Capitulo 6.

ESTUDIO ADMINISTRATIVO Y ORGANIZACIONAL

DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

Nombre de la empresa: ESCAR S.A.

Misión:

ESCAR S.A. es una empresa comprometida con el sector de petróleos y Colombia

al ofrecer una alternativa para el tratamiento de aguas naturales que cumple y
supera sus competidores, a la vez de cumplir los protocolos de para el tratamiento
no agresivo del agua, siendo una empresa amigable con el medio ambiente.
Proveyendo servicios de asesorías, instalación y mantenimiento de plantas de
refinación de aguas.

Visión:

ESCAR S.A. busca ser una la mejor empresa de Colombiana en la asesoría ,

instalación y mantenimiento de plantas de refinación de aguas, reconocida por la
calidad del producto así como por la competencia de los trabajadores llegando a
estar entre las mejores del mercado nacional e internacional.

OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

Los objetivos establecidos son los siguientes:

 Crear conciencia en el uso indiscriminado de agua potable en las industrias

petroleras.
 Reducir el consumo de agua natural para evitar una transformación masiva
en el ambiente
 Tener una participación del 35% en el mercado local para el primer
semestre de funcionamiento de la empresa.
 Satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.

 Para el segundo año de funcionamiento ESACR busca estar posicionada

dentro de las mejores empres solo en la instalación y acesori de plantas
para el tratamiento de agua.
 Contribuir con el desarrollo de Ecopetrol prestando un mejor servicio
ambiental.
 En el transcurso del tercer año se busca tener como cliente a por lo menos
2 grandes empresas con concesiones petrolíferas en el país.
  Para el quinto año el objetivo es estar éntrelas mejores empresas de este
tipo en Colombia para comenzar a incursionar en el ámbito mundial.
 Apoyar al desarrollo de la comunidad generando nuevos empleos.
 Contar con una solida estrategia de ventas basada en datos históricos
(cinco años) para dar a conocer el producto en países de habla no hispana.

VALORES ORGANIZACIONALES

Estos valores contribuyen a la realización de un trabajo ético y solidario, le

permiten a la empresa proyectarse hacia el futuro con seguridad y solidez.

 Respeto: Permite la buena y sana comunicación entre todas las personas

que intervienen en la empresa como lo son trabajadores, clientes,
proveedores, accionistas…

 Responsabilidad y cumplimiento: Las obligaciones adquiridas por la

empresa son muy importantes y se trabaja constantemente en ellas para
ser llegadas a cabo en el tiempo inicialmente establecido para mantener
una buena imagen.

 Identidad: permite a los empleados de ESCAR el sentirse identificados con

una empresa que favorece sus familias y por ende colabora con el
desarrollo del país para dar lo mejor de sí en cada contrato.

 Respaldo y competitividad: La empresa ofrece a los clientes productos de

óptima calidad, precios competitivos y valor agregado como instalación y
asesorías gratuitas para satisfacción mutua.

 Capacitación e innovación: El equipo humano de la empresa es capacitado

continuamente en cada una de sus áreas específicas, y así ayudar al
desarrollo y evolución de la empresa.

POLÍTICA DE CALIDAD

La política de calidad es la búsqueda de la excelencia en los productos ofrecidos,

buscando dar lo mejor de la empresa y su futuro crecimiento para que cada cliente
se sienta satisfecho de contratar los servicios ofrecidos por ESCAR.

En ESCAR S.A. se produce y comercializa, procesos y productos para la el uso

del agua en la industria petrolera, dando al mercado los mejores productos
relacionados con esta actividad para facilitar el desarrollo del país en cuanto a
competitividad y desarrollo tecnológico.

Esta empresa facilita el contacto empleado cliente para generar una interacción
que favorezca el entendimiento de las necesidades del cliente y las soluciones que
propone la empresa ; generando así el crecimiento empresarial al contar con la
colaboración de sus clientes para una mayor eficiencia y solución de los
problemas.

POLÍTICAS EMPRESARIALES

Para que la empresa sea rentable y de un muy posicionamiento es necesario tener

control en los actos y actitudes de diferentes áreas consideradas como
importantes para el desarrollo empresarial; por esta razón es necesario establecer
lineamientos que permitan el buen funcionamiento de ESCAR S.A.

 Política de ventas: proporcionar un adecuado sistema de interacción cliente

empresa para proporcionar el producto que satisfaga las necesidades
básicas y secundarias del cliente ofreciendo precios más bajos que los de
la competencia al ser una empresa nueva y en crecimiento.

 Política de calidad: La empresa se compromete a ofrecer productos con

altos estándares de calidad, además de la correcta instalación de sus
productos.

 Política ambiental: ESCAR S.A. es una empresa consiente del uso excesivo
del agua en la industria petrolera por esta razón la empresa está sujeta a
cambios en sus productos que favorezcan el mínimo uso de este recurso;
atreves de investigación y desarrollos tecnológicos.

 Políticas del personal: Esta lineamiento es el de mayor importancia para

ESCAR S.A.; ya que al ser una empresa innovadora en su trato con los
clientes debe contar con personal capacitado para tratar con todo tipo de
representantes, y su personal debe ser sociable y ofrecer un ambiente de
confianza; logrando así establecer una relación de cooperación mutua
entre el cliente y la empresa.

FUNCIONAMINETO INTERNO DE LA EMPRESA

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Para alcanzar las metas hasta ahora propuestas se debe establecer un orden
empresarial necesario para establecer las funciones de cada empleado de esta
forma; Las actividades se agrupan en tres áreas las cuales son:
 Área Descripción Cargo Personal
Administrativa Dirigir las actividades Presidente 1
y los recursos de la Gerente administrativo 1
empresa Asistente de gerencia 1
contador 1
Recepción 1

Operativa Garantizar el correcto Jefe de diseño 4

funcionamiento en el Jefe de calidad 2
proceso de diseño e Operarios de instalación 4
instalación. de productos
Auxiliar 4
Personal de aseo 2
Comercial Desarrollar planes Asesor comercial 2
para mejorar las vendedores 4
relaciones empresa-
cliente, y estrategias
para llegar a más
empresas que
demanden éste gas
refrigerante.
Total 25

Los cargos están sujetos la expansión del personal debido a se espera tener una
cobertura mucho mayor que la que se tiene al comenzar la empresa
 ORGANIGRAMA

Teniendo en cuenta la estructura organizacional del ítem anterior, se muestra a

continuación el organigrama de la empresa de forma jerárquica.

JUNTA DE SOCIOS
Asistente de
gerencia
Presidente

Gerencia Administrativa Gerencia Operacional Gerencia Comercial

Contabilidad y talento Jefe de Jefe de Asesor comercial

humano diseño calidad

Vendedor
Auxiliar Auxiliar

Operarios de instalación
de productos

Personal de aseo

DEPARTAMENTOS

 Administrativo: encargado de los clientes más grandes, de la toma de

decisiones para contratos muy complejos y de gran inversión, y encargado
de contactos grandes a nivel mundial

 Operacional: es el departamento que se encarga de los productos en físico

de su instalación, transporte y control de producto.

 Comercial: el que tiene la mayor importancia ya que al aplicar el sistema de

interacción cliente empresa que caracteriza a ESCAR es necesario que
tenga el personal más calificado y completo.

 Reclutamiento: Personal calificado en las ramas de la separación de sales;

tecnólogos e ingenieros químicos principalmente, al igual que ingenieros de
petróleos e ingenieros industriales, personal calificado para los puestos de
 alta responsabilidad y auxiliares, en su mayoría practicantes para reducir
costos y seleccionar futuros empleados.

SELECCIÓN DEL PERSONAL

Las personas interesadas en trabajar en cada uno de los cargos ofrecidos deben
cumplir los siguientes perfiles:

Para los cargos de gerencia se requiere ingeniero industrial, petróleos o quimica

con conocimiento en procesos.

Para los cargos de auxiliares se requieren tecnólogos o pasantes especializados

en el a cargo a presentarse.

Para el área comercial profesionales en el área de negocios (cualquier

especialidad).

CAPACITACIÓN Y DESARROLLO

Para el desarrollo tecnológico en la empresa es necesario dar capacitación a los

empleados que la necesitan en la actualización de procesos de separación de
mezclas; y la implementación de estos pare ello se requiere hacerla al menos 1
vez al año en 1 semana o en un semestre financiando estudios de interés para la
empresa y el empleado.

HORARIO DE TRABAJO

Debido a que los servicios que presta la empresa son de carácter urgente los
operarios dedicados a la instalación de los productos tendrán labores semejantes
a la de campo 20 días de trabajo y 5 de descanso y para horarios diurnos de 07:00
horas a 17:00 horas, con hora de almuerzo incluida en este tiempo.

Para el servicio de administración y producción De lunes a viernes de las 08:00

horas a las 18:00 horas, con una hora de almuerzo que será dada al medio día, a
las 13:00 horas dependiendo del cargo ocupado. Y sábados de las 09:00 horas
hasta medio día (12:00)

Para los vendedores el horario en oficina es el mismo que para el administrativo,

con la diferencia que este se puede ver interrumpido por citas con clientes.

PERFILES DEL CARGO

A continuación se presenta los perfiles buscados para cada cargo:

 Manual de Funciones Hoja No. 1 de 1

Fecha Cargo
Recepcionista
Código Área
Administrativo

Dirigir el centro de comunicación de la empresa permitir

Identificación del Cargo el puente entre el público y la empresa y facilitar la
información a empleados y clientes
Funciones
• Operación del conmutador, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas,
conectando las mismas con las diferentes extensiones.
• Atiende a los clientes que solicitan información de los trámites y servicios
dándole la orientación requerida.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Colaborar con registros de entrada y salida de empleados.
• Permitir el ingreso o no de personal ajeno a la empresa
Bachillerato, Carrera Técnica o Comercial de
Educación
Secretariado
Herramientas informáticas
Formación
Experiencia 6 meses
Salario $ 560.000 - $ 1.000.000
Horario de Trabajo Lunes a Viernes de 7:00 am a 3:00 pm
 Atender personal y público en general.
 Expresarse y comunicarse correcta y claramente
en forma oral.
Habilidades  Seguir instrucciones orales y escritas.
 Recibir mensajes.
 Tratar en forma cortes al público en general

Idioma Ingles 90%

Relaciones
Internas Externas
 Coordinador del Sistemal de Atención  Ciudadanía en general
Ciudadana.  Proveedores
 Secretaria de la oficina del Secretario  Visitantes
Ejecutivo.  Contratistas
 Secretarias de las Subsecretarias.  Clientes casuales
Elaboró Reviso Aprobó Modificó
 Manual de Funciones Hoja No. 1 de 1

Fecha Cargo
Jefe de diseño
Código Área
Producción

Se ocupa de supervisar el personal, en proceso de

diseño y las los equipos que se van a implementar.
Identificación del Cargo
implica saber sobre cómo administrar el personal
haciendo equilibrio con los sindicatos
Funciones

• El jefe de producción debe conocer muy bien el proceso de fabricación de

su planta.
• Las maquinarias con las que se trabaja,
• las normativas de seguridad e higiene a cumplir.
• sobre el abastecimiento de las materias primas necesarias en el proceso.
Profesional en Ingeniería Industrial o Ingeniería de
Educación
Procesos
Formación universitaria
Experiencia previa en puesto inferior o similar en
Formación empresa
Conocimientos especializados sobre el tratamiento de
agua.
Experiencia 1 año
Salario $ 3.000.000 - $ 4.000.000
Horario de Trabajo Lunes a Viernes de 7:00 am a 3:00 pm
• Liderazgo
• Inteligencia
• Buen uso del feedback
Habilidades • Capacidad de Planeación
• Capacidad de Organización
• Respeta el tiempo de los trabajadores

Idioma Ingles 100%

Relaciones

Con el Gerente General, con los jefes y subalternos, con el resto de directivos a su mismo
nivel
Elaboró Reviso Aprobó Modificó
 Manual de Funciones Hoja No. 1 de 1

Fecha Cargo
Operario de
instalación de
productos
Código Área
Producción
Almacenar y clasificar la materia prima, operar las
máquinas de mezcla y empacado el producto terminado
Identificación del Cargo
de acuerdo a especificación que se encuentran en el
programa de producción.
Funciones

 Atender, accionar y vigilar máquinas

 Poner en marcha la máquina y en caso de que el funcionamiento sea incompleto
ayudar a realizar éste
 Comprobar el resultado de la operación y si no es satisfactorio llamar al ajustador
 Limpiar, engrasar y realizar el mantenimiento de la máquina
 Dar cuenta inmediata de cualquier desperfecto o falla que presente

Educación Técnico, tecnólogo en el área de producción

Materia prima
Formación Análisis de calidad
Operación de maquinaria
Experiencia Un año
Salario $ 800.000 - $ 1.500.000
Horario de Trabajo Lunes a Viernes de 7:00 am a 3:00 pm

 Uso de herramientas
 Coordinar y ejecutar el seguimiento de las
Habilidades actividades definidas en el plan de instalacion.
 Efectuar mantenciones y reparaciones básicas a
la maquinaria a su cargo

Idioma Ingles 50%

Relaciones

Relacionarse con todo el personal de producción y jefes inmediatos

Elaboró Reviso Aprobó Modificó
 Manual de Funciones Hoja No. 1 de 1

Fecha Cargo
Jefe de calidad
Código Área
Control de calidad

Controlar los aspectos técnicos y de calidad del producto

Identificación del Cargo terminado para garantizar la conformidad con los estándares
de la empresa y normas vigentes.
Funciones

 implementación del sistema de gestión de calidad.

 Manejo de personal.
 Manejo de residuos sólidos y líquidos.
 Capacitación al personal.

Educación Profesional, supervisor, coordinador

Análisis físico-químicos (materia prima, producto en proceso
y terminado)
Manejo de buenas prácticas de laboratorio a nivel avanzado
Formación Verificación, aprobación y/o rechazo de insumos y producto.
Conocimientos sobre manejo de no conformidades y
desviaciones.
Validación de métodos analíticos
Experiencia Dos años
Salario $ 3.000.000 - $ 4.000.000
Horario de Trabajo Lunes a Viernes de 7:00 am a 3:00 pm
 Trabajo en equipo
 Enfoque a resultados
Habilidades  Alto apego a normas
 Liderazgo, planeación y organización.

Idioma Ingles 50%

Relaciones

Relacionarse con todo el personal de producción

Elaboró Reviso Aprobó Modificó
 Manual de Funciones Hoja No. 1 de 1

Fecha Cargo
Ventas
Código Área
Administrativo

Identificación del Cargo Relacionarse con los clientes y vender productos

Funciones

• Establecer un nexo entre el cliente y la empresa

• Contribuir activamente a la solución de problemas
• Administrar su territorio de ventas
• Integrarse a las actividades de mercadotecnia de la empresa

Técnico profesional en mercadeo con conocimiento en

Educación
ventas.
Atención al publico
Formación
Servicio al cliente
Experiencia Dos años
Salario $ 800.000 + 10% de comisión
Horario de Trabajo Lunes a Viernes de 7:00 am a 3:00 pm
• Determinación y actitud
• Confianza en sí mismo y en su producto
• Energía y entusiasmo
• Paciencia y perseverancia
• Honestidad y sinceridad
Habilidades
• Persuasión y empatía
• Buena comunicación y facilidad de palabra
• Buena apariencia
• Competitividad
• Conocimiento de su producto
Idioma Ingles 100%

Relaciones

Cargo de su Jefe Directo y con los clientes

Elaboró Reviso Aprobó Modificó