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Descripción de Cargo

IDENTIFICACION
Área o departamento TALENTO HUMANO
Denominación del Cargo JEFE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
Ocupante del Cargo JAIME OCHOA SUÁREZ
Cargo Superior Inmediato DIRECTOR DE TALENTO HUMANO
Ocupante Cargo Superior DIANA MARGARITA FAJARDO DE ROJAS
Actualización N°: 004 Fecha de Actualización: 15/03/2021

Firma de Ocupante del Cargo Firma del Superior Inmediato

MISION DEL CARGO
Coordinar, supervisar y controlar los procesos operativos de Planta de Personal, Administración de Nomina y
Presupuesto de Gastos de Personal de acuerdo con las políticas, normas y procedimientos definidos por la
Organización y la legislación laboral colombiana, para certificar la adecuada operacionalización de pagos y
descuentos, la cancelación de todas las obligaciones laborales contraídas
DIMENSIONES
Personal a Directas 2
Cargo Indirectas 0
Presupuesto Presupuesto de gasto de la planta de personal ($93 mil
millones) y pago de honorarios a personas naturales ($33 mil
Magnitudes millones).
Otras Magnitudes No aplica

ORGANIGRAMA
Superior
Inmediato
DIRECTOR DE
TALENTO HUMANO

Cargos
dependientes
del mismo
JEFE DE JEFE DE SEGURIDAD
superior JEFE DE SELECCION
Y DESARROLLO
ADMINISTRACION Y SALUD EN EL
DE PERSONAL TRABAJO

Cargos
dependientes ANALISTA DE ANALISTA DE
del Cargo NOMINA SEGURIDAD SOCIAL

Descrito
MISION DE LOS CARGOS QUE LE REPORTAN
Analizar, consolidar, coordinar, controlar e informar las diferentes novedades que afectan el
proceso de Pagos y Descuentos por Nómina y Contable, de acuerdo con las políticas,
ANALISTA procedimientos y normas de la administración de Desarrollo Humano establecidas por la
DE NOMINA Organización, y las normas emanadas de la Legislación Laboral Colombiana, garantizando a
la organización el cumplimiento del pago a sus empleados como también las obligaciones
legales establecidas para tal fin y el adecuado control contable.
Analizar, asesorar, controlar, grabar, revisar y generar las diferentes novedades que afectan
ANALISTA el proceso de Seguridad Social (Salud, Pensión y ARP), de acuerdo con las políticas,
DE procedimientos y normas de la Administración de Desarrollo Humano establecidas por la
SEGURIDAD Organización, y las normas emanadas de la Legislación Laboral Colombiana, garantizando a
SOCIAL la organización el cumplimiento de las obligaciones y la atención de nuestros empleados al
sistema de Seguridad Social mediante el pago oportuno y el adecuado control contable.
FINALIDADES
Nro Acción Función Resultado
¿Qué hace? ¿Sobre qué? ¿Para qué?
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Formato Descriptivo y Perfil de Cargo

1. Coordinar, los procesos operativos de pagos y con el fin de garantizar el cumplimiento de las
supervisar y descuentos, liquidaciones definitivas, obligaciones contraídas con los empleados.
autorizar entrega de información a los asesores
del centro de servicio y entes externos
sobre el proceso de Administración de
Nómina
2. Coordinar, los procesos relacionados con la para lograr el máximo grado de calidad
supervisar y producción y el control de captura del
evaluar proceso de la Administración de la
nómina
3. Generar, de los requerimientos de desarrollo y con el fin de lograr la funcionalidad esperada
validar, ajustes del Sistema de Información y el mejor apoyo del recurso tecnológico.
implementar
y hacer
seguimiento
4. Certificar y mejoras de los Indicadores de Gestión para generar resultados óptimos en términos
proponer referentes al proceso y al servicio del de eficiencia, productividad y calidad.
área que optimicen los procesos
5. Participar en la implementación y búsqueda para facilitar la implantación de los cambios
permanente de eficiencia, con oportunidad y calidad
productividad y calidad del Modelo de
Gestión, con respecto a los procesos
atendidos por el área
6. Controlar las diferentes novedades de la Planta con el fin de tener un control detallado del
de Personal que se generan gasto de personal.
7. Elaborar informes requeridos por la para la adecuada toma de decisiones.
Organización
8. Coordinar, los procesos relacionados con la Para garantizar una buen proyección y
supervisar y presupuestación anual de gastos de adecuado control
evaluar personal
NATURALEZA DE LA RESPONSABILIDAD (Prerrogativa del Cargo)
 Requerimientos de ajustes del Sistema de Recursos Humanos, a las condiciones de
Ley. (tabla de retención en la fuente, valor máximo en alivios tributarios, salario
mínimo legal, auxilio de transporte legal, entre otros.
 Programar las actividades realizadas dentro del área.
Decisiones
 Optimización de procesos operativos del área atendiendo a las definiciones del
Tomadas por sí
Modelo de Gestión.
mismo
 Autorizar con su firma los pagos de nómina, pagos fuera de nómina, liquidaciones
definitivas, terminación de contrato a término fijo, retiros de cesantías por retiro
definitivo, carta de examen médico, aprobación de liquidaciones, cartas de
solicitudes de seguridad.
Decisiones  Cambio de estructura, cargos y procedimientos.
Tomadas  Proponer modificaciones a Políticas, Normas y Procedimientos.
consultadas con
su superior
RELACIONES DE TRABAJO (Motivo y Frecuencia excluir jefe y subordinados)
 Jefe de Selección y Desarrollo: Buscar los mecanismos adecuados para apoyar,
mejorar y garantizar que se logren los resultados esperados en términos de
oportunidad y eficiencia. Habitualmente.
Internas  Profesional de Tecnología: Coordinar el desarrollo y actualización o modificación
del Sistema de Recursos Humanos. Cuando se requiera.
 Departamentos: Suministro de información básica para cumplir con la operación
(viáticos, uniformes, incentivos, comisiones, ingresos, retiros). Quincenalmente.
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Formato Descriptivo y Perfil de Cargo

 Pagaduría: Entrega de Medios Magnéticos para el pago vía ACH de los procesos
generados en el área, solicitud de órdenes de giro de cheques por los diferentes
conceptos; ejemplo liquidaciones definitivas de prestaciones sociales.
Quincenalmente.
 Contabilidad: Aclarar inquietudes de los diferentes procesos contables reportados.
Mensualmente
 Caja de Compensación: Para la operacionalización del descuento por nómina de
los diferentes productos ofertados por la misma. Mensualmente.
Externas  Entidades Financieras: Para negociar las condiciones de los productos ofertados
a los empleados. Mensualmente
 Entidades de Seguridad Social: Aclarar inquietudes del proceso reportados.
Mensualmente
REPRESENTACION INSTITUCIONAL (Describa las reuniones, comités, grupos de trabajo a los cuales
asiste en razón de su vinculación laboral.)
Nombre del comité Valoración de Cargos
Participantes Director Gestión Organizacional, Director Desarrollo Humanos, Jefe de Selección y
Desarrollo, Jefe de Estructuras y Jefe de Administración de Personal.
Propósito Valorar cargos descritos según metodología definida por la organización.
Rol de Cargo Secretario - Miembro con voz y voto.
Frecuencia Mensual

REQUISITOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Condiciones Luz Natural y Artificial Adecuada
Ambientales Temperatura Adecuada
Protocolo de Limpieza y Desinfección
Perfil de riesgo Riesgo Biológico (contaminación por Gotas)
ocupacional Riesgo de Seguridad por Agresión.
Riesgos Naturales
Elementos de Tapabocas en caso de atender pacientes con sintomatologías Respiratorias
protección individual
Otros
COMPETENCIAS
COMPETENCIAS DEL SABER
Educación Básica Requerida Título Obtenido
Profesional En Carreras Administrativas
Posgrado Estudios Complementarios
No Aplica Idiomas Software Herramientas
Ingles A2 Sistemas de Personal Microsoft
en el referente a Oficce, Excel,
Planta Autorizada de Word, Power
Personal, Nomina y Point
Contabilidad

COMPETENCIAS DEL HACER

 Dominio de Legislación Laboral, de Seguridad Social y de
Retención en la Fuente por Salarios
 Liderazgo
 Alta capacidad Gerencial
Habilidades  Alto grado de confidencialidad de la información conocida por
la naturaleza del cargo.
 Planeación a corto y mediano plazo para establecer
proyecciones.
 Adecuada administración del tiempo.
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Formato Descriptivo y Perfil de Cargo

 Trabajo bajo presión.

Total 5 años
Especifica mínima: 3 años
Experiencia
Sector Cualquier sector
Opcionales Administración Sistemas de
Información de Personal
COMPETENCIAS DEL SER
Competencia Conductas Asociadas
Organizacional • Trabajo en equipo
• Vocación de servicio
• Orientación al logro
• Disposición al aprendizaje y generación del conocimiento
Cargo • Adaptación al cambio
• Comunicación y relaciones interpersonales
• Toma de decisiones y resolución de problemas
• coordinación de equipos de trabajo