El 

jefe de almacén o encargado de almacén es uno de los perfiles con mayor

demanda en logística, por la importancia que ha adquirido este sector en los
últimos años. Hoy en día, los usuarios durante sus experiencias de compra
interaccionan con las empresas a través de múltiples canales de venta. Por este
motivo, la logística se ha tenido que adaptar y convertirse en el motor de múltiples
iniciativas para atender los nuevos hábitos de los consumidores.

En este contexto, el jefe de logística o de almacén emerge como uno de los

cargos con más responsabilidad dentro del organigrama de la empresa. Este perfil
profesional debe tener capacidad de liderazgo y trabajar a la par con el jefe de
producción ─y otros departamentos─ con el propósito de afrontar los nuevos
escenarios que se delinean en el mercado.

En este artículo vamos a desgranar las funciones que cumple el jefe de

almacén, qué formación y capacidades necesita para hacer su trabajo y cómo un
SGA le puede ayudar a llevar una mejor gestión de todos los recursos del almacén
y a tomar las decisiones más acertadas para el negocio.

¿Quién es el jefe de almacén?

El jefe de almacén es la persona encargada de supervisar todo lo que ocurre en

un almacén. Su misión es planificar, dirigir y coordinar las actividades de
abastecimiento, reposición, almacenamiento y distribución de los materiales y
productos de la compañía. Uno de sus objetivos primordiales es optimizar tanto el
espacio del almacén como las tareas que allí se llevan a cabo.

Es un cargo de alta responsabilidad, pues su cometido está estrechamente

relacionado con la sostenibilidad y el rendimiento de todo el negocio. Un
almacén productivo ayuda a la empresa a obtener buenos resultados, ya que
mejora la calidad del servicio y, en consecuencia, la satisfacción del cliente.

El almacenamiento es uno de los eslabones principales de la cadena de

suministro. Por ello, el jefe de almacén trabaja de forma directa con el jefe de
producción y debe asimismo participar en las etapas de producción de los
artículos, desde la concepción y materialización hasta su distribución y entrega en
los puntos de venta. Estos dos roles deben comunicarse y coordinarse
continuamente con el fin de asegurar la correcta fabricación del producto  y su
entrega al cliente final de manera eficiente.

Pongamos, por ejemplo, que la empresa se propone lanzar un nuevo producto al

mercado. Para lograrlo, el jefe de producción y el de logística deben poner sobre
la mesa y definir numerosas cuestiones, entre otras: qué materias primas y
recursos necesitan para fabricar ese artículo ─lista de materiales o BOM─ y, por
tanto, en qué momento deben enviarse las materias primas a las líneas de
producción, o en qué condiciones almacenar los productos terminados.
¿Qué funciones desempeña el jefe de almacén?

El encargado del almacén vela porque todas las operativas sean fluidas y cuenten
con las máximas garantías de seguridad. Veamos cuáles son en concreto sus
tareas y funciones:

 Dirigir el equipo. Debe supervisar, orientar y asignar responsabilidades a

los profesionales del almacén (tareas de almacenaje, preparación de
pedidos, limpieza…). También ha de evaluar el desempeño de cada
empleado y comprobar que trabaje correctamente.
 Priorizar la seguridad. Una de las funciones primordiales del jefe de
almacén es la de desarrollar un plan de prevención de riesgos acorde con
las tareas y la naturaleza de su instalación. Este plan contempla la
realización de una inspección técnica anual del estado de las estanterías
(recogida en la norma europea EN 15635, de obligado cumplimiento). En
esta inspección, además del estado de las estanterías, se evalúan las
condiciones de las estibas, la adecuación de las carretillas y unidades de
carga a las estanterías, así como la corrección de las maniobras por parte
de los operarios.
 Liderar la recepción y expedición. El jefe de almacén debe planificar qué
pasos seguir y asegurar su cumplimiento. Además, será quien tome
decisiones en caso de que se produzcan situaciones imprevistas.
 Control del inventario. Significa hacer un seguimiento de la mercancía,
tanto del producto terminado como de las materias primas. No cabe duda
de que el principio básico de la logística es el disponer siempre de la
mercancía cuando se necesita. La rotura de stock tiene un impacto muy
negativo para el negocio (retrasos en la entrega de pedidos, mala imagen
corporativa, etc.), algo que hay que evitar a toda costa.
 Optimizar el espacio. La falta de espacio es una de las mayores
preocupaciones a la hora de gestionar un almacén. Por esa razón, una de
las funciones del jefe de almacén es distribuir el espacio (el layout del
almacén) de modo lógico y eficiente. Por ejemplo, en los almacenes de
grandes dimensiones, la mercancía puede sectorizarse y distribuirse entre
las distintas zonas. Una buena organización del espacio redunda en un
mayor rendimiento y en agilidad de los operarios para localizar las
referencias.
 Planificar la estrategia logística. Se trata de asegurar el buen
funcionamiento de todas las actividades del almacén. Esto incluye: 
    1. Elaborar la política de abastecimiento, almacenaje y aprovisionamiento
de producción (lo que sería la logística interna de la compañía).
    2. Decidir y organizar cómo son los procesos de distribución y entrega de
cada producto.
    3. Supervisar el picking.
    4. Garantizar el flujo de mercancía y estudiar cómo mejorar y
perfeccionar todos los procesos.
    5. Optimizar el transporte: reducir el costo, plazos e itinerarios de
entrega.
     6. Prevenir incidencias y el deterioro del almacén aplicando medidas de
seguridad y mantenimiento.

Perfil profesional de un jefe de almacén

La formación es indispensable para cubrir una posición tan exigente como esta. El
responsable de la logística de una compañía suele ser una persona
con educación superior ─mayoritariamente con título universitario (por regla
general, económicas, empresariales o ingeniería)─ y que, además, haya realizado
alguna especialización en logística.

Sin embargo, buena parte de las habilidades y capacidades se adquieren y se

perfeccionan a través de la experiencia, como el aprender a liderar un equipo o a
tratar con clientes y proveedores.

Por otra parte, dado que el jefe de almacén debe tratar con todo tipo de
proveedores, clientes y empleados, es necesario que tenga fluidez en idiomas,
que disponga de habilidades de inteligencia emocional como la empatía y que
sepa escuchar y negociar.

Por último, no podemos olvidar otro tipo de habilidades más técnicas que resultan
imprescindibles para poder ejercer este cargo. Un jefe de almacén ha de
poseer habilidades informáticas, ha de ser hábil con las tecnologías y
demostrar capacidad de análisis.

Desde hace unos años, la tecnología ha transformado por completo la logística

hasta el punto de convertirse en uno de los pilares para una mayor competitividad
empresarial. Un negocio moderno no puede prescindir de ella si pretende controlar
y tener una mayor visibilidad de todos los procesos que tienen lugar en su
almacén.

Así pues, en su día a día, el jefe de almacén no solo debe sentirse cómodo con las
últimas tecnologías, sino que ha de saber explotarlas para conocer todos los
entresijos del almacén y sacar provecho de ello en términos de rentabilidad. Y, a
su vez, tiene que ser capaz de convertir los datos que le aporte el sistema de
gestión de bodegas en información aplicable, con el fin de obtener mejoras.

Software para el jefe de almacén

Con la ayuda de un SGA, como Easy WMS de Mecalux, el jefe de almacén puede
controlar y optimizar todo lo que ocurre en el almacén: el stock, los flujos, cómo se
manipula la mercancía, cómo se conservan los productos, cómo deben ser las
reposiciones y la preparación de pedidos, entre otras cosas.

Más allá de un SGA, el jefe de almacén también necesita ciertas herramientas de

análisis de datos y monitorización de las actividades del almacén:
1. Supply Chain Analytics. Con este software se pueden comprobar distintos
indicadores sobre la situación del almacén, conocer en profundidad el estado del
negocio y medir el rendimiento de todos los procesos. Incorpora paneles de
mando que abarcan la mayoría de las funcionalidades logísticas que hay que tener
en cuenta: entradas, salidas, precisión en la preparación de pedidos, clientes,
calidad, capacidad y utilización.  Con estos paneles se recaban datos útiles sobre
todas las operativas del almacén. Esta información ayuda a efectuar un análisis
detallado de las operativas, planificar los recursos, medir el desempeño del
negocio y tomar decisiones estratégicas para aumentar la productividad.

2. Labor Management System. Con el objetivo de perfeccionar las operativas del

almacén, este software se emplea para monitorizar las actividades de los
operarios con vistas a incrementar su eficiencia. Su funcionamiento es muy claro:
se encarga de registrar los tiempos reales invertidos en la realización de las tareas
y compararlos con los tiempos estándar estimados para cada una de ellas. De
este modo, el jefe de almacén puede medir el desempeño de los trabajadores e
identificar puntos de mejora con facilidad.

El jefe de almacén debe contar con una herramienta de análisis de datos para
verificar el estado del almacén e introducir mejoras
Figura imprescindible en la cadena de suministro

Indudablemente, el jefe de almacén es una figura básica para el correcto

desarrollo de las actividades de toda empresa. Sin él, el caos se apoderaría del
almacén. 

Teniendo en cuenta que la logística es un sector en constante expansión y

transformación, el responsable de logística también debe actualizarse para
afrontar con holgura los nuevos retos que se plantean. Para cumplir sus
obligaciones con éxito, en su currículum no puede faltar una formación óptima, la
fluidez en idiomas, la empatía y ser imbatible en el análisis de datos.

Asimismo, el jefe de almacén tiene que estar informado de todos los movimientos
de la cadena de suministro de la que su empresa es partícipe para pasar por el
cedazo esa información gracias al análisis de datos y poder corregir después
procesos poco eficaces. Esas herramientas informatizadas harán que ejerza un
control absoluto sobre sus operativas y marcarán la diferencia entre un almacén
rentable y otro lleno de ineficiencias.

En Mecalux disponemos de soluciones de software que llevarán a tu empresa a la

vanguardia de tu sector y ayudarán a tu jefe de almacén a tomar decisiones y
lograr los objetivos marcados. Ponte en contacto con nosotros para conocer en
detalle cómo Easy WMS y el módulo Supply Chain Analytics pueden mejorar tu
negocio de una forma eficaz.

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¿Cuáles son las ocupaciones de un jefe de almacén?

Para ocupar este cargo, es importante que, dentro del perfil de puesto jefe de
almacén, se constate que el aspirante tenga una formación básica en el área.
Dentro de las funciones que debe cumplir quien ejerza este cargo está la
planificación, la dirección, la coordinación de las actividades de abastecimiento,
además de la reposición, almacenamiento y distribución de materiales y también
de productos dentro de la empresa o compañía.

Aquella persona que ha cumplido con el perfil de puesto jefe de almacén y ha

sido contratado para desempeñar el cargo, debe trabajar en conjunto con el
departamento de recursos humanos, pues en ambos casos tienen la
responsabilidad de velar por las necesidades que se le presenten a los
trabajadores.

Los que ocupan este puesto de trabajo, laboran ya sea dentro de la oficina o en el
propio almacén, supervisando el trabajo de todos aquellos empleados que forman
parte de esta área.
Principales funciones:

Para tener el perfil de puesto jefe de almacén debes saber que estas son sus
principales funciones:

o Dirigir, orientar, evaluar y supervisar constantemente al equipo de trabajo.

o Asignar las tareas concernientes al almacenaje, también de preparación de
pedidos y limpieza.
o Controlar, además de verificar, lo que es la asistencia y el cumplimiento de
los horarios de los trabajadores del almacén.
o Liderar y planificar funciones o tareas.
o Evaluar el rendimiento personal de cada uno de los empleados.
o Optimizar la distribución del espacio, ordenando de la mejor forma los
productos y la mercancía en general.
o Actualizar el inventario.
o Realizar el cierre de mes para controlar lo que se recibió durante este lapso
de tiempo y lo que se despachó.
o Planificar y elaborar estrategias de logística.
o Contactar al proveedor para realizar una orden de compras.
o Controlar la mercancía que entra al almacén, para ello, deberá contabilizar
los productos.
o Verificar el estado de la mercancía que se recibe en el almacén.
o Autorizar regularizaciones y devoluciones de la mercancía.

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Ahora sí, conozcamos al jefe de almacén: descripción del puesto

Primero se debe tener en cuenta que la principal misión de estas personas es

encargarse del almacenamiento y del buen estado de cada uno de los inventarios
que tengan, es decir, de sus productos. Pero, en cuanto a las
diversas funciones que caracterizan al gerente de almacén descripción de
puesto que deben cumplir estos profesionales durante las jornadas de trabajo,
son:

o Revisar día a día sus inventarios para asegurarse de que no haya ningún
inconveniente con ellos.
o Garantizar un inventario de productos de calidad para los clientes con las
compras y ventas de la compañía.
o Desarrollar y aplicar estrategias de cuidado logístico para llevar el control
del inventario.
 o Examinar los inventarios para cerciorarse de que están listos para ser
enviados o entregados.
o Documentar el sistema de gestión de calidad de la zona de almacenes
especificando los procedimientos y registros entre otras cosas.
o Verificar que cada una de las materias primas se encuentre almacenada en
el sitio correcto para mantener el orden.
o Asegurarse de que se realicen jornadas de limpieza para mantener el área
de trabajo en perfectas condiciones ambientales.
o Capacitar y supervisar a su equipo de trabajo para que puedan realizar
buenas prácticas de almacenamiento y de dispensación.
o Registrar todas las devoluciones de insumos y luego informar de esto
a control de calidad.

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¿Cuáles son las funciones del jefe de almacén?

Las funciones de un jefe de almacén son muchas y muy variadas. Entre sus
principales funciones se encuentran:

  La dirección de las operaciones de entrada y salida de la mercancía. Lo que

incluye la elección y posterior supervisión de los procedimientos de manipulación
de la mercancía en su recepción y en su expedición; el control de la preparación
de los pedidos y su posterior carga en los vehículos de transporte; además de
un control de la calidad de los productos recibidos.

  El control de la circulación de los vehículos que transporten la mercancía de

manera que ésta resulte rentable y que cumpla con los criterios de seguridad.

  La verificación del cumplimiento de las órdenes de pedido, asegurándose de que

los procedimientos planeados se cumplan en el tiempo, con la calidad y la
seguridad previstas.

  El control sobre el mantenimiento del almacén para evitar errores y agilizar los

procesos de recepción de las mercancías y preparación de los pedidos.

  Decidir sobre los recursos que se deben emplear, ya sean medios materiales o
humanos.

  Decide sobre los procedimientos de control de inventario y supervisa su

cumplimiento. Además, tiene que controlar los stocks y las condiciones en las que
éste se almacena. Decidiendo también la ubicación de la mercancía en el
almacén, teniendo en cuenta las características de la misma y las manipulaciones
que vaya a sufrir.
  Gestionar el almacén en su sentido más amplio, eligiendo las políticas más
rentables y de acuerdo con la estrategia de la empresa.

Para que el jefe de almacén o almacenista pueda llevar a cabo todas estas
tareas debe, necesariamente, apoyarse en un buen sistema informático que
le permita disponer de toda la información para tomar las decisiones adecuadas.
También debe estar al tanto de la normativa de seguridad y salud laboral que
tendrá que tener en cuenta en la gestión de casi todos los aspectos que son de su
competencia.