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1.- INTRODUCCIÓN
El mundo empresarial actual está caracterizado por la globalización, por la
competencia, por el rápido cambio de las circunstancias o de la situación… En este
contexto, las empresas necesitan comunicarse, para de esta forma conseguir
integrarse en el entorno que las rodean.
● La comunicación oral.
● La comunicación no verbal.
● La comunicación escrita dentro de la empresa.
VENTAJAS INCONVENIENTES
Por ello, entre las técnicas de comunicación oral vamos a distinguir las siguientes:
● Saber escuchar.
● Saber hablar.
● Saber preguntar.
● Empatía.
● Asertividad.
Algunos consejos para mantener una buena actitud de escucha activa son los
siguientes:
Para que nuestra comunicación sea eficaz, tenemos que tener en cuenta a la
hora de hablar cuatro puntos fundamentales:
5.5.- Asertividad.
¿Has oído alguna vez hablar de la asertividad? ¿Piensas que tú eres asertivo o, por
el contrario, no sabes decir nunca que no?
La asertividad es una técnica que no sólo nos ayuda a desenvolvernos con más
eficacia en el mundo de los negocios, sino en la vida en general.
6.- Formas de comunicación oral.
Hay muchas formas de clasificar los tipos de comunicación oral, según el criterio
que usemos. Los criterios de clasificación de la comunicación oral más usados son
los siguientes:
ESPONTÁNEA PLANIFICADA
● Reunión. ● Exposición
● Entrevista. oral.
● Recepción ● Discurso.
de visitas ● Conferencia.
6.1.- Recepción de visitas.
La recepción de visitas en una organización es una de las tareas más comunes en
el mundo empresarial. Es una tarea sumamente importante, ya que la imagen
que demos a nuestros visitantes será la imagen que se lleven de nuestra
empresa. Por ello, debemos saber recibir de la forma más adecuada posible,
siguiendo las normas de protocolo.
Tenemos que recordar que una norma de protocolo muy importante es que
siempre nos debemos levantar de nuestra silla para saludar y recibir a la
visita.
Para una correcta exposición oral, que favorezca una buena imagen exterior de
nuestra empresa, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
Para que una intervención en público tenga éxito hay que seguir las siguientes
FASES:
Muchos de los gestos que usamos son comunes en la mayoría de las culturas o
países; son universales. Por ejemplo:
Pero el lenguaje no verbal también puede variar según la cultura o el contexto. Por
ejemplo:
También hay una serie de gestos que hacemos con distintos accesorios, por
ejemplo:
● Bajarse las gafas puede indicar que no nos creemos lo que nos dicen.
● Quitarse las gafas y limpiarlas es una forma de ganar tiempo para pensar
lo que nos están diciendo.
● Ponerse la patilla de las gafas en la boca indica que nos estamos
concentrando en escuchar, que estamos interesados.
● Si nos quitamos las gafas rápidamente y se dejan sobre la mesa, puede
denotar que nos ha sentado mal algo que nos han dicho.
Paul Ekman elaboró un método para descifrar las expresiones faciales. Es una
especie de atlas del rostro, éste clasifica las imágenes utilizando fotografías y
dividiendo el rostro en tres zonas:
1. La alegría.
2. La tristeza.
3. El asco.
4. La ira.
5. El miedo.
6. La sorpresa.
7.3.4.- La mirada.
¿Qué harías si vas en autobús y una persona que no conoces te mira fijamente a
los ojos durante un largo tiempo? ¿Hacia dónde miras cuando vas en un ascensor
con otra persona a la que no conoces?
En el ámbito profesional es mejor evitar una mirada directa, ya que ello puede
mostrar exceso de confianza, lo correcto es imaginar un triángulo en la frente de la
otra persona y dirigir nuestra mirada a él.
En la mirada social situaríamos ese triángulo desde los ojos hasta la boca de la otra
persona, y si la mirada es íntima, el triángulo se situaría desde los ojos hasta el
mentón.
● EL TONO:
Es el mejor indicativo de las emociones en un proceso de comunicación. El
tono de la voz es la cualidad que se produce por la mayor o menor tensión de
las cuerdas vocales, dando como resultado una voz más aguda o más grave.
Esta variable se considera fundamental, ya que diferentes tonos pueden
cambiar completamente un mismo mensaje verbal.
Es conveniente cambiar el tono a lo largo de la conversación (al final de
las preguntas, al final de las afirmaciones, en palabras importantes…), ya que
así se logra dar mayor sensación de dinamismo. Un tono monótono, que no
cambia, por el contrario, es señal de aburrimiento y monotonía.
● EL VOLUMEN:
Un volumen muy bajo de voz suele transmitir a los demás actitudes como
sumisión, tristeza, o timidez. Por el contrario, la voz muy elevada puede
indicar, según el contexto, seguridad, dominio, extraversión, persuasión, ira o
tosquedad. El volumen moderado, por el contrario, casi siempre se asocia a
características positivas, como agrado, alegría.
Es la situación concreta la que determina el volumen de voz más
adecuado, aunque la tendencia que debe guiarnos siempre es la de no gritar,
pero a la vez conseguir que se nos escuche con claridad.
● EL RÍTMO:
Con ritmo nos referimos a la fluidez verbal que tiene una persona. La fluidez
del habla se ve disminuida por silencios, muletillas, repeticiones…
En general, la falta de fluidez del habla se interpreta, dependiendo de la
situación concreta, como inseguridad, aburrimiento, incompetencia, o
falta de interés por el contenido de la conversación. No es bueno, por tanto,
que la falta de fluidez sea una variable que acompañe habitualmente a
nuestra forma de hablar, y debemos trabajar para mejorarla.
● LATENCIA:
Es el tiempo que transcurre entre el final de la frase que emite un
interlocutor y el comienzo de otra por parte de otro interlocutor.
Generalmente, las latencias muy cortas se asocian a conversaciones muy
animadas y a discusiones. Por el contrario, las latencias largas se suelen dar
en conversaciones "pasivas", es decir, en las que al menos una de las
personas que habla no expresa con claridad sus ideas.
Lo ideal para que la conversación sea fluida y cómoda para todos los
participantes, es dejar que los demás terminen sus oraciones antes de
hablar nosotros.
● CLARIDAD:
La claridad se ve dificultada cuando farfullamos, arrastramos las
palabras, o tenemos un acento muy fuerte.
● VELOCIDAD:
Hablar rápido suele ser interpretado como señal de emociones tan dispares
como alegría, sorpresa, ansiedad…
Hablar excesivamente despacio también puede hacer que la otra persona
pierda el hilo, dificultando la comunicación. La baja velocidad de habla puede
ser señal de aburrimiento, de depresión, o de confusión.
7.6.- Proxémica.
Imagina que hay un banco en un parque y una persona se sienta en un extremo.
¿Crees que se sentará alguien más en él? ¿Dónde? ¿Y si la persona en vez de en
el extremo se hubiera sentado en el centro del banco?
Cada situación conlleva una distancia mínima o espacio personal, que si es invadido
produce malestar y tensión.
Los expertos suelen dividir el espacio encuatro zonas con respecto a una persona:
Hay una regla que nunca falla, y es la regla de que hay que procurar no destacar,
ni por exceso, ni por defecto.
Las personas que trabajan de cara al público deben dar una determinada imagen,
agradable y cordial, y el vestuario hace mucho. Hay determinadas organizaciones
que dictan normas más o menos concretas de presentación y apariencia personal.
Muchos de nosotros podemos decir que cada uno es libre de vestir como desee y
eso es cierto, pero si decidimos integrarnos en una organización debemos aceptar
sus reglas.
● La vestimenta:
Su función primordial es marcar la identificación o la pertenencia a un
determinado grupo. Las personas que tienen un trato directo con el
público deben tener especial cuidado en su indumentaria.
Aparte del atuendo, hay que tener en cuenta los objetos con los que nos
adornamos (collares, anillos, pendientes, tatuajes, insignias…). Todo ello
aporta elementos comunicativos no verbales que influyen en las relaciones
interpersonales.
● Higiene:
Tener una buena imagen, no solamente es cuestión de vestuario. Nuestra
imagen exterior está muy condicionada por nuestra higiene. Debemos tratar
de tener un aspecto agradable y limpio. Esto se consigue con: una buena
higiene corporal diaria (ducha o baño, cambio de muda, desodorante, etc.),
cabello cuidado y arreglado (aunque se lleve melena se deberá llevar cortado
y arreglado), uñas, manos, maquillaje moderado, barba, etc. Tenemos que
dar una imagen exterior correcta, sin perder nuestra propia personalidad.
El teléfono, como forma de comunicación, tiene una serie de ventajas, tales como:
Igual que cuidamos nuestra imagen en una cita, debemos cuidar la imagen que
damos por teléfono. Muchas veces, nuestro interlocutor no tiene otra imagen de
nuestra empresa que no sea la que nosotros le transmitimos cuando hablamos por
teléfono, por ello debemos cuidar cómo nos comunicamos por teléfono: vocalizar,
ser agradables, mostrar seguridad…
10.2.- El lenguaje.
¿Cuando hablas por teléfono con un amigo usas el mismo vocabulario que cuando
lo haces con una persona mayor, por ejemplo tu abuela? ¿Usas el mismo
vocabulario con tu madre que con un compañero de trabajo?
Tenemos que tener en cuenta que cuando hablamos por teléfono tenemos que
elegir cuidadosamente cada palabra y cada frase para conseguir no sólo informar,
sino hacerlo de la forma más bonita y atrayente posible.
Hay una enorme diferencia entre oír, que normalmente es muy fácil de hacer, y
escuchar, que es más difícil porque requiere una concentración. En este punto es
importante destacar que cuando estemos hablando por teléfono debemos dejar
cualquier otra tarea que estemos haciendo y concentrarnos en la llamada
telefónica.
En cuanto a los silencios, debemos cuidar especialmente los silencios muy largos,
ya que el interlocutor puede pensar que nos hemos ido… si no se puede evitar un
silencio por el motivo que sea, debemos explicarlo a la otra parte y decirle que
espere un momento o que se mantenga en la línea.
Para conseguir que a través del teléfono podamos emitir una buena imagen de la
empresa y de nosotros mismos, hay una serie de reglas generales en las
conversaciones telefónicas que siempre debemos tener en cuenta:
1. La primera regla es no abusar del teléfono: el teléfono hay que usarlo con
moderación, ya que podemos entretener excesivamente a la otra persona y
no dejarle desempeñar sus tareas correctamente.
2. No se debe tutear. Si no conocemos lo suficiente a la otra persona debemos
tratarlo de usted. Aunque sí se debe llamar al otro por su nombre, de esa
forma conseguimos que esté más cómodo y que se sienta más importante.
3. No se debe gritar al teléfono: el que la otra parte no esté presente no
significa que no nos oiga.
4. No debemos discutir al teléfono.
5. Hay que sonreír al teléfono: la sonrisa se escucha y hace la voz más cálida
y simpática.
6. Hay que articular y no masticar chicle… y hay que hablar lentamente.
7. Hay que escuchar lo que el otro nos dice y hacerle saber que lo
escuchamos (“sí”, “ya veo”...)
8. Hay que hacer preguntas.
9. Nunca debemos interrumpir a la otra parte: debemos dejarlo que hable
con tranquilidad y si necesitamos apuntar o corregir algo, a no ser que sea
estrictamente necesario, debemos hacerlo cuando termine.
10. Hay que anotar, para fijar mejor las ideas y evitar tener que repetir.
11. No se deben hacer ni recibir llamadas personales en el trabajo, a no ser
que sea estrictamente necesario.
12. El horario de las llamadas telefónicas es muy importante: hay unos
horarios que es necesario respetar; se debe evitar llamar antes de las 10 de
la mañana y después de las 10 de la noche. Tampoco se debe llamar a horas
de almuerzo (de 2 a 4, más o menos).
13. Nunca debemos asumir la total responsabilidad de solucionar algo que
no esté a nuestro alcance.
14. Dejar de hacer cualquier otra cosa que estemos haciendo y centrarnos
en la conversación telefónica.
La persona que atiende la centralita, deberá atender todas las llamadas y pasarlas a
las personas adecuadas, es decir, actúa como filtro en las llamadas que se reciben
del exterior de la empresa.
1. Debemos tener toda la información necesaria para que cuando nos hagan
una llamada podamos contestar eficazmente: organigrama de la empresa
(departamentos, funciones que tienen, personas que los componen…), listas
de precios, productos que vendemos…
2. Hay que saber manejar perfectamente el teléfono y todas sus funciones:
llamadas en espera, como pasar las llamadas…
3. Descolgar el teléfono lo más rápido posible; lo más correcto es que lo
hagamos después del segundo timbre. Si lo dejamos sonar demasiado
damos la impresión de que somos poco eficaces.
4. El auricular se debe descolgar con la mano contraria a la que usamos para
escribir, ya que siempre debemos tener a mano bolígrafo y papel para
anotar los datos de la llamada.Los datos se pueden anotar de muy diversas
formas, lo normal es que dispongamos de un cuaderno o agenda dedicado
exclusivamente a apuntar las llamadas. Podemos indicar; la fecha de la
llamada, la hora, persona y empresa que la hizo y su número de teléfono,
motivo de la llamada (si dejó mensaje, con quién habló, qué quería…), así
como el recado que desea dejar.
Día Hora Nombre de la persona Nombre de la Teléfono Motivo de Recado que
que llama empresa la llamada desea dejar
Continuamos con las reglas que debemos seguir para atender correctamente las
llamadas telefónicas:
Ejemplo: “Buenos días, Andalucía Vende, S.L., le atiende Carlos Ruíz, ¿en qué
le podemos ayudar?”
Un cliente que efectúa una reclamación, espera recibir la mejor atención y una
solución en el menor tiempo posible. Una queja o reclamación es una ocasión de
ofrecer soluciones y de esa forma mantener la fidelidad de los clientes. De la
persona que la atiende depende el transformar esa queja en una oportunidad
de mejorar y de reforzar la imagen de la empresa.
Por ello, al igual que con el teléfono fijo, con el móvil también hay una serie de
reglas o normas a seguir, para usarlo correctamente. El término "móvil etiqueta"
hace referencia a las reglas de cortesía en el uso del teléfono móvil. Entre las más
importantes destacamos: