ACTA DE CONSTITUCION DE PROYECTO.

CREACION DEL DEPARTAMENTO DE CAPACITACION DE LA EMPRESA

INMARK COLOMBIA S.A.S

YUBER PERAFAN LOPEZ

VIVIANA RAMIREZ HERNANDEZ

ERIKA MANZUR

Universidad la Gran Colombia

Facultad de Posgrados – Especialización virtual en Gerencia

Gerencia de Proyectos

Dr. JACOBO BERACAZA PALENCIA

Bogotá, Colombia

04 de diciembre de 2022
 FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
Y EMPRESARIALES

ACTA DE CONSTITUCION DE PROYECTO

Identificación del proyecto: IMC/ LT/ COLOMBIA-001-2022

Nombre del Proyecto: “CREACION DEL DEPARTAMENTO DE CAPACITACION

DE LA EMPRESA INMARK COLOMBIA S.A.S”. Fecha: Diciembre 4 del
2022
Unidad de Negocio: servicios de capacitación para el personal interno Stakeholders,
creación de material de estudio y manuales de procedimiento según área.
Promotor del proyecto, Gerencia General
Gerente del proyecto: YUBER PERAFAN
Propósito O Justificación del proyecto
El propósito de la creación de este departamento será incrementar el valor corporativo,
difundir a cada Stakeholders de la compañía las estrategias que deben ponerse en práctica
para alcanzar las metas que se propone la empresa con el fin de acercarse al cliente con un
excelente conocimiento para lo que están diseñadas, cumpliendo con los principios y
justificando el propósito para el que debe ser creado el departamento de capacitación,
cumpliendo con el lineamiento de PMO.
Objetivos medibles del Proyecto:
Se definen los siguientes objetivos para el departamento de capacitación:

 Incrementar la productividad
 Promover un ambiente seguro del empleado
 Desarrollar una mayor competitividad

Descripción del proyecto o requisitos del producto del proyecto.

Teniendo en cuenta que muchas veces los empleados de la mayoría de las empresas deben
tener constante capacitación y conocimiento del producto ofertado, se ha considerado
implementar una estrategia viendo esta necesidad a través de la creación de un
departamento de capacitación idóneo, con los siguientes requerimientos.

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Este requerimiento surge ante la constante necesidad de retroalimentación de la

información de producto para los asesores comerciales antiguos y la alta contratación que
los diferentes proyectos necesitan, esta labor está en el momento bajo la responsabilidad
de los coordinadores comerciales, para lo cual ellos bajo sus funciones no cuentan con el
tiempo de realizar el proceso con altos índices de calidad y tiempo idóneo.
la deserción del personal por la constante falta de información de proceso y producto,
muestra una clara necesidad de la creación de este departamento.
para evidenciar el resultado de esta área para la empresa se realizarán evaluaciones de
desempeño una vez se implemente con el personal el desarrollo de estas capacitaciones. Así
mismo cabe resaltar que una capacitación efectiva será la mejor práctica, ya que no sólo
solucionará problemas actuales, sino que a largo plazo los empleados con mayor
experiencia podrán hacer parte de su equipo de trabajo a nuevos aspirantes de manera más
eficiente.
Interesados del proyecto o partes interesadas / Stakeholders

STAKEHOLDERS/
STAKEHOLDERS/
No NOMBRE CARGO EXTERNOS "
INTERNOS
CLIENTES"
PROYECTO YUBER
1 PICHINCHA PERAFAN DIRECTOR RICARDO ORTIZ
DIRECTOR
2 PROYECTO ITAU LICED REY A SOLEDAD PULIDO
PROYECTO AV CESAR
3 VILLAS GONZALEZ DIRECTOR WILSON ESCOBAR
MARCELA DIRECTOR
4 MERCADEO OCHOA A SANDRA ALVALEZ
DIRECTOR
5 TAS PHONE NUBIA JIMENEZ A LILIAN PEDRAZA
6 TAS FORCE CARMEN GERENTE JUNTA DIRECTIVA
 BARCENA

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CRITERIOS DE ÉXITO.
 Nivel de bienestar en el incremento del conocimiento del producto ofertado del
equipo comercial en las áreas de la compañía, Inmark Colombia S.A.S.
 Incremento del valor corporativo de Inmark Colombia S.A.S.
 Manuales de procedimiento de áreas y funcionarios de Inmark Colombia S.A.S.
 Implementación de estrategias comerciales internas y externas para optimizar las
metas y resultados de Inmark Colombia S.A.S.
 Encuestas de satisfacción a los empleados del conocimiento trasmitido y su
retroalimentación periódica par Inmark Colombia S.A.S.
 Implementación del PMO para la evaluación de los pasos necesarios de los
diferentes proyectos Inmark Colombia S.A.S.
 Puesta en marcha del conocimiento y experiencia del manejo de las fuerzas
comerciales para incrementar las ventas de nuestros clientes.

FACTORES CRITICOS
 Convocatoria y cumplimiento del personal para las jornadas de capacitación en
Inmark Colombia S.A.S.
 Consolidación de los manuales y procesos durante el ciclo del proyecto para Inmark
Colombia S.A.S.
 Conocimiento del funcionamiento interno de los procesos en la compañía.
 Socialización del proyecto en la empresa.
 Cumplimiento técnico, teórico, humano de las funciones ante la gerencias de
Inmark Colombia S.A.S.

ENTREGABLES DEL PROYECTO

 Manuales de procedimiento de cada área inherente.
 Manuales de diligenciamiento
 Manuales de clínicas de ventas
 Manuales de gestión
 Compromisos operativos
 Metas comerciales
 Informes de satisfacción del cliente interno y externo.
  Manuales de políticas de seguridad de la información
 Métrica de los tiempos de ejecución de cada tema tratar.

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CRITERIOS DE ACEPTACION
 Unificación de los formatos para los uniformes que la compañía exige.
 Base unificada de asistencia a las capacitaciones.
 Tabulación de cifras estadísticas del avance y porcentaje de cumplimiento de las
metas.
 Análisis gráficos diagramados que expresen y evalúen el avance del proyecto.
 Puntos a mejorar
 Recomendaciones para Stakeholders.

RIESGO DE ALTO NIVEL

AMENAZA

❖ Falta de compromiso de los integrantes de la compañía

❖ Falta de compromiso de las áreas de la empresa
❖ Fallas en los cronogramas de actividades
❖ Falla en la implementación de los manuales de capacitación
❖ Falla en el nivel de satisfacción de los conocimientos impartidos
❖ Falla en el profesionalismo del sub director de capacitación

OPORTINIDADES

❖ Incremento del conocimiento del personal

❖ Compromiso idóneo de las ares de la empresa
❖ Compromiso idóneo de los integrantes de la compañía
❖ Aprovechamiento del material impartido en las jornadas de capacitación, para el
perfecto conocimiento del producto y su gestión.
❖ Profesionalismo y excelente conocimiento del sub director de capacitación.
 ❖ Incremento de la productividad.
❖ Promoción de ambiente seguro de la empresa
❖ Desarrollo de una mayor competitividad.
❖ Refuerzo de los lineamientos corporativos
❖ Generación de sentido de pertenencia de los empleados hacia la compañía.

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PRESUPUESTO
El presupuesto se estima en una inversión anual de $ 50.000.000 millones de pesos.

SUPUESTOS. RIESGOS

SUPUESTO Se cuenta con un equipo comercial de Inasistencia de algún

1 coordinadores expertos en la información miembro de la compañía
que apoyaran al sub director de inmerso en el proyecto para
capacitación en le ejecución del proyecto. Inamrk Colombia S.A.S.
SUPUESTO Se cuenta con tiempo proyectado para cada Incredulidad en el proyecto
2 etapa y proceso que se ejecutara en el por algún funcionario
proyecto para Inamrk Colombia S.A.S. inmerso en el proyecto para
Inamrk Colombia S.A.S.
SUPUESTO Se ejecutará la entrega de cada una de las Por riesgos inherentes se
3 faces de la sub gerencia de capacitación puede llegar al
para Inamrk Colombia S.A.S. incumplimiento de los
entregables para Inamrk
Colombia S.A.S.
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PRINCIPALES INDICADORES DEL PROCESO: GRADO

DE MADUREZ EN CONOGRAMA
LA GESTION DEL PROYECTO EN
DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE
CAPACITACION PARA LA EMPRESA INMARK
COLOMBIA
PRESENTACION DEL PROYECTO, AREA DE CAPACITACION
FASE INICIAL, MARCO TEORICO PARA EL DEPARTTAMENTO
DE CAPACITACION DE INMARK COLOMBIS SAS,
FASE DE EJECUCION DEL PROYECTO, PRESENTACION,
SOLCIALIZACION, CORRECCIONES, METODOLOGIA,
ANALISIS,
PLAN ESTRATEGICO E IMPLEMENTACION DEL PROYECTO
ANALISIS DE RESULTADOS POR LA GERENCIA