Po-ct-01-Rev.00 - Politica de Activo Fijo - Modelo

POLITICA DE ACTIVO FIJO
CÓDIGO: REVISIÓN: FECHA DE ACTUALIZACIÓN: PÁGINAS:

PO-CT-01 REV.00 23/06/2021 1 de 12
Área Responsable: CONTABILIDAD
Para: TODO EL PERSONAL
POLITICA DE ACTIVO FIJO, ALTA, BAJA Y TRASPASO
PO-CT-01-REV.00
FECHA DE VIGENCIA: 01 DE JULIO DE 2021

Av. Alemania Calle Seyeyé Nro. 2377

PO-CT-01 REV.00 23/06/2021 2 de 12
Iniciales Nro. Fecha de Motivo de la Revisión Modificaciones

Revisión Rev. Breve descripción del cambio
Elaboración Control de Calidad Aprobación
“LA IMPRESIÓN DE ESTE DOCUMENTO SERA EXCLUSIVAMENTE PARA USO

INFORMATIVO Y DE CONSULTA Y SERA CONSIDERADA COMO COPIA NO CONTROLADA”

PO-CT-01 REV.00 23/06/2021 3 de 12
Contenido
OBJETIVO ..................................................................................................................................................... 4
RESPONSABILIDAD ...................................................................................................................................... 4
EFECTOS Y ALCANCES ................................................................................................................................ 5
CONTENIDO .................................................................................................................................................. 5
1. FUNCIONES DEL ENCARGADO DE ACTIVOS FIJOS. ........................................................ 5
2. TOMA DE INVENTARIOS.......................................................................................................... 5
3. OBJETIVO DE LA TOMA DE INVENTARIOS ........................................................................ 6
4. CODIFICACIÓN ........................................................................................................................... 6
5. ALTA DE ACTIVO FIJO .............................................................................................................. 7
6. ASIGNACIÓN Y ENTREGA DE ACTIVOS FIJOS AL PERSONAL NUEVO ...................... 8
7. BAJA DE ACTIVO FIJO .............................................................................................................. 8
8. TRASPASO DE ACTIVO FIJO. ................................................................................................ 10
9. TRASPASO DE ACTIVO FIJO POR RETIRO DEL PERSONAL. ......................................... 10
10. MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS ........................................................................... 10
11. PROHIBICIONES SOBRE EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS ........................................ 10
ANEXOS. – .................................................................................................................................................. 11
GLOSARIO. -................................................................................................................................................ 11
VALIDEZ Y VIGENCIA .................................................................................................................................. 12


PO-CT-01 REV.00 23/06/2021 4 de 12
INTRODUCCIÓN
Los bienes de uso (activos fijos) son parte importante de una compañía y para la empresa no es una
excepción, es por ello que nace una necesidad de normar ciertos puntos para el uso correcto de
este bien y tengamos claro el panorama sobre los procedimientos que se enmarcaran en esta
política.
La empresa SAN FERNANDO S.R.L. en su actualidad cuenta con diferentes activos fijos para
brindar comodidad al trabajador para un mejor desarrollo de sus funciones, es por ello que esta
política reglamentara el procedo completo desde la compra hasta la activación y resguardo del
mismo, por cada dependiente.
Bajo las leyes contable e impositiva es necesario marcar un proceso de altas, bajas y traspaso, y
realizar un adecuado resguardo del activo fijo, que es parte importante de la empresa, por los cual
debemos tomar conciencia de la inversión sobre el bien de uso que cada trabajador tiene en su
poder.
OBJETIVO
El objetivo de esta política, es el de reglamentar los procesos de compra para los activos fijos y
desarrollar adecuadamente bajo normas (contables e impositivas) el proceso de la Alta, Baja y
traspaso de los activos fijos.
Llevar el control de cada elemento patrimonial (activo fijo) un responsable, que resguarde y asegure
el buen uso del mismo, hasta que cumple el desgaste natural que indica la norma (contable e
impositiva).
RESPONSABILIDAD
Bajo el D.S. 24051, NC-1 y NIC-16 establecen los porcentajes y el proceso de apropiación de los
gastos por depreciación de cada bien de uso de acuerdo a su naturaleza, es decir la clasificación de
estos activos fijos se tiene que respetar de acuerdo a normas (contables e impositivas) para el buen
uso y correcto registro de estas partidas contables.
La responsabilidad de estos registros es de la persona que lleva el control de los bienes de uso
dando a respetar lo que establece nuestras normas (contables e impositivas) donde los estados
financieros estén bien expresados y los saldos sean los adecuados, con ello evitar multas y
sanciones por el mal uso o uso inadecuado de la norma, para cuando se registre un bien de uso
(activo fijo).


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EFECTOS Y ALCANCES
Con esta política se normará el procedo de la compra, para luego pasar al procedo de registro (alta,
baja y traspaso) del bien de uso.
Esta política alcanza a todo el personal de la empresa que tiene o tendrá un bien de uso (activo fijo),
donde conozca cual es el proceso a seguir, para cuando tenga en su poder un activo fijo o en todo
caso cuando solicite un activo fijo, si así lo requiere el área de trabajo al cual pertenece.
Todo trabajador de San Fernando S.R.L. asume plena responsabilidad en el marco de los manuales,
políticas y procedimientos de San Fernando S.R.L. debiendo informar oportunamente las
modificaciones que realicen en sus actividades diarias que ameriten la modificación de este.
CONTENIDO
1. FUNCIONES DEL ENCARGADO DE ACTIVOS FIJOS.
El control de activos es el proceso que comprende funciones y actividades para evaluar el manejo de
bienes, desde su ingreso a la empresa hasta su baja, utilizando los registros correspondientes como
fuente de información. Por lo tanto, el Encargado de Activos Fijos debe:
a) Realizar inventarios planificados, periódicos o sorpresivos.

b) Verificar la correspondencia entre los registros y las existencias.
c) Recepción de bienes para su incorporación del activo fijo.
d) Adoptar sistemas de identificación interna y asignación, mediante códigos y registros en el
sistema.
e) Registro de Activos Fijos.
f) Salvaguarda de Activos Fijos.
g) Salvaguardar de los bienes contra pérdidas, robos, daños y accidentes.
h) Inspección y control físico de activos fijos.
2. TOMA DE INVENTARIOS
La toma de inventarios, es el recuento físico de Activos Fijos pertenecientes a la empresa y es efectuada

con el objetivo de actualizar y verificar las existencias físicas de los bienes.
El Encargado de Activos Fijos, será responsables de realizar esta actividad; en caso que así se requiera.
En la toma del inventario se tiene que evaluar los siguientes puntos, para tomar una acción después de
finalizar el mismo:


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ESTADO CALIFICACION
Excelente 1
Bueno 2
Regular 3
Malo pero en uso 4
Obsoleto 5
3. OBJETIVO DE LA TOMA DE INVENTARIOS
El objetivo de la toma de inventarios es:
a) Establecer con exactitud la existencia física, de los activos fijos en operación, transito,
mantenimiento, desuso, sustraídos, siniestrados, además de identificar las fallas, faltantes y
sobrantes.
b) Proporcionar información sobre el estado físico de los bienes.
c) Ser fuente principal para efectuar correcciones y ajustes, además de establecer
responsabilidad por el mal uso, negligencia y descuido.
d) Considerar decisiones que mejoren y corrijan oportunamente deficiencias en el uso,
mantenimiento de los bienes.
e) Verificar y ajustar incorporaciones, retiros y transferencias de los activos fijos que por razones
técnicas o causas de otra naturaleza no hubieran sido controlados.
4. CODIFICACIÓN
Para controlar la distribución de los Activos Fijos, el Encargado adoptará sistemas de identificación
interna mediante un código que:
a) Permita la identificación y ubicación.

b) Que diferencie claramente un bien de otro.
c) Sea compatible con el sistema contable vigente.
d) Faciliten el recuento físico.


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Proceso para codificar los activos fijo:
ACTIVO FIJO CODIGO SEGUIDO CODIGO ACTIVO FIJO SIG.CODIGO

Muebles y Enseres ME 5 CEROS ´00000 ME000001 2
Equipo de Computación EC EC000002 3
Vehículo VE VE000003 4
Edificio ED ED000004 5
Terreno TE TE000005 6
PASO 1 PASO 2 PASO 3
Compra de una Computadora EC 00000 3

Código para registrar
Como se podrá observar la codificación de un activo nace de la partida según D.S. 24051, luego por
características del sistema se tiene que anexar 5 ceros, seguido del siguiente código que arroje el
sistema según la partida que pertenece el activo fijo, la combinación de estos tres elementos componen
el código de nuestro activo fijo nuevo.
5. ALTA DE ACTIVO FIJO
Consiste en su registro físico y contable, y se producirá después de la recepción definitiva, realizada por
el encargado de Activos Fijos quien verificará el mismo, emitirá las actas correspondientes adjuntando
documentación de respaldo y realizará la incorporación a los registros de la empresa.
El Encargado de Activos Fijos, creará y mantendrá actualizado el registro de todos los activos fijos, a
cargo o en custodia.
Estos registros, de acuerdo a su naturaleza, deberán considerar como mínimo:
a) La existencia física debidamente identificada, codificada y clasificada.

b) La documentación que respalda su propiedad o tenencia.
c) La identificación del Custodio, Área o Unidad a la que fueron asignadas.
d) El valor del bien, depreciaciones y revalorizaciones (Si corresponde).
e) La disposición temporal.


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TI Y/O SERVICIOS GENERALES, tiene que realizar el proceso de la compra de acuerdo a la solicitud del
dependiente, con la respectiva aprobación de su inmediato superior, para luego proceder con las
respectivas cotizaciones y pago de la adquisición del activo fijo.
Cuando el encargado de TI Y/O SERVICIOS GENERALES, realicen la operación al 100% tiene que pasar
un informe para la activación del mismo.
Una vez elevado el informe de las dos áreas a contabilidad, el encargo de Activos Fijos, procederá a dar
de alta a este, con ello se generará una entrega definitiva del bien y del acta de compromiso de cuidado y
resguardo de acuerdo a esta política.
6. ASIGNACIÓN Y ENTREGA DE ACTIVOS FIJOS AL PERSONAL NUEVO
La asignación de activos fijos mediante el cual se entrega a un funcionario, un activo o conjunto de estos,
generando responsabilidad sobre su debido uso y custodia.
La entrega de activos fijos a un funcionario será realizada por el encargado de activos fijos, en
coordinación de TI y SERVICIOS GENERALES, en base a la solicitud del jefe de área y necesidad del
puesto que el nuevo colaborador representará en la empresa.
Esta solicitud el jefe de área la tiene que hacer mediante correo a TI y SERVICIOS GENERALES, con
copia al encargado de activos fijos, para que se realice una buena coordinación y control de los bienes de
uso que se le asignara al nuevo colaborador.
La constancia de entrega de un bien, se realizará mediante un formulario de manera que el personal,

exprese su conformidad.
7. BAJA DE ACTIVO FIJO
Para la baja del activo fijo tomaremos tres puntos importantes que se tiene que considerar en esta
política:
7.1 BAJA DEL ACTIVO FIJO POR FIN DE VIDA UTIL:
Cuando el activo fijo cumpla su vida útil, por el desgaste natural según el D.S. 24051 se tiene que
dar de baja porque se asume que el activo fijo está obsoleto, lo cual estará expresado en los
estados financieros de la empresa y no será la información correcta expresada.
Luego de ello el encargado de activo fijo procederá a la revisión del mismo para ver el estado del
activo fijo y de acuerdo a ello tomar la decisión de:


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a) REVALÚO TÉCNICO:
Para este caso se analizará con el equipo de TI y/o SERVICIOS GENERALES si el activo
amerita un proceso técnico de revaluó, de acuerdo lo establecido en la Norma de
Contabilidad – NC N°4 del Consejo Técnico Nacional de Auditoría y Contabilidad – CTNAC,
Revalorización técnica de activos fijos, y decidir si amerita o no reactivar el activo en los
estados financieros, para dicho proceso se contratara un profesional, perito independiente,
autorizado para realizar el trabajo del o los activos y con ello colocar en la contabilidad el
nuevo valor del activo en los libros contables.
b) VENTA DEL ACTIVO FIJO:

En caso que el activo haya cumplido su vida útil, el encargado de activo fijo informara al
área de TI y/o SERVICIO GENERALES para que realicen la venta, el cual las dos áreas
definirán el precio de acuerdo a estado o condición del activo, donde determinaran el
precio, para luego pasar un informe al encargado de activo fijo para proceder con la baja en
el sistema contable.
Tomar en cuenta que la preferencia de venta para este punto siempre se tiene que dar el
personal interno, mediante un correo masivo donde todos tengas las mismas ventajas y
oportunidades.
En caso que no exista una demanda interna por los activos ofertados, se realizara una
búsqueda externa, con el fin de cumplir con el objetivo de la venta.
c) DESUSO DEL ACTIVO FIJO:

Para este caso se procederá a la destrucción del activo fijo, de igual manera el encargado
de activo fijo notificara el departamento de TI y SERVICIOS GENERALES los cuales ellos
emitirán un informe para realizar el procedo de la baja de acuerdo al D.S. 24051.
7.2 BAJA DE ACTIVO FIJO POR DETERIORO
Cuando un activo fijo no cumpla sus años de vida útil conforme lo demanda el D.S. 24051 y se vea la
necesidad de dar de baja el activo fijo porque no es posible la utilización o arreglo, se procederá con la
baja del mismo, para este caso el encargado de activo fijo notificara a TI o SERVICIOS GENERALES
para que proceda a realizar un informe donde indique cual fue la naturaleza de este suceso y de acuerdo
a ello se proceda con la baja del activo.
Para cualquier caso sobre la baja de un activo fijo, el proceso del mismo se la tiene que realizar con la
notificación al SIN de acuerdo como lo estipula el D.S. 24051 con los 10 días establecidos antes de
realizar la baja, en este sentido se tiene que planificar con anticipación la baja para no tener posibles
contingentes en el futuro.


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8. TRASPASO DE ACTIVO FIJO.
Cuando la necesidad del colaborador requiera ceder o prestar un activo fijo que está en su poder, tiene
que notificar al encargado de activo fijo de la empresa para que proceda a la regularización de la
operación en sistema, así este pasara la responsabilidad al nuevo custodio del activo fijo.
Está terminantemente prohibido el movimiento de un activo fijo sin la notificación al encargado de activo
fijo.
9. TRASPASO DE ACTIVO FIJO POR RETIRO DEL PERSONAL.
Cuando se retire o se desvincule a un colaborador de la empresa el área de RRHH informara al

encargado de activo fijo para que éste quede liberado de la responsabilidad de los bienes que están a su
cargo, debiendo llenar el formulario de activo fijo y este debe dar la conformidad mediante acta, donde el
encargo de TI y/o SERVICIOS GENERALES coadyuvaran verificando la parte técnica sobre el estado de
los activos fijos que está siendo devueltos.
Los activos fijos liberados serán asignados a TI y/o SERVICIOS GENERALES de acuerdo a la partida
según corresponda para custodia y resguardo de los mismos para que de esta manera, cuando se llegue
a reasignar el activo fijo a un nuevo funcionario se logre detectar rápidamente la ubicación del mismo.
10. MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS
Las áreas de TI y SERVICIOS GENERALES realizaran un plan de mantenimiento de los equipos de

computación para cada gestión, lo mismo se tiene que realizar para los equipos de oficinas (aires
acondicionados) y para los vehículos.
Para el caso de los muebles y enseres, el encargado del activo fijo en coordinación con el área de
servicios generales podrá coordinar de acuerdo a los inventarios mantenimiento de esta partida, el cual
nos ayudara a prevenir los desgastes o deterioros con anticipación.
11. PROHIBICIONES SOBRE EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS
El personal de la empresa, está prohibido de:
a) Entregar y distribuir bienes sin registro o documento de autorización.

b) Aceptar documentos con alteraciones, sin firmas, incompletos o sin datos inherentes al bien
solicitado.
c) Permitir el uso de bienes para fines distintos a los enmarcados en los objetivos de la empresa.
d) Usar los bienes para beneficio particular o privado.
e) Permitir el uso para beneficio particular o privado.


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f) Prestar o transferir el bien a otro empleado sin previa autorización y entrega de formulario.
g) Enajenar el bien por cuenta propia.
h) Dañar o alterar sus características físicas (vulnerar la codificación) o técnicas.
i) Poner en riesgo el bien.
j) Ingresar bienes particulares a instalaciones de la empresa.
ANEXOS. –
➢ ANEXO 1.- Alta de activo fijo

➢ ANEXO 2.- Baja de activo fijo
➢ ANEXO 3.- Traspaso de activo fijo
➢ ANEXO 4.- Acta de entrega de activo fijo
GLOSARIO. -
- Activo Fijo: También llamados bienes de uso, propiedad planta o equipo, capital inmovilizado.
Es el conjunto de recursos materializados en bienes muebles y/o inmuebles, que posee una
entidad para utilizarlos en el desarrollo específico de las actividades de la Empresa, entre sus
características principales:
✓ Son adquiridos para el uso de la empresa, no están dispuestos para la venta inmediata.
✓ Forman parte del activo no corriente, puesto que son de naturaleza duradera (mayor a un
año).
✓ Algunos bienes están sujetos a depreciación, otros a un agotamiento y otros no se
deprecian ni se agotan.
✓ Son susceptibles de revalorización.
✓ Valor monetario relativamente significativo.
- Activo Tangible: Un activo es tangible si tiene sustancia corpórea, ocupa un espacio, es decir
ocupan un lugar en el espacio, razón por la cual se pueden ver, tocar, pesar, etc. además de
tener un valor monetario, estos activos sufren depreciaciones y agotamiento.
- Avalúo: El resultado del proceso de estimación o dictamen pericial en términos monetarios del
valor de los bienes muebles o inmuebles por parte de los valuadores o peritos.
- Baja de Bienes: Consiste en la exclusión de un bien en forma física y de los registros contables
de la entidad.
- Bienes de Uso: Son aquellos bienes que se utilizan para desarrollar la actividad de la Empresa;
deben tener una vida útil estimada superior a un año y no estar destinados a la venta.
- Cronograma de Inventario: Es la programación mediante la cual se especifican las fechas para
efectuar la verificación física de los bienes con el fin de asegurar su existencia real.
- Depreciación: Es una reducción anual del valor de una propiedad, planta o equipo. Esta
depreciación puede ser producida por tres motivos; el uso, el paso del tiempo y la obsolescencia.
La depreciación es la distribución sistemática a cada período contable, del importe depreciable
de un activo durante su vida útil estimada. Los Activos depreciables son los bienes que: se
espera que serán usados durante más de un período contable y en varios procesos productivos;

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tienen una vida útil limitada mayor a un año, posee una empresa pública para usarlos en la
producción o prestación de bienes y servicio, tienen un valor mínimo razonable.
- Gestión de Activos Fijos: Actividades propias del manejo de activos fijos, registro, control,
salvaguarda para la obtención de un control interno.
- Inventario: Es el recuento físico de los bienes de la empresa que será realizado para actualizar
la existencia de los bienes por cualquiera de los métodos aceptados. Es la verificación física de
los bienes de la entidad en una fecha determinada con el fin de asegurar su existencia real.
- Traspaso de Activos: Una transferencia de activos fijos se refiere a la acción y efecto de pasar
o llevar de un lugar a otro o ceder el dominio de bienes institucionales de forma interna (dentro
de la empresa) de un activo fijo o grupo de ellos, entre funcionarios de la empresa.
- TI: Tecnología de Información
- Valuador: Persona especialista o perito que tiene la capacidad de estimar el valor de un bien.
VALIDEZ Y VIGENCIA
“Esta política entrará en vigencia de manera individualizada a su fehaciente entrega a cada

trabajador demostrable por cualquier medio incluida entrega física o entrega digital comprobada.
Podrá ser actualizado, complementado o sustituida de la misma manera. Su eficacia jurídica está
sujeta en ser parte inseparable del contrato de trabajo, oral o escrito, de cada trabajador, por lo
que su contenido es exigible como parte del Art. 6 de la Ley General del Trabajo y Art. 6 del
Reglamento de la Ley General del Trabajo por los cuales el contrato laboral es ley entre partes”


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POLITICA DE ACTIVO FIJO

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POLITICA DE ACTIVO FIJO

FECHA DE VIGENCIA: 01 DE JULIO DE 2021

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Iniciales Nro. Fecha de Motivo de la Revisión Modificaciones

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1. FUNCIONES DEL ENCARGADO DE ACTIVOS FIJOS.

a) Realizar inventarios planificados, periódicos o sorpresivos.

La toma de inventarios, es el recuento físico de Activos Fijos pertenecientes a la empresa y es efectuada

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3. OBJETIVO DE LA TOMA DE INVENTARIOS

El objetivo de la toma de inventarios es:

a) Permita la identificación y ubicación.

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Proceso para codificar los activos fijo:

ACTIVO FIJO CODIGO SEGUIDO CODIGO ACTIVO FIJO SIG.CODIGO

Compra de una Computadora EC 00000 3

5. ALTA DE ACTIVO FIJO

Estos registros, de acuerdo a su naturaleza, deberán considerar como mínimo:

a) La existencia física debidamente identificada, codificada y clasificada.

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7. BAJA DE ACTIVO FIJO

7.1 BAJA DEL ACTIVO FIJO POR FIN DE VIDA UTIL:

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Cuando se retire o se desvincule a un colaborador de la empresa el área de RRHH informara al

10. MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS

Las áreas de TI y SERVICIOS GENERALES realizaran un plan de mantenimiento de los equipos de

11. PROHIBICIONES SOBRE EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS

El personal de la empresa, está prohibido de:

a) Entregar y distribuir bienes sin registro o documento de autorización.

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➢ ANEXO 1.- Alta de activo fijo

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“Esta política entrará en vigencia de manera individualizada a su fehaciente entrega a cada

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