GUIA 31 CONTABILIDAD

3-1 Actividades de Reflexión inicial.

- Cuando compra o vende algún bien o servicio ha diligenciado o le diligencian algún

documento? Describa su experiencia.

Cuando se realiza una venta o compra de cualquier producto o servicio de buena calidad
es necesario verificar el estado del producto o servicio que vamos a adquirir junto con los
beneficios y condiciones adicionales del tipo del producto o servicio. Así mismo se debe
diligenciar un documento que contenga la descripción del servicio o producto que
adquirimos, fecha de compra, garantía por algún tipo de daño o pérdida, en el caso de
que sea un producto es necesario que contenga su respectivo mantenimiento todo con el
fin de llevar a cabo una compra segura y obtener su contrato.

- Explique la importancia del uso de documentos como la factura, pagaré, consignación,

letra de cambio,
Comprobante de ingreso, etc.

SOPORTES CONTABLES:

1. RECIBO DE CAJA: Es un soporte de contabilidad en el cual constan de los ingresos en

efectivos recaudados por la empresa donde el original se entrega al cliente y las
copias se archivan en una parte de archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la
cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una
empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte
es la factura.

2. COMPROBANTE DE INGRESO: Sirve de comprobante de todos los ingresos

monetarios y de constancia de los pagos recibidos. Se diligencia cuando ingresan
dineros en efectivo o cheque bien por venta o por cualquier otro concepto.

3. RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCARIA: Este es un comprobante que elaboran los

bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original
queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina
registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de
formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales
y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas

4. COMPROBANTE DE DEPOSITO O RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS: Las

corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus
clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su
 cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en
efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con
la cuantía y exigencia del cliente.

5. FACTURA DE VENTA: La factura comercial es un soporte contable que contiene

además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los
artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las
condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de
venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al
cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad.

6. COMPROBANTE DE PAGO O DE EGRESO: Llamado también orden de pago o

comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una
determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la
empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de
contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el
comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al
beneficiario.

7. LETRA DE CAMBIO: Este documento negociable o título valor es una orden

incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado",
para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una
fecha determinada.

8. PAGARÉ: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta
cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para
respaldar los créditos bancarios.

9. RECIBO DE CAJA MENOR: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos

pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque,
para ello se establece un fondo denominado caja menor que puede ser entre
$100.000 ó $200.000 ó $500.000, de acuerdo con las necesidades de la empresa.

10. NOTA DE CONTABILIDAD: Es el documento que se prepara con el fin de registrar las
operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de
corrección, ajustes y cierre.

11. COTIZACIÓN: Es un documento que contiene información suministrada por un

vendedor a solicitud de un cliente referente a los artículos o servicios que se ofrecen
en venta, así como las condiciones bajo las cuales se plantea la negociación; el
objetivo de esta es la de facilitar al cliente la toma de decisiones acerca de la mejor
 opción por esta razón se debe realizar varias cotizaciones antes de realizar un
negocio.

12. PEDIDO: Es una solicitud formal del bien, es el que se formula una vez estudiadas las
cotizaciones. En este documento se especifican los datos necesarios para identificar
los artículos solicitados y demás condiciones de compra definidas en la cotización.

13. Remisión: Una vez que el vendedor recibe el pedido procede al despacho de la
mercancía o a prestar el servicio solicitado, elabora una remisión en el cual se detallan
los artículos enviados con todas sus características, permitiéndole así al comprador la
confrontación de la mercancía recibida con la solicitud de pedido.

- ¿Conoce algunas características y diseño de un documento o soporte contable?

CARACTERISTICAS DEL DISEÑO CONTABLE

El diseño de un sistema contable ofrece control compatibilidad flexibilidad y una relación

aceptable de costo. Un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las
operaciones de la empresa llevando acabo métodos y procedimientos que usa un negocio para
autorizar las operaciones proteger sus archivos y asegurar exactitud de sus registros contables.

CUALIDADES DEL DISEÑO CONTABLE

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser
comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además de la información sea comparable.

 La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.

 La información es útil cuando es pertinente y confiable.
 La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción
y es oportuna.
 La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual
represente fielmente los hechos económicos.

La importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información. La contabilidad es

de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus
negociaciones financieras. Así mismo obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su
patrimonio.

- Cuando usted se dirige a un banco a realizar alguna transacción bancaria diligencia unos
documentos. Enumere algunos y describa su importancia.
El Pagaré
El pagaré, es un título de crédito o título valor que contiene la promesa incondicional de una
persona a la cual se le denomina suscriptora, de que pagará a una segunda persona llamada
beneficiaria o tenedora, una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo.

Este requisito obedece a la formalidad de los títulos de crédito.

El pagaré, a diferencia de la letra de cambio, posee una promesa de pagar una suma incondicional
en moneda nacional o su equivalente internacional. La suma se debe expresar en número(s) y en
palabras, junto en la moneda en que se efectuará el pago. Si se paga en moneda extranjera, se debe
indicar el día de pago el equivalente entre las monedas. Este requisito es lo que la distingue de los
otros títulos de crédito.

 Nombre del Beneficiario: Se debe identificar a la persona a quien debe hacerse efectivo el
pagaré. Puede ser a favor de una persona física o persona jurídica.
 Fecha y lugar del pago: La fecha de vencimiento corresponde al día en que el título será
pagado. El vencimiento debe ser una fecha. El pagaré debe indicar el lugar en que se debe
presentar para su pago.
 Fecha y lugar en que se suscribe: La fecha se usa para indicar el día exacto de pago y para
registros contables para adquirirse.
 Firma del Suscriptor: No se exige el nombre del suscriptor, sino solamente su firma, y no
admite otro medio para sustituirla, sino la firma de otra persona, que suscriba a ruego o en
nombre del girador. No se admitirá el uso de marcas o huellas digitales.

El Cheque

Es uno de los instrumentos con los cuales se moviliza la mayor cantidad de dinero en un país, por
medio del cual una persona (librador o cuenta correntista), tiene derecho a disponer de la
provisión de fondos que tiene en cuenta corriente bancaria, bien a favor de sí mismo o de un
tercero.

Condiciones para el pago de un Cheque.

 Debe estar bien emitido, es decir, estar fechado para la fecha de la presentación o
anterioridad.
 La cantidad en números debe ser igual a la cantidad expresada en letras.
 No debe tener enmiendas.
 La firma del emisor debe ser igual a la que tiene registrada el Banco en su espécimen de
firma.
 El emisor debe tener fondos suficientes para efectuar el pago.

 Cheque a la Orden: El girado a nombre de una persona física o jurídica, haciendo constar
su nombre y apellido, o la razón social nombre de la entidad, en el mismo cheque. El
tenedor, puede endosar libremente el documento, sin otro requisito que el de firmar al
dorso del documento.
  Cheque al Portador: Constituye por su facilidad de cobro y transmisión una especie de
billete de banco emitido por un particular, ya que, contra la simple presentación por
cualquiera, el banco abona o paga la cantidad indicada en el mismo documento. Por su
naturaleza, no requiere fórmula escrita de endoso; se transmite con la simple entrega
material.
 Cheque no Endosable: Es aquel que sólo puede ser pagado a su titular u original
beneficiario, y que sólo puede ser transmitido en la forma y con los efectos de una cesión
o venta ordinaria.

Tipos de cheques

 Cheque de Gerencia: Es aquel emitido por un Banco contra sí mismo, es decir, el Banco es
librado y librador al mismo tiempo.
 Cheque Propio o Personalizado: Es el diseñado e impreso por personas o empresas a cargo
y riesgo de ellas mismas, siendo sus características especiales el poseer el nombre del
interesado, la dirección, el capital social, el logotipo de la empresa, etc. Estos están bajo la
custodia y responsabilidad del cliente.
 Cheque de Viajero: Es un medio de pago utilizado por quienes efectúan viajes a escala
tanto nacional como internacional. El adquiriente compra los cheques de viajero en su
banco habitual y dispone de ellos presentándolos en su oficina bancaria que tenga
relación de corresponsalía con el banco vendedor.

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3.3.5 Realice lectura sobre el Archivo y Conservación de Documentos Normatividad y legislación
Describa ¿por qué son importantes las normas de archivo y conservación de documentos en la
contabilidad?

Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas y las organizaciones de
una sociedad por que promueven el conocimiento y preservan nuestra memoria La importancia
de los archivos en la sociedad. Para una buena organización de los documentos de una empresa,
hace falta una actitud positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo
necesario el tiempo que no se dedique a archivar se debe emplear en buscar papeles allá
donde se encuentran la labor de organizar y gestionar un documento de una empresa debe ser
llevado a cabo por un profesional con el fin de tener un sistema de archivos que funciona son
siempre positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus
documentos localizados . De ahí la importancia de que esta labor sea organizada por un
profesional.

1. Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria.

2. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite

de generación en generación.

3. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su
significado.
4. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y
la transparencia de las actuaciones administrativas.

5. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la

constitución salvaguarda la memoria individual y colectiva.

6. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve

la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.

Documentos que se deben conservar

1. Movimientos contables (facturas cuentas de cobro, notas de débito etc.)

2. Gestión humana ( historias laborales ,afiliación a seguridad social e historia médica)
3. Calidad –seguridad y salud (actas de reunión capacitaciones, control de asistencias
permisos de asistencias )
4. Referente al proyecto (contratos planos y planimetrías, actas de reunión, informe de
avance, correspondencia enviada y recibida etc.)

LA NECESIDAD DE RECONOCIMIENTO DE LOS ARCHIVOS

 El carácter único de los archivos como fieles testimonios de las actividades administrativas,
culturales e intelectuales y como reflejo de la evolución de las sociedades.

 El carácter esencial de los archivos para garantizar una gestión eficaz, responsable y
transparente, para proteger los derechos de los ciudadanos, asegurar la memoria individual
y colectiva y para comprender el pasado, documentar el presente para preparar el futuro.

 La diversidad de los archivos para dejar constancia del conjunto de actividades de la

humanidad.

 La multiplicidad de soportes en los que los documentos son creados y conservados: papel,
audiovisual, digital y otros de cualquier naturaleza.

 El papel de los archiveros, profesionales cualificados, con formación inicial y continuada,

sirven a la sociedad garantizando el proceso de producción de los documentos, su selección
y su conservación para facilitar su uso.

 La responsabilidad de todos – ciudadanos, gestores y responsables públicos, propietarios

y/o custodios de archivos públicos y privados, archiveros y otros profesionales del campo
de la información – en la gestión de los archivos.

o El compromiso conjunto de trabajo en los archivos

o Se adopten y se apliquen políticas y normas legales en materia de archivos.

o Todos los organismos públicos o privados que producen y utilizan documentos en el

ejercicio de sus actividades valoren y ejerzan eficazmente la gestión de sus archivos.
 o Se doten los recursos adecuados para asegurar la correcta gestión de los archivos,
incluyendo profesionales debidamente cualificados.

o Los archivos sean gestionados y conservados en condiciones que aseguren

su autenticidad, fiabilidad, integridad y uso.

o Los archivos sean accesibles a todos, respetando las leyes sobre esta materia y las relativas
a los derechos de las personas, de los creadores, de los propietarios y de los usuarios.

o Los archivos sean utilizados para contribuir al desarrollo de la responsabilidad de los

ciudadanos.

Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:

- Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
- Guardar de manera ordenada el material reunido.
- Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.
- Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del
archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la ventaja
del archivo por departamento es que la secretaria se familiarizará tanto con el sistema que podrá
guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.