Introducción

En un mundo globalizado, cada vez más complejo y con

competencias que incrementan cada día se vuelve alta la dificultad
de controlar toda una organización, empresa o industria. Los
ingenieros enfocados en aplicar conocimientos científicos para el
diseño, optimización y manipulación de instrumentos en la industria
se ven en la necesidad de enfrentar estos retos constantes
comentados. 

Una herramienta que es utilizada en la gestión de proyectos es la

mejora continua, que se desprende a diferentes tipos de procesos
dentro de esta amplia variedad en rama de mejora continua. Esta
otorgará un enfoque para la mejora de todo proceso operativo, esta
se basará en una necesidad a analizar continuamente en las
operaciones y hará más fácil la resolución de problemas, reducir
costos, racionalizar u otro tipo de factores que permitan la
optimización.

Para detallar de mejor manera esta afirmación se presentará en el

siguiente ensayo un desglose de conceptos, siendo estos
comparados y contrastados para al final presentar las ventajas del
conocimiento de administración de proyectos apoyado de la mejora
continua.

La administración de proyectos

Antes de presentar los puntos importantes de la administración es

necesario que se tenga conocimiento del concepto administración y
proyectos y al final el conjunto de estos, de esta forma se
comprenderá mejor su conjunción y determinar así su importancia. 
Se conoce a la administración como el proceso que busca por
medio de la planificación, organización ejecución y control de los
recursos se les dé un uso eficiente para alcanzar objetivos en
específico. (Quiroa, 2021) Y, proyecto como la planificación y
ejecución de una serie de acciones que, siendo su fin el conseguir
un objetivo, se lleve a cabo. (Morales, 2020)

Por lo tanto, la conjunción de estos lleva a un fin en común, el fin de

un objetivo. La administración de proyectos es determinada como
una técnica con el fin de alcanzar objetivos en concreto dentro de
un periodo de tiempo establecido. (Continua, 2021)

En la administración de proyectos se puede llevar a cabo un control

de riesgos, gestión de costos y plazos, el aumento de la
productividad y la eficacia de resultados que apuntan a una
satisfacción con el cliente. (Continua, 2021) Estos cuatro puntos son
las bases de una administración de proyectos las cuales sabiendo
como manejarlas pueden ser aplicadas en cualquier problema o
necesidad por cubrir. 

Gestión de riesgos

La gestión de riesgos es usada usualmente en los negocios para

identificar y evaluar potenciales riesgos a los que se expone una
organización. (SAP concour, 2022)

Gestión de costos y plazos

Es el proceso de estimar, asignar y controlar los costes de un

proyecto. (Rodríguez, 2019)

Aumento de productividad
La productividad es una médica que se considera en la economía
como la que calcula cuantos bienes y servicios se han producido
por cada factor involucrado, su importancia en los proyectos es la
de ofrecer siempre un alza en la curva de productividad para que el
proyecto sea factible. (Arias, 2021) 

Eficacia de resultados para una satisfacción al cliente

Por medio de cuestionarios y el análisis de estos, se puede medir la

eficacia que el proyecto presento para el cliente, mientras más
satisfechos esté el cliente, siempre será rentable y ganará
visibilidad en proyectos futuros.

Conociendo las bases de la administración de proyectos, se

continúa con su organización y proceso de esta. Se toma en cuenta
que todo proyecto cuenta con cinco partes (Continua, 2021): 

Inicio

En esta parte se analizan los riesgos y los recursos que se

necesiten en el alcance del proyecto. Por medio de este se
determina la vialidad de este para saber si continuar.

Planeación

Llegado este punto se fijan las rutas de trabajo óptimas para

completar los objetivos señalados en tiempo y forma. 

Ejecución

Es la parte práctica del proyecto, este ya llega a obtener datos

que servirán para el paso siguiente.

Monitoreo y control
 A través de un monitoreo y control correcto de los resultados
en la ejecución se redefinirán las estrategias planteadas en un
principio con el fin de alcanzar las metas del proyecto.

Cierre

Para terminar, este punto es la parte en la que se analizan si

se cumplieron los objetivos, siendo así cubiertas las
necesidades o resuelto el problema. 

Mejora continua

Mejora continua es un enfoque para la mejora de procesos

operativos que se basa en la necesidad de revisar continuamente
las operaciones de los problemas, la reducción de costos
oportunidad, la racionalización, y otros factores que en conjunto
permiten la optimización. (¿Qué es Mejora continua? Conozca la
definición BPM, 2018)

En Mejora continua (siguiendo técnicas de evaluación como Six

Sigma), los gerentes de negocios trabajan con BPM y profesionales
de TI para implementar monitoreo y medición de desempeño, es
decir, para identificar, definir, medir, analizar, mejorar y controlar
procesos empresariales. (¿Qué es Mejora continua? Conozca la
definición BPM, 2018)

El sistema de mejora continua fomenta cambios a pequeña escala,

lo cual puden ser innovaciones rompedoras. Esto quiere decir que
el proceso de mejora continua no es tanto un sistema estructurado
como una cierta forma de pensar que conforma la cultura
empresarial. El resultado de pequeñas mejoras se reflejará en el
aumento de la calidad del servicio, productos y procesos (La mejora
continua: método para mejorar la calidad en tu empresa, 2022):

 Productos: gracias al PMC, los productos fabricados o los

servicios ofrecidos se corresponden más con los requisitos del
cliente y, por lo tanto, generan más ventas.
 Servicios: los servicios responden mejor a las necesidades del
cliente, lo que se refleja directamente en su satisfacción.
 Procesos: los flujos de trabajo se vuelven más eficientes, lo
que ahorra costes.

Hay dos formas de impulsar la mejora continua: por una parte, está
la motivación intrínseca de cada persona, que nace del propio
individuo y lleva a los empleados a querer optimizar los procesos
por simple gusto. Sin embargo, la gerencia no debería apoyarse
únicamente en este tipo de motivación, ya que es muy distinta en
cada persona. La motivación extrínseca, por el contrario, es el
resultado de un incentivo externo: por ejemplo, la dirección puede
favorecerla ofreciendo incentivos económicos o la posibilidad de un
ascenso. (La mejora continua: método para mejorar la calidad en tu
empresa, 2022)

De la mano de la mejora continua, esta el círculo de Deming, el cual

que a través de la planificación, implementación, prueba y acción,
repetidos de forma cíclica, los cambios que se llevan a cabo de
forma rápida, cuidadosa y sostenible(Software ISO, 2022):

 Planificar. Primero es necesario identificar las actividades que

son susceptibles de mejoras, además se establecen los
objetivos que se quieren alcanzar. Para ello se realiza una
recopilación de toda la información necesaria para analizar las
 causas que han originado esa situación desfavorable para
poder elaborar un Plan de Acción, con las acciones
preventivas y correctivas que se consideren necesarias. Esta
fase incluye la formación al personal con el propósito de que
sean capaces de aplicar y entender las medidas que se hayan
definido.
 Hacer. Consiste en ejecutar todas las acciones que se han
planeado en la fase anterior. En esta fase es recomendable
hacer una prueba piloto para validar el funcionamiento de las
acciones antes de realizar cambios a gran escala.
 Verificar. Se debe evaluar la eficacia de las acciones llevadas
a cabo. Si las actividades no tienen el efecto que se desea,
habrá que modificarlas para que se puedan conseguir los
objetivos establecidos.
 Actuar. Una vez que se ha finalizado el proceso, se deben
estudiar los resultados obtenidos y compararlos con los datos
que se recogían antes de aplicar las acciones de mejora.
También, hay que documentar cada acción que se haya
realizado.

Cuando se alcanza el ciclo de Deming, se presentan dos

situaciones posibles, la positiva es en la que se alcanza el ob jetivo,
lo que implica que las acciones tomadas son eficaces y se pueden
seguir aplicando, esto no va a implicar que no se tenga que repetir
el ciclo, pues se deben estar analizando los procesos más
arduamente adelante para ver si se puede mejorar. El segundo
caso es el negativo, el cual no se alcanza el objetivo y por
consecuente se debe examinar todo el ciclo para la identificación de
errores cometidos, seguido de esto se empieza un nuevo ciclo.
El proceso de mejora continua es similar al método japonés Kaizen,
del cual nace, de hecho. Este concepto está estrechamente
relacionado con la cultura japonesa y, en su idioma, no significa
más que “mejora”. En la década de 1950, el deseo de mejorarse
constantemente a uno mismo se convirtió en una forma de trabajar
en este país, donde se desarrolló un sistema que tomaba como
base las enseñanzas del experto en gestión de calidad William
Edward Deming, entre otros. El Kaizen se implementó en muchas
empresas, particularmente en Toyota. De la industria del automóvil,
esta forma de trabajar se extendió por todo el mundo y, así, el
Kaizen se acabó convirtiendo en el proceso de mejora continua por
antonomasia. No obstante, al igual que este método, el Kaizen
consiste más en una visión del mundo que en un sistema
estructurado. (La mejora continua: método para mejorar la calidad
en tu empresa, 2022)

Parte importante para entender como la gestión de proyectos se

apoya de la mejora continua, parte de donde es útil aplicarla. Si bien
se sabe que proviene este proceso de la industria automotriz, pues
ha ayudado a alcanzar un gran éxito para muchas empresas. Este
método en principio puede ser utilizado en cualquier ámbito,
partiendo de organizaciones grandes hasta empresas de una sola
persona. Esto debido a que su objetivo es introducir mejoras
pequeñas o inclusive minúsculas. Es por ello que su aplicación para
la gestión de proyectos puede ser inclusive crucial.

Un ejemplo que demuestra de forma mas clara como se involucra

con la gestión de proyectos es el siguiente ejemplo. En términos de
mejora continua, una de las tareas que suelen hacerse más a
menudo es reorganizar. No obstante, la finalidad de este cambio
siempre debe ser simplificar las cosas, por lo que, antes de ponerte
a hacerlo, te conviene meditar si, en realidad, no va a complicar los
procesos y a dar más trabajo. En casi todas las oficinas,
encontramos un ejemplo muy básico de cómo mejorar la estructura
en aras de la simplicidad: se trata de las carpetas del ordenador.
(La mejora continua: método para mejorar la calidad en tu empresa,
2022)

Todos los días llegan correos electrónicos con archivos adjuntos al

buzón, los empleados redactan cartas o facturas y sus compañeros
les envían documentos. Gran parte de ellos termina en una sola
carpeta. Quizás algunos empleados estén utilizando varias
carpetas, pero no son consistentes, por lo que siempre dedican
mucho tiempo a buscar los correspondientes archivos. Un día, un
empleado identifica este problema y tiene una idea: que todo el
equipo utilice las mismas carpetas para clasificar los archivos y
adopte los mismos estándares de nomenclatura. El empleado se lo
comenta al líder de su equipo, quien comprueba si es razonable y
económicamente factible. Como el cambio no comporta ningún
coste, le da vía libre, y todos los empleados asumen el nuevo
sistema. Ahora, todos se orientan más rápido gracias a la nueva
estructura de carpetas. (La mejora continua: método para mejorar la
calidad en tu empresa, 2022)

Otro de los métodos conocido para la mejora continua es el método

Kaizen. La palabra Kaizen proviene de dos términos japoneses: kai,
que significa “mejora”, y zen, que significa “bueno” o “bienestar”. La
combinación de estas palabras crea el concepto de mejora
continua. Kaizen se refiere al proceso de mejora continua en todos
los aspectos de un negocio, desde las prioridades estratégicas
hasta las operaciones diarias. El principio de mejora continua se
basa en la idea de que si realizamos pequeñas mejoras de forma
continua a lo largo del tiempo, estas pueden conducir a cambios
importantes a largo plazo. (Laoyan, 2022)

Lo que se ve en Kaizen son los desperdicios o el “muda” el cual

impide que determinados procesos de trabajos alcancen la
excelencia operativa. Existen 2 tipos de muda, el primero son los
procesos que no aportan valor a los clientes, pero que siguen
siendo necesarios para el cliente final. El segundo tipo es el proceso
que no aporta valor a los clientes y no son necesarios para el cliente
final. Suelen ser procesos internos como el de documentar.

Para el desperdicio de tipo dos están los siguientes:

 Transporte
 Inventario
 Movimientos
 Esperas
 Sobreproducción
 Sobreproceso
 Defectos

Otro concepto es el “Mura”, este se refiere a las irregularidades o

inconsistencias, y pueden contribuir a la creación de residuos muda.
Para evitar que ocurra esto, el objetivo es crear un proceso simple y
equilibrado para que en ninguna etapa se encuentren cuellos de
botella.
Por ultimo esta el concepto de “Muri” que son sobrecargas o mas
allá de la capacidad. Esto se refiere a la carga de trabajo, este
término indica una cantidad de trabajo que es irracional. En caso de
maquinaria, hace referencia a los daños que pueden causar a la
maquina y a sus costosas reparaciones. Y si se refiere a los
empleados es por problemas de ausentismo, enfermedades o
agotamiento.

Beneficios de la mejora continua (Laoyan, 2022):

 Permite realizar cambios económicos y de bajo riesgo

En el método de mejora continua, los cambios son fáciles de

realizar. La idea detrás de esto es implementar pequeños cambios y
realizar pruebas para verificar que funcionan. Si no funcionan,
entonces el flujo de trabajo no se verá afectado por estos cambios
pequeños.

 Empodera a las personas para que realicen cambios positivos

El proceso de mejora continua permite que cada miembro del

equipo tome el control de sus procesos. Si algo no funciona para un
miembro del equipo, puede realizar los cambios necesarios para
optimizar su proceso individual. El método Kaizen proporciona
mejores resultados si se implementa en toda la empresa y si está
arraigado en la cultura corporativa.

 Personaliza los procesos de cada equipo

Un proceso determinado puede funcionar bien para un equipo, pero

¿qué sucede cuando se incorporan empleados nuevos al equipo?
Es posible que el proceso original ya no funcione tan bien como
antes. Sin embargo, el método Kaizen permite a los equipos realizar
modificaciones para adaptarse a entornos en constante cambio.

 Fomenta la curiosidad y el ingenio

Cuando la cultura de una empresa es alentar a los miembros del

equipo a mejorar y personalizar los procesos comerciales, está
fomentando la curiosidad y las ganas de crear en toda la empresa.
Esto permite que los empleados prueben flujos nuevos sin temor a
romper los procesos actuales o a ser criticados por sus errores. Si
algo no funciona, siempre se puede volver al proceso original.

Mejora continua en la gestión de proyectos en empresas de

tecnología de la información, un trabajo de la facultad de
economía y desarrollo por Yesica Mayerly

Se presenta un articulo en el cual se podrá vislumbrar mejor las

ventajas de aplicar mejora continua en la administración de
proyectos. En una empresa de tecnología de la administración la
cual se habla del mejoramiento continuo con la búsqueda de calidad
total y para que esta pueda aportar a la gestión de proyectos en
empresas de la índole.

La metodología aplicada es por medio de un enfoque cualitativo que

soporta técnicas de recolección documental de libros y artículos,
además de fuentes por internet. Partiendo de estas bases se
continua con tres análisis, riesgos y problemas, gestión de
proyectos y modelos de madurez.

Pasando a la implementación de la herramienta de calidad, la

aplicación de modelos de madurez se presenta de esta forma:
Para entenderla, los modelos de madurez son esenciales en
Gestión de Riesgos. Permiten a una empresa u organización
conocer cuál es su grado de preparación respecto a la gestión de
los riesgos a los que puede enfrentarse. Por este motivo, todo risk
manager debe conocer qué es un modelo de madurez, y saber
diferenciarlo de una auditoría. (EALDE, 2020)

Aunque es una herramienta parecida, la auditoría es distinta a un

modelo de madurez. En Gestión de Riesgos, la auditoría es un
mecanismo por el cual se persigue dar conformidad a una norma, a
criterios o a especificaciones recogidas en algún documento. Si
bien, al igual que los modelos de madurez, la auditoría también se
sustenta en un cuestionario. Así, el auditor recopila todas las
pruebas de forma sistemática y ordenada, para evaluar si se están
cumpliendo los requisitos que se están auditando. (EALDE, 2020)
Pasando al análisis de la imagen, se pueden observar varios niveles
de análisis dentro de la empresa de tecnologías de la información,
esto se acompaña de los pasos de la mejora continua,
mencionando que deben será tareas repetidas, para que de esta
forma sea flexible la integración de nuevos procesos.

Los beneficios que aporta son:

 Mayor efectividad en la detección de errores a lo largo del

ciclo de vida del desarrollo del software, y así reduciendo en
un numero notable la cantidad de defectos.
 Reducción de las desviaciones en plazo de los proyectos.
 Mayor tolerancia al cambio e incremento de la capacidad de
adopción y adaptación de nuevas Tecnologías.
 Mejora en la rapidez y efectividad de respuesta ante
exigencias del negocio.
 Mejora en la colaboración y comunicación.
 Mitigación de Riesgo.
 Reducción de los costos de los proyectos

La empresa a la que se aplico estos procedimientos es una

empresa de Brasil, Radix, y tiene una evaluación por medio del
modelo de madurez en nivel cinco el cual es el grado mas alto que
puede alcanzar una organización en su nivel de madurez. La
empresa brinda soluciones de ingeniería y software para empresas,
tanto local como internacional. En 2010 fue fundada, para 2012
alcanzo el nivel tres de madurez y decidió trazar metas para
alcanzar el nivel en el que se encuentra. Es importante tener en
cuenta las metas para alcanzar este nivel:
  Incrementar el control de los costos y la programación de los
proyectos
 Ser más eficiente y verás en las estimaciones de ventas
 Mejorar la calidad en el producto final
 Ser más competitivos
 Incrementar la satisfacción del cliente

Con la aplicación del modelo y estando en el nivel mayor de

madurez, la empresa Radix encontró que a menor horas sobre
puntos de función se aumentaba la productividad ya que esta
reducida las desviaciones en plazo de los procesos y se tenia una
mejor comunicación.

Para la calidad se presentó un aumento de proceso de revisión y

detección de los defectos encontrados contra los resultados de los

clientes, pues esto evidencia el mal funcionamiento.

Para el retorno de la inversión se notaron crecimientos importantes

del 12% una vez implementada la mejora continua. Los cambios en
ingresos fueron de estar un 53/100 pasaron a ser 66/100 con el
nivel cinco. Es importante recalcar y notar que se supera un 50% el

retorno que supera el punto de equilibrio del negocio.

Conclusión
En conclusión, le implementación de la mejora continua demuestra
que tanto para empresas grandes como pequeñas puede ser esta
implementada, haciéndose desde los menores cambios dentro de
las mismas. Se puede contar con todo tipo de herramientas que se
adapten para cualquier empresa, como lo es el método de Kaizen,
que contempla los desperdicios, sobre trabajos e irregularidades.
Además del ciclo de Deming, que cuenta con varios pasos a
analizar constantemente en el proceso de cualquier trabajo en una
organización.
Opinión Germán Silva Arroyo
En mi opinión, un proyecto es un esfuerzo planificado para producir
un producto, servicio o resultado específico con cualidades o
especificaciones específicas y, por lo tanto, en cada proyecto
requiere un equipo de especialistas con diferentes habilidades y
experiencia para completarlo con éxito. Un gerente de proyecto se
asegura de que cada proyecto se ejecute sin problemas y de
manera eficiente al administrar todo el proyecto en lugar de un solo
miembro del equipo. Al administrar un proyecto, es crucial encontrar
formas de mejorar el proceso constantemente. Aquí hay algunas
ideas sobre cómo hacer que este concepto sea más fácil de
entender.

Es importante que en ese proceso se cuente con el análisis

pertinente para que el proyecto en el que se trabaja, en el futuro
pueda ser analizado y mejorado, una visión de mejora continua
permitiría que el cliente tome en cuenta acciones con herramientas
de mejora continua para la optimización de los procesos dentro del
proyecto.
 Referencias

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