos.

10 | José Ignacio Vega Blanco