INTRODUCCIÓN

La Documentación Empresarial
¿Qué es un documento?

Se entiende que documento es todo

objeto, producto de la actividad humana,
que posee información, independiente de
la forma física o para lo que fue creado.

Documentos no son solo los escritos, si

no todo aquel objeto que
posea información. En la entidad se
genera información y al mismo tiempo esta se transmite dándose en forma de
documento el cual es conservado en el archivo, lo que hace un sistema de información.

Existen varias formas por las cuales se puede clasificar los documentos; ya sea por su
forma o soporte, ente productor, finalidad o la función para la que fue creado.

Según el soporte podemos encontrar: papel, cintas magnéticas, fotografías,

discos ópticos, etc.

Según el ente productor: Esta el documento privado el que es producido por

particulares y el documento público que es el producido por el funcionario público en el
ejercicio de sus actividades.

Según la finalidad: Están los documentos dispositivos, los que imparten normas de
obligatorio cumplimiento; los documentos testimoniales, son los que sirven de prueba o
testimonio y los documentos informativos conforman la generalidad de los documentos
dentro de la gestión administrativa entre ellos están informes, circulares, cartas, etc.

Según la función para la que fue creado: es donde se identifica el valor, la

importancia que posea el documento en la gestión administrativa de la empresa.

Vitales: son los documentos indispensables para el funcionamiento y crecimiento de

la organización, para rehacer el estado legal, reanudar operaciones.

Importantes: son los documentos que poseen valor para la gestión por periodos de 5 a
6 años.

Útiles: son los que únicamente aportan a la gestión administrativa por el año de
vigencia.

No esenciales: son aquellos que no poseen ningún valor primario ni secundario.

¿Qué es una empresa?

Aunque puede parecer sencilla, esta es

una de las preguntas más difíciles a las que
debe enfrentarse todo emprendedor antes
de iniciar su aventura en el mundo
corporativo.

La respuesta más obvia a la cuestión pasa

por acudir a las fuentes ‘oficiales’ y así
la Real Academia de la Lengua Española (RAE) define una empresa como la “unidad
de organización dedicada actividades industriales, mercantiles o de presentación de
servicios con fines lucrativos”, así como el “lugar en el que se realizan estas actividades”.

Se puede profundizar todavía más en el concepto de empresa y una buena forma de

hacerlo es a través de la definición que la Unión Europea hace de una empresa, donde
además distingue entre tipos de corporaciones y define qué es una pyme.

El problema a la hora de definir qué es una empresa es que resulta complicado ceñirse
a una única fuente y mucho menos a un concepto cerrado de lo que debe de ser una
compañía. La realidad empresarial es polifacética y si antiguamente una empresa era
aquella que manufacturaba un producto (se tenía en cuenta sobre todo el carácter
industrial de la misma) hoy en día ese concepto ha cambiado radicalmente.

En la actualidad se puede considerar que una empresa es cualquier corporación que

ofrece algo a cambio de una retribución.

¿Qué es la documentación empresarial?

Es la disciplina que trata del estudio de los diversos documentos que intervienen en las
transacciones empresariales ya sea en la comercialización y distribución de los
productos; para su estudio y comprensión lo clasifica de acuerdo a su importancia y
efecto legal.

Son los documentos dispuestos por el Estado, que registran la transacción comercial
delos productos y su distribución.

Son los documentos que se utilizan en las transacciones, con la finalidad que su registro,
nos muestre una información correcta sobre su desarrollo. Es el estudio de diversos
documentos que intervienen en las transacciones mercantiles ya sea en la
comercialización y distribución de los productos.
TIPOS DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES:

CARTA COMERCIAL:
Es un documento que se ocupa principalmente de asuntos de índole comercial, aunque
la carta comercial suele ser postal, hoy en día esta se presenta por e-Mail, lo que ha
modificado parcialmente su estructura para adaptarse al correo electrónico.
La naturaleza de la carta comercial, es porque puede tratar de temas como:
 Alianzas
 Créditos
 Entregas

 Invitaciones
 Lista de materiales
 Pedidos
 Promociones etc.
La carta comercial es útil para dirigirnos a nuestros clientes, describiendo algún producto
o servicio, lo novedoso que resulta y la ventaja de que lo adquiera con nosotros.

CARACTERÍSTICAS DE UNA CARTA COMERCIAL:

Nuestras cartas comerciales deben contener los siguientes puntos:
1. Remitente:
Aquí incluiremos generalmente el membrete o logotipo de nuestra empresa; en caso de
usar papel membrado, Esto ya está incluido en el papel. Esto va del lado izquierdo de
nuestro encabezado. Alineado a la derecha, irá el nombre de nuestra empresa, su
dirección y el teléfono o si tenemos, dirección de correo electrónico.
2. Fecha:
Aquí se indicará el lugar geográfico desde donde escribimos. La fecha debe escribirse
completa, sin abreviaciones. Podemos incluir el día de la semana, para mejor
orientación. Generalmente lo escribiremos centrado o ligeramente cargado hacia la
derecha.
3. Destinatario:
A continuación la dirección del destinatario. Aquí pondremos el nombre de la empresa
a que nos dirigimos, el Departamento, si es muy específico; o bien, el nombre de la
persona a quien nos dirigimos. A continuación su dirección.
4. Saludo inicial:
De forma respetuosa, será la entrada de nuestra carta. Si nos dirigimos a una persona
particular, utilizaremos fórmulas sencillas como:
Estimado Cliente:
En caso de dirigirnos a una empresa usaremos una expresión en Plural:
Apreciables clientes:
5. Introducción:
A continuación expondremos breve-mente el motivo de nuestra carta.
6. El cuerpo:
En esta sección expondremos los datos de lo que queremos comunicar. Comenzaremos
con los datos principales, luego datos secundarios y podemos terminar exponiendo
alguna ventaja de que lo adquieran o contraten con nosotros. No debemos extendernos
demasiado, procuremos ser claros y concisos. Podemos utilizar párrafos separados
para cada tema, mejorando el orden de las ideas.
7. Despedida:
Para terminar nos despediremos de nuestros destinatarios en forma cordial; si lo
consideramos necesario, podemos usar fórmulas para invitar a que nos respondan:
Esperando su respuesta, se despide cordialmente...
Reciba un saludo de ...
8. Firma:
Terminaremos nuestra carta, con la firma. Si la carta es enviada por la empresa, con el
nombre y logotipo de la empresa es suficiente. Si la enviamos personalmente o a
nombre de nuestra empresa, indicaremos nuestro nombre y cargo. Últimamente se
utiliza poner una firma escaneada, que se imprime al mismo momento de imprimir el
documento. Esto es útil cuando debe enviarse cientos o miles de cartas. Sin embargo,
siempre que sea posible, es mejor darle el toque humano estampando nuestra firma con
tinta, preferentemente azul o negra.
El Memorando:
El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito
que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente.

FUNCIÓN:
El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define
como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de
algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El término viene
del latín memorándum, que significa “cosa que debe recordarse”. También en la oficina
es conocido como un "memo".

El memorando es una manera muy útil de comunicarse dentro de una institución para
lograr transmitirse de manera breve los asuntos importantes que conciernen a dicha
institución.
Debido a que es un documento de carácter interno por naturaleza, es utilizado para la
transmisión de información entre los departamentos de una misma empresa o entre los
trabajadores de la misma. Puede ser utilizado por cualquiera de ellos, no importando la
jerarquía. Se considera una manera eficaz y rápida de pedir o suministrar la información,
por lo que en muchos sectores como en los servicios públicos, ha logrado sustituir otros
documentos como las notas.
El memorando transmite información, que normalmente, incluye instrucciones,
orientación, peticiones, informes, respuestas, advertencias, etc., todo los que sea
importante tener presente entre oficinas o departamentos, ante algún problema o
situación de trascendencia.
Aunque es un documento más bien informal, en comparación con las memorias o las
notas, es necesario que sea redactado de manera precisa, clara y concisa. Se debe
tener en cuenta que debe ser escrito en tercera persona, evitando hacerlo en primera
persona.
CIRCULAR:

Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de
sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos
para que se cumplan a cabalidad.
Los temas a tratar en una circular puede ser generalmente lo siguiente:

o Movimiento interno de los jefes de la institución

o Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.
o Ascensos del personal que elabora en la empresa.

FUNCIÓN. Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite
es específico y de interés general para todos sus destinatarios.
Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:

o Cambios de horario.
o Rotación de jefes.
o Nombramiento de comisión reorganizadora.
o Ascensos del personal.
o Aplicación de encuesta.
o Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

Características que debe reunir una circular.

 Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en

un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
 Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
 Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.

USOS. Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior
a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango).
Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.
Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión
mimeografiada o a copias fotostáticas.
PARTES:
a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que
le corresponde, el año y las iniciales de la institución.
CIRCULAR Nº 050-…../GG.
b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.
c) Destinatario. Generalmente el documento está dirigido a un grupo de personas
interesadas.
- Señores
- Jefes de Departamentos
- Presente
- A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.
e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en
resumen o síntesis.
ASUNTO: Cambio de horario.
f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar.
Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.
El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.
g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.
Atentamente, cordialmente.
h) Firma y cargo.
La firma es la rubrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo
de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.
-Guillermo Avilés
-GERENTE DE VENTAS
i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

REDACCIÓN DEL TEXTO.

El texto de la circular comprende dos secciones:

Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto. Viene a ser una frase hecha que
se usa por costumbre. Las fórmulas más conocidas son:

“Se pone en conocimiento de….....”

“Se comunica…..”

“Por disposición…..”

“De acuerdo con…...”.

Exposición, que desarrolla en forma breve, clara y precisa y directa la disposición o la

información que se desea hacer conocer.
EL INFORME

El informe es un documento escrito en prosa por el cual se hace conocer el avance o la

culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de
interés.

PARTES DE UN INFORME:

Tanto el informe como otros medios de comunicación tienen sus respectivas partes
como:

1. Portada: Datos del escritor o autor y el título del informe.(no es estrictamente

necesario).
2. Título: Debe dar una idea clara de lo que trata el texto.
3. "Objetivo”: Que se va a llevar a cabo y como.
4. Introducción: Es una breve reseña de lo que trata el tema que vamos a estudiar.
5. Cuerpo: Es la información principal y completa del tema.
6. Conclusiones: Aquí se presentan los resultados más importantes que permiten
responder las interrogantes planteadas.
7. Bibliografía: Es el ordenamiento alfabético y por fecha de la literatura usada para
responder todas las inquietudes y plantear las ideas del trabajo

FORMATO:

En cuanto a un formato, los informes varían desde un punto de vista que indican los asuntos
tratados a formatos más complejos incluyendo diagramas, gráficos, imágenes, tablas de
contenido, extractos, resúmenes, apéndices, notas al pie de la página, hipervínculo y
referencias; u otro tipo específico, redacción del informe como una sola unidad, donde se
expone la información investigada, en la que no son necesarios los títulos, ya que están
marcadas sus partes, aunque carezcan de esto.

TIPOS DE INFORME:

Por la materia que abarcan los informes se clasifican en:

 Científicos: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso;

pertenecen a la categoría de “memorias científicas”.
 Técnicos: se desarrollan en las organizaciones públicas o privadas sobre temas
de sociología , antropología, psicología social, etc; su lenguaje es accesible, pero
mantiene el rigor de la investigación científica.
 De divulgación: destinados al público en general; su lenguaje se adapta a una
persona de mediana cultura.
 Mixtos: destinados tanto a instituciones como al público en general; su lenguaje se
adapta al de ambos grupos de destinatarios.

Por las características textuales los informes se clasifican en:

 Expositivos: contienen una información o una descripción del tema o unas

instrucciones. No es necesario incluir conclusiones, interpretación, o evaluación; a
veces, reciben el nombre de dossier.
 Analíticos: tienen como objetivo justificar una decisión o acción “ya realizada o, al
menos, proyectada”. Se denominan también propuesta o proyecto.
 Persuasivos: pretenden convencer al destinatario para que tome una decisión en la
línea de lo que se expone en el informe. Proponen un plan de acción (es el informe
más utilizado en consultoría)
EL ACTA:

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona
presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido
tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados
luego de dicha reunión.

FINALIDAD:

El acta tiene como finalidad otorgarle una certificación de qué ha ocurrido durante la
reunión, y de esta manera validar dicho encuentro.

Son variados los organismos u

organizaciones que pueden realizar
este tipo de reuniones en las cuales se
elaborará un acta: desde asambleas en
los parlamentos hasta una asociación
de vecinos de una ciudad en particular
de cualquier parte del mundo.
En general, las actas suelen ser
archivadas en lo que se llama un libro
de actas.

Existen algunos elementos en común que poseen todas las actas: por ejemplo, todas
ofrecen una visión o estructura general de lo ocurrido en la reunión, quienes han sido
los participantes o asistentes, el detalle de las diferentes cuestiones o temas planteados,
cuales han sido los debates, y las conclusiones de los mismos, determinando si tanto
los convocantes como los convocados han arribado a un acuerdo, o no, acerca de las
cuestiones que han sido planteadas durante su celebración.

Para registrar lo que va ocurriendo durante la reunión, suele designarse a alguna

persona que toma nota de aquellos datos que deben ser especificados en un acta.

Una vez redactada el acta, todos los participantes en la reunión deben dar el visto bueno
acerca de lo que el acta expresa, sobre todo teniendo en cuenta que se especifican
cuales han sido las conclusiones o los acuerdos a los cuales se ha arribado. Por eso, al
finalizar la reunión, cada asistente y participante debe firmar el acta, dejando así
constancia de su participación y de su conformidad respecto a lo que el acta expresa.
CLASES DE ACTAS

Distinguimos dos clases de actas: Actas de trabajo y acta de sesión

ACTA DE TRABAJO:

Conocemos con este nombre a las diferentes actas, que se elaboran con el fin de dejar
constancia de actos o hechos de interés ocurridos en el cumplimiento de nuestras
obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral.

Las actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma “fecha y hora de los
acontecimientos “Son elaboradas por el secretario(a) o por quien hace sus veces, en
presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervención de personas
interesadas. Los que intervienen pueden sugerir a la autoridad la adición, supresión p
rectificación de alguna incidencia que consideren pertinente.

PARTES

a) El acta de trabajo presentas las siguientes partes obligatorias.

1. Título (tipifica el acta)

2. Texto

3. Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho que consta en el acta

4. “con copia”

5. Pie de página

b) y las siguientes complementarias:

· Membrete

· Código

· Anexo

REDACCIÓN DEL TEXTO

El texto del acta de trabajo tiene tres secciones.

a) INTRODUCCIÓN, que señala el lugar, la fecha y la hora de la evaluación del acta;

identifica a las personas que intervienen y especifica la actividad o el hecho que motiva
el acta. La fecha y la hora se pueden escribir preferentemente con letras.

b) EXPOSICIÓN, que menciona los acontecimientos más importantes que han sucedido
o sólo se refiere a los resultados de la acción ejecutada.Aquí también
se puede dejar constancia de alguna observación, punto de vista u opinión que podría
formular alguien que está interviniendo y lo ha solicitado.

c) FÓRMULA DE ACEPTACIÓN, que expresa la conformidad de los que intervienen

con el contenido del acta. Su empleo no es obligatorio.

ACTAS DE TRABAJO EN FORMULARIOS

Determinados actos de las instituciones se dejan constancia en formularios especiales,

a fin de uniformizar su presentación y reunir sólo la información necesaria para los fines
del caso.

Así sucede con las actas de evaluación de ingreso, ratificación y promoción interna del
personal de las entidades; asimismo, con las actas de evaluación bimestral, semestral
y anual de los estudiantes de las instituciones educativas, y también con las actas de
los proceso electorales con el propósito de facilitar la obtención de los resultados.
EL CERTIFICADO:

DEFINICIÓN

El certificado es un tipo de
texto administrativo empleado
para constatar un determinado
hecho. En el proceso de
solicitud de un puesto de
trabajo, en especial si se trata
de una institución oficial, los
certificados son fundamentales
para demostrar la formación y
la experiencia. Es un tipo de
texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona
con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con
lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo
declarado, puede ser penado por la ley.

Este documento puede ser de carácter público, tales como el de matrimonio, nacimiento,
domicilio, buena conducta, estudios, pago de impuestos, propiedad de bienes,
etc. Como también puede ser privado tales como los certificados de enfermedad
suscritos por médicos no oficiales y los de trabajos librados por los empleadores a
petición de los empleados.

Este título o documento es empleado para afirmar un hecho determinado, muchos

certificados demuestran una buena formación y la experiencia de un individuo.

Nombre o logotipo de la institución

CERTIFICADO
D./Dª Nombre y apellidos, cargo que ocupa en la institución,
CERTIFICA
Que D./Dª nombre y apellidos, con DNI número (número), ha participado / organizado
/ realizado...
Y, para que conste a los efectos oportunos, expido el presente certificado, a petición de
la persona interesada, en el (lugar), el día (fecha).
(Firma de quien expide el certificado)
Fdo.: (Nombre y apellidos)
 (Sello de la institución)

ESTRUCTURA DE UN CERTIFICADO:
En un certificado podemos distinguir tres partes: introducción, comunicación y cierre.
 En la introducción se distinguen el membrete y el encabezamiento.
 El membrete no es imprescindible, aunque puede aparecer.
 El encabezamiento se compone del nombre y apellidos de la persona que expide el
certificado, cargo que ocupa y nombre de la empresa u organismo donde desempeña
dicho cargo.
 La comunicación contiene los hechos o datos que se declaran como ciertos. Se inicia
con la palabra CERTIFICA, escrita con mayúsculas, seguida de dos puntos y situada en
lugar destacado.
 El cierre consta de las siguientes partes:
 Línea de cierre. En esta línea se menciona el motivo o el fin por el que se solicita el
certificado. Cuando no se hace constar expresamente este motivo, se suele emplear
una fórmula genérica del tipo: «Y para que así conste, se expide el presente
certificado...».
 Lugar y fecha de la expedición, que puede ir incluida en la línea de cierre o aparte.
 Firma de quien extiende el certificado.
Los modelos de certificados impresos que facilitan los organismos e instituciones suelen
mantener la estructura señalada, aunque se toman ciertas libertades en la presentación,
que puede variar.
Los certificados son pequeños archivos divididos en dos partes:
 La parte que contiene la información
 La parte que contiene la firma de la entidad de certificación

Existen varios tipos de certificados entre ellos están:

El certificado digital, el personal, de persona jurídica, de pertenencia a empresa, de

servidor de seguro, entre muchos otros.

Los certificados pueden confirmar desde los resultados académicos, experiencial

profesional en un determinado campo, la asistencia o participación de un acto, curso o
jornada, la docencia, la adecuación a un objeto o una normal, integración a un grupo o
jerarquía, conocimiento de lenguas extranjeras, estado mental o físico en que se
encuentra una persona, etc.