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QUE ES UN ALMACEN:

Un almacén es un “ente vivo”, en el que


continuamente, entran, salen y se desplazan por
él todo un universo de mercancías de distintos
tipos, marcas y tamaños, por lo cual es de vital
importancia para la gestión de un almacén que
se impongan una serie de medidas de control,
para una óptima gestión.
Dentro de este control, podemos resaltar el
control administrativo de toda la documentación
que se genera en el proceso, y el etiquetado y
codificación de las mercancías.
Para desgranar el proceso de control
administrativo, detallaremos los documentos con
los que nos encontraremos.
¿Cómo elegir un sistema de Gestión de Almacenes?

Una correcta organización del almacén es esencial para que sea realmente
funcional y podamos optimizar su uso en favor de un trabajo eficaz de todos los
departamentos de la empresa. Para conseguirla, es indispensable contar con una
solución tecnológica adaptada a las necesidades específicas de cada compañía.
Es decir, un sistema de gestión de almacenes que agilice la manipulación y
control de los stocks.
Para ello, un buen diseño del almacén será necesario para cumplir estos dos
objetivos. Por este motivo, las empresas trabajan constantemente para buscar
opciones innovadoras que les permitan crear redes logísticas y cadenas de
trabajo flexibles, que se adapten en cada momento a las necesidades de
producción o expedición. Por lo tanto, a la hora de diseñar nuestro almacén
debemos tener en cuenta la previsión de demanda que tendremos y, en
consecuencia, el stock con el que deberemos trabajar para cubrirla.
Opciones de diseño de almacén
¿Cuál es la mejor manera de ordenar el almacén, una vez ya está definido su tamaño y las
necesidades que debe cubrir? Esta pregunta no tiene una respuesta única, porque lo más
recomendable es optar por diversos sistemas para poder trabajar con los distintos productos
y procesos logísticos de cada empresa.
La optimización del espacio suele ser nuestro principal objetivo. Por lo tanto, en cada caso
habrá que decidir si se requiere organizar pasillos, usar palets o superficies de apoyo, como
estanterías. En esta decisión intervendrán aspectos como el peso y tamaño de los productos,
el grado de accesibilidad y los movimientos necesarios de la maquinaria de mantenimiento.
Si la empresa tiene un volumen alto de entrada y salida de mercancías, es posible que
necesite un almacenamiento automático. En este caso, se pueden combinar estanterías de
diversos tipos entre las que circulen trans-elevadores que manipulen
los palets introduciéndolos y sacándolos continuamente para hacer llegar el material
correspondiente a la zona de expedición.
Otra opción son los almacenes de altura, que pueden llegar a medir hasta 30 metros para
reducir el coste de la ocupación de suelo industrial. En este caso, es necesario crear una
sinergia entre las estanterías y opciones de almacenaje y los medios de manipulación para
resolver de manera satisfactoria las entradas y salidas de los productos.
En definitiva, podemos decir que, a la hora de crear un almacén realmente operativo, es
necesario tener en cuenta diversas variables:
•Espacio del almacén.
•Capacidad real que debe tener.
•Características de las paletas.
•Flujo de entrada y salida de mercancías para la preparación de productos.
•Posibilidades de inversión de la empresa.
Requisitos de un sistema de gestión de almacenes
Si estamos pensando en instalar un sistema avanzado de gestión de
almacenes, debemos tener en cuenta que cumpla con los siguientes
requisitos esenciales para su eficacia:
•Tecnología de localización de seguimiento, que permita controlar los
movimientos físicos de los productos dentro y fuera del almacén con una
precisión que supera la captura manual de datos.
•Organización de la gestión del inventario con un análisis en tiempo
real del estado del producto.
•Integración con el servicio al cliente, para que pueda visibilizar su
compra en todo momento hasta su llegada al hogar.
•Creación de informes que permitan la planificación y previsión de la
demanda de productos.
•Integración con el sistema de compras y expediciones de la
empresa para la gestión de facturación y la gestión de registros.
•Creación de comunicaciones automatizadas que den la alerta sobre
cualquier alteración en la gestión del almacén y en las entregas y envíos.
Características de un sistema de gestión avanzado de almacenes
Un buen sistema de gestión de almacenes es la solución tecnológica que permite la gestión de los procesos de
fabricación, logística y venta de los productos de una empresa con el objetivo de mejorar su rentabilidad final.
Para empezar, debe trabajar con unos algoritmos preestablecidos para capturar los datos que permitan
asesorar al personal del Departamento de Logística a la hora de llevar a cabo todos sus procesos de trabajo. De
esta manera, se puede optimizar tanto el espacio del almacén como la inversión económica y en tiempo que
significa su gestión.
Asimismo, este sistema incluye la organización automática de todas las tareas, teniendo en cuenta los
operarios de que se disponen y los recursos que se van a usar en el proceso. Esto implica trabajar con una
definición clara de todas las acciones implicadas en el proceso, su agrupación en perfiles definidos que permita
su priorización, así como las herramientas de trabajo y las zonas del almacén compartidas en cada caso.
Tanto el encargado del almacén como los operarios reciben las tareas en su terminal, presentadas siguiendo un
orden de prioridad. Así, pueden controlar y reportar su finalización.
Igualmente, con un sistema avanzado de gestión de almacenes se pueden definir las ubicaciones exactas de
los productos y agruparlas en zonas concretas del espacio (prohibidas, exclusivas y preferentes) para poder
mejorar su gestión.
Otra de sus funciones principales es la gestión del etiquetado en función de la ubicación del producto y la
logística con la que se trabaja.
Finalmente, merece la pena destacar que la elección del sistema de gestión de almacenes que vayamos a
usar en la empresa nos permitirá disponer de diferentes criterios a la hora de consultar el stock. Podemos
optar por controlar las existencias por centro, producto, lotes de productos, matrículas de contenedores e,
incluso, por las reservas existentes en cada nivel de la cadena de logística de cada producto. Todas estas
opciones hacen posible la realización de diversos informes sobre la gestión del almacén, que incluyan aspectos
como los inventarios a determinada fecha, la valoración del stock, la rotación de los productos más demandados
por el cliente o el análisis diario de movimientos dentro del almacén.
QUE ES PICKING
En el campo de la logística, picking o preparación de pedidos​ es el
proceso de recogida de material extrayendo unidades o conjuntos
empaquetados de una unidad de empaquetado superior que contiene más
unidades que las extraídas.
Aunque parezca que dominas las reglas básicas del almacén, en logística nunca se
termina de aprender y mejorar procesos. Por ello, hoy retomamos dos operativas
cruciales para el funcionamiento del almacén: el picking y el packing..
¿En qué consisten? ¿qué tareas las componen y las diferencian? En nuestro
artículo ahondaremos en las definiciones de picking y packing y en las principales
estrategias que considerar para optimizar estos procesos.
Definición y diferencias entre picking y packing
Los términos picking y packing, ambos anglicismos, se han instalado en el
vocabulario logístico global e identifican grupos de tareas que tienen lugar en todo
almacén o centro de distribución.
- Picking en el contexto logístico
En el ámbito logístico, el vocablo inglés picking es
ampliamente utilizado como sinónimo de preparación de
pedidos. Tomando esta acepción común, el picking o
preparación de pedidos estaría compuesto de:
•Planificación previa.
•Recorridos y desplazamientos.
•Recogida o extracción de la mercancía.
•Verificación y preparación del pedido para su expedición.
Sin embargo, si nos ceñimos al significado estricto en inglés
de picking, en contraposición a packing, este hace referencia a
la acción de recoger o extraer objetos, por lo que cubriría las
primeras etapas destacando el desplazamiento del operario
hasta la estantería y extracción del producto indicado.
- Packing o acondicionamiento de pedidos
Por otro lado, el packing hace referencia al proceso de acondicionamiento y empaquetado
de los pedidos para su posterior expedición. Las principales tareas que engloba esta
operativa son:
•Selección del embalaje y empaquetado: se hace en función del tamaño y número de
productos y de sus características específicas. La resistencia de la caja y el material de
relleno adecuado son fundamentales para preservar en buenas condiciones el contenido del
envío.
•Verificación final en modelo, cantidad, peso y cubicaje o peso volumétrico. Esta
comprobación es esencial para llegar a tiempo en caso de error previo en el picking y como
garantía de que el paquete cumple con los requisitos del servicio de transporte.
•Etiquetado para su expedición: se pega en el exterior de la caja de cartón y contiene el
número de referencia del pedido, la dirección de envío y, en ocasiones, también el código de
tracking. En la etiqueta aparece un código de barras que, una vez escaneado, permite
acceder a la información ligada a él y así asegurar la trazabilidad.
Si la mercancía sale paletizada del almacén, el proceso de packing englobará además
el montaje de palets, que incluye la colocación de cajas, su enfardado con flejes y/o film
estirable y etiquetado. Por otro lado, es posible que, si se envían palets tal como están
almacenados, la labor de packing se reduzca al control de calidad y etiquetado de las cargas
para su expedición.
Además, dependiendo del método de picking seguido en el almacén, puede darse el caso de
que haya una etapa intermedia entre el picking y el packing. Esta comprende
la consolidación de mercancías, es decir, la reordenación y agrupación de los productos
por pedido. Esto tiene lugar, por ejemplo, cuando se sigue el picking por lotes o batch
picking o también el wave picking o picking por olas.
La relación entre los procesos de picking y packing en el almacén
En aquellos almacenes con un volumen importante de preparación de
pedidos, es común encontrar a unos operarios encargados de realizar
las tareas específicas de picking (extracción y desplazamientos) y
a otros del packing (verificación y remate del empaquetado). Esto es así
para ahorrar tiempo en desplazamientos y en el cambio de roles, de forma
que el ciclo de preparación de pedidos no se detiene en ningún momento.
El picking y el packing suelen ser tareas consecutivas, aunque es
posible aproximarlas en el tiempo si se usa el método pick-to-box. Para que
la coordinación sea precisa es necesario hacer uso de un sistema de
gestión de almacenes.
Este, antes de iniciar la ruta de picking, calcula el número de productos y
su tamaño para seleccionar de antemano el paquete que se va a utilizar.
Así, tras recoger el producto desde la estantería, se coloca ya en la caja
que le corresponde directamente.
Un operario realiza tareas de picking en un almacén ayudado por una transpaleta
¿Cómo hacer los procesos de picking y packing más eficientes?
Contar con un software de gestión de almacenes abre un enorme abanico de
posibilidades de optimización de los procesos de picking y packing. Algunas de
estas son:
1. Limita el número de movimientos y puntos de contacto
En logística se cumple el conocido lema de “menos es más”. Cuanto más se
reduzcan el número de manipulaciones y movimientos, mayor eficiencia se logrará.
Además, las segundas oportunidades son demasiado costosas: idealmente, las
tareas de picking y packing deben salir bien a la primera.
Para limitar los desplazamientos, es recomendable:
•Contar con un software de picking: el sistema integra una radiografía digital
del layout del almacén y es capaz de diseñar los listados de pedidos que
preparar, teniendo en cuenta la ubicación de los productos y la planificación de las
expediciones, entre otros parámetros logísticos.
•Revisar la política de gestión de ubicaciones que se está siguiendo según la
rotación de las referencias.
•Comprobar que las estaciones de la preparación de pedidos o el área dedicada
a ello esté dotada de todo el equipamiento y material de embalaje necesario, para
así tener todo a mano y evitar interrupciones en los procesos.
2. Estudia la eficiencia del método de picking
La realidad logística está en continuo cambio y el almacén debe adaptarse a nuevos
métodos y tecnologías en aras de mantener un servicio al cliente de calidad. En este
sentido, los SGA son de gran ayuda para testear modificaciones en los
procedimientos de picking y packing. El software de gestión permite recopilar
datos y mostrarlos como KPI para el análisis y evaluación de las operaciones en el
almacén.
El éxito de optimización del picking y packing reside en dividir ambas operativas
en subprocesos y calcular los tiempos estándar dedicados a realizar cada uno de
ellos. En este sentido, el módulo Labor Management System facilita el control y
mejora de la productividad de los operarios.
3. Evalúa soluciones de automatización
Una de las áreas del almacén con más opciones y potencial para la automatización
son los procesos de picking y packing. El picking entendido como la extracción y
transporte de cargas cuenta con un largo recorrido ya en instalaciones logísticas.
Sistemas como transelevadores o transportadores conforman una tecnología muy
eficaz para agilizar las tareas más repetitivas de traslado y manejo de cargas.
El packing también puede automatizarse completamente con robots
antropomórficos, aunque son soluciones que por coste y rendimiento encajan solo
en instalaciones con un enorme volumen de pedidos, que además tienen que seguir
patrones regulares.
En aquellos almacenes con una carga de picking y packing muy intensa no siempre
es posible automatizar a este grado debido a la volatilidad e impredecibilidad de la
demanda. Este es el caso de muchos almacenes de e-commerce.
4. No te olvides del embalaje
Para optimizar el packing no podemos pasar por alto los materiales de embalaje
que se usan en el almacén. Los siguientes ejemplos facilitan el empaquetado de
productos:
•La instalación de máquinas automáticas de embalaje: los sistemas que
producen relleno de papel o de bolsas de aire se lo sirven directamente al
operario, para que este simplemente lo coloque en el paquete. Del mismo modo,
las enfardadoras automáticas filman y sellan los palets ahorrando la tarea manual
del trabajador.
•La estandarización de embalajes limita el espacio dedicado a estos materiales
y así se evitan errores y derroche en paquetes con infinidad de medidas.
•Las cajas automontables ahorran tiempo y reducen las manipulaciones que
tienen que hacer los operarios.
Las fronteras entre picking y packing se desdibujan a menudo, ya que el flujo de
materiales en el almacén está altamente interrelacionado. No obstante, es
conveniente analizar en profundidad cada subproceso hasta dar con aquellos
puntos de fricción que están poniendo contra las cuerdas la eficiencia de la
instalación.
Si la complejidad del picking y packing en tu almacén está desbordando la gestión
fluida de la instalación, no dudes en contactar con nosotros: uno de nuestros
especialistas te ayudará a encontrar la solución que necesitas.
CASO DECASA MEXICO ALMACENES AUTOMATIZADOS HAYAT KIMYA
Que es un documento:
Un documento es la información en soporte material
o por medios electrónicos, que cuyo objetivo es
dejar constancia de las operaciones realizadas y de
las personas que han intervenido. Aunque existe
una gran variedad de tipos de documentos,
normalmente sólo se emplean unos pocos, cuyo
formato incluso varía según la empresa que lo
adopte. ¿Quieres conocer cuáles son los
documentos que suelen utilizarse en un almacén?
¿Qué tipo de documentos se utilizan en los almacenes
de una empresa?
La anotación oportuna de todas las operaciones
realizadas en un almacén es vital para la buena
gestión de una empresa. La única manera de registrar
estas operaciones es a través de documentos, que
precisan de todos los datos pertinentes a su
ejecución. Un software SGA (software de gestión de
almacenes) puede facilitarte la creación y emisión de
todo tipo de documentos.
Estos son algunos de los documentos primarios que se
utilizan para registrar las actividades dentro de un
almacén:
•Pedidos: Es un documento en el que se solicitan productos
o mercancías. Este documento comercial no obliga a realizar
la operación. Optimizar al máximo la preparación de
pedidos es clave en un almacén.
•Entrada de almacén: es el documento que garantiza el
ingreso de la mercancía en la empresa. Con las entradas se
registran las llegadas de materiales al almacén. Se utiliza
para certificar ingresos de mercancías y para proveer
información de las mismas entradas.
•Recepción de mercancías: se trata del documento que se
hace por el comprador, y se encarga de certificar qué
artículos se recibieron de los pedidos u órdenes de compra.
•Orden de compra: es un documento para poder solicitar
mercancías, que a diferencia de los pedidos, cuando es
emitido adquiere compromisos legales de responder por el
pedido. Se utiliza para solicitar mercancías, documentar las
solicitudes de mercancías de la entidad y las garantías de
pagos.
•Control de merma: técnicamente, una merma es la pérdida
de mercancías físicas en el almacén por diferentes motivos. El
documento de mermas se utiliza para saber qué cantidad de
productos no están en condiciones para ser vendidos.
•Factura: una factura es un documento de carácter
administrativo que se sirve de comprobante una compraventa
de un bien o un servicio. Además, incluye toda la información
de la operación. Se podría decir que es una acreditación de
una transferencia de un producto o servicio tras la compra del
mismo. Es usada para dejar constancia y poder comprobar la
realización de la operación comercial.
•Reserva de materiales: es el documento para llevar el control de los
productos, donde se especifica en qué lugar se encuentran ubicados estos
en el almacén.
•Cotización: se trata del documento que se utiliza para dar un informe de
los precios de los artículos. Este documento solamente es informativo, no
crea compromisos legales.
•Tarjeta de almacén: es el documento que registra y custodia todos los
movimientos de mercancía de un negocio. Se usa para llevar un control
sobre las entradas y salidas del almacén, así como saber cuándo el
almacén necesita reabastecerse y cuándo está llegando a su capacidad
máxima.
•Transferencia de almacén: es el documento que certifica que los
artículos de un almacén han sido transferidos de un lugar a otro.
•Remisión de mercancías: es un formulario que permite al comprador la
comparación de la mercancía recibida con la solicitada en el pedido. Se
trata de un documento exclusivamente informativo.
•Orden de producción: es el documento utilizado en los almacenes para
solicitar la producción de más mercancías o productos, para abastecer el
almacén.
•Transferencia de almacén: es el documento que certifica que los
artículos de un almacén han sido transferidos de un lugar a otro.
•Remisión de mercancías: es un formulario que permite al comprador
la comparación de la mercancía recibida con la solicitada en el pedido.
Se trata de un documento exclusivamente informativo.
•Orden de producción: es el documento utilizado en los almacenes
para solicitar la producción de más mercancías o productos, para
abastecer el almacén.
GUIA DE REMISION:
Definición y Aspectos Generales
Las Guías de Remisión son documentos que sustentan el
traslado de bienes entre distintas direcciones, existen distintas
modalidades y aspectos relevantes, que se detallan en el
siguiente cuadro: