UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI

FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS, EMPRESARIALES Y

PEDAGÓGICAS

ESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y

MARKETING ESTRATÉGICO

CURSO : Gerencia de Proyectos

ALUMNA : Rodríguez Callo Celia Marli

DOCENTE : Dr. Lic. Enrique Abelardo Mamani Meza

SEMESTRE : 2021 - 2

CICLO : VIII Ciclo

SECCIÓN : A–M

ILO – PERÚ
 Documento de análisis

Comunicación: Una herramienta de poder para gestionar proyectos exitosos

Desde pequeños aprendemos a comunicarnos, ya sea a través de la escritura,

los sonidos, los gestos, o las palabras, buscando trasmitir un mensaje o
intercambiar un mensaje. Siempre hemos escuchado lo importante que es
comunicarse, y esto aplica no solo a nivel personal, sino también, al nivel
profesional.

En el caso de los proyectos, la comunicación es una herramienta fundamental

para lograr alinear a todos los involucrados con el logro de los objetivos, y
como vimos en el material de apoyo, la misma debe planificarse, ya que estos
procesos “proporcionan un puente entre las personas y la información que son
necesarios para que el proyecto tenga éxito”. En un proyecto la gestión de
comunicación incluye los procesos que garanticen que la generación,
recopilación, distribución, almacenamiento y disposición final de la información
son adecuados y oportunos.

Los líderes de proyectos tienen la responsabilidad de planificar modelos de

comunicación que sirvan de instrumentos para tener información clara, concisa
y oportuna para atender a las metas, expectativas, tareas y asesoramiento
requerido durante todo el proyecto.

En un proyecto el objetivo de la comunicación debe incluir:

 Proporcionar comunicación precisa y concisa
 Involucrar a los grupos de interés
 Tener canales claros de comunicación
 Proporcionar retroalimentación de los entregables y el rendimiento del
proyecto.
 Aclarar dudas y prevenir riesgos
 Generar confianza entre el equipo de trabajo para que la información
pueda fluir de manera bidimensional.
 Motivar a todos los interesados.

Dentro de un proyecto podemos comunicarnos de muchas maneras, pero es

importante tener en cuenta que la forma en que nos comunicamos debe ser
diferente atendiendo a distintos criterios como la situación, los canales, la
persona a quien va dirigida y el motivo. Además, a veces nos centramos solo
en aspectos verbales de la comunicación y descuidamos el lenguaje no verbal,
es decir, la postura corporal, los gestos, las manos, la cara, la voz; los cuales,
muchas veces, comunican más que las palabras.
Ahora bien, ¿Cuáles son las dimensiones posibles en la comunicación de un
proyecto?

 Interna, por ejemplo: con el equipo de trabajo.

 Externa, por ejemplo: con clientes, proveedores.
 Vertical, hacia arriba o debajo de tu nivel jerárquico.
 Horizontal, por ejemplo: entre colegas del mismo nivel.
 Formal, por ejemplo: presentaciones, informes.
 Informal, por ejemplo: conversaciones
 Verbal, por ejemplo: Discursos
 No verbal, por ejemplo: actas o correos.

Por último, quisiera dejarlos algunos puntos claves que nos pueden ayudar a
gestionar la comunicación en un proyecto:

 Identificar los interesados. Esto incluye conocer las personas u

organizaciones impactadas e involucradas en el proyecto, cuyos
intereses pueden ser afectados por la ejecución o terminación del
proyecto, determinando sus expectativas, interés, rol, importancia e
influencia.

 Planificar y preparar la comunicación. No debe ser improvisada. Es

importante tener claro lo que queremos transmitir, cuando, como y los
soportes que utilizaremos para hacerlo.

 Distribuir la información. Definir los canales y líneas de comunicación

principales del proyecto para poder poner a disposición la información
oportuna a quienes la requieran y en el formato y medios correctos:
reuniones, actas, informes, redes sociales corporativas, entre otras.

 Gestionar las expectativas de los interesados. Implica actividades de

comunicación con los interesados para satisfacer sus necesidades,
abordando sus inquietudes y resolviendo sus dudas.

 Utilizar un lenguaje acorde al receptor. Esto implica saber a quién va

dirigida la comunicación para saber qué nivel técnico o formalidad debo
utilizar.

 Obtener Feedback del receptor. Así sabemos si se ha entendido el

mensaje que queríamos transmitir.
REQUERIMIENTO

1. ¿Qué importancia tiene la comunicación en la gestión o dirección

de proyectos?

Básicamente su importancia está en que, si empleamos una correcta

comunicación, podemos organizar correctamente a todos los
involucrados del proyecto, de tal manera que se pueda cumplir con el
logro de los objetivos.

2. ¿Cuáles son las dimensiones de la comunicación que se pueden

dar en la gestión de proyectos?

Pondremos como ejemplo una obra denominada: “Construcción del

Parque de la Familia”

 Interna: Comunicación directa con el equipo de trabajo.

 Externa: Comunicación con los usuarios beneficiarios, con
clientes, proveedores.
 Vertical: Comunicación entre el Gerente del Proyecto y el
Residente de Obra (nivel jerárquico).
 Horizontal: Comunicación entre los ingenieros de la obra.
 Formal: Presentación de informes, memorandos.
 Informal: Conversaciones habituales.
 Verbal: Discursos
 No verbal: Actas, correos.

3. ¿Qué diferencia existe entre la comunicación Formal e informal?

La comunicación formal es precisamente aquella que se realiza

haciendo uso del conducto regular y canales predefinidos como por
ejemplo los informes, memorandos. Mientras la comunicación informar
es aquella que se realiza mediante comunicaciones comunes donde no
existen reglas precisas.

4. ¿Qué diferencia existe entre la comunicación vertical y la

comunicación horizontal?

La comunicación vertical es aquella en la que la información fluye entre

subordinados y sus superiores dentro de la organización. Mientras que
la comunicación horizontal es aquella que fluye lateralmente
involucrando a personas que se encuentran en el mismo nivel.
5. ¿Cuáles son las habilidades comunicacionales más comunes que
se aplican en la gestión de un proyecto?

 Escuchar de manera activa y eficaz

 Formular preguntas, sondear ideas y situaciones para garantizar
una mejor comprensión
 Educar para aumentar el conocimiento del equipo a fin de que
sea más eficaz
 Investigar para identificar o confirmar información
 Identificar y gestionar expectativas
 Persuadir a una persona u organización para llevar a cabo una
acción
 Negociar a fin de lograr acuerdos entre partes, que resulten
mutuamente aceptables
 Resolver conflictos para prevenir impactos negativos
 Resumir, recapitular e identificar las próximas etapas

6. ¿Cuál cree usted que es la finalidad del proceso de identificación

de los interesados de un proyecto?

Básicamente la finalidad de este proceso es conocer a las personas,

organizaciones que se encuentran involucradas e impactadas
directamente de manera positiva o negativa con el proyecto, por ello
resulta necesario conocer sus intereses y determinar sus expectativas
de tal manera de que el proyecto no se vea afectado.

7. ¿Por qué es importante el proceso de planificación de las

comunicaciones en la gestión de un proyecto?

El proceso de Planificar las Comunicaciones es importante porque

debemos tener claro lo que queremos transmitir; además este proceso
nos permite la asignar correctamente los recursos apropiados, tales
como tiempo y presupuesto y los medios que se emplearán en las
actividades de comunicación.

8. ¿Para una distribución eficaz de la comunicación que técnicas se

puede utilizar?

 Modelos emisor-receptor: Ciclos de retroalimentación y barreras a

la comunicación.
 Elección del medio: Descripción precisa de las situaciones en las
que es preferible una comunicación escrita u oral, cuándo escribir
 un memorando informal o un informe formal, y cuándo
comunicarse cara a cara o por correo electrónico.
 Estilo de redacción: Voz pasiva o voz activa, estructura de las
oraciones y selección de palabras.
 Técnicas de gestión de reuniones. Preparar una agenda y
abordar los conflictos.
 Técnicas de presentación: Lenguaje corporal y diseño de
soportes visuales.
 Técnicas de facilitación: Lograr el consenso y superar los
obstáculos

9. ¿En qué consiste el proceso de gestionar las expectativas de los

interesados?

Esta actividad principalmente consiste en ejecutar las actividades de

comunicación con los interesados para satisfacer sus necesidades,
abordando sus inquietudes y resolviendo sus dudas.

10. ¿En qué consiste el proceso de informar el desempeño en la

gestión de proyectos?

Es proceso se refiere básicamente consiste en la recopilación y análisis

periódicos de datos reales y su comparación con la línea base a fin de
comprender y comunicar el avance y desempeño del proyecto, así como
proyectar los resultados del mismo.