INSTITUTO NACIONAL DE MÉXICO

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE HUATABAMPO

TRABAJO DE INVESTIGACION

FORMAS BASICAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA

EN LAS ORGANIZACIONES

PRESENTA
Romero García Frida Jaciela

PROFESORA

Zulma Sarahi Vargas Meléndez

A 1O de marzo del 20221

INDICE

1
INTRODUCCION ---------------------------------------------------------------- 4
OFICIO ----------------------------------------------------------------------- 5 y 6
¿Qué es?
¿Cuándo se utiliza?
¿Cómo se utiliza?
¿Cómo está estructurado?

MEMORANDO -------------------------------------------------------------- 7 y 8
¿Qué es?
¿Cuándo se utiliza?
¿Cómo se utiliza?
¿Cómo está estructurado?

CIRCULAR ------------------------------------------------------------------------ 9
¿Qué es?
¿Cuándo se utiliza?
¿Cómo se utiliza?
¿Cómo está estructurado?

CARTA --------------------------------------------------------------------- 10 y 11
¿Qué es?
¿Cuándo se utiliza?
¿Cómo se utiliza?
¿Cómo está estructurado?

INFORME ----------------------------------------------------------------- 12 y 13
¿Qué es?
¿Cuándo se utiliza?
¿Cómo se utiliza?
¿Cómo está estructurado?

COMUNICACIÓN DIGITAL ------------------------------------------- 14 y 15

¿Qué es?
¿Cuándo se utiliza?
¿Cómo se utiliza?

2
 ¿Cómo está estructurado?

MINUTA -------------------------------------------------------------------------- 16
¿Qué es?
¿Cuándo se utiliza?
¿Cómo se utiliza?
¿Cómo está estructurado?

CONCLUSION ------------------------------------------------------------------ 17
ANEXOS --------------------------------------------------------------------- 18-24

3
 INTRODUCCION
Es de fundamental importancia y sobre todo el conocimiento sobre las
herramientas de trabajo con las cuales muy probablemente nos encontremos
en una organización, es relativo saber y tener noción sobre los tipos de
comunicación que radican y se establecen en un ente económico por decir así,
primordialmente de la manera escrita”, ya que así podremos ponerlas en
práctica al momento de ejercer nuestro trabajo.
Son en si herramientas que nos favorecen y nos facilitan la manera de llevar a
cabo una comunicación formal, con ciertos grados de profesionalismo en dicho
ambiente laboral.
Se ven los principales pilares para plasmar información y que de la manera
mas adecuada sea distribuida cordialmente y con una buena presentación.

4
 OFICIO

¿Qué es?
El oficio es un documento de carácter oficial que solo es usado en y por las
dependencias gubernamentales, embajadas, colegios profesionales, sindicatos,
instituciones educativas, culturales y deportivas que no dependen del gobierno.

En el ámbito de las empresas e instituciones, el empleo de un oficio responde a

la necesidad de establecer contacto por escrito entre distintas partes.
Organismos de toda naturaleza emplean este tipo de documento a la hora de
dar constancia de sus actos frente a terceros. De este modo, anuncian el inicio
de un determinado proceso.

¿Cuándo de utiliza?
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones,
consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de
acuerdos, de disposiciones, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento,
etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios,
embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de
gobierno, entre otros.

¿Cómo se utiliza?
Los oficios son utilizados para informar a una o más personas acerca de temas
importantes como retirar un documento importante en una institución o informar
de manera colectiva a un determinado grupo de personas sobre posibles
cambios o reuniones.

¿Cómo está estructurada?

Cada institución puede estructurar el formato de sus oficios, pero siempre
deben llevar información que los identifiquen

1. Membrete, aquí se refiere al nombre del organismo remitente, puede ser

el logotipo que lo identifica.

2. Nombre del Año, como se le denomina al año en que se realiza el

oficio, es opcional.

3. Lugar y fecha, regularmente se coloca en la parte superior derecha del

documento

4. ASUNTO, mención del tema a tratar

5. NUMERO DE OFICIO O CLAVE (número del oficio seguido del año y

las siglas de la institución que lo emite)

5
 6. OFICINA (que lo emite)

El asunto, el número de oficio y la oficina que lo omite pueden estar dentro de

un cuadro clasificador, por ser los datos para registro y archivo.

7. Referencia, es opcional, se utiliza cuando hay que referirse a un

documento al que se está respondiendo o para mencionar algún
convenio, decreto o resoluciones anteriores, se escribirá con
mayúsculas.

8. Destinatario, debe contener el título y nombre completo, cargo e

institución al que va dirigido.

9. Texto, donde se desarrollará el asunto central del oficio, siempre

siguiendo un estilo protocolario que incluya introducción, desarrollo y
despedida, y con un lenguaje formal, claro y preciso.

10. Sello oficial

11. Lema de la institución, es la leyenda que utiliza la institución o

dependencia, se escribe siempre entre comillas.

12. Firma y posfirma, es la rúbrica a mano y el nombre completo y cargo.

Deben ser firmados solo por los de mayor jerarquía porque son los que
representan legalmente a la institución, es por ello que cuando se trata de
oficios para circulación interna estos son firmados por los directivos, pero
cuando sean de circulación externa solo debe firmar la máxima autoridad de la
institución, si existiera la necesidad de emitir un documento tratando un asunto
especifico, un directivo puede redactarlo a su nombre y deberá llevarlo a
autorizar y firmar por la máxima autoridad.

13. Iniciales de los responsables del oficio, en mayúsculas las iniciales

del remitente y en minúsculas las iniciales de la persona que
mecanografió el documento, generalmente están en la esquina inferior
izquierda.

14. Anexos, son las documentaciones que le dan soporte al oficio en caso
de requerirse.

15. Distribución, aquí se menciona a quienes va dirigido el oficio múltiple,

generalmente con un C.C.P. (con copia para).

6
 MEMORANDO

¿Qué es?
El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia
información entre distintos departamentos de una organización para comunicar
alguna indicación, recomendación, instrucción, disposición, etc.

En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un

empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de
conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral.

¿Cuándo se utiliza?
Se utilizan para mantener a los empleados informados sobre los últimos
acontecimientos, ya sea de toda la empresa o de un departamento específico.

El objetivo principal que cumple un memorándum es que tiene como objetivo

registrar y transmitir información, y hacer breves llamamientos. Un
memorándum también es esencial en el campo de los negocios, ya que ayuda
a construir buenas relaciones. En los establecimientos y oficinas, los
memorándums se utilizan para transmitir información a los empleados sobre
eventos o cualquier otro cambio que se haya realizado en la empresa.

¿Cómo se utiliza?
Se utiliza para dar un mensaje breve y conciso. El memorando se envía entre y
a distintos departamentos de una empresa con el objetivo de dar indicaciones,
hacer recomendaciones o establecer disposiciones.

¿Cómo está estructurada?

Encabezado

El encabezado del memorándum está diseñado para permitir al lector

comprender lo que está viendo y decidir rápidamente si debe leerlo. El
encabezado tiene cuatro o cinco partes, que aparecen en este orden. La "línea
de asunto" debe ser breve, pero clara.

 A:
 Desde:
 Tema:
 Fecha:
 cc:

7
Propósito
Debido a que muchos mensajes cruzan el escritorio de un lector (o la pantalla
de la computadora) diariamente, lo primero que probablemente preguntarás al
ver uno es "¿Debería leer esto?" La sección "propósito" responde a esa
pregunta. 3 Una apertura muy directa como "El propósito de este
memorándum es..." es perfectamente aceptable. Puede ser dirigido a ti.
Resumen
El resumen es un breve recuento de todo el memorándum, que incluye
discusión / antecedentes, conclusiones y recomendaciones. Su ubicación como
la segunda sección te permite como lector que no necesitas conocer los
detalles para no dejar de leer.
Antecedentes / discusión
La discusión / antecedentes describe el método por el cual se llegó a la
conclusión. Esta sección proporciona detalles del tema y la justificación para la
conclusión. En casi todos los casos, esta es la sección más larga de la nota
(por ejemplo, cinco párrafos de una nota de ocho párrafos o dos páginas de
una nota de tres páginas). Está dirigido a aquellos que necesitan conocer
detalles: asistentes de laboratorio y personal administrativo,
  Por ejemplo: En el caso de un informe de progreso, esta sección incluirá
costos estimados, personal posible, instalaciones y suministros
disponibles. Puedes tomar una forma narrativa.
Conclusión / acción
Esto hace algún tipo de conclusión de los problemas y problemas descritos en
la sección "Antecedentes / Discusión". También describe a dónde piensas ir
desde aquí.

8
 CIRCULAR

¿Qué es?
La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier
noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la
empresa, departamentos, empleados, etc.

¿Cuándo se utiliza?
o En comunidades académicas (escuelas): para informar a los alumnos,
padres de familia o personal docente de algún acontecimiento de
importancia en el instituto.
o En empresas: cuando se dan a conocer diferentes noticias que
envuelven a los colaboradores de esta.
o En sociedades de condóminos: para hacerles saber sobre alguna
nueva disposición dentro del edificio, anuncio de juntas, pagos, etc.

¿Cómo se utiliza?
La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier
noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la
empresa, departamentos, empleados, etc.

¿Cómo está estructurada?

Introducción
Numeración: va en la parte superior del documento y va escrito en mayúsculas
"CIRCULAR" seguido de un número correlativo. Ejemplo: CIRCULAR - 001
Fecha: Se especifica el lugar, día, mes y año.
Destinatario: Va dirigido al personal de la entidad.
Cuerpo
Cuerpo o texto: Es la parte más importante del documento, aquí se especifica
de manera detallada el mensaje que desea transmitir.
Cierre
Firma y cargo: Se considera la firma, nombre de la autoridad y el cargo de este
con la intención de dar peso a su jerarquía.

9
 CARTA

¿Qué es?
La carta es un medio a través del cual una persona o institución se comunica
con otra remitiéndole un mensaje que bien puede estar escrito en un papel o en
un medio digital.

¿Cuándo se utiliza?
Se utiliza en algunos casos específicos por las empresas para dejar por
sentado (y por escrito) alguna situación que haya ocurrido.
También cuando es necesario formar una comunicación formal entre los
individuos y entre las entidades corporativas. Estas cartas pueden comunicar
noticias de cualquier índole, y pueden servir como registros formales de los
acuerdos comerciales, transacciones y relaciones.

¿Cómo se utiliza?
Como comunicación formal entre los individuos y entre las entidades
corporativas. Estas cartas pueden comunicar buenas o malas noticias, y
pueden servir como registros formales de los acuerdos comerciales,
transacciones y relaciones.
Se pueden utilizar para todo, desde la venta de un producto y la presentación
de una denuncia, a la creación de fondos de comercio, en respuesta a una
propuesta y la solicitud de un puesto de trabajo.

¿Cómo está estructurada?

Fecha
La carta debe comenzar con una fecha, que es lo primero que debe escribirse,
justo en el margen superior, bien derecho o izquierdo.
Encabezado
Debajo de la fecha, debemos colocar el nombre de la persona a la que va
dirigida nuestra carta, así como su cargo o el puesto que ocupa dentro de la
empresa u entidad en la que trabaje.
Fórmula de saludo
Antes de empezar propiamente a redactar nuestra carta, debemos comenzar
con un saludo cortés y formal, como por ejemplo "Estimado Sr. director".
Presentación del motivo de la carta
El primer párrafo de la carta debe contener un breve resumen del porqué de la
redacción de esta; es decir, tenemos que explicar de manera clara y concisa el
motivo de nuestra carta. Para ello, podemos utilizar fórmulas para comenzar
como: "Me dirijo a usted para solicitarle..."; "Le escribo con motivo de...", etc.
10
Cuerpo
Después del párrafo introductorio, pasamos a redactar propiamente nuestra
carta formal, teniendo en cuenta que no debe ser muy larga ni compleja de
leer, por lo que es necesario utilizar un lenguaje formal y claro, dando datos
importantes para la comprensión de esta.
Despedida y agradecimiento
Para terminar nuestra carta formal, debemos concluir con un breve párrafo en
el que agradezcamos a nuestro receptor el tiempo que ha destinado a la lectura
de la misiva y señalando que esta se acaba. Para ello, debemos hacer una
breve síntesis que recoja la información anterior más importante.
Firma:
Por último, el final de la carta debe llevar estampada la firma, junto con el
nombre y el cargo del emisor del mensaje.

11
 INFORME

¿Qué es?
Es un documento que tiene como fin poder comunicar un conjunto de
información recogida y previamente analizada según determinados criterios.
El informe, por tanto, recoge información y hechos verificados y analizados por
su autor. Información que, habiendo sido analizada, aporta una serie de
respuestas, así como datos relevantes, a la organización de una institución o
entidad.

¿Cuándo se utiliza?
El informe se utiliza principalmente para presentar resultados obtenidos, o
análisis relevantes, verificados por el realizador de dicho informe.
Es común que los investigadores redacten informes acerca del desarrollo de la
investigación que están llevando a cabo. También, las empresas utilizan este
tipo de texto para explicar la evolución que está teniendo su actividad o porque
alguien externo le solicita una serie de informaciones.

¿Cómo se utiliza?
Un informe es un documento que tiene como fin poder comunicar un conjunto
de información recogida y previamente analizada según determinados criterios.
El informe, por tanto, recoge información y hechos verificados y analizados por
su autor.

¿Cómo está estructurada?

Portada de un informe
Deberá incluir los datos de autor del informe, así como el título del informe y el
lugar y la fecha de elaboración.
Título
Debe dar una idea clara y relacionada con el tema del documento.
Índice
En esta parte deberemos señalar todos los apartados del informe y el total de
páginas que contiene.
Introducción de un informe
Se trata de una breve reseña de lo que trata el tema del informe y lo que vamos
a estudiar.
Desarrollo o cuerpo
Es la información principal y completa del tema del informe. Se complementará
con gráficas, diagramas, notas al pie de página, extractos, etc.
12
Conclusiones en un informe
En esta parte se presentan los resultados del informe más importantes y que,
en definitiva, permiten responder los interrogantes planteados en la
introducción.
Bibliografía
Aquí detallaremos por orden alfabético y por fecha de consulta todos los
documentos consultados (libros, enciclopedias, artículos de prensa, medios
audiovisuales, etc.) para responder todas las preguntas del informe y
concretar las ideas del trabajo.

13
 COMUNICACIÓN DIGITAL

¿Qué es?
La comunicación digital es el intercambio de información y conocimiento
haciendo uso de las herramientas digitales disponibles, puestas a nuestra
disposición por la investigación y desarrollo tecnológico.
Es una oportunidad para crear y mantener relaciones con las personas. Es
decir, es la forma de comunicarse utilizando canales online. Estos soportes
digitales o herramientas permiten a empresas e instituciones el flujo de
información constante, así como la interacción, tanto con públicos internos
como externos.

¿Cuándo se utiliza?
Las herramientas digitales se utilizan cuando las empresas buscan mantener
un flujo constante de información y la tan necesaria retroalimentación, tanto con
públicos externos como internos. A pesar de esto, muchas empresas aún se
resisten a participar en el ecosistema digital social, o participan con extrema
timidez, sin sacar el máximo provecho de este.

¿Cómo se utiliza?
Amplificar el mensaje de tu empresa. Una buena comunicación digital te
permite crear un mensaje y apoyarte de los medios para que se amplifique.
Utiliza el tono de tu target para que se sientan identificados con él y quieran
compartirlo en sus redes sociales. Busca la virilidad.
La comunicación digital se utiliza para generar puntos de contacto, traspaso y
recepción de información en el entorno digital. Para que exista el proceso de
comunicación, debe haber un transmisor, un receptor y un mensaje. En los
tiempos que corren es perfectamente posible llevar estas acciones a los
canales digitales.

¿Cómo está estructurada?

14
 MINUTA

¿Qué es?
La minuta es el borrador de un oficio o contrato, el mismo que se perfeccionará
más adelante, con todas las formalidades del caso.
Es decir, la minuta es un documento preliminar a otro que será el oficial. Este
último, al que podríamos denominar la versión definitiva, deberá cumplir con
ciertos parámetros e incorporar información adicional.

¿Cuándo se utiliza?
La minuta de reunión se utiliza cuando debe considerarse un movimiento para
tener un registro sobre los temas tratados, agendados y no agendados, y los
acuerdos importantes que se hicieron en la misma, y para comunicar a las
personas que deben estar al tanto de la reunión, aunque no fuese requerida su
presencia.
se utiliza cuando se trata de plasmar o para indicar que se trata del borrador
donde aparecen los datos tomados por el secretario o corresponsal durante la
celebración de una asamblea, sesión, junta, claustro profesoral, etcétera.

¿Cómo se utiliza?
Las minutas actúan como recordatorios. Durante una reunión se discuten un
sinnúmero de asuntos, muchos de los cuales requieren acciones ulteriores. Las

15
minutas sirven como recordatorio de las gestiones que deben realizarse en
seguimiento de otras que quedaron inconclusas.

¿Cómo está estructurada?

1. Datos de la reunión, como fecha, hora, lugar y asistentes requeridos, así
como quien es la persona que dirigió o modero la junta y la persona que
lleva a cabo la minuta
2. Agenda del día, son los puntos que centrales que se deben tratar y por
lo cual fue convocada la reunión,
3. Temas discutidos y los que no pudieron ser discutidos (aun cuando
estaban en la agenda) y por qué (falta de tiempo, ausencia de alguien,
etc.) Aquí podemos agregar los acuerdos a los que se llegaron y como
fueron logrados (si por voto, debate, consenso, etc.)
4. Acciones para tomar. Es aquí donde debemos poner que acciones,
responsables y tiempo necesario para terminar una actividad.
5. Firma de asistencia

CONCLUSION
Finalmente se adquieren ciertas habilidades y se reconoce que cada punto en
dichos documentos es imprescindible para la mejora de comunicación de
manera escrita, es esta un gran pilar que fundamenta nuestra manera en que
nos desenvolvemos dentro y fuera de una organización.

Así como otras, estas variables de formas de informar o transmitir información

es mas finita y certera ya que, se vacía y recolecta información apta y concisa
para tener un buen desempeño y sobre todo facilidad de expresión y
comunicación.

16
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 Reglamento interno del colegio “Economía Libre S.C”
4ª Reunión extraordinaria de profesores y comité del reglamento interno del colegio.
Lugar: Sala se conferencias
04 de junio de 2013
Personas que asistieron:
 C.P Eduardo Contreras Fuentes
 Profa. Enriqueta López Ramírez
 Mtra. Eufemia Gómez Ramos
 Dr. Aurelio Flores Lara
 Lic. Eulalio Lara Muñoz
Seguimiento:
Presentación de la minuta de reglamento para el colegio “Economía libre S.C” el cual deberá ser aprobado
por dos terceras partes de los profesores convocados.
Se han leído el total de artículos del reglamento mencionado y destaca controversias en estos artículos:
Artículo 1º.- Este reglamento aplicará a todos los profesores y a los estudiantes de nuevo ingreso.
Anotación: propuesta por:
 Lic. Eulalio Lara Muñoz
 Dr. Aurelio Flores Lara
Presentan su inconformidad aduciendo que debe aplicar a todos los alumnos, pues los alumnos que ya
ingresaron se encontrarán en desventaja por los beneficios para los de nuevo ingreso.
Artículo 35.- Las cuotas serán aplicadas a discreción en la forma más conveniente.
Anotación propuesta por:
 Dr. Aurelio Flores Lara
 Profa. Enriqueta Flores ramos.
Presentan su inconformidad considerando que los fondos obtenidos de esta manera deberán ser
administrados por una comisión y presentar los movimientos realizados.
Todos los movimientos y observaciones serán discutidos aprobados o rechazados en la siguiente asamblea
que se llevará a cabo el próximo viernes 14 del presente mes y año en la sesión final.
Firman la presente los asistentes:

C.P Eduardo Contreras Fuentes               Profa. Enriqueta López Ramírez

Firma                                             Firma

Mtra. Eufemia Gómez Ramos                      Dr. Aurelio Flores Lara

Firma                                               Firma

Lic. Eulalio Lara Muñoz

Firma

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