CARACTERISTICAS DEL PLAN DE MEJORA

ORGANIZACIONAL
¿Qué es un plan de mejora?

Un plan de mejora es un conjunto de medidas de cambio que se toman en una

organización para mejorar su rendimiento.

Mejora continua
La mejora continua es un proceso elemental para alcanzar la Calidad Total y la
Excelencia empresarial. Este proceso de mejora, pone el énfasis en la capacidad
que tienen las empresas para evolucionar, progresar y desarrollarse de manera
progresiva, obteniendo resultados eficientes y de calidad. Uno de los objetivos
de toda empresa debe ser la mejora de la calidad. Y dicho proceso tiene que
hacerse a través de una continua autoevaluación.
Requisitos para incorporar planes de mejora continua a la filosofía corporativa:

a) Una oportuna documentación. Se puede hablar de un plan de mejora continua cuando los
miembros de una organización están al tanto de las acciones conjuntas que se llevan a cabo
para la mejora de la calidad. Sin este elemento transversal, el proceso no pasará de ser un
intento aislado o parcial.

b) Un sistema de medición. Los procesos, a su vez, deben ser evaluados de manera

oportuna. De nada sirve poner en marcha una serie de acciones si no se establecen los
indicadores de gestión que medirán los resultados obtenidos.

c) Una participación conjunta. Otra característica indispensable de los planes de mejora

continua es la implicación de todas las personas, secciones o departamentos que hagan
parte directa o indirectamente de una empresa. La gestión de la calidad debe ser transversal
y nosólo parcial.
Aplicación de un plan de mejora continua.

Los planes de mejora son acciones conjuntas orientadas a optimizar los

resultados de un proceso interno. Pero eso no quiere decir que cualquier acción
tenga cabida en ellos.

El objetivo siempre debe ser el mismo: la mejora.

Existen varias herramientas de mejora continua: Lean, Six Sigma, Kaizen, entre
otros. Sin embargo, los expertos en la materia parecen haberse puesto de
acuerdo en que el denominado Círculo de Deming es el que contiene los
elementos básicos de cualquier proceso de mejora. Veamos cuáles son:
Circulo de Deming
1. Planificación (plan):Esta fase es la que da forma al plan de mejora. Por un lado,
se establecen los objetivos a los que aspira el grupo de trabajo y se acuerdan los
indicadores de medida con los que se evaluarán los resultados. Cuando el plan de
mejora parta de una situación previa, la planificación también implica la
identificación de problemas u obstáculos.

2. 2. Hacer (do):En esta etapa , o etapas, se aplica lo establecido en el plan. Pero no

de cualquier forma. Debe hacerse de manera exhaustiva y sistemática: los
procesos evolucionan centrando la atención en cada una de sus fases y plazos.
3. Comprobar (check): Una vez se han llevado a cabo las tareas de mejora
propuestas, el siguiente paso es la verificación de los resultados. Si a lo largo
del proceso se han introducido las mejoras oportunas y se ha hecho una
evaluación de cada una de sus fases, esta etapa se reducirá a la
comprobación de lo fijado en el inicio.

4. Ajustar (adjust): Aun así, los procesos de mejora no son perfectos. En

muchas ocasiones, los resultados obtenidos sacan a la luz nuevos fallos o
inconvenientes que no estaban previstos. En esta etapa, los equipos de
trabajo proponen soluciones o alternativas para resolver dichos fallos y,
asimismo, dejan testimonio de la experiencia.
Aun así, los procesos de mejora no son perfectos. En muchas ocasiones, los
resultados obtenidos sacan a la luz nuevos fallos o inconvenientes que no estaban
previstos. En esta etapa, los equipos de trabajo proponen soluciones o
alternativas para resolver dichos fallos y, asimismo, dejan testimonio de la
experiencia. La mejora de la calidad se expresa a través de ciclos.

La intervención no significa que los procesos acaben. Por el contrario, es el

detonante para retornar al primer paso del plan de mejora. O dicho de otro
modo, los equipos de trabajo deben sacar provecho de la experiencia y saber
aplicarla en posteriores planes de mejora
Qué es el Sistema Lean Manufacturing?

Lean Manufacturing es una metodología basada en el sistema de producción de Toyota

que, mediante la eliminación de desperdicios o actividades que no agregan valor,
permite alcanzar resultados inmediatos en la productividad, competitividad y
rentabilidad de las empresas sin la necesidad de realizar inversiones en maquinaria,
personal o tecnología.

“Todo lo que hacemos es mirar la línea del tiempo, a partir del momento en el que el
cliente nos hace un pedido hasta que se hace efectivo el pago. Reducimos la línea del
tiempo eliminando las actividades que no añaden valor.” Taiichi Ohno.
Six Sigma

Desde un punto de vista estratégico: Six sigma es una filosofía (estrategia y

disciplina) que ajusta los procesos con la mínima tolerancia posible como una
forma de reducir los desperdicios, los defectos y las irregularidades tanto en
los productos como en los servicios.

Kaisen

El objetivo de la Mejora Continua (Kaizen) se basa en eliminar los desperdicios

(actividades innecesarias) y las operaciones que no le agregan valor al
producto o a los procesos.

Toyota define el desperdicio como: “cualquier otra cosa que no sea el mínimo
de equipo, materiales, componentes y tiempo de trabajo absolutamente
esencial para la producción
 4.5 GENERACIÓN DE ALTERNATIVAS DE EVALUACIÓN Y FACTIBILIDAD:
RUTA DE LA CALIDAD

1. DEFINIR EL PROYECTO

Objetivo: Definir y delimitar el problema o proyecto reconociendo su importancia.

Herramientas: Lluvia de ideas, matriz de prioridades, Histogramas, Gráficos de control,

Diagrama de Pareto.

Siempre que se aborde un proyecto de calidad, es importante partir de unos

requerimientos claros y precisos; de manera que el problema quede muy bien
delimitado en función del alcance, de la meta y del impacto que el mismo persigue.
Las actividades que se abordan en la definición del proyecto son las
siguientes:

▪ Definición del proyecto: Estado actual y estado deseado.

▪ Recolección de datos, organización y análisis de información
asociada con el problema, sus causas y sus efectos.
▪ Establecimiento del grado de mejora; fijación del horizonte de
tiempo del primer ciclo de mejora (PHVA).
▪ Establecimiento de metas de corto y mediano plazo
2. SITUACIÓN ACTUAL

Objetivo: Investigar la situación con espíritu analítico y crítico desde diferentes

puntos de vista y acudiendo a diversas disciplinas.

Herramientas: Gráficos de control, gráficos de línea, Cursogramas o diagramas de

flujo, Histogramas.

"Varios fenómenos en los resultados pueden descubrirse cuando se observa la

situación actual desde diferentes perspectivas". Es necesario entonces determinar
todas las variables y parámetros que gobiernan el sistema objeto del estudio, con el
fin de predecir sus efectos y por ende descubrir las pistas de resolución que se
encuentran en el problema mismo.

.
Vale la pena considerar que uno de los principales objetivos de esta fase
consiste en, de ser necesario, atajar efectos negativos por medio de
medidas temporales y sintomáticas.

Las actividades que se abordan en la situación actual son las siguientes:

✓ Estratificar información.
✓ Describir la situación actual en función de:
• Tiempo de ocurrencia.
• Lugar.
• Tipo de producto.
• Pronóstico.
• Síntomas
3. ANÁLISIS
Objetivo: Descubrir las causas fundamentales del problema.

Herramientas: Diagrama de Ishikawa, Diagrama de dispersión, Diagrama de Pareto.

Establecer las causas principales del problema implica plantear inicialmente unas
hipótesis y comprobar su relación con el efecto puesto que en la Ruta de la Calidad, las
causas son determinadas científicamente (hechos y datos).

Las actividades que se abordan en el análisis son las siguientes:

▪ Planteamiento de hipótesis.
▪ Comprobación de hipótesis.
▪ Determinación de causas raíces.
▪ Valoración de impacto de las causas
4. ACCIONES
Objetivo: Determinar un plan de acción efectivo.

Herramientas: Lluvia de ideas, Diagrama de Gannt.

Las primeras acciones bien pueden haber comenzado a determinarse en la

situación actual, claro está, son acciones de naturaleza sintomática, temporal; que
mitigan efectos negativos y/o aseguran la continuidad de los procesos con el
mínimo impacto adverso al sistema.

Por otro lado, las acciones raíces, es decir, de naturaleza preventiva y causal, están
dirigidas a eliminar las causas de los errores, a asegurar su no repetición
las actividades que se abordan en las acciones son las siguientes:

▪ Realizar una lluvia de ideas sobre las posibles acciones preventivas o acciones para
la implementación del proyecto.

▪ Seleccionar varias alternativas con base en :efectividad, factibilidad, costo,

aceptación, ventajas, desventajas.

▪ Evaluar efectos colaterales, al mismo tiempo que se descartan alternativas.

▪ Involucrar al equipo directamente implicado en el proceso en la elección de las

alternativas, del mismo modo en la implementación.

▪ Realizar pruebas piloto.

▪ Establecer indicadores de rendimiento y directrices de control.

5. EJECUCIÓN
Objetivo: Llevar a cabo el plan de acción, documentando los resultados.

Herramientas: Hojas de verificación.

La ejecución corresponde a la segunda fase del ciclo PHVA, es decir, un paso más
allá del plan. Las acciones preventivas y causales deben ejecutarse según lo
establecido en toda la fase de planeación; dicha implementación debe realizarse
con la participación activa del equipo involucrado directamente en los procesos
afectados, al mismo tiempo que debe ser monitoreado de forma constante.
Las actividades que se abordan en la ejecución son las siguientes:

▪ Involucrar al personal del proceso.

▪ Entrenar al equipo de implementación.

▪ Hacer seguimiento permanente a la ejecución del plan de acción

▪ Registrar toda la información posible, utilizando los indicadores establecidos

para identificar la situación actual.
6. VERIFICACIÓN
Objetivo: Verificar si las acciones ejecutadas han sido efectivas.

Herramientas: Gráficos de control, gráficos de línea, histogramas.

La verificación de las acciones no solo depende de la recolección de información del

proceso de ejecución; también precisa de los indicadores que lograron revelar el
estado de la situación actual (antes de la implementación de acciones).

De manera que la verificación consiste en comprobar la efectividad de las acciones

considerando los resultados parciales y/o finales y la situación inicial. Recuerde que el
éxito de la Ruta de la Calidad se mide en función de la productividad, de manera que
debe evaluarse con espíritu crítico en los términos en los cuales está establecida la
meta del proceso. En caso de que los resultados no sean los esperados, es decir, no
sean efectivos, debe retomarse el segundo paso de la metodología
7. ESTANDARIZACIÓN
Objetivo: Prevenir la reaparición del problema.

Herramientas: Manuales de procedimientos.

Un ciclo PHVA transita en ascenso por medio de mejoras incrementales en la pendiente

inclinada del devenir de los procesos; en cuyo caso, la cuña que asegura que no se vuelva
gradualmente a las prácticas anteriores es la estandarización.

Las actividades que se abordan en la estandarización son las siguientes:

▪ Elaborar un nuevo diagrama de flujo, plano, diagrama de distribución, plan operativo

estándar, o simplemente un nuevo manual de procedimientos.
▪ Diseñe un programa de entrenamiento relacionado con las nuevas prácticas.
▪ Establecer un sistema que asegure el cumplimiento de las normas
8. DOCUMENTAR (DEFINIR NUEVOS PROYECTOS)

El objetivo de la fase de documentación del cierre del proyecto consiste en

recapitular información que servirá como guía para futuros proyectos. De manera
que en esta fase el equipo deberá revisar el proceso llevado a cabo y los resultados
obtenidos.

Es necesario cerrar el proyecto con un reporte final de la Ruta de la Calidad.