FUNDAMENTOS DE LA

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

MEDIOS Y HERRAMIENTAS
COMUNICACIONALES

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MÓDULO 3: MEDIOS Y HERRAMIENTAS COMUNICACIONALES

RESULTADO DE APRENDIZAJE:

El estudiante logrará comprender y analizar los medios idóneos para establecer

comunicación con los diferentes públicos de interés de la organización, además contará
con pautas básicas para identificar la forma más efectiva de transmisión de información
en la actividad diaria.

BIENVENIDOS AL TERCER MÓDULO DEL DIPLOMADO EN

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

“Para comunicarnos efectivamente, debemos darnos

cuenta de que todos somos diferentes en la forma en que
percibimos el mundo y usar ese conocimiento como guía
para comunicarnos con otros”. Tony Robbins.

“El arte de la comunicación es el lenguaje del liderazgo”.

James Humes.

INTRODUCCIÓN

En este módulo encontraremos en primera medida los tipos de medios disponibles para los
públicos de la organización, luego identificaremos las herramientas de estos medios según
el objetivo, las calidades del público, los recursos, las características del mismo medio y su
relación con el público. Teniendo esto, se presentarán pautas para definir de manera
asertiva el mensaje que se desea aplicar según los objetivos trazados.

Nota: a continuación encontrarán los contenidos a trabajar esta semana. Cabe anotar
que este documento es una construcción a partir de la recopilación de diversas fuentes,
autores y expertos que en el mundo han estudiado y analizado la comunicación
organizacional.

CONTENIDO

Temas:
a) Medios según el publico
b) Herramientas y mensajes efectivos para cada situación.
c) Aplicación del mensaje – asertividad

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DESARROLLO

a) Medios según el público

El éxito organizacional,
radica en la habilidad que
Los medios de comunicación han contribuido para facilitar la organización tenga para
el desarrollo de los objetivos dentro de una organización, y utilizar sus recursos, entre
de esta manera llevar a la empresa a tomar en cuenta el ellos: humanos, materiales,
factor humano, lo que va creando un ambiente propicio financieros y sobre todo,
comunicacionales.
para el intercambio de mensajes y el logro de un resultado
final.

En el módulo anterior, conocimos los tipos de públicos de la organización, clave en la

identificación de los medios adecuados para el logro de los objetivos del proceso
comunicacional. El propósito en el que enmarca el presente módulo, es saber cómo
funcionan los medios, es decir, cómo se usan y en qué casos, por lo menos en su
generalidad.

Cabe mencionar que a través de los medios de comunicación difundimos los mensajes
teniendo en cuenta el lugar, el momento, la repetición o frecuencia, la duración y los
receptores, con el fin de alcanzar los objetivos de la organización. Por lo tanto, a
continuación se esbozaran los medios más conocidos y utilizados, resaltando los medios:
escritos, orales, no verbal y audiovisuales/electrónicos o digitales que utilizan las empresas
para compartir conocimientos y difundir su cultura corporativa, sus planes y actividades
empresariales.

 Comunicación escrita: se caracteriza por contar con mensajes claros, precisos,

concretos y correctos. Algunos ejemplos de comunicación escrita son1:

 Boletín interno: maneja información especializada, de uso interior de la

organización. También existe la revista impresa (conocida también como house
organ), el newsletter conocido como el boletín de noticias electrónico (este último
también se clasifica en medios electornicos o digitales).
 Memorándum: es el medio más usado, y ayuda al receptor (empleado) a recordar
instrucciones internas acerca de lo que debe realizar en la organización.
 Circular: es un medio de comunicación interno, un escrito en que la Gerencia
General o Departamental comunica a todo el personal o una parte de la
organización.
 Convocatorias: es un medio mediante el cual, la organización informa a sus
empleados (público interno), o a la comunidad (público externo), que existen
vacantes para algún puesto laboral, o bien se abre algún concurso de proyecto.

1
Pérez & Candale, 2010.

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  Encuesta a los empleados: este medio de comunicación tiene como propósito
conocer las opiniones de los empleados, sobre algún aspecto en cuestión.
 Manual de bienvenida: este documento recoge y sintetiza toda la información de
interés y utilidad para el colaborador.
 Otros: cartas, informes, manuales de operaciones, la hoja de sugerencias, las
encuestas de opinión. Folletos y reportes.2

Ventajas: proporciona un registro, referencia y protección legal de lo que se

comunica, además de promover la aplicación uniforme de procedimientos y
normas que colaboran en la disminución de los costos de comunicación, y además
se puede cuidar con anticipación el contenido y contexto de la información a
transmitir.
Desventaja: alto gasto en cantidad de papeles para la realización oficial de un
mensaje escrito, no genera una retroalimentación de inmediato y en muchas
ocasiones suele manejarse mucho tiempo para la notificación de la recepción y
comprensión de la comunicación escrita.

 Comunicación oral: se presenta cuando se lleva a cabo una reunión de frente entre
dos o más personas, este es el caso de la conversación de un administrador a su
personal y se puede presentar de manera formal o informal, así como puede estar
sujeta a planeación o de forma espontánea.

La comunicación oral aunque es altamente utilizada dentro de una organización, la

compresión de la información transmitida no siempre es la deseada y/o esperada,
debido a que influye de gran manera en la interpretación que cada receptor le dé a
la misma y del ambiente bajo el cual se esté efectuando la comunicación, estos son
muy comunes en la comunicación informal.

Ejemplo: sale de su área para dirigirte a otra oficina, y saluda a alguien o le da una
indicación, este es un vivo ejemplo de comunicación oral.

Algunos ejemplos de medios de comunicación oral son:

 Conferencias: se expone algún tema en particular.
 Juntas y Asambleas: se discute sobre algún tema en particular.
 Videoconferencias: comunicación con quién se encuentra en otra ciudad, con el
fin de exponer una situación determinada.

2 Estos se encuentran usualmente dentro de la comunicación descendente. Los principales medios utilizados para el proceso
de comunicación están vía mando (instrucciones de forma oral al personal) se presenta: a través de los discursos, reunión
con el personal, vía telefónica. Una de las características principales de este tipo de información es el hecho de que la
información se vuelve difusa y dispersa conforme va descendiendo en la línea de mando y de los niveles jerárquicos.
Además el hecho de que una administración de a conocer y solicite el cumplimiento de políticas de trabajo o
procedimientos, no existe una garantía para el cumplimiento y logro de los mismos; ya sea por fallas en la comunicación,
situaciones imprevistas que alteren los procesos, o simplemente por falta de disciplina de los empleados involucrados. Ante
estas circunstancias es indispensable la existencia de un sistema que permita retroalimentar la información recibida.

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  Servicio telefónico: se comunica por medio de llamadas, y regularmente es para
solicitar alguna información que se necesita para solucionar un problema, o bien,
complementar algún trabajo.
 Otros: reunión periódica, entrevistas de evaluación del desempeño, visitas a la
empresa, eventos sociales, desayunos de trabajo, encuestas y sistema de quejas y
sugerencias (Buzones, cartas y mensajes a la administración).3

 Comunicación no verbal: se utiliza de muchas maneras en la organización, muchas

veces como complemento de lo que se dice. Dentro de esta clasificación también se
puede considerar los medios visuales de apoyo, los cuales también tienen como
objetivo retroalimentar lo que se dice.

Un ejemplo, es cuando en una exposición los asistentes se dan cuenta de las

expresiones faciales y corporales del expositor, y aunque se maneje como una
comunicación de apoyo, muchas veces puede no ser así, como le transmitir
inseguridad, falta de conocimiento del tema o credibilidad.

Algunos ejemplos de medios visuales son4:

 Murales: en ellos se maneja información motivacional para el empleado. Estos se
deben colocar en puntos estratégicos de la organización, para que puedan ser
observados por todos.
 Tablón de avisos: en ellos se colocan cuadros, gráficos, fotografías, carteles o
similares, utilizados generalmente en las campañas que tienen por objetivo
sensibilizar a los empleados e informarlos acerca de algún aspecto en cuestión.
 Señalización: es el mapa de las instalaciones y se utiliza con el propósito de informar
sobre la ubicación y hacia dónde dirigirse.
 Vídeo: elemento informativo se utiliza en reuniones, convenciones, jornadas y/ o
asambleas. Son producciones audiovisuales desarrolladas por la empresa que
tienen como fin transmitir información sobre la empresa y sus actividades, sobre sus
productos o servicios, sobre su historia, o bien formativas.
 Videoconferencia: actualmente es uno de los medios más utilizados por las
empresas para fortalecer sus comunicaciones internas. Su principal ventaja reside
en hacer posible reuniones, conferencias o explicaciones en cualquier momento,
sin desplazamientos ni causar interrupciones importantes en la trabajo de cada uno
de los asistentes. A través de este medio es posible escucharse, preguntar y
conversar con el conferenciante, en tiempo real. (también hace parte de los
medios verbales).

3 Los medios más utilizados para la transmisión de la información de forma ascendente. La comunicación ascendente es
contraria a la descendente en el hecho de que mientras la segunda es autoritaria, la primera (ascendente) se presenta en
empresas cuyo ambiente y proceso de comunicación permite la participación de los empleados y mantiene políticas
democráticas para la intervención de los mismos.
4 Pérez & Candale, 2010.

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 Comunicación digital a través de medios electrónicos o digitales: se refiere a todas las
comunicaciones que se producen en Internet y se alojan en plataformas multimedia.
Tienen la gran ventaja de que ahorran costes y permiten medir su impacto y eficacia.

Con comunicación digital nos referimos sobre todo el uso de los correos electrónicos
personalizados a todos los colaboradores, a la oficina virtual, a los medios sociales
(redes sociales internas) y a la intranet que permite crear foros de opinión, debates,
chats y similares. Algunas herramientas digitales de mayor uso son:

 E- mail, SMS, y twitter corporativo: son un excelente medio para noticias urgentes.
 WhatsApp: es otro medio digital con gran acogida en casi todas las empresas. Esta
herramienta de mensajería que permite la comunicación rápida con el personal a
nivel nacional incluso en conexión con entornos internacionales. En algunos casos
se crean grupos de WhatsApp por cada departamento o área.
 Intranet: es el portal en internet o sitio web interno de la empresa cuyo acceso es
restringido a través de unas claves de acceso. Las Intranets también se pueden
utilizar para permitir a las empresas realizar negocios: hacer pedidos, enviar facturas
y efectuar pagos. Son un sistema poderoso para permitir a una compañía hacer
negocios en línea, por ejemplo, permitir que alguien en Internet pida productos o
servicios.
 Medios Sociales o social media: son plataformas de comunicación online cuyo
contenido es creado por los propios usuarios mediante el uso de las tecnologías 2.0,
que facilitan la edición, la publicación y el intercambio de información. Los medios
sociales más utilizados son las redes sociales, los blogs de empresa, los microblogs y
los servicios multimedia. A través de éstos se comparte información de interés, se
participa y se difunde conocimiento.

Las empresas cada vez más, se sirven de la tecnología 2.0 para crear comunidad
(generar orgullo de pertenencia) facilitar la colaboración entre áreas (promueven
la comunicación horizontal, vertical, individual y transversal (entre equipos de
trabajo), fomentar la participación y detectar talento (muchas veces las
aportaciones proceden de los colaboradores y no de los cuadros directivos). A
todas estas ventajas se añade la rapidez y funcionalidad ya que estas redes
permiten adjuntar: texto escrito, gráficos, fotografías y vídeos.

Finalmente, se debe hace mención de los medios masivos,

como medios informativos, publicitarios, de propaganda,
de entretenimiento, ya que todo depende de la intención
con la que se usen. Venden espacio, tiempo, presencia,
entre otros. Estos incluyen: Prensa, con todos sus
suplementos y publicaciones especiales, radio, televisión,
cine, revistas, exterior – vallas. Estos son utilizados como
medios publicitarios de la empresa.

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 Algunos criterios a considerar al momento de elegir un medio de comunicación:

 De acuerdo al tipo de público al cual se dirige y la relación con el mismo.

 Elegir el medio según el asunto: cada medio presenta unas características, un
lenguaje, aporta ventajas y limitaciones. Dependiendo de la temática y asuntos a
divulgar unos serán más adecuados que otros.
 Valorar el uso y el alcance del canal: por ejemplo, hay que tener en cuenta el
número de personal al que queremos llegar, el plan de medios desarrollado por la
empresa y la estrategia de comunicación.
 Aspectos que los condicionan: presupuesto, tiempo y personal responsable.

Cada empresa según sus necesidades, prioridades, objetivos de negocio y recursos,

debe elegir los canales, medios o las herramientas más adecuadas para conectar con
su personal; en cualquier caso lo importante es la constancia y el respeto a la
periodicidad. Por ejemplo, si elige editar un boletín interno anual, debe respetar ese
compromiso y editarlo todos los años.

b) Herramientas y mensajes efectivos para cada situación

A continuación se detalla algunas herramientas Una organización dispone de

citadas en el apartado anterior según el público
y objetivo de comunicación. Relacionando, en
algunos casos, ejemplo de los mensajes a
transmitir.
amplio repertorio de herramientas
de comunicación, las cuales le
permiten acercarse de la mejor
manera posible al público al que
se dirige

Desde la comunicación externa:

 Carta del presidente a los accionistas: se utiliza cuando éstos compran acciones de
la empresa. El presidente debe enviarles una carta de bienvenida acompañada
del último informe anual, así como los dividendos por acciones obtenidos en el
último año y una referencia a la evolución accionarial de la compañía. En algunas
empresas también se envía una carta del presidente a los accionistas cuando
dejan la empresa, con la finalidad de conocer los motivos que les han llevado a
vender sus acciones.

 Encuentros con los clientes (o eventos de cualquier índole): el contacto directo con
los clientes se producirá a través de encuentros. Se elige una zona donde haya una
gran acumulación de clientes. Un ejemplo de las acciones a realizar durante un
encuentro de este tipo son:

o Trabajo previo con la prensa local y regional.

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 o Publicación previa en algún artículo por parte del presidente de la empresa. Las
publicaciones nacionales son más reacias a recoger este tipo de comunicación,
pero las locales no tiene ningún problema en recogerla.
o Durante se debe enviar boletines de presa a los medios de comunicación.
o Inserción publicitaria anunciando la reunión; dependerá de la capacidad
económica de la empresa que se haga con mayor o menor notoriedad. La
radio se está convirtiendo cada vez más en un buen medio para este tipo de
comunicación económica puntual.

 Encuestas: se debe disponer de una información suficiente que permita conocer

cuál es el perfil del cliente conocer sus actitudes, sus expectativas, entre otros. El
método más eficaz y económico son las encuestas, con ellas se obtiene la opinión
del cliente y se tiene las herramientas útiles para entrar en contacto con estos y
saber lo que necesita y lo que no. En definitiva es un sondeo permanente para
reciclar la relación sobre este.

 El informe anual: en su soporte papel o bien en soporte electrónico, hay una serie
de herramientas reguladas por la ley que van a ser obligatorias en cuanto a las
publicaciones. Los objetivos de esta herramienta son:

o Conseguir una transparencia en la gestión cara al Estado y al mercado.

o Poder seguir la situación de la empresa, saber su situación económica y valorar
su actuación. De este modo, tanto la Administración como el resto de grupos
poblacionales que así lo deseen pueden saber la situación de la empresa.

 Sitios web: los sitios web de la empresa son una forma común de comunicación
externa. Un sitio web diseñado profesionalmente puede aumentar la credibilidad
de la empresa, mientras que un mal diseño puede influir negativamente en la
confianza del consumidor. Un sitio web puede mantener al público al tanto de las
actividades y eventos, como las ventas en las tiendas departamentales o las
reubicaciones de la empresa. Además, los muros para mensajes y la información de
contacto ofrecen a los consumidores una oportunidad de responder a la
compañía.

 Comunicados de prensa: los comunicados de prensa son declaraciones escritas o

grabadas que una empresa distribuye a los medios de comunicación como
periódicos y estaciones de radio. En la mayoría de los casos, se requiere que estos
comunicados contengan información estrictamente de interés periodístico
relacionada con los servicios y productos de la empresa. Las empresas pueden
incluir notas de prensa en los kits de prensa completos.

 Correo electrónico y boletines: una empresa puede liberar correos masivos dirigidos
a un público objetivo, como consumidores o accionistas. Estos mensajes también
pueden tomar la forma de boletines electrónicos que la empresa distribuye sobre

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 una base regular. En la mayoría de los casos, las personas pueden optar por
suscribirse a estos boletines de avisos a través de los sitios web de la compañía. Los
suscriptores tienen la libertad de cancelar su suscripción si los boletines no cumplen
con sus expectativas.

 Llamadas telefónicas: una empresa puede utilizar llamadas telefónicas para llegar
a las personas que conforman su público objetivo. Estas llamadas pueden consistir
en mensajes pregrabados que ofrecen información sobre ventas y promociones.
Esta estrategia puede caer en el campo del telemarketing, en el que se ofrecen
servicios directamente a través de llamadas telefónicas. También es denominado
información Telemática que va desde una simple línea de teléfono gratuita de
atención al cliente, hasta la utilización de una página interactiva, todos son medios
necesarios para mantener informados a los clientes y mejorar esa relación.

 Entrevistas con los medios y ruedas de prensa: una empresa puede organizar
entrevistas y ruedas de prensa para hacer anuncios o para responder a las
necesidades más urgentes. Los periodistas que asisten a estos eventos de los medios
pueden hacer preguntas, comentarios y recabar información para reportes
posteriores. Una empresa elige a menudo un portavoz con experiencia para
encabezar el evento. Un portavoz mal preparado puede costarle a la empresa
credibilidad.

Desde la comunicación Interna5:

La comunicación interna posibilita entre otras cosas, mejorar el

clima y la productividad laboral. Existen muchas herramientas
disponibles para poner en práctica. Cada empresa puede
optar por las que se adapten mejor a sus posibilidades u
objetivos. Algunas de las más utilizadas:

 Manual de empleado: incluye información relacionada con la empresa que todo

empleado debería conocer. Puede incluir la historia de la empresa, sus normas
internas, su misión y valores, las políticas de recursos humanos, el organigrama,
pautas de seguridad o procedimientos específicos.

 Publicación institucional o “newsletter”: con el objetivo de informar a los

empleados, en forma de revista, periódico, o folleto interno —en papel o digital—,
incluye datos de la operatividad de la empresa como de los mismos empleados.
Abarca todas las áreas y puede contener testimonios, artículos, fechas de
cumpleaños e incluso, malas noticias.
5 En el siglo XX comienzan a surgir los medios de comunicación interna, y que de acuerdo a la evolución de la tecnología,
específicamente, en la década de los noventa se da la era de la información- tecnología de la información, donde toma
fuerza los sistemas de información multimedia, intranet, correos electrónicos, entre otras, como herramientas poderosas para
conducirlas de manera efectiva y correcta.

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  Cartelera: es un efectivo medio de comunicación siempre que se ubique en un
lugar concurrido por los empleados, con fácil acceso visual. Es necesario
actualizarla periódicamente y consignar la fecha de cada publicación. Puede
incluir informaciones legales o sociales, resultados de la empresa, nuevas políticas o
intercambios entre el personal (compraventa, ofrecimientos para compartir
transporte, o fotos de familias, por ejemplo).

 Circulares: es un mensaje que se envía a toda la empresa o a una parte de ella. Los
medios para hacerla conocer son variados (correo electrónico, carta, intranet,
blogs, etc.). Puede dar a conocer información, órdenes, sugerencias o
convocatorias.

 Reuniones: permiten la interacción personal dentro de los equipos de trabajo o

entre las distintas áreas de la empresa. Pueden usarse para informar, capacitar,
coordinar nuevas tareas y tomar decisiones. Es fundamental que se planifiquen de
forma conveniente, se realicen en un lugar adecuado y se convoquen con
antelación

 Correo electrónico: no todos los empleados cuentan con una computadora como
herramienta de trabajo, pero dependiendo del tipo de comunicación el e-mail es
una herramienta muy útil, ya que representa un medio rápido de comunicación
con muchos interlocutores. Es, a la vez, de bajo costo y fácil de personalizar.

 Buzón de sugerencias: es una importante fuente de información si se lo utiliza

correctamente y de forma activa. El objetivo es conocer las opiniones y propuestas
de los empleados en diversos aspectos: normas, organización, condiciones de
trabajo, tareas, relaciones laborales, beneficios sociales.

 Videoconferencia: es una herramienta muy utilizada gracias a su rapidez y bajo

costo. Permite conectar a dos o más personas que estén distanciadas
geográficamente, evitando desplazamientos y ahorrando así tiempo y dinero.

 Intranet: es una red de comunicación dentro de la empresa. Su instalación es

simple y económica, sólo requiere la inversión en infraestructura. Su ventaja
principal ser un medio rápido e instantáneo: disponibilidad al instante de la
información, material compartido o base de datos de la empresa.

c) Aplicación del mensaje – asertividad

En este apartado se presentarán algunas pautas para definir de manera asertiva el

mensaje que se desea aplicar según los objetivos trazados por una organización.

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Para ello se hace necesario definir en primera medida que es el MENSAJE.

El desarrollo de la mayor parte de las actividades organizacionales involucra procesos de

comunicación por medio de la emisión y la recepción de mensajes. Por ello se identifica a
la organización como un sistema de proceso de mensajes. Los mensajes se difunden
dentro de una organización para conseguir sus objetivos, de acuerdo con políticas
establecidas.

El flujo de mensajes internos puede agruparse en las tres categorías:

 De tarea: están relacionados estrechamente con actividades, productos o servicios

que tienen especial interés para la organización. También son considerados en esta
categoría los mensajes para instruir al personal acerca de la forma de realizar su
trabajo, puesto que los mensajes de tarea son todos aquellos que se relacionan con
la producción de la organización.

 De mantenimiento: ayudan a la organización a seguir con vida. Aquí se incluyen las

órdenes, dictados, procedimientos y controles para facilitar el movimiento de la
organización y con ello la consecución de sus objetivos. Tales mensajes están
relacionados con la realización de la producción, a diferencia de los de tarea, que
se relacionan con el contenido de dicha producción.

 Humanos: consideran, en esencia, las actividades, satisfacción y realización de los

individuos que integran una organización. Toman en cuenta sus sentimientos,
relaciones interpersonales, moral y el concepto que éstos tienen de sí mismos.

Lo importante es que el flujo de mensajes dentro de la organización es para informar,

regular, persuadir e integrar. Los mensajes para informar y persuadir pueden incluirse en los
mensajes de tarea. Las funciones regulatorias se parecen a los mensajes de
mantenimiento y los mensajes de integración cumplen funciones parecidas a los mensajes
humanos.

En segunda medida, es necesario definir la

ASERTIVIDAD, la cual significa que el trato con las
personas sea abierto y sincero, ni demasiado pasivo,
ni excesivamente agresivo. En cuanto a
comunicación se refiere, nos permite exponer
sentimientos, necesidades, emociones y opiniones
de forma clara y franca buscando un resultado
mutuamente satisfactorio.

Ser asertivo implica tener claro lo que se quiere

transmitir en el mensaje y ser capaz de expresarlo
de tal manera que ambas partes comprendan el

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mensaje de la misma manera, evitando así vacíos de comunicación y por ende los malos
entendidos que puedan entorpecer las relaciones interpersonales o los resultados que se
buscan.

En la comunicación interna suele utilizarse la estrategia de comunicación asertiva dirigida

a transmitir informaciones, a pedir algo que se desea que se haga o a decir lo que uno
piensa, respetando los derechos de los interlocutores. Para lograr que los mensajes sean
claros y colaboradores es necesario que la gerencia y el departamento de comunicación
en las organizaciones, vayan de la mano, ya que las formas participativas de gestión y la
transparencia en la comunicación hacen crecer y desarrollarse en un clima laboral
favorable, dentro del marco de relaciones que tiene por meta alcanzar los objetivos de la
organización.

Así, la asertividad es la respuesta oportuna y directa, que

respeta la posición propia y la de los demás, que es
honesta y mesurada para con los involucrados. Los niños
por excelencia son muy asertivos, van directo a sus
necesidades y sentimientos, y se caracterizan por ser
descriptivos en sus percepciones u opiniones, de allí que
no hagan juicios o evaluaciones de la conducta de los
otros, solo la describan.

Aquí el mensaje debe reflejar la intención de lo que se desea transmitir, este debe ser
claro y conciso evitando las tergiversaciones, para lo que el contexto debe aludir a las
condiciones que rodean el momento en el cual se genera la conversación, se debe tener
en cuenta: lugar, momento y los entornos emocionales de las personas con las que se
entablan las conversaciones.

El mensaje clave es un
De acuerdos al mapa de públicos del módulo anterior se resultado
debe tener en cuenta los mensajes claves que obedecen a comunicacional que se
la segmentación de los públicos, puesto que para ser quiere lograr con un
efectivos hay que diferenciar los mensajes, según el público y público específico.
sus expectativas.

 Las claves para lograr una comunicación efectiva:

La comunicación efectiva se define como “Explorar las condiciones que hacen posible
que la comunicación sea provechosa y eficaz”. Y para poder lograrla se debe acoplar
a las características internas y extras de cada ambiente, para de esta manera lograr
eliminar el ruido, interpretaciones erróneas que muchas veces afectan fuertemente
a las empresas, movimientos y/o proyectos.

 Mantener el contacto siempre: emitir y reforzar los mensajes en tantos medios y

formatos como sea posible, dicho mensaje debe contener información honesta
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11
 abierta y consiente. Se debe tomar en cuenta que cada persona tiene diferentes
estilos de aprendizaje y escucha por lo que se debe probar una variedad de
canales de comunicación para asegurar que sea bien recibido.
 Ser claro y preciso: Los mensajes deben ser transmitidos con claridad, especificidad
y coherencia. Tomando en cuenta la meta principal de lo que se desea dar a
conocer
 Elegir al mejor mensajero: Selección de la persona indicada para hablar con cada
grupo o personas. El mensaje debe ser ajustado a cada departamento pero sin
dejar de estar alineado a la estrategia global.
 Reunión cara a cara: Evaluar si la situación lo amerita los enfrentamientos
presenciales en la emisión del mensaje. Las sesiones de seguimiento le dan la
oportunidad de repetir la información hasta que todos la incorporen. Multiplicar los
encuentros también brinda a los oyentes más oportunidades de evaluar y
expresarse
 Fomentar un feedback de 360°: Escuchar los comentarios informales que existen en
toda compañía de esta manera, se podrá ajustar adecuadamente el mensajes
clave y se tendrá la certeza que la información ha llegado correctamente.

También se deben tener en cuenta algunos elementos barreras del mensaje:

 Distorsión del contexto del mensaje y/o de la semántica: hablar de distorsión de

contexto o semántica del mensaje es hacer referencia a una de las principales
barreras en la comunicación. Un ejemplo, se puede considerar el hecho de que la
empresa coloque un anuncio en uno de sus puntos de venta que diga “Venta por
menos”, esto es una ambigüedad para los que reciben este mensaje, la principal
pregunta que se harán es el hecho de ¿Menos en que o de qué? Y se pueden
generar un sinfín de reacciones en la recepción de esta información. Otro ejemplo
que se puede considerar en esta clasificación es la conceptualización de un
concepto, dependiendo del mensaje o la situación de cada organización; en el
caso de la palabra gobierno, se puede considerar una actividad burócrata y de
poca credibilidad, pero para otro sector puede significar apoyo, igualdad o justicia.

 Información expresada deficientemente: otra barrera común en la comunicación

se presenta cuando a pesar de que el emisor de la información muestre
claramente las ideas y bases de la información, pudo haber elegido las palabras
incorrectas, haber caído en incongruencias dar por hecho algunos términos o
estructurar incorrectamente la información. Lo anterior puede resultar muy costoso
para la organización, es por ello que es importante que el emisor tenga especial
cuidado en la codificación del mensaje a transmitir.

 Comunicación de forma impersonal: el uso de medios de comunicación en la

empresa puede obstaculizar la transmisión de la información con los colaboradores,
la comunicación es mayormente eficiente cuando hay contacto personal (frente a
frente) con los receptores del mensaje en la organización, ya que de esta forma

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 habrá mayor nivel de confianza y comprensión, así como se presenta mayor
facilidad en la retroalimentación de la información.

 Exceso de información: cuando el flujo de información es demasiado grande

muchas veces su comprensión se puede limitar, y los colaboradores de la empresa
ponderan el valor informativo en relación a sus creencias y puntos de vista,
restándole importancia en algunos casos a datos que el emisor considere
importante, también se da el caso donde la sobrecarga de datos puede generar
conflictos y errores al tratar de procesar la información. Es por ello que hay que
cuidar el contenido de la información de forma que se transmita de forma concisa
y precisa para que no haya filtros que resten valor y contenido a la información
comunicada por la empresa o viceversa. Es de vital importancia que se eviten o
bien se sobrepasen las barreras que pueden existir por parte del emisor o del
receptor, dependiendo el papel que tomemos en el momento del proceso de
comunicación, así mismo, es importante que los integrantes de una organización
conozcan los canales y códigos, mediante los cuales se pueden expresar.

Existen diversos tipos de mensajes, los cuales deben ser empleados por cualquier miembro
de la organización, y preferentemente, se debe utilizar la comunicación formal, para que
no haya malentendidos, entre colaboradores y jefes, o bien jefes y clientes, que puedan
llegar a dañar la relación cliente- empresa.

Un mensaje expresado con claridad, en un ambiente y con un canal adecuado de

comunicación, será convertido en una acción por parte del receptor, por otro lado, un
mensaje no claro, impreciso y ambiguo, puede causar problemas en una organización.

DOCUMENTOS DE APOYO:

 Nombre documento: Medios en la comunicación organizacional.

Autor: Marta Lucía Gómez de Arango 2008
Enlace de consulta: <https://comorg.files.wordpress.com/2008/10/medios-en-la-
com-org.pdf>

 Nombre documento: Introducción a las Relaciones Públicas. Comunicación Interna

- Paginas 122/155.
Autor: Antonio Castillo 2010. Editorial: Instituto de Investigación de las Relaciones
Públicas.
Enlace de consulta: <http://www.uma.es/media/files/libropr_1.pdf>

BIBLIOGRAFIA – FUENTES CONSULTADAS:

 Público y Comunicación- Relaciones Públicas. Enlace de consulta:

<https://deli131294.wordpress.com/>

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  Tipos de comunicación externa. Autor Mitch Reid. Enlace de consulta:
http://www.ehowenespanol.com/tipos-comunicacion-externa-lista_439684/
 Los medios de comunicación interna. Especialistas en comunicación interna. Enlace
de consulta: <http://talentosreunidos.com/2011/10/03/los-medios-de-la-
comunicacion-interna/>
 Comunicación en las organizaciones. Enlace de consulta:
<http://www.gestiopolis.com/comunicacion-organizacional-tipos-flujos-barreras-y-
auditoria/>
 Comunicación Organizacional. Universidad Nacional Abierta y a Distancia. 2013.
Enlace de consulta:
http://datateca.unad.edu.co/contenidos/401119/Act.1_Revision_presaberes.pdf
 Comunicación Organizacional. Universidad Particular de Chilcayo – Facultad de
Ciencias de la Comunicación – Escuela Profesional de Periodismo. Enlace de
consulta: <http://www.monografias.com/trabajos57/comunicacion-
org/comunicacion-org2.shtml#ixzz3u2pTlDgF>
 Comunicación organizacional: tipos, flujos, barreras y auditoría. Enlace de consulta:
<http://www.gestiopolis.com/comunicacion-organizacional-tipos-flujos-barreras-y-
auditoria/>
 La comunicación asertiva como ventaja competitiva. Ensayo 2014. Enlace de
consulta:
<http://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/10654/11994/1/La%20Comunicacio%C
C%81n%20Asertiva%20como%20ventaja%20Competitiva.pdf>
 Comunicación organizacional en la administración. Elizabeth del Carmen Zarate
Gallardo. 2013. Enlace de consulta: <http://www.gestiopolis.com/comunicacion-
organizacional-en-la-administracion/>

RECOMENDACIONES PARA COMPLEMENTAR EL PROCESO DE APRENDIZAJE:

Artículo: “Comunicación efectiva de las organizaciones” por Angélica Narcía. 2014.
Enlace de consulta: <http://www.gestiopolis.com/comunicacion-efectiva-de-las-
organizaciones/>

Video YouTube: “Breve historia de la comunicación”. Enlace de consulta:

<https://www.youtube.com/watch?v=YO9ziLfBOn8>

|GUÍA MÓDULO 3: MEDIOS Y HERRAMIENTAS COMUNICACIONALES 14