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resumen medios de comunicacion

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INTRODUCCIÓN A LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

Curso 09/10

U D 5 LAS COMUNICACIONES EN LA EMPRESA

Juan Marcos Fernández Álvarez

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INTRODUCCIÓN A LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN

Curso 09/10

U D 5: LAS COMUNICACIONES EN LA EMPRESA
5.1 SISTEMAS DE COMUNICACIÓN.............................Pág. 3-4 5.2 LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA..............Pág. 5 5.3 LA CARTA COMERCIAL........................................Pág. 5-6 - Normas de redacción - Temas de las cartas comerciales - Partes de una carta comercial o Encabezamiento. o Cuerpo, o Cierre. o Esquema de una carta comercial 5.4 EL CERTIFICADO.........................................Pág7-8-9-10 - Normas de redacción. - Partes de un certificado: o Encabezamiento, o Cuerpo o Cierre. 5.5 LA INSTANCIA...............................................Pág11-12 - Normas de redacción: - Tipos de instancia: o Las que cursa la empresa a los Organismos o El recurso ordinario - Partes de una instancia: o Encabezamiento. o Cuerpo. o Cierre 5.6 LA CARTA DE SOLICITUD DEL PUESTO DE TRABAJO Y EL CURRÍCULUM VITAE...................................................Pág13 - La carta de solicitud del puesto de trabajo - Partes de la carta de solicitud del puesto de trabajo: o Encabezamiento o .Cuerpo o Cierre Juan Marcos Fernández Álvarez

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5.1 SISTEMAS DE COMUNICACIÓN La comunicación supone un intercambio de información. Es un comportamiento humano mediante el cual se establece una relación entre las personas. Lógicamente es un aspecto fundamental del ámbito laboral. La empresa es considerada como un sistema abierto que está en continua interacción con el medio, lo que nos lleva a la necesidad de incorporar tanto la información que procede del exterior de la empresa como la que se da en el interior de la misma. Existen muchos sistemas a través de los cuales el mensaje puede llegar al receptor. Entre los sistemas de comunicación más importantes dentro de la empresa, podemos distinguir: - Comunicación vertical descendente (del jefe a los subordinados). Los sistemas son variados y van desde las reuniones, las notas interiores, el tablón de anuncios, los manuales para empleados, las cartas personales, etc. - Comunicación vertical ascendente (de los subordinados hacia los superiores). Podemos hablar de los buzones de sugerencias, encuestas, comités, etc. - Comunicación en doble sentido. Entrevistas, instrucciones a grupos, negociación colectiva, etc. La negociación colectiva es la reunión de los representantes de los trabajadores, de los empresarios y del gobierno para fijar las condiciones de trabajo de los distintos sectores de actividad (sueldo base, horas extras, plus de peligrosidad, seguridad en el trabajo, vacaciones etc.) - Comunicación lateral. A través de informes, el teléfono, el periódico de la empresa, los actos sociales etc. Además dicha comunicación , se puede llevar a cabo a través de: - Sistemas de comunicación orales o hablados, como son las reuniones, las entrevistas, las charlas o conferencias, etc. - Sistemas de comunicación escrita. Cartas, informes, murales, tablones de anuncios, etc. - Sistemas de comunicación mixtos, como son las exposiciones o exhibiciones, los medios audiovisuales (películas, vídeos) - Sistemas basados en las nuevas tecnologías. Comprende la utilización de ordenadores para el trabajo empresarial con una serie de programas informáticos que facilitan dicho trabajo; la utilización de la telefonía convencional y el fax; la utilización de las vídeo

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conferencias que permiten mantener desde el lugar de trabajo una reunión cara a cara con personas que están en cualquier lugar del mundo; la utilización de Internet que permite manejar y transmitir información de manera prácticamente instantánea con cualquier lugar del mundo a través de la utilización del correo electrónico y, más recientemente, de las redes sociales.

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5.2 LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA Las empresas han de mantener necesariamente relaciones con el exterior y con el interior. Para cualquiera de las dos, es fundamental conocer una serie de documentos escritos que se utilizan de forma habitual en las empresas. Así podemos distinguir: - La comunicación interna, que es la que se mantiene en el interior de la propia empresa, entre distintos departamentos, entre jefes y empleados, etc. - La comunicación externa que es la que va dirigida al exterior de la empresa, tanto a personas como a organismo relacionados con la actividad empresarial. En los apartados siguientes, estudiaremos con más detalle algunas de las comunicaciones escritas más usuales como la carta comercial, el certificado, la instancia, la carta solicitud del puesto de trabajo y el currículum vitae.

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5.3 LA CARTA COMERCIAL Constituye la forma de comunicación por excelencia dentro de la comunicación escrita empresarial. Se define como una comunicación escrita utilizada dentro del ámbito empresarial para tratar temas como el inicio de las relaciones comerciales, pedidos, pagos, etc. - Normas de redacción 1. Se debe escribir en papel de tamaño folio, cuidando márgenes y puntos y aparte. 2. El contenido debe exponerse de forma correcta, clara y concisa. 3. Las reglas básicas de la redacción comercial, son: corrección gramatical (no cometer faltas de ortografía), utilizar el vocabulario correcto y las palabras adecuadas, riqueza léxica (empleo de vocabulario variado que demuestre el dominio de nuestro idioma). - Temas de las cartas comerciales Normalmente suelen tratar sobre: 1. Inicio de relaciones comerciales: petición de catálogos, precios, condiciones de vente, facilidades de pago, etc. 2. Acciones anteriores al pedido: Por parte del comprador (fechas de recepción del pedido, descuentos, facilidades de pago) y por parte del vendedor (concesión o negociación de las condiciones anteriores). 3. Sobre el pedido: reclamación, modificación, anulación, etc. 4. Sobre el pago: recuerdo, reclamación, morosidad, etc. Existe un tipo especial de carta comercial que se denomina carta circular o impresa y es aquella que va dirigida a un gran número de destinatarios. Podemos distinguir: - la que va dirigida fuera de la empresa: anuncio de visitas, ofertas. - La que va dirigida dentro de la empresa: dirigidas al personal. - Partes de una carta comercial Podemos distinguir: 1. Encabezamiento. Contiene: - el membrete (datos del que escribe) - la fecha y la localidad - los datos del destinatario

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2. 3. -

referencias, son una breve anotación que resume el contenido de la comunicación , el asunto. También puede tratarse de una fecha o un número para adelantar el motivo de la comunicación Saludos Cuerpo, es el texto donde se explica el motivo de la comunicación Cierre. Contiene: la despedida, debe ser breve pero cortés la firma con nombre, apellidos y cargo.

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Esquema de una carta comercial:
Nombre de la empresa (que escribe la carta) Calle CP y ciudad
Encabezamiento

S/ Ref N/Ref Localidad y fecha Nombre de la empresa (a la que se dirige la carta) Calle CP y ciudad (Saludo): .................................................................................................. ................................................................................................................ ................................................................................................................ ................................................................................................................ ................................................................................................................ ................................................................................................................ ................................................................................................................ (despedida)

Cuerpo

Cierre

firma (nombre y apellidos y cargo) .

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5.4 EL CERTIFICADO Es una comunicación escrita mediante la cual se da fe de al veracidad de un hecho. - Normas de redacción. 1. En general, se escribe en tercera persona, pero puede hacerse también en primera 2. En cuanto a su presentación, puede utilizarse papel tamaño folio o cuartilla. - Partes de un certificado: 1. Encabezamiento, que comprende: - membrete, que es la identificación del organismo o de la empresa que lo extiende - Nombre, apellidos y cargo (en mayúsculas) de la persona que certifica. 2. Cuerpo, contiene: - Una frase inicial, con la expresión “certifica” o “certifico que”. - El texto donde se hace la certificación - Una frase final del tipo “Y para que conste ....” o “Y para que haga constar....” - Localidad y fecha. 3. Cierre. Contiene: - La firma y el sello que dan validez al certificado - El visto bueno de la autoridad superior al que firma, que es un requisito obligatorio en los certificados realizados por organismos públicos.

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Esquema de un certificado:

Membrete (Empresa u Organismo)
Encabezamiento

NOMBRE, APELLIDOS Y CARGO ............................ ......................................................................................... ......................................................................................... Certifica (o) que: ............................................................ ............................................................ ............................................................ ............................................................

Cuerpo

............................................................ ............................................................ Frase final ......................................... Localidad y fecha

Cierre

Visto Bueno

Sello

Firma

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5.5 LA INSTANCIA Es cualquier solicitud dirigida a una autoridad competente solicitando o pidiendo algo. Es aconsejable realizar la instancia por duplicado, con el fin de que la oficina donde se presente pueda sellar una copia con la que se quedará la persona que presenta la instancia y que le servirá como justificante. 1. 2. 3. 4. 5. Normas de redacción: Se presenta siempre en papel tamaño folio Se redacta en tercera persona Ha de ser breve y respetuoso La fecha debe escribirse en letra Las palabras “Expone” y “Solicita”, la persona a la que va dirigida y la localidad a que va dirigida han de consignarse en mayúsculas.

- Tipos de instancia: 1. Las que cursa la empresa a los Organismos (Ayuntamiento, Hacienda, Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, registro Mercantil, etc.) 2. Recursos. El recurso ordinario es una segunda instancia dirigida a un organismo que ha denegado lo solicitado en una instancia anterior o también puede dirigirse a un organismo superior cuando el inmediatamente inferior ha rechazado una petición que el solicitante considera justa. - Partes de una instancia: 1. Encabezamiento. Datos personales del solicitante 2. Cuerpo. Se inicia con la expresión “Expone que” donde se explican los motivos que dan lugar a la solicitud que se hace. Una vez expuestos dichos motivos, se continúa con la expresión “Solicita que “ donde se hace la petición concreta de una forma clara y concisa. 3. Cierre Se finaliza con la fecha y la localidad (en letra) y la firma. Además en el pie de la instancia se pone el tratamiento, nombre, cargo y localidad de la persona a la que va dirigida, que se escribe en mayúsculas.

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Esquema de una instancia:

Encabezamiento

Datos del que presenta la instancia (nombre y apellidos, edad, DNI, domicilio, profesión, teléfono) EXPONE QUE: ....................................................................... ....................................................................... .........................................................................

Cuerpo

SOLICITA QUE : ..................................................................... ...................................................................... ......................................................................

Localidad, día, mes y año (en letra)
Cierre

Firma TRATAMIENTO Y CARGO DE LA PERSONA A LA QUE VA DIRIGIDA Y LOCALIDAD

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5.6 LA CARTA DE SOLICITUD DEL PUESTO DE TRABAJO Y EL CURRÍCULUM VITAE La carta de solicitud del puesto de trabajo es una comunicación escrita donde exponemos los motivos que nos llevan a solicitar un puesto de trabajo en una entidad determinada o bien, donde respondemos a una oferta de trabajo que hemos visto en algún medio de comunicación. Ha de ser una carta sencilla, breve y concisa donde queden perfectamente reflejados los motivos que nos llevan a hacer dicha solicitud. Normalmente a dicha carta se suele adjuntar el currículum vitae de la persona que solicita el puesto de trabajo. Partes de la carta de solicitud del puesto de trabajo: 1. Encabezamiento. Donde consta la localidad y la fecha (ajustados a la derecha del papel) 2. Cuerpo. Comienza con una expresión del tipo “Estimados señores” y a continuación se explica el motivo de la solicitud del puesto de trabajo y todo aquello que pueda resultar conveniente. Si se adjunta el currículum también se reflejará en el texto del cuerpo. 3. Cierre, Se realiza una despedida breve y formal del tipo “en espera de sus noticias les saluda atentamente” y se firma.

Encabezamiento

Boal , 14 de Abril de 2009 Estimados Currículum vitae señores, ................................................................................... Datos Personales: Nombre y................................................................................................. Apellidos Edad ................................................................................................. Domicilio ................................................................................... DNI
Teléfono Correo electrónico Les saluda

Cuerpo

Cierre

atentamente firma

Datos Académicos: Se ponen todos los datos académicos, títulos, cursos, idiomas, haciendo constar el lugar y la fecha de obtención de cada uno de ellos. En el caso de cursos, además se reflejarán el número de horas.

El currículum vitae esProfesionales: Datos un historial en el que se relacionan todos los datos de Se consignarám modelos relativos a la experiencia laboral una persona. Existen muchostodos los datosde currículum, pero la mayoría se ajustan a la siguiente estructura Otros datos:
Se ponen los datos que se pueda estimar que tienen interés de cara al puesto de trabajo (carnet de conducir, aficiones) Localidad y fecha Firma

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