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Oficio, Acta y Informe

Oficio, Acta y Informe

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INFORME

Teoría: Un informe es algo tan simple como el texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa final. Un informe necesita ser claro y preciso, además debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a través del proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado. Debido a que todo informe hace alusión a un proyecto en particular y va dirigido a las más diversas personas o entidades, es usual que cada uno posea requerimientos específicos. Sin embargo, en términos generales, un buen informe debe contar con ciertos elementos básicos compuestos por una página titular, un abstracto o resumen, un índice o tabla de contenidos, la introducción, la metodología, los resultados, las conclusiones, la bibliografía y los anexos. Es de gran ayuda, a la hora de elaborar un informe, tener en cuenta que las tablas de datos, las fotos y los diagramas son una herramienta muy efectiva para explicar con mayor claridad los contenidos. Por otra parte, algo fundamental es la redacción, la cual debe ser limpia y ordenada a fin de lograr que cualquier persona que lea el informe lo pueda comprender, del mismo modo, la ortografía toma un papel fundamental, por lo que en muchos casos, es necesario que antes de entregarlo lo revise algún experto en esta materia. Finalmente, es recomendable incluir en el informe toda aquella información a la que se le de la connotación de negativa, ya que es a partir de dichos datos que pueden surgir nuevas propuestas y nuevas interrogantes en torno al tema que permitan a otras personas comenzar nuevos proyectos o investigaciones. Clases: Informe Informe Informe Informe Informe Informe Informe Informe Informe Informe Informe Informe científico anual trabajo de investigación de presupuesto político de inspección ambiental estadístico de policial estudiantil médico

Informe académico Informes analíticos Estructura: INFORME Nº 156 – (institución que la emite de ser posible) Para: (A quien va dirigido el informe, que cargo ocupa y en que institución) De: (De quien procede el informe, que cargo ocupa y en que institución) Asunto del Informe: (Resume brevemente el motivo del informe) Fecha: (Fechad e emisión) Descripción del problema: (Describe el problema que el trabajo realizado a querido solucionar o tratar) Manera de trabajo: (Describe si es que se usó alguna metodología para trabajar, o explica el procedimiento que se planifico y también lo ocurrido realmente, para su realización) Resultados: (Que resultado concreto, se alcanzaron según lo planificado, y también describe los resultados no esperados que felizmente se dieron producto del proceso de trabajo) Dificultades: (Describe los problemas suscitados, o inconvenientes que dificultaron la realización del trabajo) Conclusión: (Mi visión general del trabajo realizado, resaltando algún aspecto positivo y/o negativo con el que debería ser recordado este trabajo) Siendo todo cuanto puedo informar, con mis consideraciones de aprecio personal a su persona, quedo de usted. Atte. --------------------------------------(Persona que emite el informe)

Modelo: Arequipa, 05 de diciembre del 2008

INFORME Nº079-09-UC
Señor De Asunto : Ing. EDWIN BEINGOLEA CISMAYA. : EDGAR NAVARRO QUIROGA : Desperfectos en el equipo de radio.

Es grato dirigirme a Ud. para informarle lo siguiente: 1. el día de hoy, a las 8:00 horas, apenas presioné la llave de control del equipo de radio de la oficina a mi cargo, me di con la sorpresa que emitía sonidos extraños. Esta situación me llevó a revisarlo con detenimiento y a detectar las fallas que indico: a. obstrucción de la frecuencia 1560, escuchar las otras estaciones de red; que no permite

b. audición imperceptible en la frecuencia 2040, que imposibilita recepcionar con nitidez los mensajes que se envían; c. salida muy baja en la frecuencia 1890, acompañada de un ruido que distorsiona la voz; 2. El encargado de la portería, señor Juan Rosales Tello, abordado sobre el particular, manifiesta que durante su servicio no ha ingresado nadie a la oficina, afirmación que me preocupa ya que el viernes último el equipo funcionaba normalmente, como pueden atestiguar los que trabajan en la unidad de revisiones técnicas, próxima a esta: 3. Este inpase ha sido comunicado al técnico de mantenimiento, quien ha ofrecido revisar el equipo en horas de la tarde de hoy; 4. Es necesario que Ud. Disponga las investigaciones del caso para que situaciones similares no se repitan. Es todo lo que informo para su conocimiento y demás fines. Atentamente. _____________________________ EDGAR NAVARRO QUIROGA Jefe unidad de comunicaciones
C.C.:

Unidad de Mantenimiento Archivo.
ENQ/kjy

OFICIO
Teoría: El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras. Clases: Oficio múltiple Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más de un destinatario, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación. El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente. El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía. La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual es importante recordar que: El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir; en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio Oficio de transcripción La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.

Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio. El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes. también nos indica la finalidad del partido. Oficio simple El oficio simple, conocido comúnmente sólo como oficio, se emplea para comunicar disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones, presentar personas, participar la realización de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra información a un solo destinatario. Estructura:

Membrete Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

Nombre de Año Es la denominación que se le da al año actual. "Año de la Unión Nacional Frente a la Crisis Externa".

Lugar y fecha Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

Numeración En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

Destinatario Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

Referencia Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

Cuerpo o texto Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: "Tengo a bien comunicarle..." "Me es muy grato comunicarle..." "Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal. Atentamente,

Firma y posfirma Firma:- Se escribe la rúbrica a mano. Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

Iniciales Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

Anexo Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

Distribución Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

Modelo.

ACTA DE SESIÓN.
Teoría: Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos más importantes que han sucedido en la sesión de un órgano deliberante. Se denomina “sesión” a la reunión formal de un grupo de personas, que se convoca o cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatutos o normas establecidas en cada entidad sea pública o privada. Y se conoce como “órgano deliberante” a aquel grupo de personas que tiene la potestad legal de reunirse, deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones. Los órganos deliberantes facultados por ley para celebrar sesiones son, en primer lugar, los órganos de gobierno de las instituciones como la asamblea universitaria, el consejo universitario y los consejos de facultad en las universidades; la junta general de accionistas y el directorio en las empresas de sociedad anónima; la junta general de socios en las empresas de sociedad comercial o industrial de responsabilidad limitada; la asamblea general y el consejo directivo, en el caso de las asociaciones; el consejo municipal en las municipalidades distritales y provinciales; la asamblea general y la junta directiva en el caso de los sindicatos, etc. En segundo lugar, pueden reunirse en sesión los órganos consultivos y de apoyo u otros legalmente autorizados por las normas internas de las universidades y las comisiones de trabajo que se constituyen, con carácter permanente o eventual, para tratar asuntos de interés institucional. Las sesiones de los órganos de gobierno deben constar en libros de actas legalizadas conforme a ley. En las instituciones públicas, sus libros de actas son legalizadas por el notario público o el juez, según corresponda, las hojas de los libros de actas que se deterioran o malogran no se arrancan ni destruyen, solamente se anulan. Las actas de sesión de las comisiones de trabajo y de órganos efímeros se llevan en hojas de papel A4 o en formularios especiales. El libro de actas permanece en poder del secretario, bajo su entera responsabilidad, y las actas que se llevan en hojas sueltas o formularios se mantienen en poder del presidente de la comisión u órgano efímero respectivo hasta que serán incluidas en los informes que se remitirán a las instancias correspondientes. El acta debe redactarse directamente en el libro de actas, el quórum de las sesiones, se refiere al número necesario de miembros que debe estar presente para que se instale y funcione formalmente la

sesión de un órgano deliberante, adopción de acuerdo, voto dirimente esto se hace para hacer un desempaté entre dos propuestas, etc. Clases: Acta de sesión ordinaria. Se conoce con el nombre de sesión ordinaria a aquélla que se realiza, en forma obligatoria, en cada fecha o periodo fijado en las normas internas de cada institución, pudiendo ser cada semana, cada 15 días, cada mes, o cada 6 meces. La sesión ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesión que hemos estudiado. Acta de sesión extra ordinaria. Se denomina sesión extraordinaria a aquella que se lleva a cabo en cualquier fecha del año, a iniciativa del que dirige el órgano deliberante o a pedido escrito de un número determinado de sus miembros (lo que es fijado por las normas internas), cuando consideran que en necesario o urgente para la marcha normal o los intereses de la institución o del órgano respectivo. Se convoca con la anticipación que señala la norma y con la especificación de la agenda a ser tratada. El desarrollo de la sesión extraordinaria toma en cuenta sólo cuatro estaciones o momentos de la sesión que son: control de asistencia, lectura de la agenda, orden del día y aprobación del acta. Estructura: 1. Titulo. El titulo de un acta de una sesión permite localizar con facilidad en el conjunto de las que se encuentran en el libro respectivo. Este titulo se escribe así: ACTA DE SESIÓN DEL 10 DE MAYO DEL 2009, o también ACTA DE SESIÓN DEL 10-12-09 sin embargo, en los últimos años, muchas instituciones han optado por codificar sus actas como si fueran cualquier otro documento, en forma correlativa anual, con la indicación de la fecha en la que se levan a cabo. Por ejemplo: ACTA DE SESIÓN Nº0011-09-DALL DE FECHA 10-12-09 en todos los casos codificados. 2. Introducción. La introducción del acta es una fórmula de apertura que comprende: lugar, fecha y hora en la que se lleva acabo la sesión; los nombres y apellidos de los asistentes y los que actúan de presidente y de secretario. Si los asistentes son muchos solo se hace una referencia. 3. Texto. Las actas tradicionales hacen un relato minucioso de todo lo que acontece en la sesión; contiene todas las intervenciones de los asistentes, sin establecer ninguna distinción entre ellas. Este tipo de actas resulta extenso y complicado, las nuevas disposiciones legales acerca de la redacción se tratan los asuntos tratados en la sesión, la forma y el resultado. 4. cierre de acta.

Es una formula hecha que se usa por costumbre e indica que la sesión ha terminado. Señala la hora en la cual concluye este acto. He aquí un ejemplo: no habiendo más asuntos que tratar y siendo las 10:00p.m. Se dio por levantada la sesión. 5. firma de los que aprueban el acta. Según lo determinen las normas de cada institución, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes, por sólo el presidente y el secretario, o por una comisión elegida para tal fin. Modelo. ACTA DE SESIÓN ORDINARIA DE CONSEJO Nº 25 Lunes 29 de Noviembre del 2008 1. En Pueblo Libre, reunidos en la Salón Independencia de la Municipalidad Distrital, sito en la Av. General Vivanco Nº 859, bajo la Presidencia del Alcalde Sr. RAFAEL SANTOS NORMAND y actuando como Secretaria General, la Abogada Blanca Esher León-Velarde Méndez, siendo las dieciocho horas, se procedió a verificar el quórum reglamentario con la presencia de los siguientes Señores Regidores: Luis Roselló Carrillo, Ximena Cervantes Montoya, Adriana Anticona Flores, Manuel Novoa Gómez, Rafael Ramírez Arroyo, Áurea López Reyes, César García Figueroa, Alejandro Salas Zegarra, José Arredondo Mendoza. Asiste el Gerente Municipal, Sr. Jean Lucien Amour Hernández y el Director de Asesoría Jurídica, Abogado Diethell Columbus Murata. 2. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTA: 3. Señor Alcalde.- Con el quórum reglamentario se inicia la sesión ordinaria del día de hoy, Señorita Secretaria General, sírvase dar lectura al Acta. 4. Secretaria General.- Se somete a consideración del pleno el acta de Sesión Ordinaria Nº 23 de fecha 12 de Noviembre de 2008, la misma que fue remitida a los Señores Regidores con anterioridad para su revisión. 5. Señor Alcalde.- Somete a votación la dispensa lectura del Acta. Aprobado por unanimidad. de

6. Señor Alcalde.- Pregunta si hay alguna observación adicional al Acta y somete a votación su aprobación. No hay observaciones. Aprobado por unanimidad. 7. DESPACHO: 8. Secretaria General.- Señor Alcalde se encuentran en el Despacho los siguientes documentos, los

mismos que fueron remitidos a los señores regidores con anterioridad: 9. DICTAMEN Nº 015-2007-MPL/CPL-CPDHPV DE PERMANENTE DE DESARROLLO HUMANO Y VECINAL, EMITIENDO OPINIÓN SOBRE EL ORDENANZA QUE APRUEBA BENEFICIOS CERTIFICADOS DE SALUD A ESCOLARES SANIDAD EN EL DISTRITO DE PUEBLO LIBRE. LA COMISIÓN PARTICIPACIÓN PROYECTO DE PARA EXPEDIR Y CARNÉ DE

10. Se dispone que el dictamen y antecedentes pasen a la ESTACIÓN ORDEN DEL DÍA. 11. DICTAMEN Nº 040-2007-MPL/CPL-CPAFP DE LA COMISIÓN PERMANENTE DE ADMINISTRACIÓN, FINANZAS Y PRESUPUESTO, EMITIENDO OPINIÓN SOBRE LA DONACIÓN REALIZADA POR HIPERMERCADOS METRO S.A. 12. Se dispone que el dictamen y antecedentes pasen a la ESTACIÓN ORDEN DEL DÍA. 13. EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL – POI (I SEMESTRE 2008). 14. en relación a este punto de agenda es de carácter informativo no corresponde su pase a estación de orden del día. 15. SECCIÓN INFORMES Y PEDIDOS: 16. 17. INFORMES: No se realizaron informes. PEDIDOS:

18. Regidora López.- Señor Alcalde con relación a la Ordenanza Nº 259 del 17 de julio del 2007 que sustituye a la Ordenanza Nº 155 regularizándola de acuerdo a los dispositivos vigentes respecto al procedimiento administrativo sancionador, llamado RAS anteriormente y CUIS manifiesto lo siguiente: en dicho documento no se contempla implícitamente la notificación preventiva o previa de la sanción, que de la oportunidad al contribuyente de cumplir las normas legales vigentes en un plazo determinado antes de ser objeto de la sanción, esto en la práctica viene causando obvio malestar en los contribuyentes que han sido sancionados inmediatamente ante el hallazgo de alguna infracción; en tal sentido solicito que en este aspecto de la Ordenanza Nº 259 sea revisado por la Comisión de Administración, Finanzas y Presupuesto. 19. Señor Alcalde.- Se dará el trámite respectivo.

20. Regidor Salas.- Con fecha 04 de enero de 2008 se vence el plazo para adecuarnos a la Ley del Silencio Administrativo Positivo en ese sentido sería bueno saber que acciones se están iniciado para darle cumplimiento al mandato legal. 21. Señor Alcalde.Por ser un trámite administrativo, se pasará el pedido para que en la próxima sesión nos proporcionen un informe los funcionarios respectivos. 22. SECCIÓN ORDEN DEL DÍA:

23. Secretaria General.- Pasó a la Orden del día el Dictamen Nº 015-2007-MPL/CPL- CPDHPV DE LA COMISIÓN PERMANENTE DE DESARROLLO HUMANO Y PARTICIPACIÓN VECINAL, EMITIENDO OPINIÓN SOBRE EL PROYECTO DE ORDENANZA QUE APRUEBA BENEFICIOS PARA EXPEDIR CERTIFICADOS DE SALUD A ESCOLARES Y CARNÉ DE SANIDAD EN EL DISTRITO DE PUEBLO LIBRE. 24. Señor Alcalde.- En debate el tema.

25. Regidora Cervantes.- Este beneficio es para todos los escolares del distrito como verán en la ordenanza hay un descuento especial de quince soles a diez soles; de otro lado es deseo de la Alcaldía y del Concejo Municipal preservar la salud pública, es por eso que por el mes de diciembre estaremos haciendo un descuento especial a todos los trabajadores de mercados del distrito de Pueblo Libre para que puedan sacar su carné de salud con beneficio especial a veintidós soles setenta la tarifa era de treinta y cinco soles, esto en de preservar la salud pública del destrito y principalmente para que los administrados regularicen su situación antes de ser sancionados y nosotros como consejo querremos dar este benéfico. 26. Señor Alcalde.- Se somete a votación el punto de agenda. Aprobado por unanimidad. 27. Secretaria General.- Pasó a la Orden del Día Dictamen Nº 040-2007-MPL/CPL- CPAFP DE LA COMISIÓN PERMANENTE DE ADMINISTRACIÓN, FINANZAS Y PRESUPUESTO, EMITIENDO OPINIÓN SOBRE LA DONACIÓN REALIZADA POR HIPERMERCADOS METRO S.A. 28. Señor Alcalde.- En debate el tema.

29. Regidor Ramírez.- Señor Alcalde en este caso lo que se esta sugiriendo es la aceptación de una donación que en efectivo ha realizado Hipermercados Metro S.A. que asciende a la suma de quince mil nuevos soles y obviamente el agradecimiento correspondiente; este monto como bien se puede apreciar en el expediente esta siendo regularizada su transferencia a las partidas correspondientes de lo que es obras a través de una Resolución de Alcaldía de un semáforo que era sumamente necesario instalarlo, era de mucha urgencia e interés por parte de los vecinos razón por la cual los miembros de la Comisión entendemos que esto es en efecto de regularizar una acción que ya se Ha realizado y que era indispensable para poder poner orden en esa zona de la ciudad, por esto lo estamos proponiendo en ese sentido para aceptar y agradecer la donación. 30. Señor Alcalde.- Cabe resaltar que los señores de Metro querían que primero este puesto el semáforo por eso que recién han dado el donativo el cual agradecemos ya que necesitamos la colaboración por medio de la responsabilidad social de las principales empresas de nuestro distrito. 31. Regidora López.Sobre el particular sugeriría, poniéndolo a consideración de la administración, la instalación de un banner alusivo a la implementación de ese semáforo como una acción conjunta de la Municipalidad con la empresa privada. 32. Señor Alcalde.- Los banners existen señora Regidora, pero podría tomarse como una recomendación de hacerlo más grande y hacerle extensivo el agradecimiento a la empresa que esta colaborando con el distrito. Se somete a votación el punto de agenda. Aprobado por unanimidad. 33. Señor Alcalde.- Siendo las dieciocho y treinta horas, el Alcalde declara concluida la presente sesión agradeciendo a todos los participantes --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN ANTONIO ABAD DEL CUSCO

FACULTAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL E IDIOMAS
CARRERA PROFESIONAL DE CIENCIAS DE LA COMUNICACION

TEMA:

INFORME, OFICIO Y ACTA DE SESIÓN.

DOCENTE CURSO

: :

JULIO ABARCA DURAND TALLER DE RELACIONES PÚBLICAS

ALUMNO CODIGO

: :

JAVIER R. CHECYA ALATA 061380-J

CUSCO

2009

PERU

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