PROCEDIMIENTO

Código: PR-066
TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE BIENES
Versión: 04
MUEBLES E INMUEBLES
Fecha: 07/12/2020

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la identificación, verificación, registro, análisis y

valoración de los bienes muebles, inmuebles y de consumo de propiedad o
administrados por el Instituto Para la Economía Social - IPES, con el propósito de tener
actualizada la información de los bienes en uso y en bodega.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con la elaboración del programa anual de inventarios y finaliza
con el informe final de la toma física de inventarios, en donde se determina el listado de
elementos de la Entidad, determinando su existencia, valor de compra, su uso, su
estado actual, las acciones a seguir (baja, conservación, reconocimiento) y análisis de
las vidas útiles establecidas como criterios fundamentales para el informe de la toma
física de inventarios

Este procedimiento está alineado con los criterios establecidos en la Política de

Fortalecimiento Organizacional, establecida en la Dimensión Tres – Gestión con Valores
para Resultados, del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

3. RESPONSABLES

Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a):

 Será responsable de coordinar y administrar los recursos necesarios para el logro del
objetivo del procedimiento.

Almacenista General:
 Será responsable de planear, coordinar y realizar el inventario físico, conforme con
el programa anual de inventarios.
 Organizar, custodiar, manejar, conservar, y administrar los bienes de propiedad y a
cargo de la Entidad, al igual que aquellos entregados para el cumplimiento de sus
funciones.
 Garantizar que se cumplan los objetivos perseguidos por los Entes y Entidades con
la toma física de bienes durante el proceso, observando con especial cuidado que se
cumpla la transparencia de la toma de información, para lo cual se sugiere, desarrolle
las siguientes actividades:
− Velar que el proceso de la toma física se cumpla según el procedimiento.
− Impartir las instrucciones necesarias a las personas involucradas antes, durante
y después de la toma física.
− Consolidar la información arrojada.
− Conciliar con el área de Contabilidad los resultados obtenidos de la toma física
de bienes con los registros en libros de contabilidad, y definir los ajustes a que
haya lugar en la información administrativa y contable.
− Elaborar el informe final con los resultados obtenidos, observaciones,
sugerencias y conclusiones.
 Verificar los resultados, con el fin de determinar las posibles diferencias. De
presentarse inconsistencias, procede a hacer personalmente las verificaciones a que

FO-071
V-05 Página 1 de 26
Elaboró Revisó: Aprobó:
German Guillermo Fierro Méndez Eduin Romero Burgos Gloria Josefina Celis Jutinico
Profesional Universitario SAF Almacenista General Subdirectora Administrativa y
Financiera
Cristian Buitrago Zarabanda
Contratista SAF
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Fecha: 06/12/2020

haya lugar, para lo cual puede valerse de un muestreo selectivo, dentro de uno de
los varios procedimientos que a su criterio elija.
 Elaborar informes, conformar y rendir cuentas con la periodicidad que ordenen los
reglamentos internos, los organismos de control fiscal y administrativo, sustentados
con los soportes de los movimientos realizados durante el periodo, con la información
necesaria para comprobar las existencias, sus valores y análisis.
 Unificación de la información resultante de la toma física, con las bases de datos de
Contabilidad, Almacén y otras áreas pertenecientes a la Subdirección Administrativa
y Financiera-SAF mediante el documento conciliación de Almacén General vs
Contabilidad que se debe realizar de forma mensual previamente la elaboración por
parte de los profesionales del área de Contabilidad y el Almacén General del IPES,
el mismo será firmado por las partes.
 Informar de manera oportuna los movimientos de bienes que se presentan al interior
de la Entidad, para que se emitan o actualicen las pólizas de seguros adquiridas para
salvaguardarlos.
 Revisar en el aplicativo GOOBI que los bienes inmuebles de propiedad, copropiedad
y administración del IPES estén incluidos en el aplicativo y efectuar acompañamiento
una vez al año a los/las profesionales universitarios ó técnicos y ejercer control del
inventario de inmuebles de la Entidad.
 Reportar las novedades de infraestructura a la Subdirección de Diseño y Análisis
Estratégico con relación a los bienes inmuebles.
 Actualización constante de los movimientos de inventarios en el Sistema de
Información GOOBI.
 Elaborar el proyecto de reclasificación o de actualización del catálogo de bienes de
la Entidad; el cual debe estar basado en conceptos técnicos, contables y jurídicos. Y
el Comité de Inventarios debe evaluar y presentar la propuesta de acto administrativo
para la refrendación por parte del Representante Legal.
 Presentar al Comité de Inventarios los resultados de los inventarios, haciendo énfasis
en las diferencias evidenciadas para la toma de decisiones.

Profesional Universitario de Almacén:

 Mantener actualizadas las novedades, movimientos y saldos de bienes en Almacén,
servicio o en poder de terceros, debidamente clasificados por dependencias y
responsables.
 Reportar oportuna y adecuadamente al área de Contabilidad, los resúmenes de los
saldos y movimientos y la documentación relacionada con las novedades del
Almacén.
 Apoyar al Almacenista General del IPES en el proceso de control de los bienes
inmuebles de propiedad, copropiedad y administración del IPES, efectuar visita una
vez al año al proceso de Inventario con registro fotográfico.
 Actualizar los expedientes físicos y digitales de los bienes inmuebles de la Entidad.
 Reportar las novedades de infraestructura a la Subdirección de Diseño y Análisis
Estratégico con relación a los bienes inmuebles detectadas en el proceso de
inventario.
 Elaborar conjuntamente con el área de contabilidad de la Entidad, la conciliación
mensual entre el Almacén General vs Contabilidad.
 Apoyar al Almacenista General del IPES de forma mensual en el reporte de bienes
para que se emitan o actualicen las pólizas de seguros adquiridas para
salvaguardarlos.
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 Apoyar la toma física del inventario, y elaborar el informe correspondiente bajo los
parámetros de requerimiento de información del nuevo marco normativo.
 Ingresar al GOOBI, las novedades de inventario. Analizar el resultado del informe de
inventario, y apoyar al técnico en el proceso de elaboración del informe.

Técnico de Almacén:
 Apoyar la toma física del inventario, y elaborar el informe correspondiente bajo los
parámetros de requerimiento de información del nuevo marco normativo.
 Realizar conteos selectivos para confrontar las existencias físicas contra los registros
en GOOBI y los registros de contabilidad.
 Realizar las visitas a los bienes inmuebles de la Entidad para realizar inventario tomar
registro fotográfico y reportar al Profesional Universitario y Almacenista General las
novedades de infraestructura.
 Verificar, clasificar, analizar y valorizar los bienes de propiedad de la Entidad, y velar
por el registro permanente de los bienes muebles, bienes devolutivos, bienes de
consumo, bienes servibles o inservibles, bienes en servicio, bienes en bodega,
recibidos y entregados a terceros, y bienes inmuebles.

Grupo de conteo:
 Conformado por el personal del Almacén General y Bodega que conoce los bienes,
el cual verifica que los mismos estén debidamente identificados con placa, código de
barras u otro mecanismo, así como, las características o información básica que
identifican el bien (descripción genérica, código de identificación, estado, etc).

Anotador:
 Verificar en los listados la existencia del número de placa, código de barras, o
mecanismo tecnológico de identificación, confirmando que concuerde con el bien que
se está cotejando.

Mesa de Control:
 Encargada de recopilar los documentos de la toma física para su consolidación total.

Subdirección Administrativa y Financiera - Contabilidad:

 Participar en las conciliaciones con la información recolectada en la toma física y
realiza los ajustes necesarios con base en los soportes y la documentación del
proceso, igualmente se sugiere trabajar en forma conjunta con el Área de Gestión de
Bienes o quien haga sus veces, para realizar los ajustes requeridos que reflejen la
realidad de los bienes en los Estados Financieros de los Entes y Entidades.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Accesorios: Elementos que dependen de lo principal, que son útiles casi en la medida
en que exista la máquina. Actualmente un accesorio para un equipo de computación, es
el filtro o protector de pantalla, el forro guarda polvo, las herramientas, etc. Es decir, es
un elemento auxiliar que no afecta el buen funcionamiento de la máquina.

Alta de Almacén: Es el procedimiento mediante el cual, un bien que no se encuentra

registrado en los inventarios de la Entidad, se registra como parte del inventario de la
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Entidad en el Sistema de información GOOBI, con el fin de ejercer el control de los

mismos.

Alternativa Comercial: Es un espacio donde un beneficiario tiene la posibilidad de

desarrollar una actividad comercial. En el caso del IPES pueden ser: un quiosco, local
de Punto de Encuentro, local de punto comercial, módulo de venta mecato social, y local
de plaza de Mercado.

Bienes: Un bien se define como aquel artículo inventariable o activo de cualquier clase,
activos fijos, materiales, artículos, elementos en custodia, bienes muebles de propiedad
o recibidos para el uso de la Entidad.

Bienes de consumo: Son aquellos bienes que se extinguen con el primer uso que se
hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad
independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes.
son bienes que contablemente van al gasto y no necesitan tener un control en el sistema
de información como los de control administrativo, sin embargo, debe existir control de
la compra y de la utilización de los mismos.

Bienes de Consumo Controlado o bienes de control administrativo: Son aquellos

bienes que su costo es de menos de 2 SMMLV, sin embargo, tienen una vida útil de 1
o mas periodos y deben ser controlado su uso, ya que sirven para llevar a cabo la
misionalidad de la Entidad, no representan un activo para la Entidad, pero si se controla
su uso mientras presten un servicio para la Entidad.

Bienes Devolutivos en Servicio: Son los bienes de propiedad del ente público, que se
encuentran en uso de dependencias, funcionarios, y terceros, para el desarrollo de su
función administrativa o cometido estatal: Terrenos, Construcciones en curso,
Edificaciones, Vías de Comunicación y acceso internas, Plantas, Ductos y Túneles,
Redes, Líneas y Cables, Maquinaria y Equipo, Muebles y enseres y equipo de Oficina,
Equipo de Comunicación y Computación, Equipo de Transporte, Tracción y Elevación,
Equipo de Comedor y despensa. sin embargo, una de las características principales de
estos bienes, es que su valor de adquisición es de más de 2 SMMLV.

Bienes Faltantes: Son aquellos bienes que se encontraban registrados en el inventario

de la Entidad, pero al momento de realizar la toma física no se encuentran los mismos.
O bien porque éstos hayan sido hurtados o bien porque haya desaparecido
definitivamente del servicio.

Bienes Inmuebles: Son aquellos que son considerados bienes raíces, los cuales se
encuentran íntimamente ligados al suelo, unidos de modo inseparable, física o
jurídicamente, al terreno.

Bienes Inservibles y Obsoletos: Son aquellos que se encuentran en un estado de

deterioro, desgaste, obsolescencia física y no son de utilidad para el servicio de la
Entidad.

Bienes Muebles: Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro,
manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallaren depositados.
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Bienes Sobrantes: Son los bienes que, no siendo parte del inventario de la Entidad,
un cuentadante los utiliza para el desarrollo de sus funciones y que en el momento de
la toma física se registran y agregan en el inventario.

Comité de Inventarios: Es creado para velar por el correcto manejo de los bienes e
inventarios y coordinar, planificar y apoyar en su gestión al responsable del Almacén. El
comité estará conformado por un grupo multidisciplinario que tendrá a su cargo las
decisiones relacionadas sobre la materia.

Componente: Elemento fundamental para una máquina o equipo, indispensable para

su buen funcionamiento; es decir, sin esta parte no funciona o no puede cumplir con su
cometido.

Comprobante de Traslado o Salida de Bienes del Almacén o Bodega al Servicio:

El comprobante de traslado de Almacén o Bodega con destino a las dependencias,
funcionarios o a terceros, es un documento legal probatorio en donde se identifica clara
y detalladamente la salida física y real del bien del Almacén, cesando de esta manera
la responsabilidad fiscal y legal por la custodia y conservación por parte del responsable
del Almacén y Bodega, transfiriéndola al funcionario o dependencia destinataria.

Conciliación entre Almacén General vs Contabilidad: Documento elaborado entre

los profesionales de Contabilidad y Almacén General de forma mensual. Con el fin de
comparar los movimientos de Almacén, saldos en existencias de elementos de consumo
y devolutivos contra los reportes de contabilidad y ajustar las diferencias encontradas.

Cuentadante: Es el servidor público que tiene a su cargo y responsabilidad bienes de

la Entidad para el desarrollo de las funciones asignadas.

Divisiones Modulares: Son bienes muebles utilizados en las oficinas, y que pueden
ser desarticulados, para llevarlos a una nueva ubicación, o reasignarlos a otras
dependencias, oficinas o instalaciones diferentes del inmueble en que fueron instaladas
inicialmente. La factura que entregue el proveedor deberá venir desagregada en sus
valores por conjuntos, superficie, archivador o repisa, partes y piezas que conforman los
módulos. Debido a que la mayoría de los paneles tienen las mismas dimensiones, los
elementos deben ser identificados por unidad física, solicitud que debe quedar
incorporada en el contrato de adquisición, para efectos de control contable y
administrativo. Con el fin de facilitar la puesta en servicio y el control, el Almacén
registrará y plaqueteará o codificará cada uno de los componentes o elementos que
conforman los módulos. Definida su clasificación y teniendo absoluta claridad en la
cantidad, tipo, forma y la unidad de medida a ser instalada en la dependencia o área, se
le asignará un código o número de placa al conjunto o conjuntos y su valor quedará a
cargo del jefe de área; los elementos que componen
el puesto de trabajo (silla, bases, mesón, archivador, etc) quedarán a cargo del
funcionario que los tendrá en uso.

Equipos de sonido, televisores, retroproyectores y video caseteras: Cuando estos

elementos son utilizados por la Entidad como herramientas de instrucción y capacitación
interna, se deben clasificar como muebles, enseres y equipos de oficina.
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Inventario de Bienes en Bodega: Es la verificación cuantitativa de los bienes, de

Propiedad, Planta y Equipo (devolutivos), que se encuentra en las bodegas de la Entidad
o registrados en las cuentas de bodega o a cargo del bodeguero, para ser utilizados en
el futuro (nuevos o para reutilización), por estar en o para mantenimiento o por haber
sido reclasificados para ser dados de baja.

Inventario de Bienes en Servicio: Es la verificación física del conjunto de elementos o

bienes en uso y a cargo de las diferentes unidades operativas, áreas o dependencias
de la Entidad y funcionarios que se desempeñen en ellas.

Levantamiento físico de inventarios: Corresponde al conteo físico de los bienes

muebles de propiedad de una Entidad, ubicados en la sede principal, sucursales y
bodegas, para constatarlo con el módulo de Almacén General del aplicativo de Entidad
para de esta manera tomar las decisiones de depuración del inventario en el software.

Repuesto: Elemento o pieza de recambio que permite corregir un desperfecto o daño

en la máquina o en uno de sus componentes, como es el caso de una tarjeta de memoria
en un equipo de cómputo que debe ser cambiada por que la que hace parte de la
máquina se averío.

Toma física de inventario: Es la verificación física de los bienes o elementos en los

almacenes, bodegas, depósitos, dependencias, y a cargo de usuarios, etc, con el fin de
confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados en las bases de
datos de Inventarios y en las cuentas contables. determinar indicios de deterioros de
inmuebles y para el caso de muebles solo que los 35 SMLV.

Traslado de inventarios: Jurídicamente opera cuando la entrega de bienes sin

contraprestación económica se realiza entre Entidades del sector central distrital, por
tratarse de una sola persona jurídica. Se formaliza con el acta de entrega que se
suscriba entre los funcionarios responsables del Almacén o Bodega de las respectivas
Entidades.

Traspaso de inventarios: Jurídicamente se define como la entrega de los bienes entre

Entidades del sector central y descentralizado o entre las Entidades descentralizadas
entre si, del nivel Distrital, por tratarse de dos personas jurídicas diferentes. Este hecho
económico se efectuará a través de un Convenio Interadministrativo suscrito por los
correspondientes representantes legales de las Entidades, y se formalizará con la
respectiva acta de entrega.

5. CONDICIONES GENERALES

El objetivo principal de este procedimiento es planificar la realización del inventario físico

de los bienes del IPES, preparar el mismo de tal manera se efectué con los criterios de
racionalidad, eficiencia y economía.

Así mismo, es importante tener claro el concepto de toma física que corresponde a la
verificación física de los bienes o elementos en los almacenes, bodegas, depósitos,
áreas, dependencias a cargo de servidores públicos, terceros, usuarios, entre otros, con
el fin de confrontar y conciliar las existencias reales contra los registros de las bases de
datos del sistema de información institucional.
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Es necesario resaltar que las tomas físicas se realizan con el fin de comprobar la
existencia, clasificar, analizar y evaluar el estado de los bienes y su resultado puede ser
parte de los insumos de información para evaluar las vidas útiles y el deterioro de estos,
contar con el registro oportuno y permanente de los elementos que conforman el
patrimonio la Entidad, de acuerdo con las normas vigentes en lo referente a las
operaciones que afectan el manejo y control de los bienes.

Se sugiere que esta verificación se realice mediante la práctica de pruebas

representativas de los bienes por cuenta, dependencia y responsable, de manera
aleatoria por lo menos una vez al año y de manera integral cada dos años, o cada vez
que se considere necesario para atender lo establecido en la Ley 951 de 2005, a través
de los mecanismos y procedimientos que para tal fin elaboren, diseñen y documenten
los Entes y Entidades.

Con la realización de la toma física e inventarios se busca una adecuada clasificación

en grupos contables por dependencias, alternativas comerciales y plazas de mercado a
cargo del IPES y, cuentadantes (funcionarios y/o contratistas responsables de los bienes
a su cargo para su uso en el marco del desempeño de sus funciones). Lo cual, permite
la realidad de la estructura orgánica y de los estados financieros de la Entidad.

En el caso de efectuar inventario de los bienes de consumo de la Entidad, el Almacén

General no surtirá salida de los mismos a las dependencias de la Entidad durante este
proceso.

El inventario físico se realizará por lo menos una vez al año, lo que supone un adecuado
control de los bienes en cada vigencia, los análisis principales a efectuar en el inventario
físico.

Dentro de las etapas para la toma física de inventarios encontramos las siguientes:
planeación, ejecución de la toma física y cierre e informe final de la toma física.

Planeación: Esta etapa es fundamental para el ejercicio de la toma física, donde se

tienen en cuenta los siguientes aspectos: documentación, servidores públicos
encargados, notificaciones, logística en los recorridos, materiales y papelería a utilizar.
La cual se divide en:

-Determinación de la fecha de corte: Acorde con la programación de la toma física,

es fundamental definir la fecha de corte de la información que documenta el proceso,
referente a entradas y salidas de almacén, listados de existencias que figuren en bases
de datos, tanto contables como la información del Área de Almacén y Bodega o quien
haga sus veces.

Este procedimiento es necesario para una adecuada confrontación de los registros con
la toma física y es importante resaltar que en la medida en que el sistema de control de
bienes se encuentre actualizado en movimientos y novedades de ingresos, traslados y
salidas, se facilita el levantamiento de la información, de lo contrario, se dificulta lograr
un buen resultado.
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-Servidores Públicos Encargados: Se sugiere tener en cuenta los siguientes

aspectos:
 Designar las personas que van a participar en el proceso de la toma física, dentro de
los cuales está el personal del Almacén General, por ser los conocedores de los
bienes en su manejo y control administrativo.
Esta designación se efectúa en forma escrita, donde se mencione responsabilidad y
actividades, para cada integrante.
 Impartir las orientaciones e instrucciones necesarias a quienes van a participar en la
toma física. Para ello pueden realizarse reuniones previas, entregando las
instrucciones correspondientes en forma escrita.
 Prevenir posibles interrupciones del personal que va a participar en el proceso, de tal
manera que no haya conflicto en el desempeño de las actividades propias de sus
cargos, cuando se cuente con el apoyo de servidores de otras áreas, para garantizar
dedicación exclusiva a la labor y dar mayor agilidad al proceso.
 Se sugiere dotar de la protección necesaria (guantes, mascarillas, petos, cinturones,
etc.), al personal encargado de manipular los bienes a inventariar.

- Notificación: Es de suma importancia que el (la) Subdirector(a) Administrativo (a) y

Financiero (a) del IPES, en el proceso de la toma física, informe a los encargados de las
áreas, la fecha, la importancia, la metodología a aplicar, programación de los recorridos
y cronograma de ejecución; igualmente solicitar la presencia de los servidores públicos
al momento de la toma física y la necesidad de tener los bienes organizados en el sitio
o destino que les fue asignado inicialmente.

- Logística de los recorridos a realizar: Este aspecto es de vital importancia en la

etapa de preparación para la toma física de bienes, ya sea que los mismos se
encuentren en bodega o en servicio, para lo cual se recomienda realizar las siguientes
actividades:
 Ordenar previa y adecuadamente las existencias para facilitar su conteo, en lo posible
que se encuentren en un solo lugar y no dispersos por varios sitios.
 La identificación de los artículos, junto con la unidad de criterio en las magnitudes y
unidades de medida de los bienes (unidad, caja, docenas; centímetros, metros; litros,
galones, canecas, etc.). Estimar el peso de los envases y empaques de los diferentes
elementos para facilitar la determinación del contenido en existencia cuando el
producto no se ha consumido en su totalidad, en el caso que no se posean las
herramientas predefinidas para su valuación.
 Aislar debidamente los productos y elementos dañados, obsoletos, deteriorados y
demás para ser retirados definitivamente, como también aislar debidamente todos
los elementos que no formen parte del patrimonio de los Entes y Entidades.
 Efectuar el control adecuado sobre los bienes en mal estado que hayan sido
previamente dados de baja para evitar que sean incluidos nuevamente, o dados de
baja por segunda vez.
 Señalizar de manera apropiada el área a inventariar (Bodegas, Secciones,
Estantería, etc.)
 Contar con la información básica de los bienes, en el momento de cotejar la toma
física con los registros y para fortalecer el control respecto de su movilidad dentro de
los Entes y Entidades.
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 Durante la toma física evitar en lo posible, el movimiento de entradas y salidas de

productos, labor que se coordina previamente (ingresos, salidas, traslados, entre
otras).
 Contar con una correcta clasificación por áreas y por usuarios, la cual corresponde a
la realidad de la estructura organizacional de los Entes y Entidades y de la planta de
personal. Por lo tanto, el sistema no debe contener información relacionada con áreas
o servidores públicos inexistentes, que no pertenezcan o se hayan retirado.

-Materiales y papelería para utilizar: Se deben tener en cuenta los siguientes

aspectos:
 Preparar la información básica que permita identificar los bienes, como: número de
placa o rótulo, código del producto, serial, descripción del bien, estado del bien, etc.
 Verificar el correcto funcionamiento de los medios tecnológicos para la toma física,
como lectores de códigos de barras, softwares específicos que alimenten el módulo
de gestión de bienes, sistemas de información que permita verificar el recorrido y
ejecución de la toma física en tiempo real o sistemas que efectúen reportes en línea,
entre otros.
 Preparar los adhesivos o placas que contengan la fecha en que se está practicando
la toma física o mediante el mecanismo a utilizar para identificar los bienes.
 Como procedimiento interno, las personas que participen en el conteo físico deben
desconocer las cantidades en existencias para dar mayor credibilidad a la toma física,
sin sujeción a que se deba llegar a determinar la existencia que se encuentra
registrada en las bases de datos.
 Finalmente, se realiza la retroalimentación de todo el proceso, para asegurar que la
toma física se lleve a cabo sin contratiempos, situación que debe dejarse evidenciada
en la documentación que forme parte de la Toma Física.

Ejecución de la Toma Física: Esta fase consiste en la realización de la verificación

física de los bienes y posteriormente en la comparación de los bienes existentes con los
registros del área de almacén, recursos físicos y contabilidad, con el propósito de
comprobar su situación, estado y deterioro, así como determinar faltantes, sobrantes,
malos registros, posibles ajustes o responsabilidades en el manejo.

La realización de la toma física requiere de un alto grado de calidad en las actividades

que se realicen y de compromiso de parte de todos los servidores públicos los Entes y
Entidades, especialmente de quienes ejecutan el proceso, dado el alto costo que implica
su realización, lo complejo de la labor y lo importante de sus resultados.
La cual se debe efectuar de la siguiente manera:

a) Toma Física de Bienes en Bodega: Es la verificación cuantitativa de los bienes

catalogados como Inventarios, Propiedades, Planta y Equipo que se encuentran en las
bodegas de los Entes y Entidades, registrados en las cuentas de Bienes Muebles en
Bodega, Propiedades, Planta y Equipo No explotados, para ser utilizados en el futuro,
los bienes que están en o para mantenimiento, los registrados en cuentas de orden
porque se hayan recibido como garantía, demostración, ingresado de manera
provisional, por haber sido retirados definitivamente y no se ha dado su destino final,
entre otros. El procedimiento de efectuarlo es el siguiente:
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 Físicamente los elementos se ordenan de forma lógica, en el espacio donde se

encuentran ubicados, la organización incluye limpieza, pasillos despejados y la
consecución de elementos que permitan realizar la toma física de forma segura y
apropiada – escaleras de mano, tapa bocas, entre otros - buscando que dicho
ordenamiento contribuya y facilite el conteo físico.
 Para la toma física de mercancías, bienes en bodega, insumos o productos
terminados es conveniente, aunque no necesario, utilizar tarjetas, colocándolas una
a una por referencia o elemento, planeando una adecuada utilización y método de
colocación, así como el del uso de los documentos y formatos útiles y necesarios en
el proceso.
 El primer grupo efectúa el recorrido marcando con distintivos los bienes o áreas
inventariadas o retirando de la tarjeta el desprendible marcado con el número uno,
depende de los Entes y Entidades el método a utilizar.
 El segundo grupo realiza el recorrido de igual forma, el cual es decisión de los Entes
y Entidades, depende de los resultados del primer conteo y su verificación versus los
datos del sistema de información contable, con el fin de determinar en forma
definitiva, los faltantes y sobrantes reales. Se marcan con otro distintivo las áreas o
bienes verificados.
 Realizado el conteo físico se procede a cotejar la información recopilada en las
tarjetas o listados, contra los registros del sistema de control de bienes, a cargo del
responsable del Almacén y Bodega, contra lo registrado en contabilidad,
estableciendo las cantidades y montos de las posibles diferencias reflejadas en
sobrantes y faltantes. Esta labor se realiza mediante trabajo de escritorio, se efectúa
la comparación de los dos listados y se establecen las coincidencias y diferencias
que se presentan entre ellos.

Toma Física de Bienes en Servicio: Es la verificación física del conjunto de elementos

o bienes en uso y a cargo de las diferentes unidades operativas, áreas de los Entes y
Entidades y servidores públicos que se desempeñan en ellas. La toma física de bienes
en servicio se puede efectuar de dos formas, a partir de los bienes a cargo de las áreas,
o a partir del registro que figura a cargo de los responsables, cuyo desarrollo puede ser
conjunto o por separado. El proceso se realiza de la siguiente manera:
 Para el levantamiento de la información de los bienes en servicio, se tiene en cuenta
la siguiente información: Fecha de elaboración la toma física, servidor público
responsable de los elementos, área o ubicación, descripción del bien, número de
placa o código, marca, serie, estado, nombre y firma de quien recoge la información
y nombre y firma del servidor público que la suministra.
 Se consulta el sistema actualizado en lo que se refiere a la ubicación y responsables
y definir el recorrido.
 Todo proceso de toma física se efectúa por sedes, dentro de las sedes por pisos,
dentro de los pisos por áreas y dentro de las áreas por servidor público.
 Se procede a efectuar la verificación física elemento por elemento.
 Se efectúa el recorrido marcando con distintivos los bienes o áreas a verificar.
 Durante la toma física se complementan las placas a los bienes que no las tengan.
Los números para adherir son los que correspondan en el sistema o de lo contrario
se asigna uno del consecutivo, sin dejar de actualizar el registro de quien tiene a
cargo la responsabilidad del bien, también se puede optar por colocar una placa de
identificación provisional para establecer si corresponde a un elemento que sea
faltante al final de la toma física.
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 Igualmente se completa la información, relacionando todos los bienes que se

encuentren en el lugar o dependencia, confirmando que todos queden incluidos y
evitando el doble conteo.
 Realizado el conteo físico se procede a cotejar la información recogida en el proceso
y registrada en los listados, contra los registros del sistema de control de bienes que
se tiene en el Almacén o en el área de bienes en servicio, de acuerdo con el área,
servidor público, contratista o tercero, y contra lo registrado en contabilidad,
estableciendo las cantidades y montos de las diferencias que pueden resultar en
sobrantes y faltantes.
 Esta labor se realiza mediante trabajo de escritorio, consiste en comparar los dos
listados y establecer las coincidencias y diferencias que se presentan entre ellos. A
los códigos de los elementos en los cuales se encuentren diferencias se les efectúa
un conteo de verificación, con el fin de determinar en forma definitiva, los faltantes y
sobrantes reales. Se marcan con otro distintivo las áreas o bienes verificados.
 Se deja constancia que todos los elementos sometidos a recuentos quedan bajo la
responsabilidad del servidor público que al momento los tiene a cargo y en el evento
de no identificarse servidor público alguno, se registran provisionalmente a cargo del
responsable del área o de quien los tenga en uso, hasta aclarar la situación; en caso
de no evidenciarse un responsable los bienes, estos se retiran del área.

NOTA: Hasta tanto no se efectúe la toma física de bienes, no se puede tener certeza
sobre los faltantes o sobrantes reales encontrados, pueden existir compensaciones
válidas entre ellos que es necesario ajustar y reclasificar entre responsables y áreas.

Cierre e Informe Final de la Toma Física: En el desarrollo del procedimiento se elabora

un informe en la cual quedan consignados todos los pormenores de la toma física y se
sugiere que contenga la siguiente información:
• Lugar y fecha;
• Nombre del Ente y Entidad;
• Dependencia o bodega donde se encuentran ubicados los bienes;
• Datos del servidor público o responsable de su uso o custodia;
• Datos del seguro: número, cuantía, compañía aseguradora y vigencia (si a ello hay
lugar);
• Información de los servidores públicos que acompañan el proceso, de Control Interno
o el delegado por la administración.
• Las relaciones (formatos, planillas, bases de datos, listados) que permiten el
comparativo de los bienes verificados anexas al acta;
• Descripción o nombre del bien;
• Codificación o número de placa;
• Unidad de medida;
• Existencias físicas reales;
• Diferencias, faltantes, sobrantes.

En esta actividad se analizan las condiciones físicas y estado de los bienes, así como
la determinación de los criterios para evaluar las vidas útiles y el deterioro de estos, de
acuerdo con los procedimientos y políticas de operación establecidas por los Entes y
Entidades. Las conclusiones de esta revisión se consignan en el informe, en el cual se
describen las recomendaciones, comentarios, análisis y firma de los participantes.
 PROCEDIMIENTO
Código: PR-066
TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE BIENES
Versión: 04
MUEBLES E INMUEBLES
Fecha: 06/12/2020

Adicionalmente, este ejercicio sirve para actualizar la información de los códigos de cada
uno de los bienes que se tienen en bodega, en servicio o entregados a terceros, de
acuerdo con el Catálogo Administrativo establecido por los Entes y Entidades y
homologado con el Catálogo General de Cuentas emitido por la CGN. Entre otros
informes, están aquellos que permitan recoger transacciones, datos y sucesos
observados al momento de realizar la toma física, como los que se describen a
continuación:
• Traslados realizados entre áreas;
• Traslados realizados entre servidores públicos;
• Listado definitivo de bienes inservibles, servibles no utilizables, obsoletos y de aquellos
que requieren reparación;
• Listado definitivo de sobrantes y faltantes para evaluar si se ordena la investigación
administrativa o el proceso de responsabilidad a que haya lugar;
• Conciliación con el área de contabilidad, que surge a partir del resultado de la toma
física y su confrontación con la información de Almacén y Bodega y los registros
contables; al efectuar la conciliación se pueden presentar las siguientes situaciones:

Sobrantes Justificados: Si aparecen elementos sobrantes, originados por omisiones

o errores en los registros, se incorporan en forma inmediata, elaborando un
comprobante de ingreso o su equivalente, el cual se soporta en respectivo informe. Si
los bienes se encuentran en servicio, se efectúa adicionalmente la salida
correspondiente, para dejarlos a cargo de la dependencia o servidor público que los esté
utilizando.

Sobrantes No Justificados: De encontrarse sobrantes cuyo origen no se puede

determinar, se procede a efectuar la valorización y elaboración del ingreso, con las
respectivas observaciones y el correspondiente registro en el sistema, o listados de
control de bienes y sistema contable, con cargo a quien los tiene en uso, tomando como
soporte el acta y la toma física en que se estableció.

Faltantes Justificados: Si al final del procedimiento se concluye que hay faltantes, pero
ellos tienen como origen posibles errores u omisiones en los registros, plenamente
comprobados y documentados, se procede a efectuar los registros y ajustes del caso,
dejando consignado expresamente el error u omisión que originó el hecho en el acta y
en el comprobante correspondiente, el cual lleva el visto bueno del servidor público
responsable o delegado para el proceso.

Faltantes No Justificados: Cuando existan elementos faltantes no justificados o que

no sea procedente o viable su compensación, en el informe final de la toma física se
deja constancia del hecho, para que el Responsable del Almacén presente a la Instancia
de Apoyo relacionada con la administración y control de bienes, creada por el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño ( Comité de Inventarios) , el resultado de las
averiguaciones y la información o descargos iniciales presentados por el responsable
del bien, documentación, que es tenida en cuenta por el Comité para evaluar cuantitativa
y cualitativamente el grado de importancia y evaluar el traslado a la Oficina de Control
Interno Disciplinario o a quien haga sus veces en los Entes y Entidades.

Determinado que el faltante se encuentra a cargo de servidores públicos que adelantan

actividades de gestión fiscal, por la custodia o uso de los mencionados bienes, la
Administración evalúa con base en los documentos, si tal situación se informa al
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Organismo competente, acompañado de los documentos soportes de acuerdo con los

procedimientos desarrollados internamente.

Compensaciones: Las compensaciones de faltantes, con sobrantes que se presenten

simultáneamente, se realizan previa autorización del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño. En tal evento existe similitud entre los elementos en cuanto a
características físicas, técnicas, clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido originar
confusión en los recibos o salidas de los bienes.

Para registrar la incorporación de sobrantes y la eliminación de faltantes, se emiten los

comprobantes de ingreso y salida o sus documentos equivalentes, soportados con la
copia del acta de valoración y pronunciamiento emitidos por el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño, y en la que se reconocen los sobrantes y faltantes del ejercicio
y se determina realizar los correspondientes ajustes.

Responsabilidades: De conformidad con la Ley, es deber de los servidores públicos

vigilar, custodiar y salvaguardar los bienes y valores encomendados, cuidar que sean
utilizados debida y racionalmente según los fines para los que han sido destinados y
responder por la conservación de documentos, útiles, equipos, muebles y bienes
confiados a su guarda y administración, rendir oportunamente cuenta de su utilización y
poner en conocimiento del superior inmediato los hechos que puedan perjudicar la
administración, en relación con el manejo de bienes.

Cabe aclarar, que este procedimiento de toma física de inventarios permite:

- Mediante el conteo físico de los bienes verificar la existencia de los mismos,
determinando que bienes no existen físicamente, pero si contablemente, lo cual, deberá
hacerse la baja del bien contablemente, pero se adelantaran las investigaciones
necesarias para determinar el porqué de su perdida y quien es responsable de la misma.

- Verificar el estado de los bienes, en bueno, regular o mal estado, esta determinación
no es necesaria que se haga por parte de un experto, pero si definiendo las
características por las cuales se puede determinar cada categoría, lo que significa que
se tiene claro para que se necesita el bien y su estado depende de si este cumple con
la utilidad para la cual fue adquirido, en determinados casos, como en los bienes de
tecnología, se debe solicitar apoyo a un ingeniero de sistemas de la Entidad, que pueda
dar su opinión sobre el estado de los bienes tecnológicos, para el tema de los intangibles
(licencias, software) se evaluara la utilidad que representa para la Entidad, es decir, si
la Entidad lo usa o no y si este es útil, para este tema también se pueden apoyar en un
ingeniero de sistemas de la Entidad que este encargado de administrar estas licencias
o software.

- Determinar que bienes requieren mantenimiento para lograr tener las condiciones
óptimas de su servicio a la Entidad, lo que significa que el bien para cumplir con la
utilidad para la cual fue adquirido necesita algún tipo de reparación eventual o periódica
que le permita funcionar en óptimas condiciones.

- Determinar el uso de los bienes, lo que significa que un bien puede encontrarse en
buen estado, pero este no representa ninguna utilidad a la Entidad, este bien debe darse
de baja de almacén y contablemente por no ser útil, sin embargo, si hay bienes en buen
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estado que no se estén utilizando pero que en algún momento pueden ser utilizados,
serán bienes que estarán en bodega tanto en almacén como contablemente.

- Determinar el costo o valor de compra de los bienes, los cual supone que en los
conceptos ingresados en el almacén al momento de la compra debe describirse el
soporte contable, vigencia, factura, proveedor al cual se adquirió el bien.

- Determinar posibles cambios de vida útil de los elementos por el uso que reciben los
bienes en la Entidad, si no hay cambios en la vida útil, realizar un informe manifestando
que no existen cambios para vigencia.

A través del levantamiento físico por parte del Almacén General del IPES, se busca que
el cuentadante que son los responsables de los bienes suministrados para el
desempeño de sus funciones verifique la placa, tipo de bien y su estado físico para ser
comparado con el reporte del aplicativo GOOBI. Lo anterior con el fin de validar la
información o actualizarla detectando y reportando inconsistencias o elementos
faltantes o sobrantes.

Equipos de comunicación y cómputo:

Los equipos de sonido, televisores, VHS y retroproyectores, cuando son utilizados como
herramientas de instrucción y capacitación interna deben clasificarse como equipos de
computación o comunicaciones y equipos de oficina. Maquinaria y equipo – equipo de
ayuda audiovisual.

La clasificación administrativa y contable de los equipos de cómputo que necesitan

varios componentes, al momento de realizarse el alta de almacén, puede realizarse de
dos maneras:

 Por sus componentes como unidades contables: partiendo de la factura que expide
el proveedor, al que se le solicitará en el contrato u orden de compra desagregar los
bienes adquiridos en los elementos y accesorios que lo componen. En esta
clasificación y para efectos de un mayor control administrativo, cada componente
debe tener una identificación que permita determinar su ubicación física en el equipo
al cual se haya incorporado

 El equipo completo como unidad contable: es decir se registra la máquina como un

todo, que incluye los, componentes básicos indispensables para su funcionamiento,
C.P.U., monitor, mouse, teclado, tarjetas de memoria, unidad de cd room, fax, entre
otros; administrativamente o para los registros de almacén se asignará un código o
placa principal y en la tarjeta de control de inventario se relacionarán las series o
códigos de identificación de dichos componentes, físicamente la placa se adhiere al
equipo en una o varios de sus componentes.

En lo que respecta al control y registro de software, repuesto y accesorio; éste se

realizará de manera independiente. Debe existir un inventario de hardware y de software
actualizado y valorizado, y un plan de informática y de contingencia, donde se
especifiquen las aplicaciones para computador, el software en desarrollo, los
mecanismos de implementación y migración de una plataforma a otra, y el diagrama
modular donde se indique la relación y la distribución entre los distintos sistemas de
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información. Para realizar un inventario de este tipo, se requiere el acompañamiento del

área de Sistemas de la Subdirección de Diseño y Análisis Estratégico, las licencias y
software, debe estar valorizadas, determinar su fecha de adquisición, su vida útil según
la Entidad planee utilizarlas y su respectiva amortización.

Inventarios obligatorios:

Inventario Anual: Todas las Entidades del Distrito Capital realizarán cada vez que lo
consideren necesarios inventarios físicos, pero como mínimo deberán realizar uno
anualmente y presentar a 31 de diciembre de cada año, una relación detallada,
ordenada y valorizada de los bienes bajo su propiedad y a cargo.

Para efectuar el inventario se debe escoger una fecha en la que se presente el menor
número de novedades de personal (vacaciones, compensatorios, reestructuraciones
orgánicas o de la planta de personal) y en lo posible que la cantidad de bienes en
Almacén sea la menor del año.

Inventarios Aleatorios: Son aquellos que se deben realizar en forma esporádica de los
bienes en servicio o los bienes que se encuentran a cargo del almacén en las bodegas;
los inventarios de este tipo se podrán realizar en cualquier periodo del año por parte del
almacén general, sin previo aviso.

Toma Física para la entrega del Área de Almacén y Bodega: El servidor público por
motivo de traslado, comisión, separación del cargo, etc., responsable del manejo del
Almacén y Bodega o del área que haga sus veces, al momento de hacer la entrega de
los bienes que están bajo su custodia, se recomienda realizar el proceso de toma física,
el cual incluye en forma separada los bienes para el cumplimiento de sus funciones,
como los que se tengan para uso por parte de las oficinas y aún no se encentren en
servicio.

Si el servidor público responsable del Almacén y Bodega o el área que haga sus veces,
es el encargado de llevar el control de los bienes en servicio, no efectúa la toma física,
ni la entrega de tales bienes, puesto que se encuentran bajo la responsabilidad de los
diferentes servidores públicos; sin embargo, entregará la documentación, las bases de
datos respectivas debidamente.

TOMA FISICA VALORIZADA: Se deberá realizar por experto mediante contrato con
persona jurídica externa, y las indicaciones pertinentes, la finalidad de la toma de
inventarios y su valuación, determinar bajas, valorizaciones y deterioros.

Deterioro se deberá establecer para los inmuebles y en el caso de muebles solo para
los que superen los 35 SMLV.

Al finalizar el mes, el área de almacén debe efectuar el cierre de los movimientos de

inventarios, y debe generar los reportes respectivos para las áreas interesadas. y el
informe anual resultado de la toma física de inventarios, los soportes de las
conciliaciones mensuales y del inventario físico total anual debe documentarse y
mencionarse en las notas a los estados financieros de la Entidad.
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Una vez culminado el proceso de toma física de inventarios los técnicos de Almacén
General procederán a efectuar el diligenciamiento del formato FO 110 Asignación de
Activos de los responsables de bienes que no se encuentren registrados en el aplicativo
de la Entidad para de esta manera efectuar la actualización del inventario en el aplicativo
GOOBI de la Entidad por cuentadante.

Así mismo, se debe efectuar ingreso al inventario de la Entidad tanto físicamente y en

el aplicativo de la Entidad en los siguientes casos:

 INGRESO POR SOBRANTES:

De determinarse a través del responsable del Almacén y Bodega o por información de
un funcionario o ente de control, que existen sobrantes de bienes o elementos en
Almacenes o bodegas o en alguna dependencia, por efectos de excedentes de
producción o identificados en la realización de tomas físicas, inventarios o revisiones
rotativas o periódicas, procederá a levantar el informe correspondiente como soporte
para realizar el registro de ingreso al Almacén y a la Contabilidad, el soporte oficial será
el acta respectiva.

Para este procedimiento el Almacenista deberá:

1. Efectuar una revisión para comprobar que no se trata de elementos compensados, o
que están bajo responsabilidad de otro funcionario, o que pertenecen al inventario de
otra oficina o Entidad.
2. Si los bienes encontrados se encuentran en la bodega y se determina que son
sobrantes se debe efectuar la entrada correspondiente a cargo del responsable de la
bodega; pero si dichos sobrantes se encuentran en uso, simultáneamente al ingreso se
emitirá la salida directamente a las cuentas Propiedades, Planta y Equipo en bienes en
servicio a cargo de quien los está utilizando.
3. Los sobrantes se valorizarán teniendo en cuenta su estado, el valor de mercado, o el
que fije el funcionario designado para tal fin o por perito conocedor de la materia.

 INGRESO A PARTIR DE COMPENSACIONES:

La compensación se produce cuando se completa el número de bienes faltantes con
bienes sobrantes de similares características físicas o técnicas, tales como: Clase,
modelo, precio, etc., que hubieran podido generar confusión en los recibos o salidas de
Almacén.
La compensación deberá ser efectuada por el responsable del Almacén y Bodega,
previo concepto favorable emitido por el Comité de Inventarios. En este caso se dará
ingreso a bodega de la cantidad sobrante compensada y se efectuará la baja del faltante
por la misma cantidad.
Los faltantes que no fuera posible compensar deben quedar a cargo del responsable al
cual se le habían suministrado.

 INGRESO POR REPOSICIÓN

Consiste en reemplazar por otros iguales o de similares características, los bienes
faltantes o los que han sufrido daño por causas derivadas del mal uso o indebida
custodia, que han sido descargados de los registros y se ha constituido la
responsabilidad al funcionario que los tenía a cargo.
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Fecha: 06/12/2020

Para la entrada de bienes por reposición, cuando el responsable los entregue en

condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, medida y estado de los que
falten, se deberá dar cumplimiento a los siguientes requisitos:
1. El responsable de los faltantes emitirá solicitud escrita, dirigida al responsable del
Almacén y Bodega, al Representante Legal o a quien el delegue, ofreciendo los
bienes que va a reponer, indicando el detalle de estos.
2. Mediante concepto técnico del funcionario administrativo que se designe, en donde
se acredite que los bienes ofrecidos reúnen las mismas características de los
faltantes, para lo cual se considerarán los aspectos técnicos, uso, estado y
conveniencia, se aceptará o rechazará la solicitud.
3. Aceptada la solicitud se suscribirá acta entre el responsable del Almacén y Bodega y
quien entrega, para proceder a dar ingreso al Almacén, donde se dejará constancia
del valor de factura de compra o el que resulte a partir de reconocido avalúo técnico.
El acta y demás documentos tenidos en cuenta en el proceso se deberán anexar al
comprobante de entrada, simultáneamente se elaborarán los registros contables y de
Almacén correspondientes al bien reemplazado.

El responsable del Almacén y Bodega de la Entidad informará de la novedad a las

autoridades disciplinarias o fiscales para los efectos legales correspondientes.

 INGRESO POR DONACIONES RECIBIDAS

Se considera perfeccionada la donación mediante la debida celebración del contrato, la
cual debe contener la relación de los elementos objeto de la donación, la entrega
material de los bienes y la elaboración del Comprobante de Ingreso al Almacén o
Bodega, cuando a ello haya lugar.

Para el registro contable de las donaciones debe tenerse en cuenta si los bienes
recibidos de terceros, tienen como característica su permanencia relativa o si por el
contrario, son bienes que se extinguen con el tiempo.

Si los bienes recibidos en donación se catalogan como bienes de permanencia relativa

afectarán el Patrimonio de la Entidad al incorporarse como Superávit Donado. Si por el
contrario se determina que los bienes se extinguen con el tiempo, se afectará la cuenta
de resultados por concepto de ingresos extraordinarios, donaciones.

Si por algún motivo el donante no suministra los valores, este se fijará mediante avalúo
practicado por funcionarios de la Entidad o por peritos señalados por la Dirección,
Gerencia o Representante Legal.

Cuando los elementos sean recibidos en instalaciones diferentes a la sede del Almacén
o Bodega, los funcionarios que los reciban estarán en la obligación de agotar el
procedimiento señalado en este manual y comunicar al responsable del Almacén y
Bodega para que se perfeccione la entrada a bodega y su salida al servicio.

Si se trata de donación de bienes inmuebles, es requisito para su perfeccionamiento,

que el acto contractual sea elevado a escritura pública y se realice el correspondiente
registro ante la respectiva Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Posteriormente
se efectuarán los asientos contables y el registro de cifras en las cuentas
correspondientes.
 PROCEDIMIENTO
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Fecha: 06/12/2020

Lo anterior según lo establece la Resolución 001 del 30 de septiembre de 2019 “Por la

cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo
y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital”, del Contador de
Bogotá D.C.

Una vez efectuados, los ajustes de inventario en el sistema de información de la Entidad,

se debe imprimir los inventarios por cuentadante para que los mismos sea firmado por
los responsables de dichos bienes como aceptación definitiva de la información
plasmada. Documento que sirve como soporte en caso de presentarse situaciones que
generen responsabilidad administrativa, disciplinaria, fiscal o penal sobre los bienes.

En el caso de encontrarse bienes sobrantes el Almacén General del IPES, solicitará

mediante el formato FO-069 Memorando la justificación a las dependencias del IPES al
respecto y el inicio de los trámites de legalización respectiva según el procedimiento PR-
067 Reconocimiento y recepción de bienes adquiridos.

Con relación a los bienes detectados en mal estado durante el proceso de inventarios
,el responsable de dichos activos y elementos de control administrativo debe informar a
la Subdirección Administrativa y Financiera área de Almacén General mediante oficio o
el formato FO- 69 Memorando según el caso los hechos que ocasionaron el daño parcial
o total del mismo para que de esta manera se inicie el proceso de baja por bienes
servibles no utilizables e inservibles, se tome la decisión de afectar la póliza de seguros
correspondiente de la Entidad, dicha situación se revisará conjuntamente con el área de
servicios generales del IPES.

El Almacén General IPES efectuara la realización de inventarios selectivos de forma

periódica para verificar la consistencia del levantamiento.

Una vez culminada la toma física de inventarios y realizado el informe respectivo el

Almacén General del IPES mediante el equipo de inventarios procederá a plaquetear
con las placas del Sistema Información GOOBI aquellos bienes que se encontraron sin
placa en el proceso de levantamiento de inventario.

Con relación al inventario de los bienes inmuebles de propiedad, copropiedad y

administración indirecta del IPES, efectuara una vez al año visita de los mismos y tomara
registro fotográfico para evitar inconvenientes de invasiones y ventas fraudulentas
durante el proceso de toma física de inventarios de bienes muebles o el de recargas de
extintores.

Bajas en cuentas: La Entidad para el retiro de los elementos del inventario físicamente
y de los registros deberá verificar el estado de los mismos y determinar si se encuentran
inservibles por daño parcial o total o inservibles por deterioro; situación que debe ser
avalada por la instancia competente y sustentada para dar la baja respectiva.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

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Fecha: 06/12/2020

Actividad (Diagrama de
No. Descripción de la actividad Responsable(s) Punto de control Registro
Flujo)

INICIO
1 Inicio del Procedimiento

Elaborar en el formato Bitácora el programa anual

Elaborar el programa
de Inventarios y remitirlo al (la) Subdirector(a)
2 anual de Inventarios Almacenista General N/A FO-264 Bitácora.
Administrativo(a) y Financiero(a) para su
aprobación.
Verificación del
Aprobar el programa Subdirector(a) cumplimiento de los FO-264 Bitácora
3 anual de Inventarios Revisar y aprobar el programa anual de Inventarios. Administrativo(a) y requisitos del FO-051 Acta de
Financiero(a) programa anual de Reunión
inventarios
2

NO
¿Aprueba
Subdirector(a)
el No: Pasar a actividad 2.
4 programa? Administrativo(a) y N/A N/A
Si: Pasar a actividad 5.
Financiero(a)

SI

Socializar el Enviar a la Dirección General, a las Subdirecciones,

programa anual de a la Oficinas Asesora de Comunicaciones y a la
inventarios Asesoría de Control Interno mediante Memorando,
FO 069 Memorando
5 el programa anual de inventarios, la metodología Almacenista General N/A
FO 264 Bitácora
que se va a utilizar y las instrucciones generales y
específicas para la realización del inventario o toma
A
física.
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Actividad (Diagrama de
No. Descripción de la actividad Responsable(s) Punto de control Registro
Flujo)
Definir los recursos humanos, económicos,
A tecnológicos, y logísticos, que sean necesarios para
la realización del inventario.,
Reporte GOOBI de
Designar a los funcionarios del almacén que
inventario.
6 Planear toma física realizarán la toma física de inventarios. Almacenista General N/A
FO-430 Toma Física
del inventario Generar en GOOBI, e imprimir reportes de
de Inventarios.
inventarios: por cuentadante, por área y por tipo de
bien, para realizar la verificación durante la toma del
inventario.

Preparar el área para Ordenar físicamente los bienes, alistar, verificar, Director(a) General,
el inventario limpiar, despejar los pasillos y determinar el estado Subdirectores(a), Jefe
7 de los bienes a su cargo, y prepararse para la Oficina Asesora, N/A FO 264 Bitácora.
realización del inventario buscando que dicho Funcionario(a)
ordenamiento contribuya y facilite el conteo físico. cuentadante.
Reporte GOOBI de
inventario.
Realizar toma física Efectuar el conteo, registrando la información en la FO 430 Formato
de inventarios planilla diseñada para tal fin y marcando con Toma Física de
distintivos los bienes o áreas inventariadas. Inventarios.
Verificación de la
Verificar que los bienes evidenciados físicamente FO-051- Acta de
identificación de los
B correspondan a la información registrada en los Reunión
Profesional o Técnico bienes frente a lo
8 reportes de inventarios, detallando aspectos como: FO-839 Acta de
Almacén registrado en el
número de placa, serie, marca, modelo, descripción Visita de Inspección
sistema de
de características técnicas, y estado del bien. Ocular a Inmuebles
información
Igualmente, adherir las placas a los bienes que no a Cargo del Instituto
las tengan, y obtener las firmas de los participantes, Para la Economía
en el formato Acta de Reunión. Social
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Actividad (Diagrama de
No. Descripción de la actividad Responsable(s) Punto de control Registro
Flujo)
Cotejar la información recogida en el proceso de
B toma física, con la registrada en los reportes GOOBI
de inventario, de acuerdo con la dependencia, Reporte GOOBI de
funcionario, contratista o tercero y contra lo inventario.
registrado en contabilidad, estableciendo las FO-430 Formato
Analizar resultados cantidades y montos de las diferencias que pueden Toma Física de
de la toma física. resultar en sobrantes y faltantes. A los elementos en Verificación de los Inventarios.
Profesional o técnico
9 los cuales se encuentren diferencias se les resultados de la toma Informe preliminar de
Almacén
efectuará un conteo de verificación, con el fin de física del inventario la toma física de
determinar en forma definitiva, los faltantes y Inventario.
sobrantes reales. Se marcará con otro distintivo las Lista de bienes
áreas o bienes verificados. faltantes y
Elaborar informe preliminar de la toma física de sobrantes.
inventario, el cual incluye la lista de bienes faltantes
y sobrantes.
16

NO
¿Existen SI: Ir a actividad 11 Profesional o técnico
10 novedades? N/A N/A
NO: Ir a actividad 16 Almacén

SI

Evaluar y autorizar El Comité de Inventarios realiza la evaluación de los

ajustes a realizar ajustes y compensaciones acorde al inventario FO-051Acta de
11 realizado y determinar las actividades a realizar en Comité de inventario N/A reunión de comité de
el inventario general de la Entidad, autorizando al inventarios
C almacenista general a realizarlos.
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Actividad (Diagrama de
No. Descripción de la actividad Responsable(s) Punto de control Registro
Flujo)
Verificar que la
C Realizar los traslados, compensaciones y ajustes información de los
pertinentes relacionados con los sobrantes o bienes de la Entidad, GOOBI
Profesional o técnico
12 faltantes autorizados, utilizando el formato Traslado quede actualizada en informe de ajustes
Almacén
Realizar ajustes de de Inventarios. el sistema de de inventarios.
inventario Realizar el informe de ajustes de inventarios. información
institucional

¿Es
faltante?

Si: Ir a actividad 14 Profesional o técnico

13 N/A N/A
NO No: Es sobrante. Ir a actividad 16 Almacén

SI
16

FO-069- Memorando
Elaborar los
Elaborar mediante Memorando, los requerimientos Informe preliminar de
requerimientos de
a los cuentadantes a quienes se les evidenció la toma física de
faltantes Profesional o técnico
14 faltantes. Posteriormente, ellos deberán reponer el N/A Inventario.
Almacén
bien, y el Almacén recibirá el bien en reposición, Lista de bienes
siguiendo el procedimiento respectivo. faltantes y
D sobrantes.
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Actividad (Diagrama de
No. Descripción de la actividad Responsable(s) Punto de control Registro
Flujo)

D
Informe preliminar de
El almacén, con base en la lista de bienes la toma física de
sobrantes, procederá a registrar en el GOOBI el Profesional o técnico Inventario.
15 Realizar el registro N/A
ingreso del bien sobrante, siguiendo el Almacén Lista de bienes
de los bienes procedimiento respectivo. faltantes y
sobrantes sobrantes.

Elaborar el informe presentando la cantidad y valor

total de los bienes inventariados, faltantes,
sobrantes, inservibles u obsoletos, sin placa de
inventarios, resultantes de la toma física. Y anexar
la relación detallada por los cuentadantes que
fueron objeto de la toma física discriminando el
Elaborar Informe estado de su inventario, si presenta sobrantes y
Final de la toma faltantes. Entregar a la Subdirección Administrativa
Informe Final de la
física de inventario y Financiera y Oficina asesora de Control Interno,
Profesional o técnico toma física de
16 firmado y aprobado por el Almacenista General del N/A
Almacén Inventario.
IPES.
FO 069 Memorando.
Elaborar listado de los bienes que potencialmente
se van a dar de baja, con el fin de presentarlo ante
el Comité de Inventarios, para la toma de la decisión
sobre la baja.
Aprobar y presentar el informe consolidado definitivo
del proceso al Comité de inventarios. Y generar las
copias para Almacén, Subdirección Administrativa y
Financiera, y Oficina Asesora de Control Interno.

17 FIN Fin del Procedimiento

 PROCEDIMIENTO
Código: PR-066
TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE BIENES
Versión: 04
MUEBLES E INMUEBLES
Fecha: 06/12/2020

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS

FO 051 Acta de Reunión

FO 069 Memorando
FO 110 Asignación de Activo.
FO 132 Traslado de inventario entre Cuentadante.
FO 264 Bitácora
FO 430 Toma Física de Inventarios
FO-839 Acta de Visita de Inspección Ocular a Inmuebles a Cargo del Instituto Para la
Economía Social
Reporte GOOBI de inventario
Informe preliminar de la toma física de Inventario.
Lista de bienes faltantes y sobrantes.
Informe de ajustes de inventarios
Informe Final de la toma física de Inventario.

8. MARCO NORMATIVO

 Título 10 - De los organismos de control / Capítulo 1: De la Contraloría General de la

República / Artículo 269 de la Constitución Política de Colombia que manifiesta: En las
entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar,
según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de
conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar
la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas.
 Ley 42 del 26 de enero de 1993: “Sobre la organización del sistema de control fiscal
financiero y los organismos que lo ejercen”.
 Ley 87 del 29 de noviembre de 1993: “Por la cual se establecen normas para el ejercicio
del control interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras
disposiciones”.
 Acuerdo 17 del 9 de septiembre de 1995: “Por el cual se Conforma la Dirección de
Contabilidad del Distrito Capital y se crea el Cargo de Contador Distrital”, del Concejo de
Bogotá D.C.
 Ley 599 del 24 de julio del 2000: “Por la cual se expide el Código Penal”.
 Ley 610 del 15 de agosto del 2000:” Por la cual se establece el trámite de los procesos de
responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías.”.
 Ley 734 del 5 de febrero 2002: “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”.
 Circular Conjunta No 2 del 16 de diciembre 2003: “Deberes de las Entidades en la
administración y cuidado de los bienes; responsabilidad fiscal y disciplinaria de los
funcionarios públicos por pérdida o daño de los bienes a su cargo”, emitida por el Contralor
General de la República” y el Procurador General de la Nación.
 Directiva No 5 del 16 de junio 2005: “Directrices para prevenir conductas irregulares
relacionadas con incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos y la
pérdida de elementos y documentos públicos”, emitida por la Alcaldía Mayor de Bogotá.
 Ley 951 de 2005, Por la cual se crea el acta de informe de gestión.
 Circular 39 del 23 de septiembre 2008: “Lineamientos de política para el control y manejo
de los inventarios de los bienes devolutivos entregados a servidores, contratistas y demás
personal vinculado”, emitida por la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
 Ley 1314 de 2009 “Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e
información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se
señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se
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determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento” y los decretos

reglamentarios.
 Ley 1474 del 12 de julio de 2011: “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad
del control de la gestión pública”.
 Directiva No 3 del 25 de junio de 2013: “Directrices para prevenir conductas irregulares
relacionadas con incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos y la
pérdida de elementos y documentos públicos”, de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
 Resolución 118 del 9 de abril 2014; “Por la cual se adopta el reglamento interno para la
asignación uso y control de equipos de telefonía móvil celular a funcionarios y funcionarias
del IPES”, emitida por la Dirección General del IPES.
 Resolución 533 del 8 de octubre 2015: "Por el cual se incorpora, en el régimen de
contabilidad pública, el marco normativo aplicable a Entidades de gobierno y se dictan
otras disposiciones", de la Contaduría General de la Nación
 Resolución No. 193 de 2016 y sus modificatorias, emitida por la CGN, “Por la cual se
incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el
Procedimiento para la evaluación del control interno contable.”
 Resolución 515 del 8 de octubre 2016: “Conformación al interior del IPES el comité para
la implementación del nuevo marco normativo aplicable a las Entidades de gobierno”,
emitida por la Dirección General del IPES.
 Resolución No. 525 de 2016 y sus modificatorias “Por la cual se incorporó, en el Régimen
de Contabilidad Pública, la Norma de Proceso Contable y Sistema Documental Contable.”
Emitida por la Contaduría General de la nación.
 Resolución 610 del 28 de diciembre 2017: “Por la cual se aprueban las políticas contables
bajo el nuevo marco normativo para Entidades de Gobierno establecidas
 Resolución 533 de 2015 proferida por la Contaduría General de la Nación, aplicadas al
Instituto para la Economía Social - IPES “, emitida por la Dirección General del IPES.
 Resolución IPES No 193/2019 “Por la cual se conforma el Comité de Inventarios del
Instituto para la Economía Social- IPES y se dictan otras disposiciones”.
 Resolución No DDC -000001 del 30 de septiembre 2019, Secretaria de Hacienda de
Bogotá por el cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables
para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales.

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

01 21/12/2015
Nombre del Modificación del nombre
procedimiento complementándolo
02 23/05/2018
Objetivo Ajuste del objetivo
Objetivo Se incluye la identificación
Alcance Se delimita el procedimiento
Se incluye la definición de Alta de
almacén.
Definiciones
03 Ajuste de las definiciones de Bienes y
Bienes de Consumo Controlado
Se ajustan los parámetros de las
Condiciones
condiciones generales en redacción y
Generales
se incluye el inventario aleatorio
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Se incluye actividad Evaluar y autorizar

Flujograma
ajustes a realizar
Tabla explicativa del Se incluye actividad Evaluar y autorizar
procedimiento ajustes a realizar
Se incluye el numeral de marco
Marco normativo normativo y toda la normatividad que
aplica al procedimiento
Se ajusta a la versión No. 5 de la
1. Todo el documento
plantilla de procedimientos FO-071
Se establece la dimensión y política
2. Alcance del MIPG relacionada con el
procedimiento
Se organizan y agrupan conforme con
3. Responsables los roles y cargos involucrados en el
04 18/11/2020
procedimiento
5. Condiciones Se actualizan las condiciones
Generales generales del procedimiento
Se incluyó el formato 839 Acta de
Visita de Inspección Ocular a
6. Flujograma
Inmuebles a Cargo del Instituto Para la
Economía Social en la actividad 8.