¿Qué son los documentos administrativos?

Los documentos administrativos son el resultado de la actividad administrativa que llevan

a cabo los órganos de la Administración en el ejercicio de las funciones y competencias
que le encomiendan las normas. Son el soporte en el que se materializan los distintos
actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos. Ejemplos de estos
documentos son las actas, constancias, circulares informes, memorándum y oficio.

Actas
¿Qué es un acta?:

Las actas son documentos que reflejan el desarrollo de una reunión: puntos tratados y
acuerdos adoptados. Sirven de resumen y recordatorio para los implicados en un
determinado asunto. La redacción y firma del acta la realiza quien cumple las funciones
de secretario de la reunión.

Estructura:

Existe una estructura básica que puede seguirse al momento de celebrar una reunión
para asegurar que la misma contenga los elementos básicos necesarios que faciliten la
gestión del proyecto.

1. Encabezado: identificación del acta

Se trata de un formato común a todas las actas, en el cual, sin embargo,

cambiará la información específica a cada reunión como:

o El número de consecutivo o Los participantes

o La fecha o El objetivo

o La hora

o El lugar
Las reuniones que lleva a cabo una empresa pueden ser de carácter interno o externo.
En este último caso, es aconsejable listar a los participantes, indicando a qué organismo
pertenecen y el cargo que ocupan.

2. Orden del día: presentación de la reunión

Este consiste en una lista de las acciones que se esperan desarrollar

a lo largo de la reunión. Esto puede hacer referencia a:

o Los asuntos por tratar,

o Los temas por validar,

o Las intervenciones por parte de los participantes que van a tener lugar,

o La presentación de resultados, etc.

3. Cuerpo del acta: desarrollo de la reunión

Esta sección es donde se desglosará el orden del día. En una reunión al seguimiento de un
proyecto, por ejemplo, esta es la parte donde se listan las actividades que estaban
previstas para el periodo comprendido entre la reunión anterior y la actual y se describe
todo lo que se hizo durante su ejecución.

Lo anterior puede contemplar:

o El recuento de tareas y sus resultados (entregables, por ejemplo).

o Las acciones que quedaron pendientes.

o Los aspectos que requieren validación por parte de los asistentes a la reunión.

Según el tipo de proyecto, el acta puede incluir otros detalles como quién es el
responsable de llevar a cabo la acción, dentro de qué plazo y cuál es el resultado
esperado al final de la misma.

La fase final del desarrollo de la reunión es donde se llegan a acuerdos sobre los
asuntos más importantes que se discutieron. Muchas veces, la evaluación de dichos
asuntos es sometida a votación. En este sentido, debes:

o Listar los asuntos evaluados.

o Indicar cuántas personas participaron en la votación.

o Justificar las medidas tomadas con base en los resultados de la votación.

Función:

El acta es un documento de gran importancia procesal, ya que en un

procedimiento judicial o administrativo es donde se despliega su eficacia. Las
actas son documentos o escritos que se realizan para hacer constar
hechos; y tienen el valor que les otorga la ley.

Fuentes consultadas:

https://idconline.mx/juridico/2015/04/27/-para-qu-sirven-las-actas

https://www.appvizer.es/revista/organizacion-planificacion/gestion-proyectos/como-redactar-un-
acta-de-reunion

CONSTANCIAS
¿Qué es una constancia?

La constancia en un registro escrito que se toma a los trabajadores y también a los

empleadores que consideran afectados sus derechos por incumplimiento a la normativa
laboral, sin que ello se traduzca en una visita de fiscalización o reclamo.

Estructura:

Las constancias se entienden como un documento escrito mediante el cual se deja

asentado, de manera expresa y fehaciente, la opción y efecto de un hecho.

Partes de una constancia:

° Membrete: Generalmente viene impreso en el papel. Ocupa la parte más alta del
documento, usualmente en el ángulo superior izquierdo.

° Título del documento: se refiere expresamente a la palabra constancia, la cual se

escribirá en letra mayúsculas y debidamente centrada a unos 5 espacios del membrete.

° Texto: es el escrito de datos importantes, que narran la acción o

efecto de un hecho realizado por la persona ejecutora.
° Lugar y fecha: en esta parte se escribe nombre de la localidad donde se expide la
constancia y a continuación la fecha escrita en letras.

° La firma: comprende el nombre con apellido y cargo que ocupa la persona que suscribe
el documento.

° El sello: impresión que se estampa en el documento.

Función:

Aseguran la conservación de los actos de la Administración, acreditan sus efectos y

garantizan el derecho de acceso y consulta a los mismos. Comunicación: sirven como
medio de comunicación de los actos de la Administración al ciudadano y a otros
organismos públicos.

Fuentes consultadas:

https://administracion.gob.es/pag_Home/espanaAdmon/Publicaciones-oficiales-y-documentos-
administrativos/Documentos-Administrativos- .

http://trabajostecnicasyconta.blogspot.com/2014/08/la-constancia-y-sus-partes.html

CIRCULARES
¿Qué son las circulares?

Una circular es un documento formal que utiliza una determinada autoridad para dar a
conocer una notificación o información. Generalmente es de carácter urgente y busca
llegar a toda la población objetivo.

Estructura:

Las partes de una circular están compuestas por introducción

o saludo, cuerpo y cierre.
1. Introducción

Numeración: va en la parte superior del documento y va escrito en mayúsculas

"CIRCULAR" seguido de un número correlativo. Ejemplo: CIRCULAR - 001

Fecha: Se especifica el lugar, día, mes y año.

Destinatario: Va dirigido al personal de la entidad.

2. Cuerpo

Cuerpo o texto: Es la parte más importante del documento, aquí se especifica de manera
detallada el mensaje que desea transmitir.

3. Cierre

Firma y cargo: Se considera la firma, nombre de la autoridad y el cargo del mismo con la
intención de dar peso a su jerarquía.

Función:

La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier

noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la
empresa, departamentos, empleados, etc.

Fuentes consultadas:

https://tomi.digital/es/117355/lacircular?utm_source=google&utm_medium=seo

https://enciclopediacontable.com/circular/#:~:text=Las%20partes%20de%20
una%20circular,o%20saludo%2C%20cuerpo%20y%20cierre.

INFORMES
¿Qué son los informes?
Un informe es un documento que tiene como fin poder comunicar un conjunto de
información recogida y previamente analizada según determinados
criterios. El informe, por tanto, recoge información y hechos verificados y
analizados por su autor.
Estructura:

Por lo que se refiere a las diferentes partes de un informe pueden señalarse con
carácter general las seis siguientes: portada, índice, introducción, cuerpo principal,
conclusiones y anexos cuando sean necesarios.

Parte inicial del Informe

1) Cubierta del informe.

2) Portada del informe.

3) Resumen del informe.

4) Índice del contenido.

5) Prefacio.

Cuerpo del informe

1) Introducción
2) Núcleo principal del informe
3) Conclusiones del informe

Anexos del informe

En los casos en que se considere oportuno, deberá incluirse como anexo aquella
documentación elaborada de antemano que haya podido servir de base para redactar el
informe o que aporte una información complementaria. Esta información por lo general
consiste en textos normativos, estadísticas, gráficos explicativos, etcétera.

Función:

La finalidad de estos documentos es proporcionar a los órganos administrativos

competentes para la instrucción y resolución del procedimiento, datos, valoraciones y
opiniones precisos para la formación de su voluntad y la adopción de los acuerdos o
resoluciones.

Fuentes consultadas:

https://guiasjuridicas.wolterskluwer.es/Content/Documento.aspx?params.

https://guiasjuridicas.wolterskluwer.es/Content/Documento.aspx?p
MEMORÁMDUM
¿Qué es el memorándum?

Documento oficial de carácter interno, cuyo objetivo sea el de comunicar en forma breve
algún asunto relevante que deba tener presente el destinatario para su atención. Oficio.

Estructura:

Entre estas partes se pueden nombrar: lugar, fecha, código, destinatario, asunto, cuerpo
del texto, despedida, firma, copia para el remitente y pie de página, si es necesario. Cabe
resaltar que los memorándum no contienen un párrafo de cierre. Simplemente se transmite
la información y se concluye con una firma y sello.

Una comunicación escrita y de tinte formal, por lo que suele estar impresa en un papel con
distintivos, o a lo sumo contar con un encabezamiento oficial. Suele ser breve, al grano
(sin rodeos), y comunicar un requerimiento, notificar una decisión o instruir una orden a
quien lo recibe.

Función:

Un memorándum es un documento en el cual se dan indicaciones o se informa sobre un

determinado tema de forma directa y concisa. Esto, en el marco, por ejemplo, de una
organización empresarial.

Fuentes consultadas:

https://economipedia.com/definiciones/memorandum.html

https://sanmartintexmelucan.gob.mx/
OFICIO
¿Qué es un documento de oficio?

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas,

órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de disposiciones,
de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc.

Estructura:

Las partes de que debe constar todo oficio, son las siguientes:

a.- Lugar y fecha.

b.- Numeración.

c.- Nombre y dirección del destinatario.

d.- Asunto.

e.- Referencia.

f.- Cuerpo o texto.

g.- Despedida.

h.- Antefirma.

i.- Firma y postfirma.

j.- Iniciales.

k.- Anexos.

l.- Distribución.

Función:

El oficio es un documento que emite un organismo oficial, cuyo fin es comunicar una
actuación administrativa relacionada con un procedimiento.
Es el documento más común dentro de la correspondencia
administrativa y, por tanto, esencial en la comunicación escrita
interpersonal de la Administración.
Fuentes consultadas:

https://institucional.ugr.es/areas/coordinacion-y-
proyectos/proyectos/homogeneizacion/documentos-administrativos/repositorio/transmision/oficio

http://www.mailxmail.com/curso-comunicacion-escrita-oficio/oficio-estructura