1.

- Equipemos el almacén
La buena organización del almacén debe empezar por un buen
equipamiento al servicio del personal operativo de almacén. Esto es lo
que permite abordar todas las operaciones que deben realizarse, de
forma óptima y sin riesgos para ellos ni para las mercancías.

No hablamos sólo de aquellos elementos de apoyo que favorecen

optimizar los flujos y procesos sino también de los que permiten
analizarlos y mejorarlos.

El software es el equipamiento organizativo más importante de todo

almacén y por ello también debería ser el primero en ser introducido.

Hoy en día prácticamente nada se hace ya en un almacén sin la ayuda

del equipamiento especializado necesario para optimizar y facilitar cada
operación. Los almacenes organizados funcionan gracias a lectores de
códigos de barras, carretillas elevadoras, transparentas, carros de
transporte y picking, PDA, equipos informáticos, antenas WIFI, etc.
Todos ellos facilitan el manejo de cargas, el flujo de información y
materiales, acortan tiempos, evitan errores, previenen lesiones, preparan
documentación, etc. pero deben ser dirigidos por un sistema central
como un sistema de gestión de almacén SGA que proporcione una
organización coordinada de todas las operaciones a las que ese
equipamiento presta apoyo.

2.- Ajustemos los niveles de stock

El sobre stock no debe tener cabida en un almacén organizado.

Debemos orientar nuestros esfuerzos hacia un aprovechamiento

óptimo del espacio disponible. Esta es una de las claves, quizá la más
importante, para mejorar notablemente la organización de cualquier
almacén y de cualquier área de la empresa. Debemos ser conscientes
del número necesario de referencias que podemos y debemos manejar y
no sobrepasarlo innecesariamente de forma continuada.

Una de las principales muestras de desorganización más evidentes

en todo almacén es el sobre stock. Referencias que se acumulan en
sitios inverosímiles o en condiciones inadecuadas por cualquier pasillo o
rincón, provocando retrasos, confusión, accidentes, prisas, errores
y despilfarros día tras día. Cada referencia debe estar en su sitio y debe
haber un sitio para cada referencia. Debemos controlar tanto el número
de ellas que debemos almacenar como sus dimensiones, pesos y
embalajes, en definitiva, debemos prevenir el espacio que van a
necesitar.

Para lograr una buena organización del almacén, el sobre stock no

puede convertirse en política de empresa para el almacén.

3.- Identifiquemos cada referencia y cada

ubicación
Uno de los primeros pasos a la hora de organizar un almacén es
organizar la forma correcta de identificación de cada referencia y de
las ubicaciones que deben ocupar.

Debemos buscar un sistema de referenciado adecuado para las

mercancías que manejamos. No sólo a la hora de estructurar los códigos,
sino también a la hora de determinar el soporte de dichos códigos, ya
que deben estar a la vista y soportar el paso del tiempo. Además,
debemos también establecer para cada caso el protocolo de
identificación, es decir, dónde se coloca cada soporte con cada código.
Por ejemplo, si decidimos que sean etiquetas adhesivas tendremos que
definir si debe colocarse una etiqueta por cada caja de un palé mono
referencia o solo una por palé.

Si queremos tener un almacén realmente organizado debemos definir y

delimitar cada una de las zonas de nuestro almacén y trabajar para
mantenerlas así. Recepción, ubicación, picking, preparación de
pedidos, expedición, calidad, montaje, todas las zonas que necesitemos
deben estar claramente delimitadas e identificadas. Además, todo el
mundo debe ser conocedor de las funciones que deben realizarse y no
realizarse en cada zona.

Puede parecer intrascendente, pero, aunque no dispongamos de un

sistema SGA, el mero hecho de nombrar cada estantería ya supone una
mejora notable en muchos aspectos. Un ejemplo claro puede ser la
mejora que esto supone sencillamente a la hora de transmitir información
en los casos en los que necesitamos indicar la ubicación de alguna
referencia. No es lo mismo responder “en la parte baja de la estantería
A”, que toda la descripción necesaria para dar indicaciones acerca de
una ubicación sin nombre.

4.- Preparemos una zona para los productos de

alta rotación
Pensemos que una gran mayoría de todos nuestros movimientos,
traslados, operaciones de picking, ubicación y reposición se van a
concentrar en apenas un 20% de las referencias de nuestro
almacén: las de alta rotación. Identificando nuestro ABC y delimitando
una zona para las referencias de alta rotación, estaremos concentrando
en esa zona la mayoría de las operaciones que les afectan, como el
picking, la reposición o la ubicación.

Al estar ubicadas juntas en una zona determinada aprovecharemos

mejor el espacio, reduciremos ampliamente los recorridos,
optimizaremos su trazado, facilitaremos la identificación, la
preparación de pedidos, acortaremos los procesos, en definitiva,
favoreceremos el flujo de mercancías ya que, de esta forma, la mayoría
de las operaciones quedan concentradas en un área concreta, en lugar
de estar desperdigadas por todo el almacén.

5.- Utilicemos el Cross Docking

También llamado “cruce de muelle” es una técnica de preparación de
pedidos consistente en reducir o eliminar el tiempo de almacenaje
intermedio transfiriendo directamente las mercancías del muelle de
entrada al de expedición.

La aplicación de la técnica de Cross Docking ahorra tiempo y

número de operaciones, reduce el espacio ocupado, evita
manipulaciones innecesarias de mercancías, mejora los plazos de
entrega, reduce costes y aumenta la eficiencia y la productividad. Es
una técnica cuya aplicación requiere medios, esfuerzo, planificación y un
excelente control de tiempos.

Por lo tanto, podríamos decir que aplicar la técnica de Cross Docking es

algo propio de almacenes bien organizados.

6.- Apliquemos herramientas Lean como las 5S

en el almacén
La aplicación de la filosofía Lean al almacén es una forma de conseguir
una rápida y mejor organización del mismo. Una forma relativamente
sencilla de comenzar es aplicar las 5S.

De forma muy resumida aplicando las 5S lograremos mantener el

almacén organizado, limpio y despejado, con lugares asignados
para cada elemento de manutención, zonas delimitadas y limpias
sin elementos inútiles que provoquen retrasos, despilfarros o
accidentes y con un personal entrenado para reunirse de forma
eficaz y dotado de herramientas y conocimientos que les ayuden
aprevenir y resolver sus propias incidencias del día a día con
eficacia.

En realidad, las 5S más allá de las acciones concretas que deben

aplicarse para conseguir sus objetivos, logran implantar una filosofía
de trabajo que está constantemente implicando a todo el personal
en la ardua tarea de buscar la excelencia de cada una de las
actuaciones inherentes al almacén. Una cultura empresarial asumida
por todos enfocada a buscar formas de resolver problemas de
ineficiencia o ineficacia de forma constante y mantenida en el tiempo,
logrando a su vez que cada puesto de trabajo sea más cómodo y
saludable.

7.- Establezcamos procedimientos de

actuación fijos.
El personal de almacén debe organizarse tanto como las referencias que
custodian. Una forma de conseguirlo es creando procedimientos de
actuación fijos. Pero cuidado, fijos no quiere decir inmutables
(inflexibles). Un almacén es un lugar vivo y por tanto también lo deben
ser sus procedimientos, es decir, éstos deben evolucionar con el tiempo.
Procedimientos fijos, pero no inmutables significa que, aunque deben
buscar la repetición de actuaciones frente a situaciones tipo, al mismo
tiempo deben estar abiertos a modificaciones que deben producirse en
cuanto la situación tipo cambie.

Estos procedimientos deben ser divulgados y respetados, de manera que

todo el almacén actúe de igual forma frente a las mismas situaciones, es
decir, que actúen de manera organizada.

Conclusiones
Organizar un almacén eficaz no es una tarea fácil ni de poca
envergadura, requiere conocimientos, medios, esfuerzo y sobre todo
constancia. Un almacén organizado disfruta de fluidez en el flujo de
mercancías que le permiten atender todos los requerimientos de sus
clientes a tiempo y sin errores.

Un almacén organizado está equipado con los medios necesarios para

controlar sus niveles de stock y tener todas sus referencias controladas e
identificadas ubicadas en las zonas que les corresponden para agilizar
las operaciones y mejorar el nivel de servicio al cliente. Un almacén
organizado cuenta con personal especializado y motivado que responde
a procedimientos de actuación que dirigen sus actuaciones adaptándolas
y coordinándolas a cada nueva situación que se plantea. Un almacén
organizado busca implantar una filosofía de trabajo orientada a la mejora
continua de todas sus áreas y procedimientos tratando de prevenir la
aparición de incidencias, considerando cada problema como una nueva
oportunidad de mejora y abordando su resolución de forma metódica,
coordinada y manteniendo reuniones eficaces, es decir, adoptando la
filosofía Lean. Un almacén organizado cuenta con un aprovechamiento
óptimo del espacio, con ubicaciones adecuadas a cada referencia,
pasillos despejados y zonas perfectamente delimitadas y funcionalmente
definidas.

Un almacén organizado, en definitiva, es un almacén feliz.