EL MEMORANDO
1. Concepto
Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del
estado y en las entidades del sector privado.
Es flexible, práctico, breve y directo.
Por lo general, las instituciones delimitan el uso de sus documentos administrativos. En
la mayoría de casos emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando
para su comunicación interna.
2. ¿Para qué se elaboran?
Se usan con la finalidad de dar un mensaje, una orden, un pedido, un permiso, una
justificación, una amonestación, etc.
3. Área de difusión
El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro
de una institución o empresa.
Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al
margen de su nivel o jerarquía.
4. Facultades para firmar
La tienen todos los servidores o miembros de una institución o empresa, sin distinción
alguna.
5. Clases
5.1 Memorando Simple
Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a
conocer la realización de actividades o la ejecución de tareas.
5.2 Memorando Múltiple
Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información en forma
simultanea a varios destinatarios.
En algunas instituciones o empresas lo conocen como “Memorando Circular”.
6. Partes de memorando
6.1 Membrete
Es la primera parte del memorando. Todas las instituciones o empresas tienen uno.
Su uso es opcional.
6.2 Nombre del año
Es la denominación del año actual en que se firma el documento.
6.3 Numeración
En esta parte se redactan: La palabra “MEMORANDO” se escribe en mayúsculas, a su
lado le sigue el número de expedición y se separa por una línea oblicua. Luego se colocan
las siglas de la oficina de donde procede (con letras mayúsculas).
6.4 Destinatario
Inicia con la denominación “A” o “PARA” en mayúscula; seguida de 2 puntos.
Se coloca el nombre y el apellido, la función o cargo que desempeña dentro de la
institución.
6.5 Remitente
Inicia con la denominación “DE” en mayúscula; seguida de 2 puntos.
Se coloca el nombre y el apellido, la función o cargo que desempeña dentro de la
institución.
En algunas instituciones o empresas, se omite esta parte ya dicha información del
remitente se puede apreciar en la posfirma.
6.6 Asunto
Inicia con la denominación “ASUNTO” en mayúscula; seguida de 2 puntos.
A manera de resumen se especifica de forma clara el mensaje del texto que luego será
explicado en el cuerpo.
6.7 Referencia
Inicia con la denominación “REFERENCIA” en mayúscula; seguida de 2 puntos.
Esta parte solamente se utiliza cuando es necesario especificar la numeración del
documento que se ha recibido anteriormente, al cual se le quiere dar una respuesta
basándose en su contenido.
6.8 Fecha
Inicia con la denominación “FECHA” en mayúscula; seguida de 2 puntos.
Se recomienda consignar la ciudad, el día, mes y año.
En algunas instituciones o empresas, esta es consignada antes de la numeración.
6.9 Texto o cuerpo
La redacción inicia con un mensaje de saludo y/o cortesía.
Parte central del memorando en el cual se especifica el mensaje de la comunicación, de
manera precisa, clara y breve.
Finaliza con la expresión “Atentamente,”.
6.10. Firma y posfirma
La firma se redacta a mano o puede ser virtual.
En la posfirma se siguen los siguientes pasos: primero el nombre y el apellido de la
persona que está firmando el documento, siguiente a esto se coloca el cargo o función que
desempeña.
6.11 Anexo
En el anexo se coloca la información o documentación que va adjunta al oficio. En estos
se pueden incluir las revistas, los catálogos, los programas, las tarjetas, entre otros.
6.12 Distribución
Normalmente se utiliza en los memos múltiples. En esta parte son mencionadas las
personas y las dependencias a quienes se dirige el documento.
6.13 Pie de página
Es de uso opcional por temas estéticos.
