2 Comunicación e información

Comunicación e
información
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Información y comunicación
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• Se comparte o intercambia el • Se recibe el mensaje, no se comparte

mensaje
• El mensaje se transmite de forma
intencionada a una persona o grupo
• El receptor del mensaje responde a la
información recibida
• La comunicación es la transmisión de
información
• El mensaje lo recibe una persona o varias,
aunque no sea el destino
• El receptor del mensaje puede o no
responder a la información recibida
• La información es uno de los componentes
de la comunicación
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Elabora un esquema con los elementos de la comunicación.

De los elementos de comunicación ¿quién codifica y quién
descodifica el mensaje?
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El PROCESO COMUNICATIVO es el recorrido que realiza la información
o el mensaje desde el origen (emisor) al destino (receptor). Para que
el proceso sea completo y tenga lugar la reacción y respuesta por
parte del receptor tiene que pasar por una serie de FASES.
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BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
Distorsiones que ocasionan problemas de comunicación durante el proceso comunicativo.
Deforman la información e impiden que la comunicación sea eficiente.
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Caso 2.1 página 37.

¿Qué barreras de comunicación hay en este caso?

Actividad 2.1.
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Se convoca una reunión en la empresa en la que trabajas para informar de

los objetivos de ventas para el próximo trimestre.

El director de ventas entra en la sala de reuniones. Están todos los

trabajadores del departamento y en la sala de al lado están realizando unas
obras de mejora.

El director empieza la reunión nervioso, ya que tiene que transmitir toda la

información en un breve espacio de tiempo porque tiene otra reunión
después con el director general en cuanto finalice.

Indica los elementos de la comunicación que intervienen en esta situación.

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2 Comunicación e información
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TIPOS DE CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN

NATURALE ARTIFICIALES
S
El mensaje se presenta como una Son los que la tecnología ha puesto
sucesión de elementos extraídos de un a disposición del hombre
repertorio común al transmisor y al
receptor

TIPOS
Espaciales (teléfono, tv, cable,
etc.)
Temporales (revistas, libros,
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Si sólo nos pudiéramos comunicar por canales artificiales.

¿Qué soportes utilizarías?
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La comunicación
en la empresa
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TIPOS DE COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

INTERNA EXTERNA

Puede ser ascendente, descendente y Comunicaciones con clientes, proveedores,

horizontal organismos oficiales, etc., y personas o
empresas que mantienen relaciones con la
compañía.

Canal oficial: se deja constancia de la Según cómo se realizan: Presencial, no

información transmitida presencial, especial
Canal informal: solo conocen la Según quién participa: Individual o
información los intervinientes colectiva
 2 Comunicación e información

• ¿Cuál es el principal objetivo de la comunicación interna?

• La comunicación externa, ¿debe ser la misma para clientes,

que para proveedores?

• ¿Qué comunicación es más importante, la interna o la

externa?
Argumenta tus respuestas
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Según la clasificación de la comunicaciones de la página 43.

Pon un ejemplo para cada variable.
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COMUNICACIÓN ORAL
La voz y el aparato fonador son el elemento básico imprescindible en la
transmisión de la información.
El mensaje puede ser interpretado con un significado diferente según el tono,
el énfasis y la entonación de las palabras.
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Página 44. Ejercicio 2.3

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FACTORES QUE INFLUYEN EN LA COMUNICACIÓN

FÍSICOS: Distancia entre el emisor y el receptor, comodidad del mobiliario, decoración del
lugar, intensidad de la luz, el tacto, la mirada, los movimientos, etc.

FISIOLÓGICOS: El tono de voz, la modulación y la velocidad del habla

PSICOLÓGICOS: Claridad de ideas, transmisión de seguridad y confianza, entusiasmo

SEMÁNTICOS: Dominio del lenguaje

SOCIALES: Funciones y roles de los interlocutores, compromisos, convencionalismos, etc.

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Usa uno o varios ejemplos reales en los que se vean reflejados

cada uno de los factores que influyen en la comunicación.
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CONOCIMIENTOS PREVIOS
- ¿Para qué se organizan reuniones de trabajo?
- ¿Crees que una reunión de trabajo se puede improvisar?
- ¿Crees que una reunión efectiva tiene que ser larga?
Argumenta la respuesta
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Las
reuniones de
trabajo
 2 Comunicación e información

Cuando la información se tiene que hacer

extensible a todo el personal, los métodos que
más se utilizan son: reuniones, convenciones,
manuales de ventas, boletines, catálogos,
avisos, convocatorias, tablón de anuncios, etc.
REUNIÓN DE TRABAJO

OBJETIVO TEMAS ETAPA

S
Intercambiar ideas e Distribuir información
información o conseguirla, tomar
decisiones con otras
personas, fomentar el
espíritu de equipo,
etc.
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Reglas para una reunión efectiva

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Verdadera o Falsa
- Las reuniones tienen coste
- Todas las reuniones son necesarias
- Cuantos más objetivos tenga una reunión más efectiva será
- La mejor hora para fijar una reunión es a última hora
- Nos tenemos que ceñir lo máximo posible a la duración de la
reunión
- Es mejor que la persona que convoca la reunión llegue la
última para parecer ocupada
- Todas las disposiciones de la sala favorecen la participación
- En una reunión efectiva al finalizar se resumen los temas
tratados
- Nunca se debe realizar una reunión de pie
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CÓMO MANEJAR LAS SITUACIONES DIFÍCILES EN REUNIONES

• Averiguar cuál es el problema
• Repasar el orden del día
SILENCIO • Preguntar si todos han recibido el material
• Manifestar cuáles son tus expectativas
• Preguntar a individuos concretos

• La clave consiste en pasar de la discusión a la acción

• Cuando la situación no permite una votación se puede resolver
PUNTO MUERTO haciendo un resumen y solicitando propuestas individuales
• Si fracasan todos los intentos, quizá sea mejor levantar la sesión y
convocar otra reunión

• Lo primero es hacer una rápida revisión de la situación

• Debemos hacer una pausa, aunque después tengamos que
ABURRIMIENTO
continuar
TERMINAL
• Cuando se reanude la reunión se debe empezar repasando la
postura del grupo en el tema que se estaba discutiendo
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Cuando usarías las siguientes disposiciones
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¿Cuales son los principales roles de los participantes en

una reunión?
¿Qué problemas puede presentar una reunión por
video conferencia?

Lee el siguiente artículo:

«La fatiga del ZOOM»
https://www.nationalgeographic.es/ciencia/2020/04/f
atiga-de-zoom-pasa-factura-cerebro-que-se-debe
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El acta de reunión
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Documento escrito que resume los temas
tratados y los acuerdos adoptados en una
determinada reunión.
Todas estas reuniones se
deben convocar por
escrito, a todos los posibles
FINALIDAD asistentes, y con la
Dejar constancia de lo acontecido y antelación suficiente
dar validez a los acuerdos
tomados.

La convocatoria debe indicar:

• A QUIÉN SE CONVOCA
• TIPO DE REUNIÓN (ordinaria o extraordinaria)
• ORDEN DEL DÍA
• FECHA, HORA Y LUGAR DE LA REUNIÓN
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ELABORACIÓN DEL ACTA

La redacción del acta se hace en el libro de actas, que
debe estar diligenciado y legalizado en el registro
correspondiente.
Los elementos que figuran en las actas son
principalmente las decisiones y acuerdos adoptados.

Durante la reunión, el secretario toma nota de los

aspectos más importantes para elaborar el acta y,
generalmente, la redacta al final de la reunión, o poco
tiempo después.

Las actas no deben ser demasiado extensas, por norma

general se resumen las cuestiones importantes
(acuerdos) y casi nunca son actas literales que recogen
todo lo comentado.
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FORMATO DE
ACTA
La ciudad, la hora de comienzo, la fecha, el tipo de junta y convocatoria
Objeto de la reunión
Identidad de los asistentes
Asuntos tratados, las intervenciones de los asistentes, los acuerdos tomados, el resultado de
las votaciones
Se deben incluir todas las decisiones oficiales
Las actas suelen terminar con una nota sobre la hora a la que se levantó la sesión

APROBACIÓN DE
ACTA
El contenido del acta se puede aprobar al final de la propia reunión celebrada, o al principio
de la siguiente.
Debe llevar al menos la firma del secretario y de la persona que convocó la reunión, a
veces, las de todos los asistentes.
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https://www.youtube.com/watch?v=JZ7QwUihUgE&ab_channel=ElianaLustosa

https://www.youtube.com/watch?v=DYu_bGbZiiQ&feature=youtu.be&ab_cha
nnel=TrippandTyler