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SOCIOLOGÍA DE LAS ORGANIZACIONES
La estructura funcional
La estructura funcional es el conjunto de relaciones entre roles y unidades que surge como
consecuencia de una diferenciación interna orientada a la especialización de las tareas en busca
de economías de escala. La organización se estructura en departamentos y unidades que
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departamentos y unidades, e información, desde los niveles jerárquicos más bajos hacia la
alta dirección. La comunicación horizontal es escasa y poco relevante porque, por una parte,
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cada departamento está especializado en sus propias tareas y difícilmente podrá aportar valor
a otras actividades; por otra parte, las decisiones se toman en un nivel jerárquico superior,
por lo que la comunicación entre departamentos no tiene carácter vinculante ni decisorio.
Las organizaciones funcionales tienden, por todo esto, a desarrollar estructuras simples,
poco complejas, muy centralizadas y con un grado de formalización relativamente bajo ya
que incluye pocos niveles jerárquicos distintos. De esta forma, está bien diseñada para ejercer
un control efectivo sobre las actividades, tiene una capacidad de comunicación fluida y está,
así, en condiciones de dar respuestas relativamente rápidas a los cambios en su entorno.
Sin embargo, tiene también algunas limitaciones importantes, que se derivan de que su
único elemento de integración es el director general. La capacidad de recibir información y
resolver problemas de una única persona es la principal limitación para el crecimiento de este
tipo de organizaciones. La escasez de tiempo causa la imposibilidad de impulsar nuevos
proyectos, entre otras cosas, porque el director general suele tener que solucionar muchos
asuntos de la gestión diaria que generan fricciones o desencuentros entre los diferentes
departamentos. Además, como sólo el director general tiene la visión de conjunto, no es
fácilmente sustituible cuando se ausenta por alguna razón, por lo que la marcha de la
organización depende excesivamente de su actuación personal.
La estructura divisional
Para poder crecer las organizaciones necesitan un tipo de estructura con un cierto nivel de
independencia respecto de la dirección general. La aparición de este nuevo tipo de estructura
tuvo lugar con el desarrollo de las grandes empresas industriales que notaban las tensiones
que la diferenciación meramente funcional producía.
El criterio de diferenciación que dio lugar a las organizaciones divisionales fue la
multiplicación de unidades funcionales. La organización divisional es un conjunto de
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estructuras funcionales, al frente de cada una las cuales hay un director general de la división,
que se ocupa de la coordinación diaria de las actividades de los diversos departamentos que
la componen. La dirección de cada división informa a la dirección general (también llamada
ahora “centro corporativo”), que es la responsable de elaborar la estrategia y adaptarla a los
cambios en el entorno. El resultado es un conjunto de estructuras funcionales de un tamaño
asequible. El crecimiento de la organización se debe, no al aumento de tamaño de cada
división, sino al establecimiento de un mayor número de divisiones de tamaño medio.
Los criterios que explican la aparición de nuevas divisiones responden a razones de
especialización, pero ésta puede ser de diversa índole. Las divisiones surgen, pues, para
ocuparse de:
a) Productos o procesos similares. Algunas de las grandes empresas de automóviles
tienen divisiones diferentes para los diversos segmentos del mercado que quieren
ocupar; así, el grupo Wolksvagen, agrupa en diferentes unidades organizativas los
A
diferentes tipos de automóviles que quiere introducir en los diversos segmentos del
mercado, bajo marcas también diferentes como la propia Wolksvagen, Audi, Seat y
Skoda. EDITORIAL
b) Clientes. Los grandes bancos actualmente están diferenciando sus actividades en
divisiones, de acuerdo con el tipo de cliente al que se enfoca cada una de sus
divisiones: surgen así, la banca comercial para el cliente individual, la banca de
empresas para pymes, los bancos de inversión para grandes patrimonios, el banco por
Internet para clientes sofisticados, etc. Es el caso de BBVA y BSCH que también tiene
nombres distintos para cada una de estas divisiones que forman el grupo, como Banif,
Uno-e, etc.
c) Zonas geográficas. En ocasiones, el criterio más adecuado para facilitar el crecimiento
de la organización y la coordinación de las actividades es el criterio geográfico.
Aparecen, de esta forma, estructuras funcionales completas en cada país en el que
opera una compañía, para facilitar los flujos de información y actividades, así como la
coordinación desde el centro corporativo. Es el caso de muchas multinacionales,
como Coca-Cola o Procter & Gamble, que tienen una dirección general en España,
Francia, Alemania, etc.
d) Fusiones y adquisiciones. Una de las más recientes fórmulas para la aparición de
estructuras divisionales es la adquisición de una empresa por parte de otra, o la fusión
entre dos de ellas. Como los procesos de unificación de estructuras son complicados
y, a veces, generan problemas de cultura y de poder mayores que las sinergias que
aportan, las empresas adquiridas quedan como divisiones independientes dentro del
grupo comprador.
Los criterios de integración se modifican de acuerdo con esta nueva forma de división de
las actividades. La mayor descentralización de las actividades suscita una nueva y mayor
necesidad de coordinación entre ellas. En cada división están presentes y se llevan a cabo las
diferentes actividades funcionales: contabilidad y finanzas, marketing, sistemas de
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información y control, recursos humanos, etc. Es lógico que las pautas seguidas en todas las
divisiones del grupo sean las mismas, para que sea posible la consolidación contable, el
intercambio de información y desarrollos tecnológicos, etc. Esta coordinación requiere la
presencia de un personal de apoyo que, desde la sede central, ayude a poner en práctica en
cada división las políticas generales del grupo. Este es el origen del staff en las organizaciones
divisionales, como departamentos especializados del centro corporativo para ayudar a las
distintas divisiones, y asegurarse de que las cosas se hacen como se ha diseñado en la
planificación central de las actividades.
La comunicación sigue siendo vertical, pues cada división opera con una independencia
relativa, como una estructura funcional estándar. La integración de las divisiones implica
también una comunicación vertical, entre cada una de las divisiones y el centro corporativo,
para el intercambio de información por decisiones. Sin embargo, comparativamente con las
estructuras funcionales, los cauces de comunicación en las organizaciones divisionales son
A
más largos, pues las decisiones se toman al menos un nivel más arriba, el correspondiente al
centro corporativo, que incluye tanto la alta dirección del grupo como el personal de staff.
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Las ventajas que aporta la estructura divisional a las organizaciones son varias.
a) En primer lugar, como ya hemos mencionado, dota de capacidad para un crecimiento
casi ilimitado de las actividades: la alta dirección queda liberada de la gestión diaria
(que ahora corresponde a la dirección de cada división) y puede dedicar tiempo y
atención a analizar e impulsar nuevas iniciativas.
b) Por otra parte, las estructuras divisionales resultan ser escuelas de directores generales,
pues al frente de cada división hay al menos una persona que desarrolla visión de
conjunto y habilidades de integración entre las diversas actividades funcionales: el
problema de la sustitución –o sucesión- de la alta dirección es menor, pues ya hay
dentro de la organización personas con cierta experiencia de las tensiones que
provoca la integración.
c) Además, cada división se beneficia de la pertenencia a un grupo en términos de acceso
a tecnologías desarrolladas en otras divisiones, a información especializada, a un
mercado interno de capitales para inversiones, a personas que pueden moverse de una
división a otra, etc.
Entre los inconvenientes habituales de las estructuras divisionales se cuentan los
siguientes:
a) Suelen generar problemas de comunicación horizontal, como el acuerdo acerca de los
precios de transferencia, especialmente si las divisiones actúan como centros de
beneficios y compiten entre ellas por la asignación de recursos desde el centro
corporativo. Es lógico que una división tenga como proveedores de materiales o
servicios a otras divisiones de grupo en vez de acudir al mercado. Pero esto significa
que, por un lado, hay que negociar los precios de estos intercambios –lo cual es
siempre un foco de conflicto horizontal- y, por otro, que la existencia de clientes
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La estructura matricial
Como solución a los problemas de rigidez y lentitud en las estructuras divisionales
centralizadas, surge la estructura matricial en un intento de aportar la capacidad de
adaptación rápida a los cambios en el entorno a las grandes organizaciones. La estructura
A
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producción, finanzas, etc.- pues todas ellas están representadas como algún miembro en cada
equipo. La estructura matricial implica una organización muy descentralizada pues la
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capacidad de decisión se sitúa en los equipos interfuncionales cercanos al mercado.
La comunicación interna, por tanto, difiere en gran medida de la comunicación divisional.
En las estructuras matriciales la comunicación es básicamente de carácter horizontal e
informal. La comunicación tiene lugar principalmente en las reuniones del equipo, que es
donde se intercambia la información y se resuelven los problemas de adaptación cara a cara y
sobre la marcha. El cauce de comunicación crucial es muy corto: sólo incluye dos niveles, el
de cada uno de los miembros del equipo y su respectivo coordinador. La comunicación suele
ser más de carácter oral que por escrito. Así se gana en rapidez de reacción y en capacidad de
aprovechar las oportunidades que surgen en el entorno. La negociación es la forma habitual
de comunicación: tanto para coordinar las diversas tareas funcionales como para elegir los
miembros que van a formar parte de cada equipo.
En la organización matricial la decisión clave es la elección de los miembros que van a
formar cada equipo. Esta elección no está exenta de problemas, pues no siempre es sencilla
la negociación entre el jefe del equipo y los directores funcionales. El proceso habitual de
respuesta cuando surge un problema o una oportunidad es la constitución de un equipo ad
hoc, es decir, elegido y dotado de la autonomía suficiente como para enfrentarse con las
diferentes dimensiones de la cuestión, dentro de los límites presupuestarios y estratégicos
señalados.
Ahora bien, las actividades ordinarias de la organización siguen su curso normal. Cada
directivo funcional debe aceptar que uno de sus colaboradores pase a formar parte, durante
el tiempo necesario, de un equipo interfuncional autónomo. Eso significa que ese
colaborador va a dedicar menos tiempo a sus tareas ordinarias, con lo que la actividad
ordinaria del departamento funcional puede resentirse. Por eso, quién forma parte de cada
equipo es uno de los temas más importantes de negociación –y también de conflicto- entre
jefes de equipo y directivos funcionales. Además, lo lógico es que los jefes de equipo
soliciten la incorporación de los mejores profesionales de cada departamento, por lo que es
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corriente que estos formen parte de dos, tres o más equipos simultáneamente. Así, el
directivo funcional se ve privado de sus mejores profesionales casi permanentemente. Si a
este directivo se le evalúa y recompensa por el logro de los objetivos en su departamento
funcional, el conflicto estructural está servido.
Cuadro 10.4
Estructuras organizativas comparadas
Diseño estructural
Necesidades Dimensiones
básicas organizativas FUNCIONAL DIVISIONAL MATRIARCAL REDES
A
Grado de
EDITORIAL
Departamentos
Divisiones por:
- productos
Proyectos
Competencias claves.
- cliente Unidades autónomas
DIFERENCIACIÓN COMPLEJIDAD
- zonas
Precios de mercado,
Director Centro coporativo confianza
Grado de Jefe de equipo
general Staff
INTEGRACIÓN CENTRALIZACIÓN
- Horizontalización
informal Sistema de
Vertical muy
Grado de Vertical forma información
formalizada - Negociación
COMUNICACIÓN FORMALIZACIÓN compartido
vertical
Crecimiento
Problema principal limitado Burocratización Doble autoridad Riesgo
Incertidumbre de
- +
entorno
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