U4: GESTIÓN DE COMPRAS

PROCESO DE COMPRAS Y DE ALMACENAJE

Se conoce como gestión de compras a la actividad relacionada con la adquisición de los bienes y servicios cuyo
objetivo es la ejecución de un proceso productivo, comercial o administrativo. Se estudian las condiciones de
mercado, los proveedores y los requerimientos internos de una empresa para producir de manera eficiente algún bien
o servicio. La gestión de compras se lleva adelante por el departamento de compras, se encargan de la gestión de
los insumos necesarios para asegurar y satisfacer las necesidades operativas de la empresa. Hoy en día este
proceso se encuentra automatizado.
Según Gaither y Fraizer :
“El proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos, previa negociación sobre el precio
y condiciones de pago, así como el seguimiento de dicho proceso para garantizar el cumplimiento en condiciones
pactadas.”

Se necesita un estudio constante del mercado, las cotizaciones, los proveedores y otros factores que puedan estar
presentes. En este procedimiento se busca evitar los costos innecesarios de tiempo y de dinero, lo que asegura un
óptimo abastecimiento, satisfaciendo los requerimientos productivos de costo, calidad y disponibilidad de materiales.
Los procesos entonces son:
1) Distribución física: Coordina el flujo de los insumos, las tareas y los mecanismos informáticos que
se emplean para su distribución dentro de la empresa.
2) Trato con los proveedores: Estudio de la oferta, precios, calidad y disponibilidad de materiales, así
como los agentes de intercambios.
3) Proceso de compra: Requerimientos y parámetros de adquisición cuyo objetivo es la optimización
de la relación entre precio de los insumos y su calidad.
4) Organización del proceso y estrategias de compra: determina las responsabilidades, tareas e
instancias de validación para que el proceso se realice en base al estándar de la operatividad óptima.
5) Etapas de la gestión de compras: La gestión de compras es un proceso estandarizado que
dispone de etapas que deben mejorar el rendimiento de la gestión.

6) Determina las necesidades: Implica la planificación logística y operativa, en base a las indicaciones
de cada sector y la dirección de la empresa establece la prioridad y se le asigna un presupuesto.
7) Adquisición: Una vez realizada la cotización, se selecciona un proveedor y se realiza la emisión de
la solicitud de compra y la adjudicación del pedido, luego se emite la orden de pago o de crédito.
8) Recepción de compra: En esta se obtiene efectivamente el pedido, lo que adjudica la
responsabilidad del comprador. La recepción implica el inventario, el registro de stock y el
cronograma de reparto de los bienes, controla la calidad de los bienes.
 9) Almacenamiento: Almacena los bienes para su eventual reparto o su cuidado, las grandes
empresas disponen de propios espacios de almacenamiento los cuales se acondicionan en base a
las características de conservación y almacenamiento de productos.
10) Distribución: Entrega de suministros e insumos a sus sectores correspondientes. Hace referencia
también a las operaciones d entrega y disponibilidad.
11) Inventario y existencia de stock: Hace referencia al ordenamiento, relevamiento y subsiguiente
registro de existencia, refleja los faltantes y sobrantes de los sectores de la empresa.

Las empresas cuentan con un área dedicada a la gestión de compras (departamento de compras), la cual es la
encargada de detectar y analizar oportunamente las diferentes necesidades que surjan al interior para adquirir lo
necesario y continuar funcionando normalmente. Es importante evidenciar que todo elemento referente a la
administración y la gestión de compras está obligado a documentar cada uno de los movimientos que son
gestionados debido a que en muchas oportunidades a ocurrido que se ha invertido el capital de la organización por el
área de compras en productos innecesarios. La creación de almacenes seguros en lugares de trabajo implica cumplir
procedimientos y normas que las empresas y compañías necesitan para el almacenamiento de sus inventarios,
relacionados con la seguridad de sus bienes o productos.

Las funciones del área son:

 Analizar las tendencias del mercado.

 Estudiar y medir los envíos de los proveedores: cumplimiento en calidad y cantidad.
 Mantener con los proveedores relaciones eficientes.
 Buscar soluciones para mejorar los costes de la organización y actuar en coordinación con los demás
departamentos.

¿Cómo gestionar el área de compras?

 Evita la rigidez en tus procesos de compra.

 Gestiona el ciclo de vida de tus contratos.
 Optimiza el flujo de comunicación.
 Escoge adecuadamente a tus proveedores.
 Capacita al personal de compras.
 Utiliza un sistema ERP
o Es un sistema que se crea para controlar el costo de adquisición de bienes en una empresa para ser
más eficiente. Este sistema tiene cuatro beneficios:
1. trazabilidad completa
2. fácil gestión de pedidos pendientes
3. costos de adquisición controlados
4. pagos oportunos.
OPERACIONES PREVIAS
 OPERACIONES POSTERIORES

OPERACIONES
DERIVADAS

Proceso de evaluación de proveedores

Al momento de la compra a un proveedor, hay que evaluar:

 La calidad
 El precio
 Tiempos de entrega
 Condiciones de pago
 Brindan valor agregado
 Cumplimiento (capacidad de respuesta, si cumplen con nuestra demanda)
 Garantía
 Acompañamiento post venta
 Relación (la trayectoria comercial)

Esto permite tener una gestión de compras más rentable, efectiva, eficiente

Para evaluarnos se llevan adelante una serie de etapas:

Proceso de compra
Una vez que evalúo a los proveedores, es interesante que también participen los diferentes actores en el proceso de
compra. Los roles que existen son: comprador, usuario, el que paga, el que decide la compra, el comprador técnico
(verifica si se cumple con los requisitos), los influenciadores (positivos o negativos).

El proceso de compras es un proceso de decisión, en el cual voy a tener que conseguir un resultado (la compra más
eficiente y eficaz) de un conjunto de información y oferentes. Por lo que hay un proceso de elección/decisión en el
que me quedo con el proveedor que me convenga.

La gestión de compras está más vinculada a los costos que a los gastos.

Incoterms (International Commercial Terms)

Los incoterms son términos, de tres letras cada uno, que reflejan las normas de aceptación voluntaria por las partes
en un contrato de compraventa internacional de mercaderías acerca de las condiciones de entrega de las
mercancías. Son términos de aceptación voluntaria entre comprador y vendedor en el comercio internacional Al
comprar en el exterior, si o si, hay que elegir un tipo de contrato, por ende, se establecen condiciones y
especificaciones para realizar la operación. Se decide quién se hace cargo de cada etapa y cada uno de ellos tiene
una documentación.

Se establecen las siguientes reglas:

Se divide en 4 grupos:
En Argentina el que más se usa es el FOB, y en segundo lugar el CIF.

Fundamentos de la Administración de Proyectos

 Tienen un marco de tiempo determinado. Fecha de inicio, fecha finalización.
 Persigue un objetivo, claramente definido
 Tiene una forma de ejecución por etapas y es ejecutado de un modo progresivo.
 Requiere aplicación de recursos

Dimensiones básicas de un proyecto

Norma ISO 21500

La norma ISO 21500 es un conjunto de directrices sobre Dirección y Gestión de Proyectos. Estas directrices,
especifican la manera en que una organización gestiona sus estándares en relación a sus proyectos, procesos,
tiempos de entrega, niveles de servicio, gestión del riesgo. NO es certificable y describe a los procesos de forma
general.
 PMBOK
¿Qué es PMBOK y para qué sirve?
Se trata de un compendio de buenas prácticas, publicado por primera vez en 1996, en el que se describen
directrices, terminologías y otras estandarizaciones, que garantizan una amplia visión de la gestión de proyectos

El PMBOK orienta la gestión, proporcionando datos importantes para que las empresas de todo el mundo sigan
direcciones uniformes con el fin de reducir los fallos, mejorar el rendimiento y tener una previsión más precisa sobre
los resultados. Existen certificaciones PMBOK, y describe de forma detallada los procesos.

Diferencia entre ambas

Estándares de apoyo de la ISO 21.500

Diferencia entre ambos conceptos

Gobernabilidad: Efectividades de resultados

Gobernanza: Principios, políticas y macro de trabajo por medio de las cuales una organización es dirigida y
controlada. GOBER  Como llevas adelante el gobierno NANZAQué medidas llevas adelante en tu gobierno

Conceptos Relevantes
Tarea: PMI el mínimo paquete manejable en un trabajo
Proyecto: Esfuerzo temporal para lograr uno o más objetos definidos. Es la planificación de un conjunto de
actividades para producir determinados bienes o servicios. Son ejecutados por equipos temporales y proveen
salidas, entregables y beneficios. Pueden ser ejecutados solos o como parte de un programa o portafolio mayor.

Programa: Grupo de actividades y/o componentes gestionados en una forma coordinada para realizar beneficios.
Conjunto de pasos lógicos que nos permite realizar una tarea especifica. Son un conjunto de elementos gestionados
de forma coordinada para obtener ventas y sinergias con el fin de obtener objetivos estratégicos y operacionales y
consolidar beneficios.

Operaciones: Son conducidas por equipos estables que ejecutan tareas iterativas, los cuales están enfocados en
sostener a la organización.

Portafolio: Conjunto de proyectos, programas y trabajos relacionados con la operatividad de la organización que
contribuyen a alcanzar objetivos estratégicos.

Caso de negocios: Justificación documentada para soportar la toma de la decisión de comprometerse con un
proyecto, programa o portafolio.

Ciclo de vida del proyecto

El Project Management Institute (PMI) define a este modelo de cinco fases en la Guía PMBOK® del ciclo de vida del
proyecto:

INICIO
Identificar a los patrocinadores y participantes del proyecto, y comenzar la fase de investigación inicial

Documentar el proyecto

 ¿Cuáles son los roles dentro del proyecto? ¿Quién es el gerente del proyecto? ¿Quiénes son los
integrantes del equipo que trabajan con el proyecto? ¿Quiénes son todos los afectados por el
proyecto? ¿Cómo se van a comunicar los detalles importantes del proyecto, como las actualizaciones
de estado? ¿Con qué frecuencia se compartirán?

Plan de comunicación

Entregables del proyecto.

PLANIFICACION
OKR; Objetivos, herramientas, resultados.

SMART; Específico, medible, alcanzable, realista y de duración limitada

CLEAR; Colaborativos, limitados, estacionales, apreciables y optimizables.

 OKR vs KPI
Los OKR y KPI son herramientas importantes para el establecimiento y medición de los objetivos y el rendimiento del
negocio. La definición y el uso adecuado de estos métodos es crítico para el buen funcionamiento de todo el equipo
de trabajo y consolidar una empresa exitosa.

Pero, ¿qué son los OKR y KPI?:

 Los indicadores OKR (Objectives and Key Results) se componen de dos partes: los “objetivos” y los
“resultados clave”. Los objetivos son declaraciones claras y específicas sobre lo que se quiere lograr,
mientras que los resultados clave son métricas específicas que se utilizan para medir el progreso hacia dichos
objetivos.

 Los KPI (Key Performance Indicator o Indicadores Clave de Desempeño) son indicadores que se utilizan para
evaluar el rendimiento de la organización, proyecto o proceso. Hay que aclarar que los KPI son los
indicadores que se consideran más importantes y prioritarios al momento de monitorear el rendimiento de
algo. Sirven para medir la efectividad de un proyecto ¿El proyecto abordó el problema que estabas tratando
de resolver?

Diferencia entre ambas

OKR KPI
Se adaptan a los cambios Se mantienen en el tiempo
Se despliegan en forma horizontal Se despliegan en forma vertical
Son transparentes No necesariamente son transparentes