EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeación
I-Video Motivacional
Logro de aprendizaje de la sesión:

En esta sesión vamos a estudiar el proceso de planeación de una

organización del entorno y formular uno acorde a su contexto
empresarial.

I-Anuncio del logro de aprendizaje

Mg. Marlies Cueva Urra 2

Planeación Estratégica
Docente Mg. Marlies Cueva Urra

D-Procesamiento de Información
Retos del Administrador

o El cambio continuo
o Nuevas tecnologías
o Globalización
o Nuevas formas de
organización
o Perfil más exigente
o Diversidad
o Aprendizaje continuo
o Desarrollo Sostenible

Mg. Marlies4Cueva Urra

 Funciones del
Administrador

CONTROLA: sanciona al
PLANIFICA: objetivos,
personal y establece
metas, y estrategias
medidas correctivas

ORGANIZA: Asigna
puesto, delega
DIRIGE: motiva, lidera
funciones y toma
decisiones

Mg. Marlies5Cueva Urra

 PROCESO ADMINISTRATIVO EN
LOS DIVERSOS NIVELES DE LA EMPRESA
Niveles de
Planeación Organización Dirección Control
actuación
Institucional Determinación Diseño de la Política, directrices y Controles globales
de objetivos y estructura conducción del y evaluación del
planeación de la organizacional. personal. desempeño
estrategia. empresarial.

Intermedio Planeación Estructura de Gerencia y aplicación Controles

táctica y órganos y cargos. de recursos para departamentales
asignación de Rutinas y establecer la acción y evaluación del
recursos. procedimientos empresarial y lograr desempeño
el liderazgo. departamental.
Operacional Planes Métodos y Dirección, supervisión Controles
operacionales. procesos de y motivación del individuales y
trabajo y de personal. evaluación del
operación. desempeño
individual.

Mg. Marlies6Cueva Urra

 NIVELES DE PLANEACIÓN EN TÉRMINOS DE DIVISIÓN DEL
TRABAJO EMPRESARIAL
Nivel Nivel de
Alcance Extensión Grado de incertidumbre
empresarial planeación
Elevado, debido a las
La empresa como coacciones y
Institucional Estratégico Largo plazo
totalidad contingencias, que no
pueden preverse
Limitación de las
Un área específica variables involucradas
de la empresa (un Mediano para reducir la
Intermedio Táctico
departamento o plazo incertidumbre y
una división) permitir la
programación.
Reducido, gracias a la
Una tarea u
programación y
Operacional Operacional operación Corto plazo
racionalización de todas
específica
las actividades.

Mg. Marlies7Cueva Urra

 Gerentes que hacen
La planeación realizada en el planeación estratégica
nivel institucional de una enfrentan mejor la
La planeación estratégica se
empresa recibe el nombre de incertidumbre del ambiente.
refiere a decisiones globales,
Planeación Estratégica. Ayuda a una mejor
genéricas y amplias. Marca la
Comprenden decisiones y coordinación entre unidades
diferencia en el desempeño en
acciones administrativas que para el logro de los objetivos
la organización.
determinan el desempeño a empresariales. Actualmente es
largo plazo de la organización. aplicada en todo tipo de
organizaciones.

Mg. Marlies8Cueva Urra

 Está orientada hacia
Está proyectada a las relaciones entre la
largo plazo, por lo empresa y su
menos en términos de ambiente, sujeta a la
sus efectos y incertidumbre de los
consecuencias. acontecimientos
ambientales.

Incluye la empresa
como totalidad y
abarca todos sus Características de la
recursos para obtener
el efecto sinérgico de Planeación
toda la capacidad y Estratégica
potencialidad de la
empresa.

Mg. Marlies9Cueva Urra

Mientras la estrategia empresarial se orienta hacia lo
que la empresa debe hacer para conseguir los objetivos
empresariales, la planeación estratégica trata de
especificar cómo lograr esos objetivos. Por tanto la
empresa en conjunto debe involucrarse en ella.

Siendo la planeación estratégica genérica y amplia,

requiere subdividirse en planes tácticos desarrollados en
el nivel intermedio de la empresa cada uno orientado a
su departamento.

Además, cada plan táctico debe subdividirse en planes

operacionales desarrollados en el nivel operacional de la
empresa, que detallen con minuciosidad cada tarea o
actividad que deba ejecutarse.

Mg. Marlies
10Cueva Urra
 1. Determinación de los objetivos empresariales
(¿Cuál es el camino?)
Oportunidades y
amenazas
2. Análisis ambiente externo
(¿Qué hay en el ambiente?)
Potencialidad
y
3. Análisis organizacional interno vulnerabilidad
(¿Qué tenemos en la empresa?)

Fortalezas y
4.Formulación de las alternativas y elección de la debilidades
estrategia empresarial
(¿Qué hacer?) Puntos fuertes y
puntos débiles

5. Elaboración de la planeación estratégica

(¿Cómo hacer?)
Etapas de la
Planeación
6. Implementación de la planeación estratégica Estratégica
mediante planes tácticos y operacionales
Retroalimentación
Mg. Marlies
11Cueva Urra
El aumento del nivel de incertidumbre obliga a que la planeación
estratégica se torne más importante. Si hubiese certeza en todo,
no habría necesidad de planeación.

Las seis etapas de la planeación estratégica pueden

intercambiarse y modificar su secuencia, ya que existe una
estrecha relación de interdependencia entre ellas.

Mg. Marlies
12Cueva Urra
1. Determinación de los objetivos empresariales

o Los objetivos empresariales se establecen en

función de la misión y visión organizacional.
o Objetivos son los propósitos de la empresa, que
tomados en conjunto definen su propia razón de
ser o existir.
o Pueden formularse inicialmente en términos
amplios y abstractos.
o Los objetivos empresariales pueden agruparse
en cuatro categorías: La utilidad, la expansión, la
seguridad y la autonomía o independencia.
Siendo estos los objetivos genéricos principales
que la empresa debe alcanzar.

Mg. Marlies
13Cueva Urra
 Objetivos de • Utilidad
supervivencia • Seguridad
de la empresa • Autonomía o independencia

Objetivo de
crecimiento • Expansión
empresarial

Mg. Marlies
14Cueva Urra
Después de establecer los objetivos de cada departamento y la interrelación entre
éstos, se elaboran planes adicionales (planes tácticos y planes operacionales) en los
niveles inferiores de la organización, siendo estos la base para medir y evaluar la
eficacia del ejecutivo y su departamento. De esta evaluación se deriva dos
alternativas: Acciones correctivas para revisar o modificar los medios utilizados en el
logro de objetivos y un nuevo análisis de los propios objetivos que pueden
modificarse.
Administración Por Objetivos es una técnica que exige gerentes amigables,
colaboradores y subordinados honestos y maduros ,para asegurar un clima de
confianza mutua. Se aplica mejor en empresas que actúan en ambientes cambiantes
y dinámicos.

Mg. Marlies
15Cueva Urra
2. Análisis ambiental externo

Análisis del Ambiente General Análisis del Ambiente de Tarea

( macroambiente) Consumidores o usuarios
Proveedores de recursos
 Factores Tecnológicos
Competidores
 Factores Políticos Agencias Reguladoras
 Factores Económicos
 Factores Legales
 Factores Sociales
 Factores Demográficos
 Factores Ecológicos

Oportunidades: tendencias positivas en los factores del ambiente externo.

Amenazas: tendencias negativas en los factores del ambiente externo.
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16Cueva Urra
3. Análisis Organizacional Interno

Análisis de condiciones internas de la empresa y su diagnóstico

correspondiente.

a) Misión, visión y objetivos empresariales

b) Los recursos empresariales disponibles
c) La estructura organizacional
d) La tecnología
e) El talento humano
f) El estilo de administración

Fortalezas: actividades que la organización hace bien, recursos exclusivos.

Debilidades: actividades que la organización no hace bien o recursos que no
tiene.

Mg. Marlies
17Cueva Urra
4. Formulación de alternativas estratégicas

Determinación de los
objetivos empresariales.

Análisis organizacional Análisis ambiental

(fortalezas y debilidades de (oportunidades y amenazas
la empresa) del ambiente)

Mg. Marlies
18Cueva Urra
 Estrategia ofensiva ( o proyectiva)
Estrategia defensiva
empresas que buscan
empresas que intentan mantener
constantemente nuevos
y defender su producto o
segmentos de productos o
mercado de sus competidores.
mercados. ”Posición activa e
“Posición Pasiva”
innovadora”.

Estrategia reactiva (o retardada)

Estrategia analítica
empresas que reaccionan
presenta características
tardíamente a los cambios
defensivas en ciertas ocasiones y
ambientales. Posición estratégica
ofensivas en otras.
ineficaz.

La posición estratégica pueden

ser de cuatro clases:

Mg. Marlies
19Cueva Urra
5. Elaboración de la 5. Elaboración de la 5. Elaboración de la
planeación estratégica planeación estratégica planeación estratégica
• La planeación • La planeación • Participación de
estratégica es la estratégica se orienta todos los niveles de
manera de poner en hacia el ¿Cómo hacer? y la organización
práctica la tiene en cuenta el (canales de
estrategia diagnóstico sobre “lo comunicación).
empresarial. que hay en el • El diagnóstico de la
• La estrategia ambiente” y “lo que situación actual de
empresarial se tenemos en la empresa”. la empresa (Análisis
preocupa en ¿Qué • El horizonte debe FODA) constituye el
hacer? para orientarse a largo plazo: punto de partida
conseguir los Promedio 05 años. para fijar los
objetivos objetivos
empresariales empresariales.
propuestos.

Mg. Marlies
20Cueva Urra
Los siete factores que condicionan el comportamiento
de la empresa:

Personas

Estilo Habilidades

Estrategia
Sistemas Estructura

Cultura Objetivos
organizacional Empresariales

Estos siete factores son interdependientes y, en conjunto, proporcionan un efecto sinérgico que representa la
ventaja competitiva de la empresa en el escenario de sus operaciones.

Mg. Marlies
21Cueva Urra
Planeación Conservadora
• Se preocupa más por identificar deficiencias y problemas
internos que por explorar oportunidades ambientales futuras.

Planeación Optimizante
• Se basa en la preocupación por cuantificar decisiones y mejorar
prácticas vigentes en la empresa mediante modelos
matemáticos.

Planeación adaptativa
• No se trata sólo de prever las decisiones que se tomaran en el
futuro, sino de tomar las decisiones que producirán efectos y
consecuencias futuras.

Mg. Marlies
22Cueva Urra
6. Implementación de la planeación estratégica

o Implementar significa poner los planes acción.

o La implementación se refiere a los pasos que un administrador sigue
para lograr que los subordinados y otras personas realicen los planes
establecidos.

Mg. Marlies
23Cueva Urra
Para poner en práctica la Planeación Estratégica en todos los niveles de
la empresa, es necesario subdividirla de manera adecuada. En el nivel
intermedio se subdividirá en planes tácticos para cada departamento de
la empresa, y en el nivel operacional cada plan táctico se subdividirá y
detallará en planes operacionales relacionados con las tareas y
operaciones que deben ejecutarse.

Mg. Marlies
24Cueva Urra
Planeación Táctica
Docente Mg. Marlies Cueva Urra
¿Qué es la Planeación Táctica?

En el nivel intermedio de la empresa, la planeación se denomina

planeación táctica y representa la unión entre la planeación
estratégica y los planes operacionales orientados a la ejecución de
tareas y operaciones.

La incertidumbre debe ser asimilada por el nivel intermedio.

Mg. Marlies
26Cueva Urra
Características de la Planeación Táctica
• La planeación táctica aborda un área
especifica (un departamento o una
división de la empresa).
• Se extiende a mediano plazo (1 año).
• Se desarrolla en el nivel intermedio.
Mg. Marlies
27Cueva Urra
Características de la Planeación Táctica
• Se transforman en planes
operacionales que se deben ejecutar.
• El administrador utiliza la planeación
táctica para delinear lo que
corresponde a las diversas partes de
la organización (departamentos o
divisiones).
• Se desarrollan en las áreas de
producción, marketing, recursos
humanos, finanzas y contabilidad.
Los planes tácticos generalmente se refieren a:

Planes de
Planes de Planes
Recursos
Producción Financieros Planes de
Humanos
Incluye métodos Incluye la Marketing
Incluyen
y tecnologías consecución y Incluye los actos
reclutamiento,
necesarias para asignación del de vender o
selección y
los dinero necesario distribuir bienes
entrenamiento
colaboradores. para soportar las y servicios, y
de las personas
(mayor diversas atender al
en las diversas
productividad en operaciones de cliente.
actividades de la
menor tiempo) la organización.
organización.

Mg. Marlies
28Cueva Urra
 La toma de
decisiones es el
núcleo de la
responsabilidad
administrativa.

Decidir es El administrador
seleccionar, entre debe decidir
varias alternativas PROCESO constantemente qué
de cursos de acción, DECISORIO hacer, quién debe
aquel que parezca hacerlo, cuándo y
más adecuado. dónde hacerlo.

Debe sopesar los

efectos de la
decisión de hoy en
las oportunidades de
mañana.

Mg. Marlies
29Cueva Urra
Elementos del Proceso Decisorio

1. Quién toma la 2. Objetivos

decisión (propósitos)

3. Sistemas de valores
4. Cursos de acción
(criterios)

5. Estados de la
naturaleza (factores
ambientales fuera del 6. Consecuencias
control de quien toma
la decisión)

Mg. Marlies
30Cueva Urra
Niveles de Decisión

Decisiones Estratégicas
• Se refiere a la relación empresa y medio ambiente.
• Se toman en el nivel institucional.

Decisiones Administrativas
• Se relacionan con la estructura y configuración organizacional
de la empresa , y la asignación y distribución de recursos.
• Se toman en el nivel intermedio.

Decisiones Operacionales
• Relacionadas con la selección y orientación del nivel
operacional encargado de realizar la tarea técnica.

Mg. Marlies
31Cueva Urra
 FASES DEL PROCESO DECISORIO

2. Búsqueda de
1. Definición y
soluciones 3. Análisis y
diagnóstico del
alternativas más comparación de estas 4.Selección y elección
problema:
promisorias (cursos alternativas de de la mejor
Recolección de datos
de acción) para solución: costos, alternativa como
relacionados con el
solucionar el beneficios, plan de acción:
problema , causas,
problema, satisfacer consecuencias racionalidad.
definición y
la necesidad o futuras.
diagnóstico.
conseguir el objetivo.

Mg. Marlies
32Cueva Urra
o El administrador toma decisiones sin buscar y analizar todas las alternativas
posibles pues, si así procediese, el tiempo invertido en este proceso
retardaría la definición del curso de acción de la actividad empresarial.

o Todo proceso decisorio humano, sea de un individuo o de una

organización, se ocupa de descubrir y seleccionar alternativas satisfactorias;
sólo en casos excepcionales, se preocupa por descubrir y seleccionar
alternativas óptimas.

Mg. Marlies
33Cueva Urra
 • Tomadas de acuerdo a reglas y
procedimientos establecidos.
DECISIONES PROGRAMABLES • Calculadas y rutinarias, datos adecuados y
repetitivos, condiciones estáticas y
certeza.

• Constituyen novedades y tienden a ser

tomadas dentro de juicios improvisados.
DECISIONES NO • Datos inadecuados y nuevos, condiciones
PROGRAMABLES dinámicas ,incertidumbre y basadas en
juicios personales.

Las decisiones no programadas se toman en el nivel intermedio, mientras

que las decisiones programadas se remiten al nivel operacional.

Mg. Marlies
34Cueva Urra
Condiciones de Decisión

Certeza Total Riesgo Incertidumbre total

Mg. Marlies
35Cueva Urra
Certeza:
“Situación en la que el gerente puede
tomar decisiones correctas porque
conoce los resultados de todas las
alternativas”

Riesgo:
“Situación en la cual quien toma la
decisión estima las probabilidades de
ciertos resultados”

Incertidumbre:
“Situación en la cual quien decide no
tiene la certeza ni cuenta con cálculos de
probabilidades”

36
Mg. Marlies Cueva Urra
Implementación de los Planes Tácticos

 Para conseguir la integración de esfuerzos e

identificación con la estrategia empresarial, los
planes tácticos deben complementarse con la
política de la empresa.

 Política es una guía para la toma de decisiones

en la empresa y para el comportamiento de sus
miembros.

 Los planes tácticos son implementados

mediante políticas.

Mg. Marlies
37Cueva Urra
Clases de Politica

CLASES DE POLITICA
Global de la Empresa: Desarrollada en el
nivel institucional, relacionada con aspectos
globales de la empresa. Las demás políticas
deberán adecuarse a ella.

Política Administrativa: Desarrollada en el

nivel intermedio, se relaciona con aspectos
internos de la empresa. Producción,
financiera, etc.

Política operacional: Desarrollada para que

la ponga en práctica el nivel operacional.
Referida aspectos específicos de la actividad
empresarial: salarial, control, etc.

Mg. Marlies
38Cueva Urra
Planeación Operacional
Docente Mg. Marlies Cueva Urra
 La planeación
operacional se
caracteriza por la
La planeación Se refiere de forma detallada en
operacional se manera especifica a que establece las
preocupa las tareas y tareas y
básicamente por el operaciones operaciones, por su
“qué hacer” y por el realizadas en el nivel carácter
“cómo hacer”. operacional. inmediatista (corto
plazo) y por que
aborda una sola
tarea u operación.

40
 Planes relacionados
con métodos
(procedimientos)

Planes
Planes relacionados
con comportamiento CLASES DE relacionados con
dinero
(reglamentos) PLANES (presupuestos)
OPERACIONALES

Planes
relacionados con
tiempo
(programas)

41
Procedimientos

o Secuencia de pasos que se deben seguir con

rigurosidad para ejecutar los planes.

o Generalmente están escritos y a disposición

de quienes deben usarlos.

o Es una guía para actuar.

Mg. Marlies
42Cueva Urra
Clases de procedimientos

Los procedimientos se transforman en rutinas descritas mediante

flujogramas (gráficas que representan la secuencia de
procedimientos).

Procedimientos estandarizados y formalizados.

Tipos: Flujograma vertical, Flujograma horizontal y Flujograma de

bloques.

Mg. Marlies
43Cueva Urra
Flujograma Vertical

*El flujograma vertical hace énfasis en la secuencia de la rutina o del proceso. Tiene
gran utilidad en el área de planeación de métodos y procesos de trabajo.

Mg. Marlies
44Cueva Urra
Flujograma Horizontal

El Flujograma horizontal hace énfasis en los órganos o personas involucradas en

determinado procedimiento o rutina, permitiendo visualizar lo que corresponde a
cada uno y comparar la distribución de tareas. Utiliza los mismos símbolos del
flujograma vertical.
Mg. Marlies
45Cueva Urra
FLUJOGRAMA DE BLOQUES

*Presenta dos ventajas: utiliza simbología amplia y variada y no se restringe a

filas y columnas preestablecidas en la gráfica. Lo utilizan analistas de sistemas
para representar actividades de un sistema cualquiera.

Mg. Marlies
46Cueva Urra
PRESUPUESTOS

o Son los planes operacionales

relacionados con el dinero manejado
en determinado periodo: flujo de caja,
gastos de promoción y publicidad,etc.

o Los presupuestos generalmente

abarcan un año, correspondiente al
ejercicio fiscal de la empresa.

o Tienen dimensión local y temporalidad

limitada.

Mg. Marlies
47Cueva Urra
PROGRAMAS

o Las programaciones constituyen planes

operacionales relacionados con el
tiempo.

o Constan básicamente de planes que

correlacionan dos variables: tiempo y
actividades que deben ejecutarse.

o Constituye una herramienta importante

de planeación en el nivel operacional de
la empresa.

Mg. Marlies
48Cueva Urra
1. Cronograma: programa más sencillo.

49
 2. Diagrama de Gantt: Sus columnas marcan el tiempo en
semanas y meses.

50
3. PERT (Program Evaluation Review Technique), o Técnica de
Evaluación y Revisión de Programas.

Modelo de planeación operacional

utilizado en actividades de producción
y proyectos de investigación y
desarrollo.

Permite llevar también un esquema de

control y evaluación de programas y
proyectos.

51
NORMAS Y REGLAMENTOS

o Constituyen planes operacionales

relacionados con el comportamiento
exigido a las personas.

o Especifican cómo deben comportarse

las personas en determinadas
situaciones y generalmente destacan
lo que las personas deben hacer o no,
y lo que pueden hacer.

Mg. Marlies
52Cueva Urra
El estudiante presenta un caso de planeación, analizando los
tipos de planeación existentes y proponiendo mejoras en dicho
proceso.

A-Transferencia

Mg. Marlies Cueva Urra 53

Material elaborado para uso exclusivo de las sesiones
de aprendizaje del curso de Administración , semestre
2013 – 1. Universidad Privada del Norte.

Mg. Marlies Cueva Urra

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