MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES ÁREA DE CONTABILIDAD

1. NATURALEZA Y UBICACIÓN ORGANICA

El Área de Contabilidad, es un Órgano de línea de la Gerencia de Administración y Finanzas de

la que depende jerárquica y funcionalmente y a quien reporta todas sus actividades.

2. ORGANIZACIÓN

Tiene bajo su responsabilidad los siguientes cargos:

2.1. Contador
2.2. Asistente contable.
2.3. Asistente Administrativo.
2.4. Auxiliar contable y/o administrativo.

3. OBJETIVOS

Realizar una eficiente administración y control del sistema contable de la Empresa, mediante la
confección precisa y oportuna de la información Financiera y económica que contribuyan al
desarrollo de la Empresa para la toma de decisiones.

4. FUNCION GENERAL

En base a dispositivos legales vigentes, principios y normas de contabilidad generalmente

aceptados a nivel de la contabilidad general, contabilidad de costos, registrar en forma oportuna
y confiable las transacciones económicas y financieras, así como elaborar los estados financieros
en forma regular y oportuna.

5. FUNCIONES

Para cumplir con el objetivo del Área de Contabilidad y Finanzas, el Contador General deberá
realizar las siguientes funciones las mismas que no son limitativas:

a) Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones, así como el Manual de

Normas y Procedimientos del área de Contabilidad.
b) Cumplir y hacer cumplir el Plan Contable General Empresarial.
c) Preparar o elaborar los informes, estados de Situación Financiera, estados de Resultados
Integrales y otros en forma mensual, trimestral y anual, a fin de ser presentados dentro
de la fecha establecida para elevarlos al Directorio a través de la Gerencia
Administración para su correspondiente revisión y aprobación.
d) Analizar y dar conformidad a todos los documentos que sustentan las obligaciones de
pago o desembolso de fondos elevándolos a la Gerencia de Administración para su
autorización.
e) Plantear desarrollar y actualizar los sistemas y procedimientos contables en
coordinación y aprobación de la Gerencia de Administración, supervisando a las demás
áreas de la empresa a quienes involucre el sistema para su adecuado cumplimiento.
f) Proporcionar la información contable - financiera que se requiere para fines internos y
externos previa coordinación con la Gerencia de Administración.
g) Coordinar con el área de Informática la actualización de equipos y/o programas del
sistema de contabilidad.
 h) Supervisar, controlar y revisar las tareas y funciones que ejecutan cada uno de los
trabajadores bajo su mando, especialmente la precisión con la que ejecutan los registros
contables, en especial los referidos a el pago de impuestos.
i) Todas las relativas al control y supervisión de las labores que desarrollan las diferentes
Secciones bajo su dependencia y aquellas vinculadas con respecto al suministro de
información que se debe registrar en los sistemas.
j) Otras que le asigne la Gerencia de Administración y Finanzas y que sean de su
competencia.

ASISTENTE DE CONTABILIDAD/ ADMINISTRATIVO

1. FUNCIONES:

Para la buena marcha de la Sección de contabilidad, el Asistente de Contabilidad deberá cumplir

con las siguientes funciones las mismas que no son limitativas:

a) Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones, así como las Normas y
Procedimientos establecidos para la buena marcha de su área.
b) Analizar e interpretar los dispositivos legales de carácter contable tributario, financiero
y económico en coordinación con asesoría jurídica u otros estudios de apoyo a esta
gestión para su correcta aplicación.
c) Apoyar a elaborar los informes, estados financieros requeridos y otros en forma
mensual, para que sean presentados dentro de la fecha establecida.
d) Centralizar el registro oficial de las operaciones contables, y la actualización de los libros
de contabilidad y registros auxiliares.
e) Estudiar y analizar las variaciones en los saldos de todas las cuentas, informando al
Contador General de las fluctuaciones que han originado las operaciones mediante los
estados financieros comparativos.
f) Mantener al día y en orden todos los documentos que den movimiento de ingreso y
salida del Kardex, velando por que la numeración correlativa de estos se mantenga.
g) Efectuar los registros contables en los libros principales y auxiliares del sistema contable
de acuerdo con las normas y procedimientos de control establecidos.
h) Proponer y ejecutar las políticas que corresponden al ámbito de su competencia.
i) Proporcionar la información contable - financiera que se requiere para fines internos y
externos previa coordinación con el Contador General.
j) Mantener los archivos de su área al día.
k) Coordinar con las demás áreas de la empresa y con entidades externas para efecto del
cumplimiento de las normas tributarias, contables, etc.
l) Apoyar a elaborar el análisis de tipo económico - financiero elaborando informes y
recomendaciones para ser presentados a la Gerencia de Administración y Finanzas
previo visto bueno del Contador General.
m) Ejecutar, controlar y conciliar los análisis de cuentas y confeccionar los registros de
ajuste para de los mismos.
n) Revisar las tareas y funciones que ejecuta, especialmente la precisión con la que se
ejecuta los registros al sistema.
o) Otras funciones que le asigne el Área de Contabilidad y que sean inherentes a sus
labores.
 DESARROLLO DEL FLUJOGRAMA
Explicadas las actividades y funciones del Área de Contabilidad, se presenta el flujo que debería
seguir la información recibida y registrada.

Logística:

El área de logística, encargado de preparar las O.C, O.S, cotizaciones, remite estos documentos
a los asistentes administrativos para tenerlos al tanto de los compras y servicios a realizarse y
recibirse respectivamente.

Almacén:

El control físico de los materiales que se recepcionan en obra, inicia por el personal encargado
del almacén, ellos son la primera línea de control y debería ser la más efectiva, porque están en
el momento y lugar que se suscitan los hechos (salidas e ingresos de los materiales a
producción).

Ejecutan el registro de los materiales que ingresan a inventarios en el sistema S10, con sus
documentos sustento: comprobantes de compra, guías de remisión, y otros documentos que
permitan cumplir con la normativa establecida. Los documentos registrados serán remitidos a
los asistentes administrativos designados por cada proyecto.

Además, que ambas áreas, logística y almacén deben estar en constante comunicación, porque
los requerimientos y pedidos son actividades que realizan conjuntamente.
Asistentes Administrativos:

El segundo control de todos los documentos recibidos, del área de logística y del almacén, es
por el personal que desempeña el cargo de asistente Administrativo. Ellos son los encargados
de registrar los comprobantes que no pasen por almacén y de realizar las conciliaciones diarias
y mensuales entre el sistema, de los comprobantes recibidos, de los registrados y pagos que se
ejecuten.

Con respecto a los documentos recibidos de almacén, los asistentes tienen el trabajo de
constatar que los datos registrados estén acorde con los documentos enviados, constatar si se
cumple con los formatos establecidos con la documentación relacionada que debe estar adjunta
a los comprobantes de compra. (O.C; O.S; Cotizaciones, pagos, guías de remisión, informe de
servicios, contratos, etc.).

Asistente Contable:

Tercer filtro, en el cual se hace una revisión rápida de todos los documentos y datos que se
registraron en el sistema S10. Toda vez que ya fue revisada en dos ocasiones y el trabajo a
realizar es quizás encontrar por ahí alguna inconsistencia, para reportarla al asistente
administrativo o darle la solución pertinente e inmediata.