MANUAL

CONTENIDO
SIGNIFICADO
 ¿QUE ES UN MANUAL?
• ES UN MEDIO valioso para la comunicación
INTERNA, sirve para registrar y transmitir la
información, respecto a la organización, y SU
funcionamiento.

• El documento que contiene, en forma ordenada y

sistemática, la información y/o las instrucciones
sobre historia, organización, política y/o
procedimientos de una EMPRESA, que se
consideren necesarios para la mejor ejecución del
trabajo.
CONTENIDO DE UN MANUAL
ESTRUCTURA DE MANUAL
1.Portada
2.Índice
3.Introducción / prólogo
4.Presentación
5.Carta de autorización de elaboración de manual.
6.Índice
7.Objetivo del manual
8.Objetivos especificos (3)
9.Antecedentes de la empresa /organización
10.Misión, visión, filosofía, valores
11. Políticas y normas de elaboración, uso y
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL, actualización

12. Legislación o base legal (código de trabajo, Leyes,

constitución política, ley del servicio civil, ley de educación
nacional, ley del igss, y todas las leyes que amparen el manual)
13. Contenido
Es todo lo investigado, información y contenido que se
adjunta a el manual.

14. Rectificación de elaboración

Es el ID que debe de mencionar iniciales de quien lo hace,
quien lo firma, y sello institucional. (es para avalúo de cada
proceso que se lleva)

15. Anexos
Los anexos son los documento como:
Formularios
Formatos
Flujo gramas de procesos
Documentos de Análisis
Desarrollo del Contenido
 1.- PORTADA
Se refiere A la primera página O portada del manual, en ella deberán anotarse
los datos siguientes:
⮚En la PARTE superior, se coloca EL LOGO los datos que identifican A la
empresa.
⮚En el centro el nombre del manual y en la parte inferior la fecha de vigencia del
mismo.

2.- INDICE
En Este Apartado Se Coloca El Título De Las Secciones Que Contiene El
Manual Numerando La Página En La Que Inicia Cada Sección.
 3.- INTRODUCCIÓN /
PRÓLOGO
⮚Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el
contenido del manual, de su utilidad y de los fines y
propósitos generales que se pretenden cumplir a través de
él.
⮚Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y
cuándo hará las revisiones y actualizaciones.
⮚Es recomendable que al formular la introducción, se
emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su
entendimiento;
⮚que comprenda totalmente los siguientes rubros:
a) Propósito y utilidad.
b) Síntesis del contenido.
c) Ámbito de su aplicación.
d) Áreas que participaron en la elaboración del manual.
e) Importancia de mantener permanentemente actualizado EL
manual.
f) La redacción deberá se concisa, clara y comprensible.
g) La introducción habrá de elaborarse en un máximo de tres
PÁRRAFOS
 4.- PRESENTACIÓN
En ESTE APARTADO SE HACE UNA BREVE REFERENCIA
DEL DOCUMENTO, DEJÁNDOLO A DISPONIBILIDAD DE
QUIENES LO CONSULTARÁN Y UTILIZARÁN EN EL
DESARROLLO DE SUS FUNCIONES Y para el
CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA COMPAÑÍA.
 5.- AUTORIZACIÓN
EN ESTE APARTADO SE MUESTRA LA formalización del manual,
una vez elaborado, el área responsable procede a la dictaminación,
después de la validación del manual, DEJANDO EVIDENCIA EN
ESTA SECCIÓN POR MEDIO DE UNA CARTA O DICTAMEN.
1. Dictaminación y validación: consiste en revisar el documento y
emitir las observaciones correspondientes.

2. Trámite de expedición: consiste en integrar al documento la

hoja de autorización en donde se recabará las firmas de
autorización.

3. Difusión del manual expedido: el área responsable del manual

de
1. Organización, Deja evidencia de la autorización del
mismo y lo comunica para su difusión.

2. Implementación Para llevarla a cabo es

conveniente elaborar un programa de trabajo que
determine las actividades secuénciales que se
desarrollarán.

3. Fijación de fecha de inicio y terminación, así

como los recursos que se utilizarán y los
responsables de cada actividad.

4. Fijación de el método de implantación que más

convenga utilizar.
 6.- OBJETIVO GENERAL

Debe contener el propósito que se

pretende alcanzar con la aplicación del
manual. Proporcionar un instrumento
técnico-administrativo que norme la
elaboración de los manuales con
uniformidad, contenido y presentación que
permita optimizar la eficiencia en la
organización y funcionamiento de las áreas
de la misma.
 7.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS(3)

Los objetivos específicos, deben ser concretos, Y

su redacción clara Y en párrafos breves, además,
• La primera parte del contenido deberá
expresar: qué se hace;
• La segunda, para qué se hace.
• La descripción de los objetivos se iniciará con un
verbo en infinitivo Y en un máximo de cinco
líneas.
 8.- ANTECEDENTES DE LA
EMPRESA
Se darán a conocer las principales transformaciones sobre la
organización y funcionamiento de las unidades correspondientes,
en orden cronológico indicando las SITUACIONES O EVENTOS
QUE hayan dado origen y/o modificado la estructura organizacional
de la misma.
9.- MISIÓN, VISIÓN, FILOSOFÍA,
VALORES
⮚La Misión: es la razón de ser de la ORGANIZACIÓN, la
cual explica su existencia. Es una declaración de alto nivel
que describe su propósito fundamental.

⮚La Visión: representa el escenario altamente deseado

por la ORGANIZACIÓN que se quisiera alcanzar en un
periodo A largo plazo.
⮚FILOSOFÍA: Es el conjunto de pautas que rigen el
comportamiento de accionistas, directivos y empleados
de una empresa.

⮚VALORES: son juicios morales sobre determinadas

cuestiones; Los mismos determinan ciertas tendencias
o inclinaciones ante determinadas circunstancias. son
instrumentos gerenciales que permiten orientar las
conductas de los miembros de la ORGANIZACIÓN.
 10.- POLÍTICAS Y NORMAS DE
ELABORACIÓN, USO Y ACTUALIZACIÓN

• En esta sección se hace necesario indicar las

circunstancias generales en las que se elaboró el
documento, quienes lo utilizarán y con qué propósito, así
como las limitaciones en cuanto al manejo de la
información contenida, su uso y reproducción.

• De igual manera debe incluir los lineamientos generales

para su actualización y los puestos responsables de
actualizar y autorizar dichas modificaciones.
 11.- LEGISLACIÓN O BASE LEGAL
(Códigos y leyes que le sustentan)

• Son las disposiciones jurídicas relacionadas por orden

jerárquico, que dan origen a la organización.

• Establecen su creación y sus atribuciones, así como

aquellas que regulan su funcionamiento.

• Se deberá ordenar y jerarquizar los documentos

jurídico-administrativos vigentes, en forma
descendente, según se muestra a continuación:
a) Constitución política de la república
b) Leyes.
c) Códigos.
d) Reglamentos.
e) Decretos.
f) Convenios.
g) Acuerdos.
h) Documentos normativo-administrativos (manuales, guías
o catálogos).
i) Otras disposiciones (se anotarán los documentos que
por su naturaleza no pueden ser incluidos en la
clasificación anterior).