TEMA 2 LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO

1. CONCEPTO.
La función de aprovisionamiento se puede definir como el conjunto de actividades que
desarrollan las empresas para asegurarse la disponibilidad de los bienes y servicios
externos que le son necesarios para la realización de sus actividades.
De esta definición se deduce que la función de aprovisionamiento abarca desde la fase de
detección y planificación de necesidades, hasta la compra de materiales y la comprobación
de que son adquiridas en las cantidades pactadas.
Es importante distinguir entre comprar y aprovisionar.
- Comprar: función que tiene como objeto aquellos bienes y servicios que la empresa
necesita del exterior, garantizando el aprovisionamiento de las cantidades
requeridas en el momento preciso y en las mejores condiciones posibles de calidad.

- Aprovisionar: función destinada a poner a disposición de la empresa todos aquellos

productos, bienes y servicios del exterior que son necesarios para su
funcionamiento.
Ciclo de aprovisionamiento

El aprovisionamiento lleva implícitas varias operaciones:

 FUNCIÓN ACTIVIDADES

1. Evaluación temporalizada de las necesidades de suministro.

2. Determinación de la gama de productos a adquirir, definiendo
sus características.
Compras
3. Previsión de ventas.
4. Contratación de proveedores.

1. Custodia y protección de existencias.

Almacenamiento 2. Acercamiento de las mercancías a los puntos de distribución.

1. Evaluación del estado financiero de las existencias según las

Contabilización de
normas contables.
las existencias
1. Mantenimiento del volumen de existencias a bajo nivel,
haciéndola compatible con las necesidades de las empresas y
Gestión de
la demanda.
existencias
2. Optimización de ritmos de aprovisionamiento y cantidades de
abastecimiento, reduciendo los costes de las existencias.

1.1 OBJETIVOS DEL APROVISIONAMIENTO.

Los principales objetivos de la función de aprovisionamiento son:
1) Cálculo de las necesidades de la empresa, logrando un inventario suficiente para la
eliminación de las roturas de stock. Esto debe lograrse a través de un conocimiento
exhaustivo de demanda esperada en cada momento, y de las características de los
potenciales proveedores, debiendo encontrar una fuente de suministros competente
y fiable.
2) Minimizar la inversión en inventarios, aproximando el sistema al Justo a Tiempo.
3) Establecimiento de un sistema de información eficiente, cooperando con los distintos
departamentos implicados.
4) Contribuir al logro de los objetivos establecidos por la organización
Estos objetivos requieren un adecuado conocimiento de la situación del mercado (tanto de
proveedores como de clientes) y una detallada programación de las operaciones, para así
lograr una reducción en los costes de producción y una mejora en el nivel de servicio.

2. FASES DE LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO.

La gestión de aprovisionamiento tiene el objetivo de conseguir la mejor gestión al menor
coste posible.
Las fases que se pueden identificar en esta función son los siguientes:

FASE ACTIVIDADES

Planificación 1. Conocimiento detallado de las necesidades de la empresa.

 2. Determinación de las condiciones para satisfacer dichas
necesidades.

1. Investigación de la oferta del mercado.

2. Preselección de proveedores potenciales.
Preparación
3. Petición de ofertas.

1. Análisis y comparación de las ofertas recibidas.

2. Negociación con los emisores de tales ofertas.
3. Elección del proveedor.
Realización
4. Realización del pedido.
5. Conformación de facturas.

1. Vigilancia y reclamación de entregas.

2. Control cualitativo y cuantitativa de ofertas.
Seguimiento
3. Devolución de las partidas no conformes.

1. Gestión de los embalajes y residuos generados en la

Operaciones recepción de las mercancías.
2. Organización de las existencias recibidas.

2.1 PLANIFICACIÓN DEL APROVISIONAMIENTO.

Dada la importancia de esta fase, merece la pena ver con detenimiento las operaciones que
conlleva.
La planificación de aprovisionamiento ayuda a decir decidir qué comprar, cuándo y a qué
proveedor, y una vez adquiridos, a distribuir de forma óptima los espacios disponibles en
función a todos los productos que se encuentran en inventarios.

FASE ACTIVIDADES

1. Establecer las condiciones de negociación con los

proveedores.
Contratación de 2. Seleccionar y evaluar a los distintos proveedores.
proveedores 3. Contratar a los proveedores que mejor se ajusten a las
necesidades de la empresa.

1. Fijar los objetivos y medios disponibles para alcanzarlos.

Objetivos del periodo

Presupuesto anual 1. Confeccionar el presupuesto anual del departamento.

1. Organizar los trabajos en el departamento, asignando las

distintas tareas a sus miembros.
2. Potenciar la colaboración y sinergias con otros
departamentos de la empresa. Fundamentalmente
Operaciones del producción y ventas.
departamento 3. Programar la formación adecuada a las necesidades del
departamento.
4. Realizar la política de motivación y evaluación del personal
del departamento.
 1. Controlar el cumplimiento de las condiciones pactadas con
los proveedores.
2. Establecer un programa de evaluación constante de los
Control proveedores.
3. Controlar el cumplimiento de los objetivos marcados.

La planificación del aprovisionamiento se ve condicionada por muchos factores, entre los

que destacan los siguientes:

FACTORES QUE CONDICIONAN LA PLANIFICACIÓN DEL APROVISIONAMIENTO.

El nivel de servicio, denominado también ciclo del nivel de

servicio, es un indicador que señala la probabilidad de
disponer de stock suficiente para abastecer la demanda. De
esta manera, si el nivel de servicio de una determinada referencia
Nivel de servicio es del 90%, esto significa que existe una probabilidad del 90% de
que la demanda de dicho producto no exceda la oferta disponible
o, dicho de otro modo, que teóricamente 90 de cada 100 clientes
verán satisfecha su demanda en los tiempos previstos.

Se centra en la forma en que se van a manejar los niveles de

stocks de los productos, lo que incluye las decisiones relativas a
Política de inventario la ubicación de los mismos a lo largo del circuito de
aprovisionamiento.

Supone calcular todos los costes asociados desde el traslado del

producto desde el origen hasta el destino final, así como los
condicionantes particulares que pudieran requerirse para su
transporte, almacenamiento o manipulación, incluyendo:
Ubicación de origen y ✓ Medios de carga y descarga.
destino ✓ Disponibilidad del producto.
✓ Ocupación de los muelles de carga.
✓ Tiempos del proveedor, de gestión y todos los referentes
a la recepción.

El transporte supone, generalmente, el elemento individual más

importante en los costos de logística para la mayoría de las
empresas (en muchos casos supone entre uno y dos tercios de
Medios de transporte los costes totales de la logística).

3. IMPORTANCIA DE LOS APROVISIONAMIENTOS.

Como elemento fundamental en el cumplimiento de los objetivos de la empresa, se debe considerar

el aprovisionamiento como un área clave sobre la que actuar para lograr la generación de beneficios.
La estrategia del aprovisionamiento, en cuanto elemento generador de beneficios, tiene las siguientes
características:

1- El ahorro en esta área tiene un efecto multiplicador.

2- El capital ahorrado se traduce inmediatamente en beneficio, sin salir de caja.

3- Las modificaciones no suelen exigir grandes inversiones ni complicaciones laborales.

4- Es un área en la que se puede participar de la mejora del producto (por ejemplo, eligiendo productos
de mejor calidad) y el servicio ofrecido al cliente (como en el caso de optimización de la logística
inversa).

5- Los beneficios de las modificaciones perduran en el tiempo.

6- Es un área con muchos puntos de mejora, sobre todo a través del uso de la tecnificación.

Por otro lado, el aprovisionamiento es una actividad que está sometida a muchas variables, lo que
implica también una fuente de incertidumbre para las organizaciones. Entre los riesgos que podemos
identificar, destacan los siguientes:

A) Constantes cambios en los mercados de suministros.

- Agotamiento y escasez de materias primas ligados a incrementos de precios.

- Intervenciones de los gobiernos y otros sucesos inesperados.
- Oferta de productos creciente desde diferentes mercados o países.
- Variaciones en costes de capital y tipos de cambio.

B) Distinto poder de negociación respecto a los proveedores, según la situación.

C) Nivel de importancia como clientes ante los proveedores.

3.1. EL APROVISIONAMIENTO COMO FUENTE DE INFORMACIÓN.

Un elemento esencial de la logística es la circulación de la información. El departamento de
aprovisionamiento aporta informaciones relacionadas con las diferentes áreas de la
empresa y contribuye a la correcta toma de decisiones. Estas informaciones de pueden
clasificar según el orden en que afectan a la empresa.

INFORMACIONES QUE APORTA EL ÁREA DE APROVISIONAMIENTO

Entendiendo el precio estándar como resultado de precios

históricos de compras de materiales con una corrección de
Establecimiento del actualización, se puede resaltar la importancia de esta
precio estándar. información para realizar presupuestos y ofertas de los productos
o servicios de la empresa.

Posibilitan proyectar los diferentes presupuestos de compras que

Gastos de compras por se asignan a los diferentes departamentos o áreas.
Se pueden establecer controles para sacar conclusiones y tomar
departamentos.
decisiones sobre las desviaciones.
 Permiten decisiones como subcontratar o fabricar, al disponer de
Gastos de compras por información de precios de compra de productos o servicios que
se corresponden con una determinada fabricación o proyecto.
fabricantes.
Facilitan el control de los presupuestos de producción.

Permiten la selección de proveedores que posibiliten una

colaboración cada vez mayor basándose en una confianza
Mercados de mutua, compartiendo la información.
La búsqueda de la calidad implica la evaluación continua y
proveedores.
profunda de los proveedores, la flexibilidad del control interno y
la colaboración con el cliente.

Posibilita decidir sobre la aplicación de estrategias de integración

hacia atrás, conociendo datos sobre productos semielaborados
que puedan ser fabricados en vez de adquiridos.
Mercado de productos.

3.2 INFLUENCIA DE LOS APROVISIONAMIENTO EN LOS COSTES.

La función de aprovisionamiento tiene una influencia directa en el rendimiento económico de
la empresa.
En aquellas organizaciones que presentan alguno de estos condicionantes, dicho influjo es
determinante:
- Alto coste de los materiales.
- Margen final reducido.
- Incrementos de costes que no se reflejan en precios.
Generalmente los responsables de la función de aprovisionamiento intentan mejorar los
resultados de la empresa actuando sobre las siguientes variables:
1- Coste de materiales, asociado al “principio de palanca”
2- Financiación de proveedores.
3- Inversiones en existencias.

3.2.1 PRINCIPIO DE PALANCA.

Generalmente las empresas tienden a invertir recursos en incrementar las cifras de ventas
sin tener en cuenta que un pequeño aumento de las mismas no contribuye mucho al beneficio,
al llevar aparejado un incremento en los costes variables.
Sin embargo, una pequeña reducción en el coste de compras puede equipararse en
beneficios a un aumento por ventas muy grande; es lo que se conoce como “principio de
palanca.
La incidencia en beneficios que ejerce la gestión de aprovisionamiento se maximiza cuando
el coste de materiales se puede descomponer en las siguientes variables:
1-Rappels.
2- Transportes.
3- Seguros

Si una empresa tiene un margen de beneficio del 5% sobre las ventas, y un gasto de compras
igual al 50% de las ventas, puede aumentar los beneficios en un 100% con una reducción del
gasto del 10%.

3.2.2 FINANCIACIÓN DE PROVEEDORES E INVERSIÓN DE EXISTENCIAS.

Una forma de mejorar la liquidez de las empresas y reducir las cargas financieras proviene
de aumentar el plazo de pago a proveedores. De esta forma la empresa puede sustituir una
financiación bancaria (préstamos sujetos a intereses) por una financiación gratuita de
proveedores.
Un aspecto fundamental es la condición de capital inmovilizado de las existencias. Por ello
es necesario reducir el número de ellas al mínimo imprescindible para mantener el nivel de
producción previsto, lo que implica un aumento del índice de rotación y una menor
financiación, logrando un aumento en la relación beneficio-inversión.

4. CAMBIOS EN LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO.

ASPECTO PASADO TENDENCIA ACTUAL

1. Autoabastecimiento. 1. Aprovisionamiento
En general exterior. (subcontratación)

1. Muchos proveedores. 1. Pocos proveedores.

2. Selección basada en el precio. 2. Valoración del servicio
3. No existe la evaluación como método de
homologada de proveedores. selección del proveedor.
Actitud hacia 4. Se transmite la mínima 3. Evaluación de selección
proveedores información. de proveedores.
4. Se comparte la
información real de forma
abierta.

1. Tendencia a almacenar 1. Tendencia a reducir

grandes cantidades de stocks.
existencias. 2. Se compran cantidades
Actitud ante stock 2. Compra en grandes lotes. pequeñas y aumenta la
frecuencia de las
adquisiciones.

Concepto de 1. Optimización individual. 1. Optimización global.

optimización
 1. Cercanas. 1. Mixtas, consecuencia de
2. Dispersas. la globalización.
Fuentes de
2. Agrupadas.
aprovisionamiento

1. Poca. 1. Planificación de
2. Acciones a corto plazo. necesidades.
Planificación 2. Negociaciones a largo
plazo

1. Prima la función 1. Mayores niveles de

administrativa. responsabilidad.
Importancia del 2. Consideración de las
aprovisionamiento compras como función
estratégica.

Influencia del tipo de 1. Poca. 1. Mucha.

artículo en el
aprovisionamiento
1. Adaptación del comprador a
los estándares del vendedor.
2. Control de calidad de los
productos comprados.
Calidad de compras
1. Niveles de calidad
exigibles por el
comprador.
2. Garantías.
3. Acuerdos de calidad
concertada.
4. Cofabricación o
agrupación de stocks.
5. Relaciones abiertas.

1. Integración vertical (consiste en 1. Subcontratación.

acceder a nuevos sectores
para favorecer la
Orientación estratégica competitividad de sus
productos)
2. Competencia en precios.
2. Especialización.
3. Mejora del nivel de
servicio.

1. Lenta. 1. Cada vez más rápida.

Comunicación
1. En manos del cliente. 1. Compartida.
Innovación 2. De carácter general. 2. Especialidad.

1. El precio. 1. El producto adecuado.

2. Tiempo y lugar de
Objetivo de la
suministro.
negociación
3. Precio justo.

1. En manos del proveedor. 1. Cada vez más, en manos

Transporte del comprador.

1. La empresa compradora 1. La empresa compradora

diseña sin contar con el diseña en colaboración
Diseño
suministrador. con el suministrador.

Relación comprador – 1. Inexistentes. 1. Abiertas.

suministrador. 2. Gran desconfianza. 2. Colaboradoras.
 3. Basadas en el interés
común.
4. Orientadas a la
integración.

5. PROGRAMAS INFORMÁTICOS PARA LA PLANIFICACIÓN, PROGRAMACIÓN Y

CONTROL DE LA PRODUCCIÓN.

- MES (Manufacturing Excution System-Mondragón Sistemas)

Es una plataforma informática que enlaza, a nivel de planta, el sistema ERP (ERP son
las siglas en inglés de "planificación de recursos empresariales", gestiona todos los procesos
centrales necesarios para operar una empresa: finanzas, RR. HH., cadena de suministro,
servicios, compras y otros. En su nivel más básico, el ERP integra estos procesos en un solo
sistema), con los recursos productivos (máquinas, líneas de trazabilidad, etc.

Su objetivo es aumentar el nivel productivo de la planta a través de la optimización en

la gestión de los recursos, mejorando:

A) El rendimiento de las maquinas a través del control del estado de las

mismas.

B) La gestión de OF, es decir, saber en cada instante el estado de la orden de

fabricación, su cantidad pendiente, fabricación realizada, fecha de finalización
prevista, etc....

C) La trazabilidad, tanto en sentido ascendente como descendente.

D) La logística, mediante etiquetado con códigos de barras de lotes

intermedios y finales, actualizando de forma automática los almacenes
(producciones y consumos).

F) El control de calidad en planta, manual y automático, a través de la

integración de equipos de medición.

www.msigrupo.com

- MAPEX

Es una organización especializada en Software para la Captación de Datos y sistemas M.E.S. de

control de producción, calidad y mantenimiento.
Ofertan programas agrupados en módulos funcionales que pueden trabajar independientes,
con integración directa con los ERP más habituales, y con conexión directa a las señales de
máquinas y de proceso que sean necesarias.
 www.mapex.es

- EDISA

También de carácter modular, ofrece una amplísima funcionalidad cubriendo la totalidad de

los ámbitos de la empresa. Se caracteriza por un manejo fácil e intuitivo
www.edisa.es

- MARINO ERP
Como los anteriores, tiene carácter modular y está destinado a la optimización de los recursos
de la empresa.
https://marino-erp.com/marino-erp/

- SAP ECC 6.0

Este sistema se creó en Alemania en 1972 y hoy en día es el mayor proveedor de servicios de
software.
Comprende muchos módulos integrados que abarcan prácticamente todos los aspectos de la
administración empresarial, lo que proporciona la posibilidad de sustituir un gran número de
sistemas independientes por un solo sistema modular. Cada módulo genera una función
diferente, pero está diseñado para trabajar con otros. Los módulos disponen de submódulos
con distintos contenidos.

https://www.sap.com/spain/index.html

- SAAS (sistemas basados en la nube)

Con el software basado en la nube el tiempo requerido para implementar y adaptarse al
sistema es mucho menor que con el ERP tradicional. El usuario lo encuentra más fácil. Los
proveedores del sistema son responsables del desarrollo e instalación de las actualizaciones;
estas suelen tardar menos tiempo que en los sistemas tradicionales y no interfieren con las
operaciones del negocio
SAP ofrece este tipo de servicios

- NETSUITE
De configuración modular, administra aspectos como la gestión financiera, la cadena de
suministro y gestión de inventario, envíos y control de los mismos, gestión de reconocimiento
de ingresos, análisis e informes financieros, etc.

https://www.google.com/aclk?sa=l&ai=DChcSEwjE_OHng9vzAhXYhtUKHXYLAZ4YABAAGgJ3c
w&ae=2&ei=Rh1xYcmdGKauwbkP8OGI2Ao&sig=AOD64_3ocx9zGi83M74KGI7ucY42yKKJDA&
q&sqi=2&adurl&ved=2ahUKEwjJ2M3ng9vzAhUmVzABHfAwAqsQ0Qx6BAgCEAE

Ejemplos de decisiones en el área de aprovisionamientos.

1- Una empresa tiene un proveedor habitual al que se paga en 90 días sin recargo. Dicha
organización pasa por dificultades e intenta negociar un aplazamiento del contrato a 160 días
para una operación que asciende a 100.000 euros, sin que los costes financieros que cargue
el proveedor superen el 12% anual.
El proveedor pretende cargar un 1,5% de gastos financieros por el retraso.
Solución:
A 80 días …............... 100.000 euros.

A 120 días .….............100.000 euros.

+ 1,5% 1.500 euros.
101.500 euros.
Trasladando el recargo por los 70 días de más (160 – 90) en su equivalente para un año y se
obtiene un porcentaje que resulta menor que el máximo indicado del 12% anual

Teniendo en cuenta que el límite objetivo era del 12%, y que el ofrecido por el proveedor es
del 7,82%, interesa aplazar el pago.

2- Dada una empresa con una buena situación financiera, se pretende negociar adelantos de
pago con el proveedor. La operación es de 50.000 euros, antes pactada para 90 días.
Se ofrece un adelanto del pago de 80 días, por el cual se ofrece un 3% de descuento. El tipo
financiero de referencia es del 11% (precio del dinero)
Solución:
 - A 90 días: 50.000 euros.
- A 10 días: 50.000 euros
-3%: 1.500
48.500 euros
1.500 / 48.500 = 0,0309, es decir un 3,09% respecto al total para esos 80 días de demora al
que se renunciaría.
En términos anuales sería: 3,09% x (365 / 80) = 14,098%
El tipo de descuento obtenido (14,098% en términos anuales), es superior al tipo determinado
por el precio del dinero (11%).
En este caso, el coste de no pagar por adelantado es superior al de realizar una inversión
alternativa con ese dinero (1.500 euros); de ahí se concluye que es conveniente pagar por
anticipado y acogerse al descuento.
Si el coste a pagar anticipadamente fuese inferior al de otra inversión alternativa no
deberíamos anticipar el pago.

3- Ante el pago a un proveedor de un pedido por importe de 6.000 euros, se plantean dos
posibilidades:
- Al contado en un único plazo.
- En tres pagos trimestrales de 2.160 euros cada uno.
Para calcular la mejor alternativa, se debe calcular la equivalencia de crédito para el pago
fraccionado.
El total a pagar con el pago fraccionado será: 2.160 x 3 = 6.480
Se calcula el vencimiento promedio: (3+6+9)/3 = 6 meses.
Si el interés generado en 6 meses (vencimiento promedio) es de 480 euros, el tipo aplicado
será (480 / 6000) del 8%.
Anualizando el tipo vemos que, si en 6 meses es del 8%, en 12 meses será del 16%.
Si el recargo de otras alternativas de financiación fuese superior al 16% de este pago
aplazado, entonces convendría aceptar el pago aplazado para esta operación y optar por el
pago en solo plazo en la operación alternativa.

MATERIAL COMPLEMENTARIO
https://educajcyl-
my.sharepoint.com/:u:/g/personal/jlgonzalezf_educa_jcyl_es/EdLlQOAadEZEmv4q7J2t_PgB
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Aprovisionamiento
Función estratégica de aprovisionamiento

Lean vs Kaizen - Las raíces del Sistema Productivo Total y la Mejora Continua.
Webinar | Claves de Gestión del Almacén | FBT