SISTEMAS DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

La Comunicación es hoy un intangible con repercusión directa tanto en el desarrollo de negocio

de las empresas como en sus cuentas de resulta-dos y, como tal, su gestión debe realizarse de
forma rigurosa, profesional y paralela a la estrategia de negocio.
En la empresa, ya sea que tengas muchos o pocos trabajadores, la comunicación suele darse
entre todos porque es una de las formas de saber lo que se tiene que hacer, si se está haciendo
bien o simplemente para relacionarte con otras personas con las que convives varias horas al
día.
Dentro de la comunicación, podemos decir que existen diferentes sistemas o niveles de
comunicación en ella y que conviene saberlos. Son:
 En sentido horizontal, es decir, para personas que ocupan un mismo puesto de trabajo.
 En sentido vertical, que puede ir de arriba a abajo (es decir, del jefe al trabajador) o bien
de abajo a arriba (del trabajador al jefe).
 En sentido diagonal. Esta no se ve mucho o se confunde con otras comunicaciones, pero
se refiere a la comunicación que habría con un trabajador de un departamento que se
comunica con el jefe de otro departamento.
Estos tipos de comunicación nos permiten de este modo descubrir qué barreras de
comunicación hay en la empresa y poder ponerles remedio.
Ya sabes que la comunicación es una parte importante en las empresas porque con ella se
logra entender a los demás y conocer si están satisfechos o no, así como obtener
retroalimentación, sugerencias, ideas, etc.
Un sistema de comunicación interna en una organización estará dirigido a:
 La solución de problemas y deficiencia internos, explicando causas que los generan y
las posibles soluciones.
 Desarrollar cultura organizacional alineada con el sistema de valores, potenciando el
sentido de pertenencia, el compromiso con la organización y los objetivos a alcanzar por
esta.
 Así como a la integración y reconocimiento de las capacidades grupales e individuales
de los trabajadores y directivos.
Para ello se hace necesario estudiar y conocer:
Expectativas.
Motivaciones.
Aspiraciones.
Estados de opinión de los públicos internos de la organización.
El primer paso antes de diseñar el sistema de comunicación interna es el diagnóstico de
comunicación, el cual nos garantizará la información necesaria para plantear la matriz DAFO
(Deficiencias, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades de la comunicación de la empresa objeto
de estudio.
Con la información que nos ofreció el diagnóstico estamos en condiciones de trazar la estrategia
de comunicación, está será la que defina el sistema de gestión de la comunicación en la
empresa pues en esta se integran las acciones a desarrollar, por tipo de público, criterio de
medida y recursos necesarios para su eficaz desarrollo.
Es elemental el control y la evaluación sistemática de la efectividad del sistema, para ello se
establecerá monitoreos a intervalos, teniendo en cuenta no saturar a los públicos con encuestas
por lo que se sugieren otros instrumentos como entrevistas, técnicas grupales, buzones, etc.
Muchas empresas dejan de lado la comunicación con sus trabajadores y eso genera
desconfianza porque piensan que la empresa no confía en ellos o que no está bien y temen
poder ser despedidos. Por eso la empresa no debe cerrarse en sí misma sino compartir con los
trabajadores y comunicarse con ellos haciéndolos partícipes. A veces el hecho de pertenecer a
algo hace que nos volquemos más en ese proyecto y queramos también sacarlo adelante.
¿Qué tipos de acciones se pueden planificar para lograr el objetivo del sistema de comunicación
empresarial?
 Estimulación moral: Diplomas, postales, cartas de reconocimiento, etc.
 Fortalecimiento de los valores: Conversatorios, encuentros con círculos de jubilados y
nuevos ingresos.
 Transmitir la historia de la organización.
 Desarrollo de acciones del Plan de acogida a los nuevos ingresos, contar con el Manual
de bienvenida.
 Acciones con relacionadas con el uso y explotación de los canales de comunicación
(murales, matutinos, reuniones, pizarras informativas, etc.)
 Realización de Boletines, Plegables, Sueltos, etc.
 Establecer canales de retroalimentación: Buzones de sugerencias, encuestas, etc.
 Acciones de capacitación: Planificación y desarrollo de temas de comunicación a
directivos, mandos intermedios y trabajadores en general.
 Desarrollo de peñas educativas y culturales, concursos.
 Implementación de campañas de Bien Social.
Las organizaciones deben contar con la documentación que avala el sistema de gestión de la
comunicación:
 Resultados del diagnóstico de comunicación.
 Estrategia de comunicación.
 Plan de acciones de comunicación.
 Evidencias de las acciones de comunicación realizadas.
 PANORAMAS DE LOS SISTEMAS DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
Comunicación empresarial. Del panorama tradicional a la nueva dimensión
Trabajar en comunicación, es saber que no se trata de una ciencia exacta, es una joven ciencia
en donde uno más uno pueden ser dos… o quizá no; y también es saber que tanto en el terreno
empresarial como académico, gran parte de la tarea que se realiza, consiste en explicar acotar
y definir lo que hacemos y a lo que nos dedicamos. Las discrepancias se producen, cuando
profesionales y académicos intentamos defender posiciones, creando una visión fragmentada,
que por otro lado es habitual en disciplinas que se encuentren en fase de juventud, el tema de
la integración-fragmentación de la comunicación no es nuevo y ha sido muchas veces referido
por los grandes autores, entre las últimas referencias Van Riel (2003), Villafañe (2004). A nivel
conceptual tantos defienden la comunicación integral, como los que hablan de cada cosa por
su lado, y la discusión más tradicional, es la que existe entre la publicidad y las relaciones
públicas.
Tales distinciones, cuya validez conceptual puede ser más o menos aceptable, viene reforzada
por la realidad en la que profesionales, consultores..., hablan cada vez más de imagen y
comunicación global, integral.
En resumen, se comprende que todo el mundo hable de imagen global y comunicación global,
pero en la práctica, todo el mundo defiende su parcela, lo que es lógico, pero dificulta la práctica
de la comunicación como un sistema holístico según el enfoque anglosajón (“communication
holiste”, es decir totalizadora, (Mattelart, 2000:101)), en donde alterar un elemento supone
afectar al resto. Lo peor es, que la fragmentación es un obstáculo para que las empresas
controlen y gestionen su comunicación con un enfoque estratégico, y con la eficiencia y
coherencia con las que controlan y gestionan sus otros recursos estratégicos.
Comunicación comercial y… “no-comercial”
En este panorama de fragmentación, la publicidad aparece como forma cada vez más diluida
dentro de la comunicación comercial, y sobre todo en el entorno dibujado por las nuevas
tecnologías, que están llevando junto con la convergencia de los medios, a la convergencia de
las formas publicitarias y el marketing directo.
Por otra parte, aquella empresa que quiera gestionar todas sus formas de comunicación, puede
tener más o menos clara la forma de hacer su publicidad dentro de lo que entendemos como
comunicación comercial o de producto en este caso, pero quizá no tenga tan claro cómo y
porqué debe gestionar su “otra” comunicación. Para ello lo más importante es concretar el perfil
de su estrategia, la descripción de su función de comunicación, definiendo sus áreas de
intervención, grado de control en cada área y sus relaciones con otras, y a partir de ahí
plantearse objetivos concretos. Esta última es la práctica más usada a nivel profesional por lo
que entonces, las discusiones terminológicas están más ligadas al ámbito académico.
La división entre distintas formas de comunicación, es frecuente según los autores, que en la
mayoría de los casos, coinciden en el concepto de comunicación comercial y sobre todo de
producto, para referirse a la publicidad, el resto de comunicación “no-comercial” pero que se
incluye en la comunicación empresarial, para unos, tiene el nombre genérico de comunicación
corporativa, para otros la comunicación corporativa es solo un tipo más de comunicación en la
gestión de la empresa (Villafañe, 2000).
Según Arranz (1999) la comunicación comercial y corporativa, se apoyan en una serie de
formas más habituales en comunicación empresarial, que ahora se detallan.
ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE COMUNICACIÓN GERENCIAL
La comunicación gerencial, constituye un proceso o género de la Comunicación organizacional.
Es el conjunto de mensajes que ocurren entre la cabeza o líder de un equipo y sus
colaboradores. El objetivo de la comunicación gerencial es aumentar en lo posible, la efectividad
de cada equipo en cada nivel y procurar también la sinergia entre las diferentes áreas y entre
los diversos niveles jerárquicos de la organización. Comunicación gerencial, en este sentido,
es el proceso de generación, intercambio y análisis de información que permite la coordinación
efectiva entre áreas y niveles, además de lograr productividad en cada unidad de la
organización.
Definitivamente, el gerente hace a través de terceros, activando procesos de comunicación.
Ésta constituye el terreno común que une al todo (representado por la autoridad gerencial), con
las partes (colaboradores) y, a través de la cual se genera sentido de comunidad, para alcanzar
los objetivos colectivos e individuales.
La influencia, que forma parte fundamental de la esencia misma del liderazgo, se logra con una
buena comunicación, de modo que se obtengan en el equipo consensos básicos respecto al
trabajo y al rol de las personas que lo llevan a cabo. Esta es la primera y más importante
responsabilidad del líder: hacer que en su grupo se hable un lenguaje común que permita
entender la realidad y responder a ella, partiendo de la misma base.
Este proceso o género de la comunicación organizacional, denominado Comunicación
Gerencial, es crucial en la efectividad (eficacia y eficiencia) del sistema organizacional, ya que
contribuye a generar una óptima interacción vertical entre niveles jerárquicos (integración), así
como una óptima interacción horizontal entre áreas funcionales (coordinación), con el objeto de
lograr cohesión y sinergia, estableciendo así un auténtico sentido de comunidad o espíritu de
equipo, que facilite el alto desempeño productivo.
La Comunicación Gerencial, debe desplegar dos procesos en paralelo. Al primer proceso lo
denomina “Infraestructura para el trabajo” y, al segundo, “Procesos de apoyo”.
La “Infraestructura para el trabajo”, consiste en cinco fuentes de recursos: Recursos Humanos
(el equipo de personas que integra el grupo de trabajo); el Clima Laboral (el ambiente o
atmósfera de trabajo influido por el estilo de liderazgo del jefe como facilitador u obstaculizador
del logro de los objetivos de sus colaboradores); Recursos Materiales(insumos, presupuestos,
tecnología dura y centros de trabajo); recursos de tiempo y de conocimiento, que forman parte,
ambos, de los Recursos de Gestión o la forma en que se dirige estratégica y operativamente la
Organización y, cada una de sus unidades y equipos.
En tanto que los “Procesos de apoyo”, incluyen:
a) Comunicación Oportuna de la información que se transmita a cada colaborador;

b) Calidad en la Información transmitida en términos de su veracidad, confiabilidad (las fuentes

de tal información) y relevancia al problema y decisiones que se enfrentan;

c) Educación formal (entrenamiento) e informal (conducta ejemplar de cada líder) con respecto
a las tareas a realizar en cada puesto y con base en un plan de carrera de cada individuo en la
organización;

d) Motivación, basada y generada por la convicción del líder de que cada uno de sus
colaboradores, es un experto en su puesto, la capacidad del propio líder en tolerar y buscar
activamente la retroalimentación crítica de los miembros del equipo y la habilidad del primero
de proveer retroalimentación constructiva a sus colaboradores;
e) Control estadístico de los procesos productivos que se administran en el área y unidad
organizacional, a las que el equipo pertenece.
TECNOLOGÍA DE LAS COMUNICACIONES PARA LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
A nivel de empresa y de la cadena de valor se evidencia una importancia creciente del manejo
del conocimiento, que es la base del uso de las tecnologías de información en las empresas.
Se observan entonces aplicaciones de tecnologías de información en las empresas (TIC) que
incluyen servicios de inteligencia de mercados, sistemas de posicionamiento e información geo-
referenciada, procesos de gestión de la relación con usuarios-clientes, nuevas estructuras
empresariales, sistemas de control, uso de tecnología para certificar la calidad, inteligencia
competitiva, automatización industrial, sistemas para la toma de decisiones, etc.
En la forma en que las nuevas tecnologías son usadas por las empresas se puede diferenciar
entre el uso infraestructural o genérico y el especializado.
Uso infraestructural o genérico de las tecnologías de información en las empresas
En el primer caso la tecnología soporta funciones como la comunicación audio-visual (telefonía
fija, móvil o VOIP), la comunicación escrita (e-mail, SMS, chat), el acceso a datos gracias a la
digitalización, almacenamiento y distribución de documentos de la empresa y la búsqueda de
información en Internet.
Uso especializado tecnologías de información en las empresas
En el segundo caso, el de uso especializado de las nuevas tecnologías, las empresas se
benefician a través de soluciones que apoyan los diferentes procesos internos de su negocio y
aquellos externos que lo relacionan con su cadena de valor, como los que se describen a
continuación.
Gestión estratégica
En la gestión estratégica los directivos o dueños de las empresas pueden disponer de
instrumentos que les permiten aplicar e implementar conceptos de programación y orientación
estratégica del negocio.
Gestión financiera
En la gestión financiera, existen aplicaciones que facilitan el monitoreo de la situación
económica y financiera de la empresa, así como su capacidad de generar rédito y utilidades.
Producción
En la producción se utilizan sistemas de diseño de producto y de procesos productivos del tipo
CAD/CAM (Computer Aided Design y Computer Aided Manufacturing), y de desarrollo de
prototipos y manufactura (Rapid Prototyping and Manufacturing – RPM), integrados con
sistemas de monitoreo de la calidad, que reducen los tiempos y costos de producción y hacen
un uso más eficiente de insumos y maquinarias.
Gestión de la cadena de suministros
En la gestión de la cadena de suministro (Supply Chain Management o SCM), las empresas
disponen de aplicaciones que permiten gestionar los stock y planificar el suministro, emitir
órdenes de compra, verificar las entregas, administrar la logística y gestionar la relación
financiera de la empresa con sus proveedores.
Gestión de clientes
La gestión de clientes también se beneficia de aplicaciones y soluciones de tecnologías de
información y comunicaciones basadas en la web.
Promoción
La promoción de la empresa, de sus servicios y productos, ya no puede hacerse sin tener una
clara estrategia de mercadeo e imagen corporativa en la web.
Canales de ventas
En lo que se refiere a canales de venta, Internet, como base de las tecnologías de información
en las empresas actuales, ofrece una alternativa que puede ser interesante tanto para la venta
al por menor (B2C) como para la relación entre empresas (B2B).
Distribución
En la distribución la trazabilidad ofrece numerosas ventajas a los productores y distribuidores,
empezando por una mejor gestión del inventario y de las órdenes de compra, la gestión de
procesos y documentos de certificación, la logística y el transporte. También garantiza a los
consumidores el consumo de productos acordes a sus expectativas y sus derechos de contar
con información.
Comercio exterior
Cuando acompaña al comercio exterior, la tecnología permite procesar rápidamente
documentación de aduanas para certificar origen y calidad de productos. Hoy en día estos
procedimientos son casi siempre basados en plataformas de tecnologías de información en las
empresas, principalmente Internet.
Recursos humanos
En el área de recursos humanos se usan aplicaciones para la gestión de personal, la formación
y la búsqueda y selección de trabajadores para la empresa.
La empresa digital
La infraestructura tecnológica de la empresa se torna entonces en un elemento esencial de su
estrategia de digitalización y abarca tanto la creación de redes internas (por cable o
inalámbricas), el uso de sistemas móviles para comunicación de voz y datos, el almacén de
datos, la seguridad y el acceso a Internet.
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE DATOS

En informática, la recuperación de datos es el conjunto de técnicas y procedimientos utilizados

para acceder y extraer la información almacenada en medios de almacenamiento digital que
por daño o avería no pueden ser accesibles de manera usual.

Los procedimientos de recuperación de datos pueden ser utilizados para recuperar información
de diversos tipos de medios como discos duros, memorias USB, servidores, cámaras digitales,
CD, DVD, entre otros.

La recuperación de datos es necesaria por distintos motivos, como por ejemplo daños físicos
en el medio de almacenamiento (averías electrónicas, averías mecánicas, golpes, incendios,
inundaciones, etc.) o averías lógicas (daños en el sistema de archivos, daño en las particiones,
archivos eliminados, formateos accidentales, etc..).

Existen distintos métodos y herramientas que se pueden ejecutar para realizar la recuperación
de datos y todo dependerá de la avería que el dispositivo presente, desde software
especializado hasta herramientas de hardware diseñadas específicamente para esta labor.

El escenario más común de "recuperación de datos" involucra una falla en el sistema operativo
(típicamente de un solo disco, una sola partición, un solo sistema operativo), en este caso el
objetivo es simplemente copiar todos los archivos requeridos en otro disco. Esto se puede
conseguir fácilmente con un Live CD, la mayoría de los cuales proveen un medio para acceder
al sistema de archivos, obtener una copia de respaldo de los discos o dispositivos removibles,
y luego mover los archivos desde el disco hacia el respaldo con un administrador de archivos o
un programa para creación de discos ópticos. Estos casos pueden ser mitigados realizando
particiones del disco y continuamente almacenando los archivos de información importante (o
copias de ellos) en una partición diferente del de la de los archivos de sistema en el sistema
operativo, los cuales son reemplazables.
Podemos recuperar datos de un disco duro dañado

Otro escenario involucra una falla a nivel de disco, tal como un sistema de archivos o partición
de disco que esté comprometido, o una falla en el disco duro. En cualquiera de estos casos, los
datos no pueden ser fácilmente leídos. Dependiendo de la situación, las soluciones pueden
estar entre reparar el sistema de archivos, la tabla de particiones o el registro maestro de
cargado (MBR), o técnicas de recuperación del disco duro que van desde la recuperación
basada en software de los datos corruptos a el reemplazo del hardware de un disco dañado
físicamente. Si la recuperación del disco duro es necesaria, el disco de por sí típicamente ha
fallado de manera permanente, y el propósito en vez de una recuperación de una sola vez, es
el de rescatar cualquier dato que pueda ser leído.

En un tercer escenario, los archivos han sido "borrados" de un medio de almacenamiento.

Típicamente los archivos borrados no son realmente eliminados de inmediato; en vez de ello,
las referencias a ellos en la estructura de directorios ha, sido removida, y el espacio que estos
ocupan se hace disponible para su posterior sobre-escritura. En el transcurso de esto, el archivo
original puede ser recuperado. Aunque hay cierta confusión acerca del término, la "recuperación
de datos" puede también ser usada en el contexto de aplicaciones de informática forense o de
espionaje.

Tipos de fallo en el disco duro

Es recomendable realizar copias de seguridad periódicas para resguardar su información, pues
siempre existe la posibilidad de que el disco duro falle, que ocurra un accidente y se golpee,
que sea manipulado de una manera inadecuada, que sufra algún formateo, entre otros
problemas.
Si alguno de estos escenarios sucede, lo primero que debe hacer es quitar la unidad/dispositivo
y no tocarlo más. Existen muchos programas en línea que ofrecen recuperar la información,
pero que al ser utilizados solo entregan archivos corruptos e inaccesibles. Para evitar este tipo
de daños que dificultan la recuperación hasta un 70%, es mejor acudir ante profesionales que
cuenten con herramientas especializadas.
Si un disco duro se encuentra averiado, primero debemos identificar qué tipo de fallo ha ocurrido
y así definir de qué manera se procederá con la recuperación.
Existen tres tipos de fallos en un disco duro:
- Fallo físico: puede ocurrir por golpes o mala manipulación. (Método de recuperación de datos
por sala limpia)
- Fallo electrónico: puede ocurrir por fallo energético (Método de recuperación de datos por sala
limpia)
- Fallo por software: es ocasionado por defectos en sectores del disco duro. (Método de
recuperación de datos por software)
Ante cualquiera de estos casos lo más probable es que podamos recuperar la información, pero
no seguir usando dicha unidad de almacenamiento

UTILIZACIÓN DEL BANCO DE DATOS

No somos conscientes del valor que tienen los datos hasta que no sentimos la necesidad de
contar con ellos. Tener una base de datos de empresas puede llegar a convertirse en algo
imprescindible para tu negocio.
Hace tiempo, aunque sigue haciéndose, lo normal era repartir tarjetas profesionales en
reuniones y eventos, recoger las de los demás y, sobre ello, construir una red comercial para
poder desarrollar tu actividad empresarial. Más adelante han aparecido redes profesionales
como LinkedIn u otras plataformas de networking para empresas.
Estas prácticas comerciales evidencian la necesidad de tener un control sobre la actividad de
desarrollo de negocio y las acciones comerciales que llevamos a cabo para conseguir clientes
o expandir nuestra marca.
Una base de datos de empresas puede ser el pilar en el que se fundamenten todas tus acciones
de marketing. Por esto, te traemos una serie de usos o circunstancias en las que es más que
necesaria para tu negocio:
Para encontrar un socio fiable
Uno de los quebraderos de cabeza a la hora de expandir nuestro negocio es con quién
entablamos relaciones comerciales. Puede ser a través de contactos, de búsquedas en internet
o por recomendaciones de terceros. Pero en una base de datos de empresas encontraremos
toda la información fiable sobre ese posible socio de negocio: su registro comercial, sus datos
económicos, si son solventes o a qué actividad concreta se dedican.
Para hacer una campaña de marketing efectiva
En una base de datos de empresas puedes utilizar diferentes segmentaciones para encontrar
tu público perfecto: el tamaño de la empresa, a qué se dedica, su sector, los mercados en los
que opera, etc. Con un listado de marketing puedes elaborar presupuestos, segmentaciones y
muestras gratis hechas a tu medida. Puedes también evaluar, identificar y cuantificar mercados
por segmentos, eliminar empresas con posibilidad de impagos, etc.
Para retomar negocios con antiguos clientes
Una base de datos de empresas bien estructurada te ayuda a conservar los datos de aquellas
empresas con las que ya has trabajado, proveedores, clientes o partners. Mantener la relación
gracias a comunicaciones con antiguos clientes que se encuentran en tu base de datos ayudará
a que vuelvan a convertirse en clientes.
Para ofrecer nuevos productos a clientes actuales o hacer remarketing
El email marketing es una de las formas más efectivas y menos costosas de informar o
promocionar sobre el lanzamiento de nuevos productos de tu empresa. Tener una base de
datos de empresas para hacerles llegar estos productos o enviar promociones de productos
anteriores aumentará tu conocimiento de producto y la posibilidad de incrementar las ventas.
Para iniciar tu expansión internacional
Importar o exportar productos que quieras vender más allá de nuestras fronteras es otra manera
de ampliar tu negocio. Conocer
cuáles son las empresas que exportan, qué exportan y poder establecer alianzas con ellos
puede ayudarnos a hacer crecer nuestra empresa de manera significativa. En una base de
datos de empresas puedes encontrar todas a aquellas empresas españolas cuyo negocio se
basa, en todo o en parte, en la exportación.
Una base de datos de empresas para hacer networking
Las bases de datos de empresas no solo contienen los datos de las compañías. También
pueden contener los datos de los principales cargos ejecutivos de cada una de ellas. Desde el
Director General, hasta el Director de Marketing, pasando por el Director de Compras, de
Operaciones o el Financiero. Conocer cuáles son los cargos que ocupan los diferentes
contactos en cada una de las empresas te ayudará a dirigir tus comunicaciones, tanto de
producto o servicio como de relación comercial o laboral, de una manera mucho más efectiva.
En definitiva, una base de datos de empresas bien estructurada y segmentada es una
herramienta extraordinaria para dirigir y gestionar tanto nuestras acciones de marketing como
nuestro plan comercial.