RH-MF-003

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES V: 4

Fecha de actualización:
6/04/2020
Elaboró: Contador Aprobó: Gerencia General

1. IDENTIFICACION DEL CARGO

CARGO: Gerente administrativa UBICACIÓN: Tesoreria
JEFE INMEDIATO: Gerencia AREA: Contabilidad

2. OBJETIVO DEL CARGO

Administrar materiales (logística) y financieros relacionados con los procesos de negocio, diseñando las políticas y
procedimientos a seguir en materia presupuestal, flujos de efectivo, análisis financiero, control del gasto administrativo;
garantizando el suministro oportuno de los recursos necesariamente requeridos en la implementación de los proyectos
operativos y operación de las unidades de negocio.

3. AUTORIDAD

Cargo:
** Tiene autoridad para tomar cualquier decisión dentro del marco legal, dentro del àrea de tesorerìa.

4. COMPETENCIAS DEL PERFIL

ESPECIFICACIONES CARACTERISTICAS

4.1 EDUCACION Profesional en Contaduria o carreras administrativas o afines

• Conocimientos en gestión administrativa y financiera

• Manejo de herramientas office
• Manejo plataformas bancarias
4.2 FORMACION
• Siigo
• Legislación laboral
• Especificación de productos

4.3 FORMACIÓN DE SG-SST Ver programa de capacitaciones.

• Liderazgo
• Confiabilidad
• Credibilidad técnica
4.4 HABILIDADES • Capacidad de planificación y organización
• Practicidad
• Trabajo bajo presión

4.5 EXPERIENCIA EN EL CARGO.

4 años como tesorera o en cargos similares

Nota: El cargo requiere exelente presentacion personal, actitud permanente de servicio

5.FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO

Auditar las cajas fuerte, destapar movimientos
5.1

Efectivo cuadre con tira y/o planilla de cierre valor tira datafono coincida con reporte de las az de cada una de las

5.2 tarjetas.• verificar los diferentes conceptos de pago, c x c clientes, groupon, cuponatic, sodexo, qbc, abonos si han

realizado. notas crédito. provisión de impuestos y %. • anulaciones, • c xc empleados, cruce cuentas con clientes.
Saldos, elaboraciòn de plantillas, giros
5.3

• ingreso a la página virtual de cada banco, son 4 para verificar saldos y con base en esto realizar
• transferencias a proveedores y acreedores de acuerdo a compromisos y obligaciones.
• una vez tenga los saldos y estén elaborados los comprobantes se procesan las plantillas de pago por cada banco
y establecimiento.
5.4 • se procede a realizar transferencias.
• para finalizar el proceso se imprime reporte, dos copias, una para el proveedor y la otra para el comprobante. una
vez se registren en el día a día se entrega a contabilidad para archivar.
 5.5 Facturaciòn
Recepción de proveedores
• solicitud de facturación por pagar revisa que cumpla con las especificaciones de una facturación firmado por
quien recibe
• cuando no hay mucha afluencia de público y no vienen pre impreso se revisan sumas, valores y producto con
base en disponibilidad de dinero se autoriza el pago mediante un sello, que se coloca en cada
5.6 factura que se va a cancelar, se le devuelven las facturas con el sello, elaboración de comprobante de egreso con
el comprobante se hace el pago en efectivo, cheque o mediante transferencia, en caso de transferencias se
entrega copia al proveedor

5.7 Informes gerencia ( cuales informes)

Enviar movimiento diario, tanto de ingresos como de egresos, se carga en un formato creado por las personas del
área de contabilidad donde va discriminado efectivo y bancos, por cada establecimiento este informe es el que se
5.8
envía a gerencia.

5.9 Revisiòn nomina y propina en los dìas estipulados

Verifica la liquidación de horas extras diurnas, nocturnas, festivas, recargos nocturnos y festivos, dominicales y
festivos.
Analiza el número de descansos, para efectos de liquidación de dominicales y festivos.
5.10 Revisar consumos una vez la nómina tiene el visto bueno se procede a cargar archivos y realizar el envió.
Imprime detalle de plantilla y de la transferencia

5.11 Cuadres de caja ( que hace)

Revisar en caso de presentar inconsistencias en los cuadres, se analiza situación y si se puede se realiza ajuste

5.12 por parte de tesorería en caso contrario se le informa a administración para que junto con cajero den respuesta a

inconsistencias.
6. RESPONSABILIDADES DEL SG-SST
Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.
6.1

Procurar el cuidado integral de su salud

6.2

6.3 Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.

6.4 Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.

6.5 Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la empresa.

6.6 Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.

6.7 Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.

7. RENDICION DE CUENTAS
CARGOS QUE LE REPORTAN A QUIEN LE REPORTA

Contabilidad (para los cuadres de caja) Gerencia, Revisora Fiscal y Contadora

8. RIESGOS PRINCIPALES A LOS QUE ESTA EXPUESTO

8.1 Revisar Matriz identificación de peligros, valoración y control del riesgo.

9. ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES GENERADOS

ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
9.1 Matriz Identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales
 10. AMBIENTE DE TRABAJO
Demostrar buena conducta, propender por un ambiente de trabajo armónico ajustado a una buena convivencia social basada
en el respeto mutuo, la honestidad, la disciplina y acatando el reglamento interno de trabajo.

Elaboró: Coord. Bienestar del talento humano Aprobó: Gerencia General

Nombre y Firma: Solangel Ducuara Morales Nombre y Firma: Silvino Becerra Ruiz

11. CONTROL DE CAMBIO

VERSION FECHA CAMBIO REALIZADO
2 7/7/2016 Se actualiza el manual ingresando mas funciones del área, se ingresan las funciones en SG-SST
3 7/1/2019 Se actualiza funciones y responsabilidades del cargo

Leí y entendí Fecha recibido

Firma y Nombre del trabajador
 RH-MF-003

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES V: 4

Fecha de actualización:
06/04/2020
Elaboró: Contador Aprobó: Gerencia General

1. IDENTIFICACION DEL CARGO

CARGO: Auxiliar de Tesoreria UBICACIÓN: Tesoreria
JEFE INMEDIATO: Tesoreria y Contador AREA: Contabilidad

2. OBJETIVO DEL CARGO

Tiene como objetivo APOYAR al cargo de tesoreria garantizando la recepción y control de los ingresos de la empresa y su
adecuada y correcta distribución, coordinando, supervisando y haciendo seguimiento a los asuntos relacionados con los
movimientos económicos o flujos monetarios.

3. AUTORIDAD

Cargo:
** No recibir cuentas de cobro, facturas, recibos de caja que no cumplan con todos los requerimientos contables.

4. COMPETENCIAS DEL PERFIL

ESPECIFICACIONES CARACTERISTICAS

4.1 EDUCACION Técnico, Tecnólogo, Estudiante últimos semestres de Contaduría y/o profesional en
contabilidad.

4.2 FORMACION Programas contables (SIIGO) nomina, facturación, cartera, manejo de paquetes Office
(Excel, Word y Power Point).

4.3 FORMACIÓN DE SG-SST

Ver programa de capacitaciones.

4.4 HABILIDADES Planeación, Orden, Trabajo en equipo, trabajo bajo presión, orientación al logro,
comunicación, solución de problemas, fluidez verbal.
Mínimo 1 año de experiencia en cargos AUXILIARES DE TESORERIA Y/O
4.5 EXPERIENCIA EN EL CARGO. CONTABILIDAD
Nota: El cargo requiere exelente presentacion personal, actitud permanente de servicio

5.FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO

5.1 Hacer buen uso y confidencialidad de la información que maneja, velar por las buenas relaciones interpersonales
con el cliente interno y externo.

5.2
Asistir a capacitaciones de gama.

5.3
Diligenciar formatos y formularios para acceder a créditos con los proveedores.

5.4
Actualizar una base de datos de proveedores para poder reportar los pagos.

5.5
Verificar estados de cuenta de proveedores y cuentas por pagar.

5.6
Realizar programación de pago y efectuar los mismos.

5.7
Usar programa Siigo para el àrea de TESORERÌA.

5.8
Tener el control, supervision y auditoria de todas las cajas menores.

5.9
Estar enterada de los sobrantes y faltantes que hayan aparecido al momento de recibir los cierre de caja a diario.
5.10
Se debe realizar un formato para los arqueos de cajas y estar firmados en presencia del administrador.

5.11
Hacer arqueo de caja una (1) vez al mes aleatorio a todas las cajas.

5.12
Dar inducción a los cajeros, sobre caja menor y hacer los memorandos para los mismos cuando sea necesario.

5.13
Debe estar establecido cuales son los clientes VIP y que porcentaje de descuento tienen.

5.14 Revisar que todos los consumos esten firmados con numero de documento de identificaciòn, por los empleados,
taxistas y Silvio Becerra.

5.15
Control , custodia y conciliación de bonos regalo.

5.16
Apoyar la revisiòn y la auditoria de cuadres de caja de cada punto ( casabrava,Bear wagon y cochinillo silvando).

5.17
Detalle de las cuentas por cobrar y por pagar del Gerente General Silvio Becerra.

5.18
Revisar las facturas y por ende la Z por cada concepto (cuadre de caja).

5.19
Realizar conciliaciones con proveedores al presentarse diferencias y comunicarlas a su jefe inmediato.

5.20
Reportar pago a los proveedores indicando valor cancelado, facturas que se cancelan y soporte de pago.

5.21
Atender proveedores y clientes en lo referente a cuentas de cobro y pagos de facturas.

5.22
Coordinar y solicitar con el area contable los soportes para pago.

5.23
Hacer revision de las cuentas por pagar y del fuelle.

5.24
Hacer flujo de efectivo.

5.25
Elaboracion y programacion de pagos en general.

5.26
Cartas, memorandos y soportes, llamadas y parametrizacion a entidades financieras y o proveedores.

5.27
Cuadre de traslado de fondos.

5.28
Ingresar a los bancos diarios y enviar saldos a la gerencia.

Creacion de los terceros en el banco

5.29
Abastacer las facturas fisicas a los puntos.

5.30
Demás actividades que le sean asignadas según necesidades del cargo y que sean establecidas con previo aviso.
6. RESPONSABILIDADES DEL SG-SST

6.1 Conocer, entender y cumplir las políticas del SG-SST; prevenciòn de acoso laboral, consumo de alcohol, tabaco y
sustancias psicoactivas.

6.2
Conocer y cumplir los programas que la organización implemente respecto al SG-SST.

6.3
Mantener un ambiente de trabajo en adecuadas condiciones de higiene, seguridad y ambiente.

6.4 Participar activamente en las reuniones, capacitaciones, entrenamientos, simulacros y actividades que se realicen
para el buen funcionamiento del Sistema.

6.5
Cumplir las normas y procedimientos en materia de SST.
6.6
Diligenciar los formatos del sistema de gestión inherentes a su cargo.

6.7
Reportar todos los incidentes y accidentes presentados.

6.8 Participar en las investigaciones de los incidentes y accidentes que se puedan presentar en las áreas de trabajo
siempre que sea citado como parte del Comité Investigador.
 6.9
Participar en la conformación y funcionamiento de Comité Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo COPASST.

6.10
Usar los elementos de protección personal entregados por la organización cuando se requiera.

6.11
Reportar Actos y condiciones inseguras en el lugar de trabajo.

6.12
Cumplir con las directrices ambientales establecidas por la organización.

6.13
Conocer y acatar el plan de saneamiento de la organizaciòn.

6.14
Otras responsabilidades que se deriven del SG-SST.

7. RESPONSABILIDADES DEL CARGO

7.1 Es responsabilidad del auxiliar de tesoreria la custodia del dinero en efectivo, de los bonos regalo, sodexo y demas
recusross que le sehan asiganos bajo su responsabilidad.

7.2
es responsabilidad del auxiliar de tesoreria la induccion y re.induccion de los cajeros.
7.3 es responsabilidad la realizacion de arqueos esporadicos.

7.4
es responsabilidad llevar el control y carpetas de los creditos bancarios
6.5 es responsabilidad del auxiliar de tesoreria comunicar a los proveedores los pagos.
6.6 es responsabilidad del auxiliar de tesoreria tener el modulo de cuentas por pagar al dia.

7. RENDICION DE CUENTAS
CARGOS QUE LE REPORTAN A QUIEN LE REPORTA

Contabilidad (para los cuadres de caja) Gerencia, Revisora Fiscal, Contadora y Tesorera

8. RIESGOS PRINCIPALES A LOS QUE ESTA EXPUESTO

8.1 Revisar Matriz identificación de peligros, valoración y control del riesgo.

9. ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES GENERADOS

ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
9.1 Matriz Identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales

10. AMBIENTE DE TRABAJO

Demostrar buena conducta, propender por un ambiente de trabajo armónico ajustado a una buena convivencia social basada
en el respeto mutuo, la honestidad, la disciplina y acatando el reglamento interno de trabajo.

Elaboró: Contador Aprobó: Gerencia General

Nombre y Firma: Diana Carolina Ruiz Nombre y Firma: Silvino Becerra Ruiz

11. CONTROL DE CAMBIO

VERSION FECHA CAMBIO REALIZADO
2 7/7/2016 Se actualiza el manual ingresando mas funciones del área, se ingresan las funciones en SG-SST
3 8/1/2019 Se actualiza funciones y responsabilidades del cargo
 Leí y entendí Fecha recibido
Firma y Nombre del trabajador
 MF-BP-001
MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
V: 1

Elaboró: RECURSOS HUMANOS Aprobó:

1. IDENTIFICACION DEL CARGO

CARGO: GERENTE GENERAL UBICACIÓN: OFICINA ADMINISTRATIVA
JEFE INMEDIATO: CEO AREA: ADMINISTRATIVA
2. OBJETIVO DEL CARGO

Es el encargado de la dirección de la empresa, responsable de cada uno de los niveles jerárquicos y del control de
las actividades a desarrollarse en Best Planet Company, además de la toma de decisiones que garanticen el buen
funcionamiento de la empresa.

3. AUTORIDAD

Cargo:
* Definir a donde se va a dirigir la empresa en un corto, medio y largo plazo, entre otras muchas tareas
HSEQ:
** Para reportar actos y condiciones inseguras.

4. COMPETENCIAS DEL PERFIL

ESPECIFICACIONES CARACTERISTICAS
4.1 EDUCACION Profesional

Contaduria, Administración de Empresas, Administracion de negocios

4.2 FORMACION
internacionales

4.3 FORMACIÓN DE SG-SST

Autoconfianza, Autocritica, Asertividad, Responsabilidad, Capacidad de toma
4.4 HABILIDADES
de decisiones, Capacidad de Prevencion y solucion de conflictos, Altruismo

4.5 EXPERIENCIA EN EL CARG5 años de experiencia en el area administrativa

Nota: El cargo requiere excelente presentación personal y actitud permanente de servicio

5.FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO

5.1 Establecer estrategias, planes, objetivos y metas para la empresa

5.2 Control de los ingresos y egresos de la empresa

Elaborar planes para desarrollar actividades y dirección a cada uno de los involucrados de la
5.3
empresa

Desarrollar estrategias que permitan obtener productos de calidad a través de una cotización adecuada
5.4
que permitan realizar una buena inversión en productos de calidad
 Lograr la completa armonía entre sus colaboradores a través de un trabajo coordinado
5.5 inculcando las buenas relaciones entre los empleados, clientes, proveedores, bancos, comunidad y
gobierno.

5.6 Controlar las actividades contables y financieras

5.7 Conocer técnicamente de las operaciones de la empresa

5.8 Mitigar inconvenientes mediante soluciones adecuadas y elocuentes

5.9 Asegurarse de que los empleados estén motivados y sean productivos

5.10 Organizar los recursos de la entidad

5.11 Definir a donde se va a dirigir la empresa en un corto, medio y largo plazo, entre otras muchas tareas

6. RESPONSABILIDADES DEL SG-SST

6.1 Conocer, entender y cumplir las políticas del SG-SST; prevenciòn de acoso laboral, consumo de
alcohol, tabaco y sustancias psicoactivas

6.2
Conocer y cumplir los programas que la organización implemente respecto al SG-SST

6.3
Mantener un ambiente de trabajo en adecuadas condiciones de higiene, seguridad y ambiente

6.4 Participar activamente en las reuniones, capacitaciones, entrenamientos, simulacros y actividades que
se realicen para el buen funcionamiento del Sistema.
6.5 Cumplir las normas y procedimientos en materia de SST
6.6 Diligenciar los formatos del sistema de gestión inherentes a su cargo.
6.7 Reportar todos los incidentes y accidentes presentados.

6.8 Participar en las investigaciones de los incidentes y accidentes que se puedan presentar en las áreas de
trabajo siempre que sea citado como parte del Comité Investigador.

6.9 Participar en la conformación y funcionamiento de Comité Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo

COPASST.

6.10
Usar los elementos de protección personal entregados por la organización cuando se requiera.
6.11 Reportar Actos y condiciones inseguras en el lugar de trabajo.
6.12 Cumplir con las directrices ambientales establecidas por la organización
6.13 Conocer y acatar el plan de saneamiento de la organizaciòn
6.14 Otras responsabilidades que se deriven del SG-SST

7. RENDICION DE CUENTAS
CARGOS QUE LE REPORTAN A QUIEN LE REPORTA
 Gerente General de Ventas
Auxiliar de contabilidad
Auxiliar de RRHH
Asistente de gerencia CEO
Jefe de Planta
Equipo de investigacion
Logostica y cadena de abastecimiento

8. RIESGOS PRINCIPALES A LOS QUE ESTA EXPUESTO

8.1 Riesgos Picosocial
8.2 Riesgos Fisicos

9. ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES GENERADOS

ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
9.1 N/A

10. AMBIENTE DE TRABAJO

Demostrar buena conducta, propender por un ambiente de trabajo armónico ajustado a una buena convivencia
social basada en el respeto mutuo, la honestidad, la disciplina y acatando el reglamento interno de trabajo, trabajar
en equipo, con disponibilidad de buen ambiente laboral en el àrea y demàs

Elaboró: Aprobó:
Nombre y Firma: Nombre y Firma:

11. CONTROL DE CAMBIO

VERSION FECHA CAMBIO REALIZADO

Leí y entendí Fecha recibido

Firma y Nombre del trabajador