Redacción Administrativa

El Oficio (Viene del latín OFFICIUM)

Concepto:
✓ Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre las instituciones estatales y
particulares.
✓ El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos,
agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.
Área de Circulación:
El oficio se define en dos niveles:
a) Nivel Externo. - Es decir, fuera de una institución, establece comunicación con personas ajenas a la entidad,
especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos.
b) Nivel Interno. - Dentro de la institución, enlazan a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una
entidad o institución.

Facultad para Firmar Oficios:

Los oficios de circulación externa, son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus
veces. Si existiera la necesidad de remitir un documento tratando asuntos específicos de trabajo, podrán los jefes de
departamento hacerlo redactar a nombre suyo y firmados haciéndolos visar por la autoridad máxima.
Los oficios de circulación interna son elaborados en la sección o departamento correspondiente y firmado por su jefe.
Los servidores que no desempeñan cargos directivos no estarán facultados a firmar oficios porque no representan
legalmente ni a la entidad ni a la dependencia.

Partes de un Oficio:
1. Membrete. - Nombre de la institución.
Comercial “MI DULCE HOGAR”
Avda. Enrique Meiggs N° 4581
Teléfono N° 043-603264
midulcehogar@hotmail.com
Chimbote.
2. Año calendario. - (puede ir después del membrete según sea el caso). Se escribe con mayúscula y entre
comillas.
3. Lugar y fecha. - Se escribe a partir de la mitad del papel señalando la ciudad y la fecha. fecha (aunque es
más común que ésta se justifique a la derecha)
Chimbote, 26 de marzo de 2022.
4. Número del oficio. - Se escribe con letras mayúsculas la palabra oficio seguida del número correlativo,
el año y las iniciales de la institución y se subraya todo.
OFICIO N° 032-22/CMDH
5. Destinatario. - Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien va dirigido el oficio.
Señores:
DISTRIBUIDORA “LA CASA DEL HOGAR”
Av. Abancay N° 557
Teléf. 013580432
Lima.
6. Asunto. - Contiene un resumen de lo que se va a tratar en el documento. (Respetar estilos y
puntuaciones de un documento)
Asunto: Solicita donación de juguetes

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7. Referencia. -Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente cuando se requiere mencionar
un documento recibido anteriormente.
Referencia: Oficio del 22 de marzo de 2022
R.D. Nº 0043-2022
OFICIO N° 032-22/CMDH
8. Texto o cuerpo. -
Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje será directo, sencillo y se evitará el tuteo.
Existen algunas fórmulas para iniciar el texto:
➢ Tengo a bien comunicarle …
➢ Es grato dirigirme a usted…
➢ Tengo el agrado de dirigirme a usted… (igual jerarquía)
➢ Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarquía)

9. Despedida. -Aquí debemos demostrar cordialidad, cortesía y ponderación, ejemplo:

Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima
personal.

10.Antefirma. - Atentamente, (antefirma)

11.Firma y post firma. - La firma se escribe a mano y se rúbrica. En la post firma se coloca el nombre,
apellidos, cargo y sello de la persona que envía el documento.
Ejemplos:

Emmanuel Chero Díaz

Jefe de Ventas

12.Con copia. - Señala si el documento ha sido emitido con copia. Se escribe al lado izquierdo del papel
debajo de la firma y la post firma.

13. Iniciales. - Se colocan iniciales con mayúsculas las que corresponden a la persona que firma el
documento; con minúsculas las que corresponden a la secretaria. Se ubican en el extremo izquierdo del
papel.
ECD/amf
Clases de oficio:
1. Oficio Simple o Directo. - Este documento se utiliza cuando el contenido va dirigido a una sola persona. Se usa
generalmente para una invitación, agradecimiento, petición, felicitación, información de eventos o actividades
deportivas culturales.

2. Oficio múltiple.- Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más de un destinatario, y
por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir
el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el
proceso que dure la documentación.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o
informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.
El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o
entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.
La estructura del oficio múltiple, es igual que la del oficio simple, no obstante, lo cual es importante recordar que: El
número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir; en el oficio múltiple, necesariamente, se
escribe la palabra distribución, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio.

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Estructura De Un Oficio

------------------------------------------------------------
MEMBRETE ----------------------------------------------------------
-------------------------------
4

NOMBRE DEL ___________________________________________________________

AÑO 4

LUGAR Y FECHA _______________________________________________

4

______________________________
NÚMERO DEL OFICIO
2
--------------------------------------------------
-------------------------------------------------- DESTINATARIO
-------------------------------------------------- 3

-------------------------------- : --------------------------------------------- ASUNTO

1
REFERENCIA
--------------------------------------------------------------------
2
C -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
U ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
E ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
R
--------------------------------------------------------------- 2
P
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -----
O
--------------------------------------------------------------------------------------------- 3

---------------------------------------------------------------- , DESPEDIDA

---------------------------------------------------------------------- FIRMA
2 POST FIRMA Y SELLO

C.C.:
Dirección
Archivo

ECD/jm
INICIALES

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CONCEPTOS GENERALES
CIBER@CENTRO
Jr. Manuel Ruíz 480
Teléf. 043-603265
concepgenciber@hotmail.com
Chimbote

“Año del Fortalecimiento de la Soberanía Nacional”

Chimbote, 20 de mayo de 2022

OFICIO Nº 035-22/CGCC

Señor:
Denis Fajardo Anticona
Alcalde del Distrito de Nvo. Chimbote
CIUDAD.

ASUNTO: Invitación a la inauguración del estadio de los Olivos.

Tengo el agrado de dirigirme a usted para invitarlo a la inauguración del Estadio de los Olivos
de esta ciudad, obra que ha sido posible gracias al aporte generoso de parte de su persona y sus
representantes como también la participación desinteresada de los moradores de dicho lugar. Dicho evento
se llevará a cabo el próximo 28 del presente mes a horas 10 de la mañana en el mismo campo deportivo de
Los Olivos. Esperamos contar con su presencia que dará realce a esta ceremonia.
Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y
estima personal.

Atentamente,

Emilio Montoya Castillo

Director de Conceptos Generales S. A.

C.C.:
Archivo
EMC/zpz.

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Instituto Superior BITEC

Esquina José Olaya y Elías Aguirre
Teléf. (51) 43 342435
Chimbote – Perú

“Año del Fortalecimiento de la Soberanía Nacional”

Chimbote, 23 de mayo de 2022.

OFICIO MÚLTIPLE Nº 040/22/IST-B

Señor: ..................................................................................

Presente. –

ASUNTO: Invita participar de octavo campeonato de fútbol "Inter Institutos"

Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para comunicarle que el Instituto Superior “BITEC”, ha
organizado el octavo campeonato nacional de fútbol Inter - Institutos, en colaboración con el Instituto
Pedagógico de Chimbote. Dicho certamen lo declarará inaugurado el Sr. Promotor de nuestra institución, el día
sábado 29 del presente a las 3 p.m. en el estadio Centenario.

Recurrimos a ustedes para que tengan a bien difundir y hacer de conocimiento público esta competencia,
cuyos fondos serán invertidos en la remodelación de nuestro campo deportivo.

Atentamente,

Julio Valverde Bellodas

Director

Anexo:
1 programa
10 entradas (Pases)

Distribución:
Periódicos : 5
Radios :2

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