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Para diseñar un plan de operaciones en la práctica es importante comprender que el plan nos
ayudará a definir técnicamente como será la operación de la empresa para poder entregar
los productos tangibles o intangibles (servicios) a nuestros clientes con la calidad adecuada,
en el tiempo previsto y a un costo rentable para la organización, es decir, nuestro plan debe
garantizar todo esto.
Para mayor claridad se debería utilizar un esquema o en el mejor de los casos un plano en un
software de dibujo asistido por computador.
Es importante tomar en cuenta que los materiales ya son productos menores que se
utilizarán en el proceso de producción para ser parte de nuestro producto final.
Características:
Tanto en la descripción de los componentes como en los materiales y materias primas es
importante revisar los requerimientos a cumplir en cuanto a normativas o regulaciones. Pueden
haber normativas mundiales o locales de uso de materiales, pero también nuestros clientes
pueden exigir normativas. Es importante revisarlos.
Todo esto se lo puede incluir en un documento llamado “Ficha Técnica del Producto”. Este
documento debería incluir características técnicas físico químicas del producto.
Es importante mencionar las características de forma, tamaño, color, estilo. A veces en esta
descripción se debe nombrar complementos. A todo esto se lo puede llamar “acabados”.
Otros aspectos importantes a mencionar es el diseño, envase y etiquetado del producto.
Funcionalidad y Uso:
Las funciones son los propósitos que cumplen los productos para satisfacer la necesidad de los
clientes y el uso es la forma específica en el usuario utiliza el producto, es decir como lo manipula
y se relaciona con el en contacto directo. Es importante reflexionar si los atributos que estamos
colocando a nuestros productos dan la funcionalidad suficiente a cada expectativa que tiene el
cliente. Si un atributo o característica no tiene ese impacto en el cliente deberíamos cuestionarnos
si lo debería tener porque influye en el costo y no agrega valor.
Toda característica debería agregar valor al producto es decir el cliente debería estar dispuesto a
pagar por eso. En cuanto al uso es importante reflexionar a detalle como el cliente interactúa con
el producto o servicio. Esta acción debe ser cómoda y agradable para el cliente.
La experiencia que tenga el cliente con el producto o servicio es hoy por hoy un factor muy
importante factor valorado por el cliente y que puede ser una ventaja competitiva importante.
Una actividad interesante en es este punto puede ser buscar productos en la competencia y
analizar sus características para ver las mejores prácticas y también diseñar más claramente los
diferenciadores claves de nuestro producto con respecto a la competencia.
Las características, como los atributos del producto, pueden también clasificarse en físicas
funcionales y psicológicas. Y se distinguen de los atributos, porque una modificación en una
característica, produce un cambio en el producto, pero no un producto diferente, o que sea
susceptible de comercialización independiente. Además, las características de un producto
pueden ser generales o técnicas. Las características pueden ser tangibles e intangibles según
que puedan o no percibirse por los sentidos. Dentro de las características tangibles están: el
núcleo, el precio, el diseño, el envase, el etiquetado.
Dentro de las características intangibles puede hablarse de: La calidad, que se define en función
de la comparación de las características básicas del producto con los estándares y/o los
productos de la competencia. Las marcas o signos distintivos, que permiten identificar el
producto y distinguirlo de los idénticos o similares de la competencia. La imagen corporativa,
que constituye el reflejo de la información recibida sobre el producto en la mente del
consumidor. Los servicios asociados, constituyen también valores añadidos al producto y
permiten diferenciarlo de otros.
A partir de esta mirada general que nos entrega el mapa de procesos, se puede trabajar
con más detalle en aquellos procesos o subprocesos que aparecen como más relevantes,
distinguir las interrelaciones entre actividades, tareas y sus puntos de contacto, y definir
aquellas que resultan críticas, las secuencias y los participantes.
Al analizarlos, nos daremos cuenta de actividades o tareas que se repiten, de aquellas que
toman más tiempo o demandan mayores recursos, de los pasos que son innecesarios,
redundantes o superficiales, de los trayectos o pasos que resultan engorrosos, prescindibles o
imprescindibles.
Antes de describir los procesos a detalle debemos reflexionar de forma general los siguientes
aspectos de los procesos:
La definición funcional: expresar en forma simple qué función central realiza o qué
objetivo tiene el proceso que se está describiendo.
Cuáles son las expectativas, tanto de los destinatarios como de los gestores o
responsables de dicho proceso. Esto es definir las condiciones óptimas para este
proceso, desde ambas perspectivas.
Descripción de Proceso:
Consta de un área descriptiva y de un área gráfica, que son complementarias y que deberán
contener al menos la siguiente información:
Recursos o input: son los elementos materiales, de información u otros que pueden incluso ser
intangibles (como el conocimiento empírico de los profesionales) que el proceso consume o
necesita para poder generar la salida u output.
Salida: resultado del proceso, el output, aquello para lo cual ha sido diseñado el proceso.
Destinatario: persona o conjunto de personas que reciben y valoran la salida del proceso.
Indicadores: estas mediciones permiten hacer un seguimiento y valoración del cumplimiento de
los objetivos del proceso.
Diagrama de flujo del proceso (flujograma): es la expresión gráfica del proceso, que resulta de
mucha utilidad porque facilita su análisis y rediseño.
PROCESO ORIGEN DEL PROCESO
Es importante reflexionar en procesos
de control de calidad, que garanticen
que los requerimientos del cliente se
Actividad quién
cumplan a cabalidad. la realiza DOCUMENTO
productivo se va a subcontratar a
terceros.
PROCESO Fin del proceso
Maquinaria e Infraestructura
Como resultado de la descripción de los procesos es importante identificar cuales de ellos
necesitan maquinaria o equipos. Estos serán esenciales el momento de producir o gestionar los
procesos y constituirán de los activos más importantes de la empresa. Es importante investigar
proveedores de estos equipos a nivel nacional e internacional.
Se debe lograr la mayor información posible de los proveedores siendo la más importante la
capacidad. Ese será el criterio principal para su adquisición. La maquinaria generalmente en su
ficha técnica mostrará su capacidad, sin embargo esta será a ciertas condiciones que tendemos
que preguntar la proveedor. Siempre la podemos tomar como una referencia más no como un
valor exacto. O aconsejable es pensar en 70 a 80% de esa capacidad incluso porque si nuestro
negocio mejora, tengamos la capacidad de responder a está necesidad. Entonces debemos
comparar la capacidad de la maquinaria con respecto a la demanda estimada anteriormente, de
tal manera de cubrir.
Recuerde que si la demanda de su producto excede la capacidad de 8 horas (un turno) del
equipo, se puede agregar un turno, en una etapa posterior o puede funcionar con sobre tiempo
después del horario normal. En especial, cuando se comienza un negocio, hay que ser muy
cauto en la compra de bienes de capital y solamente comprar cuando el mercado es seguro.
Determinar si la fabricación es en serie o bajo pedido.
Es importante tomar en cuenta los espacios y el tránsito de materiales, materia prima, personas,
productos en proceso y producto terminado.
Hay que identificar la vida útil de la maquinaria, con el fin de calcular el costo de depreciación
anual.
Hay que tomar en cuenta las presentaciones en las que vienen los productos. Por ejemplo en
qué tipo de empaque, de qué cantidades, si es granel, en qué unidades se comercializan, si es
por kilo, por galón, en bidones, en cartones entre otras posibilidades. Esto es muy importante para
planificar el transporte y el espacio en las instalaciones para su almacenamiento, su
abastecimiento en la línea de producción. Esto dará más información para la adecuación de las
instalaciones. Por ejemplo existen productos que necesitan mantener un nivel de temperatura
específico y una ventilación especial o distante de otros tipos de materia prima para evitar
contaminación cruzada, entre otras condiciones que se pueden presentar.
Gestionar los inventarios y el manejo de las bodegas de almacenamiento es tan importante como
diseñar la organización interna del mismo, así como la distribución de los productos en él. En este
nivel del plan de operaciones, debe quedar reflejado el criterio de ordenación de los productos,
así como los procedimientos de entrada y salida de cada material. Este punto es realmente
importante y bastante abstracto, puesto que hay que tener en cuenta, sobre todo, aquellos
productos perecederos que podamos perder a causa de una mala organización. Una mala
gestión del inventario puede tener consecuencias muy negativas en la planificación de la
empresa.
La fuente de las materias primas deben encontrarse lo más cerca posible al lugar de producción
para reducir el costo del transporte y debe ser confiable. Si en el curso del año no está disponible
la materia prima, hay hasta dos alternativas posibles – o la fábrica reduce la producción o se
abastece de materia prima cuando hay abundancia para que la producción pueda ser continua.
Si se decide por ésta última, se requiere capital de trabajo adicional y debe considerarse en el
cálculo de su necesidad de efectivo y en la determinación de la inversión que requiere el
proyecto para que la empresa pueda enfrentar esta situación. Por ejemplo: piense en el
problema para obtener fruta para una planta procesadora de fruta cuando
se está fuera de estación.
Método 1:
Para llegar al costo de producción por unidad, sume el costo mensual de materia prima directa,
mano de obra directa, gastos generales, luego divida esta cantidad entre el número de unidades
producidas durante el mes.
Método 2:
Asignar costos de la mano de obra: Para asignar el costo de la mano de obra directo a cualquier
producto, siga la siguiente regla siempre: Multiplique los gastos de mano de obra directa por hora
por el número de horas de mano de obra directa que va en la fabricación del producto. El costo
de la mano de obra directa se deduce dividiendo el costo total de la mano de obra directa entre
el número de horas de mano de obra directa disponible. Por ejemplo: si 8 trabajadores directos
laboran 8 horas al día, 6 días a la semana, por 4 semanas, el total de horas de mano de obra
directa disponible por mes es: 8 trabajadores x 8 horas/día x 6 días/semana x 4 semanas= 1,536
horas Si el costo total de estos trabajadores directos es de 4,000, entonces el precio por hora es:
Costo total de mano de obra directa de 4,000/1,536 horas disponibles = 2.60 por hora de mano de
obra directa (precio por hora).
Ejemplo: Si una silla requiere 6 horas de mano de obra directa para fabricarse,
entonces el costo de la mano de obra directa costo de esa silla es: Precio por hora de
2.60 x 6 horas= 15.60
Asignar Gastos Generales:
a) Haciendo una relación de los gastos generales con las horas de mano de obra,
b) Asignándolos en relación con las ventas.
La primera manera y la preferida es relacionar los gastos generales con las horas de mano de
obra directa involucrada en hacer el producto. Esto puede hacerse dividiendo el total de gastos
generales entre las horas de mano de obra directa disponibles y después multiplicando esa
cantidad por el número de horas que toma hacer el producto.
Ejemplo:
Si el total de gastos generales es 3,000 y el total de horas de mano de obra directa es 1,536,
entonces el precio de gastos generales por hora es: Total de gastos generales de 3,000/1536
total de horas= 1.95 por hora de mano de obra directa (precio de gastos generales por hora).
Luego, multiplique el precio de gastos generales por hora por el número de horas de mano de
obra directa utilizadas para hacer el producto: Precio de Gastos Generales por Hora de 1.95 x 6
horas para hacer una silla = 11.70 Esta cifra puede agregarse al costo de la materia prima, y mano
de obra directa para llegar al costo de producción unitario del producto. El segundo método de
asignar los gastos generales es de acuerdo con el% de ventas de ese producto en particular en
relación con las ventas totales. Si, por ejemplo: un fabricante de muebles produce los siguientes
productos:
Total de ventas es ML20,000 de los cuales 20% son sillas, 20% camas y 60% mesas. Por lo tanto,
20% de los gastos generales pueden ser asignados a las sillas.
El costo de los gastos generales por silla puede ser calculado como sigue: total de Gastos
Generales por 20 sillas es: El total de Gastos Generales por mes de ML3,000 x 20%= ML600 El
costo de gastos generales por silla es por lo tanto de ML30: ML600/20 sillas = ML30
Igualmente, para las camas es: ML600/10 camas= ML60 Y para las mesas: ML600/12 mesas=
ML150
Después de determinar el costo de la materia prima por unidad, el costo de la mano de obra
directa por unidad y el precio de gastos generales por unidad, el costo de producción por unidad
puede ser calculado sumando todos estos tres componentes del costo:
Tomado de: Garzozi, R. (2014) Planes de Negocios para emprendedores. Está incluido en el material.
Servicio Posventa
El servicio post venta implica seguir ofreciendo una buena atención al cliente aun después de la
etapa de venta. Esto tiene el propósito de mantener una excelente relación con el cliente y es tan
importante como ofrecer buena atención antes y durante la venta. Contrario a la creencia de
muchos, el objetivo de la venta no se acaba al momento de cerrar el trato, sino que incluso puede
durar mucho tiempo después de que se concretó la compra del producto o servicio. Para esto es
importante preguntarse: ¿Qué servicios se van a incluir una vez vendamos el producto?
¿Ofrecemos garantía? Este servicio dota de gran fiabilidad y confianza a nuestros productos de
cara al cliente. El servicio post - venta es fundamental para la fidelización de nuestros clientes y
que repitan a la hora de comprar nuestros productos o servicios.
Soporte: Ofrece ayuda y mantenimiento sobre el producto. Es muy común para aparatos
eléctricos o que necesitan una instalación específica.
Talento Humano
La mano de obra en una fábrica se divide en directa e indirecta. Trabajadores directos son
aquellos que están involucrados directa e íntimamente en la producción. Trabajadores indirectos
son los demás trabajadores que facilitan la producción como las personas de servicios,
capataces, trabajadores de mantenimiento, entre otros, que no están directamente involucrados
en la producción.
Para determinar el número de trabajadores directos que se necesitan, clasifique sus habilidades
en tres categorías: calificados, semi-calificados y no calificados. La escala de sus salarios debe
calcularse de acuerdo a esa categoría.
Es el último nivel del plan de operaciones y en el se realizará una comparativa al final del periodo
entre los ingresos y gastos reales y los previstos. En caso de haber desviaciones, se debe anotar
en el plan de operaciones sus causas y efectos, su grado de importancia y diseñar las medidas
correctoras oportunas para evitarlas, así, en un futuro