Manual de Requisitos Documentales

DIRECCIÓN DE PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO DE CONTROL Y FISCALIZACION

ACTIVOS
Tel. 2586-4270/2227-7226
“MANUAL DE REQUISITOS DOCUMENTALES

DE LOS PROCEDIMIENTOS DE ALTA SEA
POR COMPRA, DONACIÓN, CAJA CHICA,
PRODUCCIÓN, COMISO, PLAN REPARADOR
E INVENTARIO INICIAL”.
1
DIRECCION DE PROVEEDURIA INSTITUCIONAL

DEPARTAMENTO DE CONTROL Y FISCALIZACION DE ACTIVOS
DEPARTAMENTO DE CONTROL Y FISCALIZACION 06-2017

DE ACTIVOS
MRD-01-2017 Versión 01
ACTIVOS
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Documento reproducido por el Departamento de Control y Fiscalización de

Activos
Elaborado por: Cynthia Fernández Hernández, Departamento de Control y

Fiscalización de Activos
Lorena Sánchez Martínez, Departamento de Control y
Fiscalización de Activos.
Autorizado por: Lic. Walter Alvarenga Franco, Jefe Departamento de Control y 2

Fiscalización de Activos
Visto Bueno: Lic. Mario Alberto Umaña Mora, Director de la Proveeduría

Institucional.
La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización

expresa del Departamento de Control y Fiscalización de Activos.

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OBJETIVO
 Diseñar e implantar un instrumento apropiado, que le permita al

Departamento de Control y Fiscalización de Activos, ser más efectivo,
como eficiente, a la hora de la elaboración de Actas para el Alta de Bienes,
en los tiempos de respuesta.
ALCANCE
 Comprende desde el trámite de inicio de una Contratación Administrativa,

por parte de los Programas y Subprogramas Presupuestarios de hasta la
recepción de documentos, para el inicio del Alta del bien en el
Departamento de Control y Fiscalización de Activos.
REFERENCIAS
 Procedimientos del Departamento de Control y Fiscalización de Activos.
POLITICAS
3
 Con base a los procedimientos llevados por el Departamento de Control y
Fiscalización de Activos, se hace necesarios la presentación de documentos
que en este Manual se describen.
 Anualmente se deberá, actualizar y difundir el Manual de Requisitos a todos los
Programas como Subprogramas Presupuestarios.
RESPONSABILIDADES
Director de Proveeduría Institucional:
 Da el Visto Buenos a la Aplicación de esta Instrucción de Trabajo.
Jefe del Departamento de Control y Fiscalización de Activos:
 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.
 Instruir para que los procedimientos de adquisición estén apegados a la

normatividad Vigente.
 Atender oportunamente los requerimientos formulados por las áreas solicitantes.
 Promover la atención ante las instancias que correspondan de las necesidades de

capacitación.

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 Revisar y mantener actualizado esta Instrucción de Trabajo
 Mantener una adecuada supervisión y control de las actividades objeto de esta

Instrucción de Trabajo.
Funcionaria Responsable del Área de Control de Bienes y Elaboración de Actas:
 Elaborar esta Instrucción de trabajo y mantenerla actualizada.
 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.
 Comunicar todo cambio o mejora que pueda realizarse a este Documento.
Funcionarios a Utilizar la Herramienta:
Funcionarios Responsables de realizar las Compras, Caja Chica, producción,

Donaciones, Comisos, Planes Reparadores e Inventario Inicial, de todos los Programas y 4
Subprograma Presupuestarios.
REQUISITOS DOCUMENTALES PARA LAS ALTAS DE BIENES:

BIENES INGRESADOS MEDIANTE COMPRA – CAJA CHICA –

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PRODUCCION – DONACION – COMISO – PLAN REPARADOR – INVENTARIO
INICIAL
A.
Documentos que deben ser remitidos por parte del Almacén Institucional, al
Departamento de Control y Fiscalización de Activos:
1. Se debe remitir un Oficio por parte del Almacén Institucional, haciendo expresa
solicitud de patrimoneaje de bienes.
2. Adjunto al Oficio del (Punto 1), se debe presentar el Asiento Contable de Ingreso,
debidamente firmado y sellado, por parte del Almacén Institucional).
3. Adjunto al Oficio del (Punto 1), se debe presentar una Copia de la factura (as).
4. Adjunto al Oficio del (Punto 1), se debe presentar el Aval Técnico.
5. Adjunto al Oficio del (Punto 1), se debe presentar una Copia de la Orden de
Compra o Contrato.
B.
Documentos que deben ser remitidos por parte de los Programas o Subprogramas
Presupuestarios, u otros al Departamento de Control y Fiscalización de Activos:
1. Se debe remitir un Oficio por parte de los Programas o Subprogramas 5

Presupuestarios, haciendo expreso la solicitud de patrimoneaje de bienes.
2. Adjunto al Oficio del (Punto 1), se debe presentar el Asiento Contable de Ingreso,
debidamente firmado y sellado.
3. Adjunto al Oficio del (Punto 1), se debe presentar una Copia de la factura (as).
4. Adjunto otro Oficio, además del Oficio del (Punto 1), por parte de los Programas o
Subprogramas Presupuestarios, indicando el recibido a satisfacción, con la fecha
del recibido y la respectiva ubicación de los bienes.
5. Adjuntar al Oficio (Punto 1) una Copia de la Orden de Compra o Contrato.
NOTA IMPORTANTE:
Para cualquier compra de artículos o bienes en general, que se haya realizado en ($)
dólares, el programa presupuestario responsable de cada compra, se tiene que
proporcionar al Departamento de Control y Fiscalización de Activos, documento que
indique el tipo de cambio, el cual es un REQUISITO INDISPENSABLE, para realizar
cualquier trámite de patrimoneaje. Quedando entendido que, aunque en este
Departamento se haya recibido el oficio de solicitud de patrimoneaje, no se puede
proceder hasta tanto no se tengan todos los requisitos necesarios, siendo entonces
responsabilidad del programa o dependencia proporcionar dicha información.
CASOS ESPECIALES:
C.

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Documentos que deben ser remitidos cuando estamos ante Alta del Bien(es) por
Compra, Donación, Caja Chica, Producción, Comiso, Plan Reparador e Inventario
Inicial; de equipo de cómputo, por parte de los Programas o Subprogramas
Presupuestarios, u otros, al Departamento de Control y Fiscalización de Activos,
adicionalmente se requiere:
1. Cuando estamos ante bienes con varios componentes, como por ejemplo
Centro de Trabajo; que tiene un escritorio, Arturito aéreo, etc. Se requiere un
desglose de precios (donde se indique el valor de cada componente del
equipo comprado), ejemplo: el valor del escritorio, el valor del Arturito, el valor
del aéreo, etc.
2. Cuando se trata de un equipo de cómputo y adicionalmente tienen una
licencia, se requiere: el valor de la licencia y adicionalmente se indique para
cuantos usuarios es la licencia, además de proporcionarnos el Documento
impreso acerca de la licencia, donde indique todas sus características.
3. Otro caso es cuando la licencia es por descarga, se debe indicar mediante un
correo u oficio remitido por la Dirección General de Informática, o por parte de
los Departamentos de Informática para los Programas Presupuestarios o
dependencias que, si lo tienen, Ejemplo: La PCD, cuenta con su
Departamento informático, entonces que por parte de ellos se remita dicha
información.
6
4. En el caso de bienes que tienen serie, es preciso que se remitan los listados
con las series, por parte de la cada comercial, o según corresponda.
D.
Inicial; de automóviles, buses, busetas, motos, etc., por parte de los Programas o
Subprogramas Presupuestarios, u otros al Departamento de Control y Fiscalización
de Activos adicionalmente se requiere:
1. Se debe remitir una Copia del DUA.

2. También una Copia del AGV.
3. Debe remitirse siempre una Nota de la casa comercial donde se adquirieron
los vehículos, donde indique el valor que corresponde al mantenimiento, el
valor que corresponde al vehículo y el valor correspondiente a la inscripción.
4. Se debe adjuntar un Oficio donde se remite el criterio mecánico.
Nota:
Si, como parte del pago por compra, hay vehículos entregados como canje, que
se aporte la documentación respectiva (Resolución o que venga la información
indicada en el Contrato) y que, asimismo, se solicite la baja de los vehículos
entregados como canje por pago).

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E.
Inicial; si son motocicletas o cuadriciclos, por parte de los Programas o
Subprogramas Presupuestarios, u otros al Departamento de Control y Fiscalización
de Activos adicional se requiere:
1. Se debe remitir una Copia del DUA.

2. También una Copia del AGV.
3. Se debe remitir también una nota de la casa comercial donde se indique el
valor por mantenimiento, el valor de la motocicleta o cuadriciclo y el valor por
inscripción.
4. Se debe presentar Oficio donde se remita el criterio mecánico.
5. También debe presentarse una nota de la Casa Comercial donde se indiquen
los componentes de la motocicleta o cuadriciclo, ejemplo: Casco, rotulación,
guantes, herramientas básicas, etc.
F.
Inicial; si son embarcaciones, por parte de los Programas o Subprogramas 7
Presupuestarios, u otros, al Departamento de Control y Fiscalización de Activos
adicional se requiere:
1. Que en la documentación se indique el modelo de la embarcación (año de

fabricación).
2. Ubicación.
3. Matrícula.
4. Material del casco.
5. Motores asignados con sus patrimonios.
G.
Inicial; si es mobiliario y equipo, por parte de los Programas o Subprogramas
Presupuestarios, u otros al Departamento de Control y Fiscalización de Activos
1. Se debe siempre remitir el desglose de precios otorgado por la casa

comercial, en caso de ser requerido: Ejemplo: Estaciones de trabajo que se
componen de: La estación, Arturito, Porta CPU, mueble aéreo.
2. Importante cuando se trata de compras realizadas en moneda que no sea el
colón, se debe remitir, desglose de precios de cada componente, que se
ajuste al valor de compra, y con la fecha de tipo de cambio del día de la
compra.

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3. Cualquier otro artículo que se componga de diversos bienes en general y
según venga indicado en la Orden de Compra o Contrato, deberá de ser
remitido el desglose de precios con su catálogo de mercancía respectivo.
4. Si los bienes no pasan como es lo que corresponde en el Almacén
Institucional, deben siempre indicar la ubicación exacta de los bienes, para
poder llevar el proceso de patrimoneaje y no provocar retrasos.
H.
Inicial; si son armas, por parte de los Programas o Subprogramas Presupuestarios,
u otros, al Departamento de Control y Fiscalización de Activos adicional se
requiere:
1. Debe de remitir un Listado del total de las armas, con su descripción detallada,
como es la marca, el modelo, la serie y el calibre, que posea cada una de las
armas detallas en el listado del Punto 1.
2. Se debe adjuntar el Criterio técnico, del especialista en armas o bien a quién
se tenga como técnico en el tema.
3. Se debe presentar documento donde conste el Recibido a Satisfacción por
parte del programa – subprograma presupuestarios o dependencia. 8
4. Si con el arma adicionalmente esta dispone de equipo adicional, se debe
remitir un alista detallada de cada equipo adicional
5. Siempre debe indicar la ubicación de las armas, de quien va a tener la
custodia directa.
I.
Inicial; si son Obras en Proceso, por parte de los Programas o Subprogramas
1. Se debe de remitir de forma obligatoria el número de finca en donde se realiza

la construcción o mejora.
2. El tamaño de la finca, en decímetros cuadrados.
3. También es necesario que se remita el tamaño del área de construcción o
mejora.
4. El importante que se indique cual va a ser el Uso que se le va a dar a la Obra:
Ejemplo: (Solución eléctrica, Construcción de Edificio, etc.).
5. Debe ser señalado la fecha de la recepción definitiva.
6. Debe remitirse el documento donde se señale la Orden de inicio.
7. También toda la Información sobre los avances (con el porcentaje de avance).
8. Se deben de remitir la Copia de todas las facturas.
9. Documento donde conste la Recepción Definitiva.

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10. Se debe de remitir las órdenes de compra adicionales si las hubiera.
11. Se debe remitir copia de Contrato.
12. Se debe de remitir una copia de la documentación, sobre la Obra que tenga el
Departamento de Obras Civiles.
13. Si la Obra en Proceso, contiene dentro de la contratación, equipo capitalizable,
se debe de remitir un listado con el desglosado de los precios unitarios.
J.
Inicial; si es una aeronave, por parte de los Programas o Subprogramas
adicionalmente se requiere:
1. La Marca del Aeronave.

2. La Serie de la Aeronave.
3. Se debe de remitir el Peso Máximo de despegue.
4. Se debe de remitir el Código de la Aeronave.
5. Se debe de remitir el Año de fabricación de la Aeronave. 9
6. El Tipo de Aeronave.
7. La Capacidad de la Aeronave.
8. La Matrícula de la Aeronave.
9. El Fabricante de la Aeronave.
10. El Modelo de la Aeronave.
11. El Peso al vacío de la Aeronave.
12. La Marca del motor de la Aeronave.
13. El Diámetro rotor de la Aeronave.
14. La Serie del motor de la Aeronave.
15. En donde se entra la Ubicación exacta de la Aeronave.
K.

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Inicial; sin son semovientes (perros o caballos), por parte de los Programas o
Subprogramas Presupuestarios, u otros, al Departamento de Control y
Fiscalización de Activos adicional se requiere:
1. La Raza del animal.

2. El Sexo del animal.
3. La Edad con la que cuenta el animal al momento de solicitar patrimoneaje.
4. La Fecha de nacimiento del animal
5. El Peso del animal.
6. El Color del animal.
7. El Nombre del animal.
8. Se debe de remitir la Ubicación exacta del animal.
L.
Inicial; cualquier otro equipo de tecnología o que se componga de diversos
artículos: Como por ejemplo Estaciones repetidoras, pizarras interactivas, equipo
audiovisual, por parte de los Programas o Subprogramas Presupuestarios, u otros,
al Departamento de Control y Fiscalización de Activos:
10
1. Se debe de remitir la lista completa de todo el equipo que la compone.
2. Se debe indicar el desglose de precios unitarios de los artículos que se ajusten
al valor total del equipo.
3. Se deben de indicar los Catálogos de Mercancía.
M.
Documentos que deben ser remitidos cuando estamos ante Ingreso por caja chica
por parte de los Programas o Subprogramas Presupuestarios, u otros al
a. Se debe de remitir Oficio haciendo la solicitud para el patrimoneaje de los bienes.

b. Que en esta misma documentación (Oficio), se indique el Recibido a Satisfacción,
la fecha de este recibido y la ubicación exacta del bien (Indispensable).
c. Se debe de remitir la Copia de la Exoneración en donde se indique la fecha, en
que se realizó esta exoneración.
d. Se debe remitir el Número de Reserva.
e. Se debe de remitir la Solicitud de Pedido.
f. Que, en la documentación aportada, se indique claramente el tiempo de garantía.
g. Se debe de remitir la copia de la factura.
h. Se debe indicar en la documentación aportada el Catálogo de Mercancía, que
corresponde al bien.

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Ñ.
Documentos que deben ser remitidos cuando estamos ante Ingreso por producción
por parte de los Programas o Subprogramas Presupuestarios, u otros, al
a. Se debe de remitir Oficio donde se realice la solicitud de patrimoneaje.

b. Dentro de la documentación aportada se debe indicar la descripción detallada del
bien.
c. Se debe de señalar el Valor del bien.
d. Se debe de indicar la dependencia que va a utilizar el bien, indicando el programa
presupuestario.
O.
Documentos que deben ser remitidos cuando estamos ante Ingreso de
Edificaciones y Terrenos por parte de los Programas o Subprogramas
Presupuestarios, u otros, al Departamento de Control y Fiscalización de Activos:
Terrenos:
1. Se debe indicar el Catálogo de Mercancías, que corresponde. 11

2. Se debe de señalar el Número de finca.
3. El Número de plano, de la finca.
4. La Provincia donde está ubicada la Finca.
5. El Cantón donde está ubicada la Finca.
6. El Distrito, donde está ubicada la Finca.
7. Nombre del propietario registral.
8. El Área total de la Finca.
9. El Uso o destino de la Finca.
10. El Valor total de la edificación o terreno (Avalúo).
11. Ubicación exacta de la finca.
12. La Fecha de confección del avalúo.
13. Número de Informe Pericial.
14. Toda la documentación registral, estudio registral, plano, etc.
P.
Documentos que deben ser remitidos cuando estamos ante Edificaciones, por
parte de los Programas o Subprogramas Presupuestarios, u otros, al Departamento
de Control y Fiscalización de Activos:

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1. Se debe de remitir el Catálogo de Mercancías, que corresponde.

2. Se debe de remitir el Número de finca.
3. Se debe de remitir el Número de plano.
4. Indicar la Provincia donde se ubica la finca.
5. Indicar el Cantón, donde se ubica la finca.
6. Indicar el Distrito, donde se ubica la finca.
7. Indicar el Nombre del propietario registral.
8. Señalar el Área, total de la finca expresado en decímetros cuadrados.
9. Se debe de señalar el Uso o destino, de la Edificación.
10. Se debe de señalar el Valor total, de la edificación.
11. La Ubicación exacta, de la Edificación.
12. El Avalúo, de la Edificación.
13. Fecha de confección del avalúo.
14. Número de Informe Pericial.
15. Toda la documentación registral, estudio registral, plano, etc.
Q.
Documentos que deben ser remitidos cuando estamos ante Ingreso por Plan
Reparador, por parte de los Programas o Subprogramas Presupuestarios, u otros, 12
al Departamento de Control y Fiscalización de Activos:
a. Se debe de remitir al Departamento de Control y Fiscalización de Activos, Oficio

donde se realice la solicitud de patrimoneaje por parte de la Comisión de
Donaciones.
b. La Comisión de Donaciones, debe de remitir el expediente.
c. Del expediente se toma la siguiente información:
1. El Número de la Causa Penal.
2. El Nombre de la Persona Contra quien está la causa.
3. El Motivo por el cual se establece el Plan Reparador.
4. Se debe de remitir el Número de la Sesión de Comisión.
5. Se debe de indicar la Fecha en que se efectuó la Sesión.
6. Se debe indicar el Número de Acuerdo.
7. Se debe de remitir el Número de Expediente.
8. Se debe de aportar el detalle de la donación.
9. Se debe señalar el destinatario de los Bienes del Plan reparador.
10. Se debe de indicar la Casa Comercial, donde se compraron los bienes.
11. Se debe de remitir la Factura, de la compra de los bienes.
12. Señalar la Fecha de factura.
13. La Fecha de ingreso.
14. Se debe de remitir la Garantía, de los bienes.
15. Señalar el Programa Presupuestario, beneficiado.
d. Se requiere que en la documentación aportada venga lo siguiente: (importante)

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1. El Valor total de los bienes entregados.
2. Oficio de Recibido a Satisfacción por parte de la dependencia policial que va a
recibir el bien y la fecha de recibido a satisfacción.
3. Se debe de indicar la Descripción detallada de los bienes.
4. Señalar los Catálogos de Mercancías.
5. La Ubicación exacta de los bienes.
6. Si los bienes se tratan de equipo de cómputo, estos deben remitirse con el
Criterio Técnico.
R.
Documentos que deben ser remitidos cuando estamos ante Ingreso por Donación,
a. Se debe de remitir al Departamento de Control y Fiscalización de Activos, Oficio

donde se realice la solicitud de patrimoneaje por parte de la Comisión de
Donaciones.
b. Es necesario que se remita por parte de la Comisión de Donaciones el expediente
completo.
c. En este expediente debe contener necesariamente la siguiente información: 13
1. Se debe indicar la Dependencia o Gobierno que realiza la donación.
2. Indicar la Fecha de recibido a satisfacción, del o los bienes.
3. Adjuntar Documento que indique el recibido a satisfacción, de los bienes
4. Se debe de indicar el Destinatario.
5. Se debe indicar el Programa Presupuestario, beneficiado de la donación.
6. Se debe indicar la Sesión de la Comisión de Donaciones, donde fue aprobado
la donación.
7. Se debe de indicar la Fecha de la Sesión de la Comisión de Donaciones,
donde se aprobó la donación.
8. Se debe de indicar el Número de Acuerdo, cuando se aprueba la donación.
9. Se debe remitir el Número de Expediente, con el que se confeccionó el mismo
10. Se debe de remitir la Factura, fecha de factura e indicar la Casa Comercial (Si
la hubiera).
11. Remitir copia del Convenio o INL.
e. Se requiere que en la documentación aportada contenga expresamente lo
siguiente:
7. El Valor total de la donación.
8. El Oficio de Recibido a Satisfacción por parte de la dependencia que va a
recibir el bien y la fecha de recibido a satisfacción.
9. Se debe de remitir la Descripción detallada de los bienes.
10. Deben ser remitidos los Catálogos de Mercancías, que corresponden al bien.
11. Se debe de remitir la Ubicación, exacta del bien.
12. Se debe remitir el Criterio Técnico, cuando estamos ante equipo de cómputo.
13. Se debe de remitir criterio mecánico si estamos ante vehículos donados.

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14. Se debe de remitir un Desglose de precios, por unidad si estamos ante equipo
de cómputo (que se indique el valor individual de cada componente).
15. Se debe de remitir un Desglose de precios, por unidad
16. Si la donación es en dólares, se tomará la fecha de recibido a satisfacción
para buscar en el Banco Central de Costa Rica, la información del tipo de
cambio del día señalado como recibido.
S.
Documentos que deben ser remitidos cuando estamos ante Ingreso por Comiso,
1. Oficio donde se realice la solicitud por parte de la dependencia para

patrimonear el bien entregado en comiso.
2. Documentación en donde se indique las características y el valor del bien o
bienes entregados en comiso.
3. Documentación que acredite que el bien o bienes es entregado por comiso
(emitido por el Poder Judicial).
4. Se debe de remitir el Aval técnico si el bien lo requiere.
5. Se debe de indicar la Ubicación, exacta del bien.
14
T.
Documentos que deben ser remitidos cuando estamos ante ingreso por Inventario
Inicial, por parte de los Programas o Subprogramas Presupuestarios, u otros, al
1. Se debe de remitir Oficio, donde se realice solicitud para patrimonear por parte
de la dependencia que lo requiera.
2. Listado de bien o bienes con sus correspondientes características.
3. Avalúo realizado por una persona facultada, en donde se indique el valor del
bien.
4. Señalar la Ubicación, exacta del bien.

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Documento reproducido por el Departamento de Control y Fiscalización de

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 Revisar y mantener actualizado esta Instrucción de Trabajo

 Mantener una adecuada supervisión y control de las actividades objeto de esta

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 Elaborar esta Instrucción de trabajo y mantenerla actualizada.

 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo.

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1. Se debe remitir un Oficio por parte de los Programas o Subprogramas 5

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1. Se debe remitir una Copia del DUA.

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1. Se debe remitir una Copia del DUA.

1. Que en la documentación se indique el modelo de la embarcación (año de

1. Se debe siempre remitir el desglose de precios otorgado por la casa

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1. Se debe de remitir de forma obligatoria el número de finca en donde se realiza

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1. La Marca del Aeronave.

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1. La Raza del animal.

a. Se debe de remitir Oficio haciendo la solicitud para el patrimoneaje de los bienes.

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a. Se debe de remitir Oficio donde se realice la solicitud de patrimoneaje.

1. Se debe indicar el Catálogo de Mercancías, que corresponde. 11

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1. Se debe de remitir el Catálogo de Mercancías, que corresponde.

a. Se debe de remitir al Departamento de Control y Fiscalización de Activos, Oficio

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a. Se debe de remitir al Departamento de Control y Fiscalización de Activos, Oficio

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