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INDICE
Presentacin.....................................................................................................3
Introduccin......................................................................................................4
El memorndum................................................................................................5
Caractersticas de un memorndum..............................................................5
Clases de memorndum..................................................................................5
Estructura de un memorndum......................................................................6
Recomendaciones generales..........................................................................6
El informe..........................................................................................................7
Caractersticas..................................................................................................7
Partes del informe............................................................................................9
Tipos de informes.............................................................................................9
El acta................................................................................................................12
Caractersticas..................................................................................................12
Clases de actas.................................................................................................12
Estructura de actas..........................................................................................13
La carta..............................................................................................................15
Caractersticas de una carta............................................................................15
Estructura de la carta.......................................................................................15
Tipos de cartas.................................................................................................16
Conclusiones....................................................................................................18
Bibliografa........................................................................................................19
PRESENTACIN
La redaccin administrativa hoy en da es muy importante en la sociedad
ya que con esta nos desenvolveremos en el mbito laboral, ya sea en
empresas privadas o pblicas. Es por ello que en el presente trabajo,
producto del esfuerzo realizado en conjunto, nos hemos centrado en los
documentos ms usados, de los cuales desarrollaremos: su utilidad, en
que situaciones se emplean, cules son sus partes, entre otras. Al
terminar esta lectura no solo sabr como redactar estos documentos
administrativos sino tambin sabr cuando emplearlos y qu se necesita
para su entrega.
INTRODUCCIN
En el siguiente trabajo abarcaremos toda acerca de la redaccin,
empezando por su concepto, tipos y los documentos administrativos
ms usados hoy en da, tales son: el memorando, el informe, la carta, y
el acta. Abarcaremos tambin los conceptos, partes, clases y reas de
difusin de los documentos administrativos ya mencionados, para un
mejor entendimiento del tema.
EL MEMORANDUM
El memorando (del latn memorando: algo que debe tenerse en la memoria) es
para la Real Academia una comunicacin que se usa en la diplomacia, menos
solemne que la memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual
se resean los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes
ante la consideracin de un asunto importante o grave.
Memorndum refiere a aquel informe en el cual se expone determinada
cuestin la cual deber ser tenida en cuenta llegado el momento de tratar el
asunto o cuestin con la cual est relacionado
Caractersticas de un memorndum
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Clases de memorando:
Existen dos clases:
1. Memorando simple. Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir y
transcribir documentos; dar a conocer la realizacin de actividades y la
ejecucin de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a
un solo destinatario. Se usan dentro de una dependencia y entre
dependencias.
2. Memorando mltiple. Se utiliza para hacer conocer disposiciones o
cualquier otra informacin, en forma simultnea, a varios destinatarios.
Para que un memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las
mismas cualidades o caractersticas de todo texto escrito: claridad, brevedad,
integridad, cohesin, precisin y armona que son indispensables para que el
mensaje corra por los canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor,
ya que su xito depender del grado de aceptacin que encuentre en el
destinatario.
Estructura de un memorndum:
1. NUMERACIN: se escribe la palabra MEMORANDUM con mayscula,
seguida del nmero de expedicin, separada por una lnea oblicua, a
continuacin las siglas de la oficina de procedencia, separada por una
lnea oblicua y luego se escribe el ao del calendario.
2. INFORMACIN: en esta parte se escribe:
DE
ASUNTO
FECHA
EL INFORME
Un informe es la descripcin detallada de las caractersticas y circunstancias de
un asunto especfico. Como tal, recoge de manera clara y ordenada los
resultados y hallazgos de un proceso de investigacin y observacin, para ser
comunicados a un pblico determinado, que bien puede ser una audiencia
especializada
(tcnica,
cientfica,
acadmica),
una instancia
superior (empresas, organizaciones, entes gubernamentales) o pblico
general (publicaciones de divulgacin masiva). En este sentido, puede
presentarse de manera oral o escrita.
La palabra informe deriva del verbo "informar", que proviene del latn informre,
de all que como informe tambin designemos la accin y efecto de informar.
En Derecho, como informe se conoce la exposicin que, en un proceso, realiza
el fiscal ante el tribunal encargado de dar sentencia.
Utilizado como adjetivo, la palabra informe hace referencia a la cualidad de lo
que no tiene forma o figura. Asimismo, puede aludir a algo cuya forma es vaga
e indeterminada.
Caractersticas
1- el informe es generalmente redactado para un superior, como una
obligacin profesional del autor, y muy rara vez para otra persona; en
muy pocos casos se redacta un informe para un pblico amplio.
2- El contenido del informe no depende de la eleccin del autor, sino de las
exigencias de una tarea o empleo, y versa por lo general sobre un
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EL ACTA
Se denomina acta al documento que durante una reunin es escrito por una
persona presente en la misma, y a travs de la cual se registran a que sus
temas que han sido tratados, como as tambin las conclusiones o acuerdos
que han resultado adoptados luego de dicha reunin. El acta tiene como
finalidad otorgarle una certificacin de qu ha ocurrido durante la reunin, y de
esta manera validar dicho encuentro. Son variados los organismos u
organizaciones que pueden realizar este tipo de reuniones en las cuales se
elaborar un acta: desde asambleas en los parlamentos hasta una asociacin
de vecinos de una ciudad en particular de cualquier parte del mundo. En
general, las actas suelen ser archivadas en lo que se llama un libro de actas,
que recoge las actas labradas a lo largo de un perodo de tiempo determinado,
de manera cronolgica, y el orden est dado por una enumeracin de sus
pginas. Existen algunos elementos en comn que poseen todas las actas: por
ejemplo, todas ofrecen una visin o estructura general de lo ocurrido en la
reunin, quienes han sido los participantes o asistentes, el detalle de las
diferentes cuestiones o temas planteados, cules han sido los debates, y las
conclusiones de los mismos, determinando si tanto los convocantes como los
convocados han arribado a un acuerdo, o no, acerca de las cuestiones que han
sido planteadas durante su celebracin.
Caractersticas
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LA CARTA
Es un medio de comunicacin escrito que un emisor (remitente) enva a un
receptor (destinatario). Generalmente se compone de: el encabezamiento, el
saludo, el cuerpo, la despedida y la firma. La carta contiene un texto distinto
para cada ocasin.
Una carta usualmente viene dentro de un sobre para que la informacin
contenida en ella no pueda ser vista por otro tipo de personas adems del
remitente o destinatario; y la carta como tal puede contener cierta informacin
sobre el emisor como tambin del remitente, esta puede estar contenida de un
encabezamiento, donde describe el nombre y la direccin del lugar de destino;
seguido de un saludo para as darle inicio al discurso; luego la exposicin
donde se desarrolla un tema o asunto en particular; el saludo final, donde el
emisor se despide y concluye el asunto; y por ultimo le es agregada la firma de
este
Caractersticas de una carta
Es breve y precisa.
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Estructura de la carta
Es muy importante respetar las Partes de una Carta, principalmente cuando
hablamos de una carta formal o comercial, ya que esa estructura forma parte
de un convencionalismo que facilita la lectura y comprensin. El lector
entrenado y educado sabr distinguir e interpretar con rapidez cada una de las
partes de una carta, pudiendo tambin responder la carta con rapidez y
siguiendo el mismo criterio; es decir, respetando la misma estructura y partes
que componen la carta. Repasemos a continuacin cules son esas partes que
componen una carta formal o comercial
El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre
membrete, lugar y fecha, direccin del destinatario, y saludo. En general se
indica tambin el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente
de qu se trata.
El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte ms importante. Se compone de tres partes:
una introduccin, un ncleo y una conclusin.
En la introduccin se suele referir a correspondencia anterior, agradecer
al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
En el ncleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante
redactar el ncleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate
de una reclamacin.
Se termina con una conclusin que sirve de resumen de la carta y/o de
estmulo.
El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre
despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el nmero de estos. Adems, es posible aadir
posdata o indicar si se envan copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la pgina. Este
"estilo bloque" es la manera general de componer una carta.
Dados los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con
cortesa. Los tratamientos de respeto para el saludo son:
distinguido(s) seor(es) o
distinguida(s) seora(s).
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CONCLUSIONES
Es muy importante conocer la creacin y redaccin de estos
documentos, para ser aplicados ante cualquier institucin pblica o
privada segn la necesidad del momento.
La redaccin que se lleve a cabo por cualquier persona depender
del lugar donde trabaje, el documento que utilice, el destinatario,
entre otros factores.
Existe una gran diferencia en la forma de redactar de un cientfico,
literario, periodista, comerciante, un juez y una persona en particular.
El memorndum se da de forma recproca ya que lo puede entregar
la secretaria al gerente, como el gerente a la secretaria.
El documento ms usado por la sociedad es la carta, ya que como
vemos hoy en da es el ms sencillo de elaborar, incluso hay
personas que ni siquiera lo redactan como es debido, sin fecha ni
firma solo saludo y texto.
Hay documentos que al momento de elaborarse no importan el cargo
que se desempeen en ese momento, tal como: el memorndum, y
otras que si como en el caso del oficio.
El informe solo se puede dar de superiores del mismo nivel y de
subordinado a superior ya que el subordinado le informa de
obligaciones que le han sido encomendadas por su superior.
A diferencia del informe, el informe tcnico solo se redacta cuando el
superior lo solicita y en el documento se informa acciones ya
realizadas.
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BIBLIOGRAFA
http://es.slideshare.net/
https://es.scribd.com/
http://www.monografias.com/
http://www.redaccioncientifica.com.ar/home.html
http://www.uniquindio.edu.co/uniquindio/facultades/humanas/comunicacionsoci
al/uniquindio/assets/documentos/1/04_redaccion1.pdf
http://www.editum.org/Que-Es-La-Redaccion-Comercial-p-229.html
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