Asistente Administrativo - Unidad 2 - Redacción Comercial

CENECÚ-ASISTENTE ADMINISTRATIVO
UNIDAD 2- REDACCIÓN COMERCIAL
1. REDACCIÓN COMERCIAL
"La redacción de documentos de empresa es una de las tareas más comunes

de cualquier área administrativa.
Le sorprenderá, seguramente, que exista la necesidad de estudiar la

comunicación oral. Aprender a hablar es una de las primeras cosas que
hacemos y practicamos cada día en nuestra vida. Puesto que gran parte del
trabajo realizado en la oficina se hace oralmente, será necesario que los
diálogos, mensajes, preguntas e instrucciones, en general, toda la información
que se intercambia con otras personas sea clara, segura, comprensible y de
forma cortés.
Es evidente que los modos y costumbres son ahora menos formales. En muchos
centros de trabajo los compañeros se llaman entre sí por su nombre de pila,
y algunos proveedores, clientes y personal en general, pueden también
adoptar esta práctica. De este modo, poco a poco, se va produciendo una
relajación en el tipo de lenguaje empleado, con un aumento en el uso de frases
coloquiales, expresiones corrientes como las que se utilizan en los ambientes
familiares o de amigos.
Sin embargo, a algunas personas puede no gustarles ese tipo de trato y
debemos tener el tacto suficiente para reconocer este tipo de situaciones.
Deberemos por tanto mantener un tono agradable y cordial en las
conversaciones, tomando ejemplo de sus superiores y compañeros más
experimentados, que conocerán mucho mejor las costumbres de la empresa,
hasta que haya adquirido la confianza suficiente para desarrollar su estilo
personal. Obviamente, no se trata de ser impersonal, pero no hay que olvidar
que no podemos arriesgarnos a causar ningún tipo de incomodidad. " Tools and
Management.
La comunicación puede tener dos acepciones:
1. El proceso de intercambio de información. Constituye un reflejo, más o

menos fiel de la realidad. Abarca documentos impresos, videos,
fotografías, un disco magnético (cualquiera que sea su contenido) etc.
Incluye el traslado físico de soportes como periódicos, revistas, fotos,
discos compactos o casettes). Una información interviene en comunicación
cuando el mensaje además de ser significativo para el sujeto, propicia un
cambio de actitud definitiva o temporal.
2. Comunicación social. Donde lo primario no es lo físico, sino los procesos
intelectuales para hacer llegar la información hasta las personas
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FANNY GRANDA
receptoras. A través del proceso de comunicación social se trasmite el

resultado de la actividad de los hombres y desde sus orígenes posibilitó la
transmisión de ideas, pensamiento y experiencias vividas, pero también de
los conflictos, necesidades y las aspiraciones de los hombres.
Para que la comunicación sea efectiva dentro y fuera de la organización

esta debe ser:
1. Abierta: Tiene como objetivo el comunicarse con el exterior; ésta hace

referencia al medio más usado por la organización para enviar mensajes
tanto al público interno como externo.
2. Evolutiva: Hace énfasis a la comunicación imprevista que se genera dentro
de una organización.
3. Flexible: Permite una comunicación oportuna entre lo formal e informal.
4. Multidireccional: Esta maneja la comunicación de arriba hacia abajo, de
abajo hacia arriba, transversal, interna, externa entre otras.
5. Instrumentada: Utiliza herramientas, soportes, dispositivos; porque hoy
en día muchas organizaciones están funcionando mal, debido a que las
informaciones que circulan dentro de ella no llegan en el momento
adecuado ni utilizan las estructuras apropiadas para que la comunicación
sea efectiva.
Los elementos a considerar en la comunicación son:
1.-EMISOR:
Fuente que elabora y emite el mensaje, que proporciona la

información.Puede ser un individuo, un grupo social, un país, etc.
2.-MENSAJE:
Conjunto de códigos organizados por el emisor con una intencionalidad. El

mensaje es el contenido de la comunicación. En el modelo, el mensaje lleva
implícito su elaboración sobre la base de un sistema de signos que sirven de
elementos portadores, comprende el tema la racionalización de lo que se dice
en torno a ese tema y la forma en que se expresa.
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FANNY GRANDA
Todo mensaje lleva también un sistema de valoraciones que el emisor ha

plasmado en la selección del tema y en el tratamiento de este. Esto supone
una escala de valor que se quiere trasmitir..
Además, los requisitos que debe contener un mensaje con el fin de que no
exista deformación de lo que realmente se quiere trasmitir son:
1. Credibilidad: La comunicación establecida por el mensaje presentado al

receptor, sea real y veraz, de manera que éste descubra fácilmente el
objetivo de nuestra labor y elimine actitudes pre- concebidas que
deformarían la información.
2. Utilidad: La finalidad de nuestra comunicación será dar información útil
que sirva a quien va dirigida.
3. Claridad: Para que el receptor entienda el contenido del mensaje será
necesario que la transmitamos con simplicidad y nitidez.
4. Continuidad y consistencia: Para que el mensaje sea captado, muchas
veces es necesario emplear la repetición de conceptos, de manera que a
base de la continuidad y consistencia podamos penetrar en la mente del
receptor para vencer las posibles resistencias que éste establezca.
5. Adecuación en el medio: En el proceso para establecer comunicación con
los receptores en una organización será necesario emplear y aceptar los
canales establecidos oficialmente, aun cuando estos sean deficientes u
obsoletos.
6. Disposición del auditorio: Es válido el siguiente principio: la comunicación
tiene la máxima efectividad, cuando menor es el esfuerzo que realiza el
receptor para captar. De tal manera, una comunicación asequible dispone
al auditorio a captar la noticia, una forma oscura, que implique grande
esfuerzos por parte del receptor, lo predispone negativamente a los
mensajes. Un acto de comunicación entre dos personas es completo cuando
estas entienden, al mismo signo del mismo modo.
Codificación
Es el proceso de estructurar un mensaje sobre la base de signos disponibles

lo denominamos.
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El código son los elementos que conforman el mensaje y que constituyen el

conjunto de reglas de combinación pertenecientes a un sistema de señales
específicas.
La codificación es un proceso a través del cual el emisor “prepara” el mensaje
para que pueda ser comprendido por el sujeto. Para la preparación o
codificación del mensaje se vale de sus conocimientos relacionados con las
características del canal que va a emplear, las exigencias del público al que va
a dirigirse, del lenguaje que va a utilizar, como de la cultura de quien lo va a
recibir.
La codificación comprende varias etapas:
1. Selección de la información disponible, en función de las necesidades e

intereses del comunicador y el receptor.
2. Búsqueda del lenguaje más apropiado en atención al canal disponible.
3. Valoración de la información en el contexto informativo del receptor
4. Momento y lugar adecuado para trasmitir la información
5. Conocimiento de la preparación del receptor.
Decodificación
La decodificación es un proceso inverso de la codificación, en el cual el

sujeto que recibe la información procede a “entender” el mensaje que ha
recibido, lo descifra.
Este proceso supone:
 El recibir con claridad todos los signos emitidos (legibilidad).

 Conocimiento pleno del significado de cada uno de esos signos.
 Comprensión del sentido exacto de la estructura de esos signos.
Esto supone que el receptor interprete el valor de cada palabra, cada gesto,
cada color, cada movimiento, cada frase dicha o supuesta.
Cuando nos trasmiten un mensaje, además de las palabras existen otros
lenguajes, los gestos, las miradas, las entonaciones, el énfasis, la cercanía etc.
La decodificación tiene que ver con el momento en que un signo se decodifica,
influyen los factores ambientales o emocionales en que se desarrolla la
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comunicación.
El canal o medio es el soporte físico en que se expresa o manifiesta el
mensaje. El vehículo o medio que transporta los mensajes: memoranda,
cartas, teléfono, radio, periódicos, películas, revistas, conferencias, juntas,
etc.
Los canales pueden ser formales e informales; los primeros son aquellos
que deben planearse y estructurarse adecuadamente, los segundos surgen
espontáneamente en la organización. No son planeados y siguen las corrientes
de simpatía y acercamiento entre los miembros de la organización. Pasan de
una persona a otra y se deforman en cada transmisión. Están constituidos por
rumores, chismes, etc.
3.-RECEPTOR:
El ente que recibe el mensaje. Es la persona que recibe la información, el

individuo o grupo a los que se le proporcionan los mensajes.
Para la comprensión del mensaje necesita descodificar el mismo. Para su
adecuada recepción (a partir de la intencionalidad del emisor), el receptor
debe conocer los códigos empleados por el emisor.
En relación con los destinatarios debemos tomar en cuenta que:
1. No es un ente aislado, vive en sociedad.

2. La asimilación de los mensajes dependen de su cultura personal o social.
3. Sobre los mismos destinatarios actúan simultáneamente muchos mensajes
provenientes de fuentes diversas, algunas con mayor o menor influencia
que otras, las cuales se pueden complementar u oponer entre si.
4. Las posibilidades de elección y la libertad de percepción de los mensajes,
dependen del nivel de libertad del hombre en relación con los medios de
comunicación.
La Retroalimentación o Feedback:
Es cuando el receptor se convierte en un emisor de una respuesta o

comportamiento que el emisor inicial espera, recibe y comprueba con relación
al objetivo de su mensaje inicial.
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La retroalimentación más rápida y directa ocurre cuando este proceso tiene

lugar entre personas directamente
En la empresa todo es comunicación: investigación, debate, acuerdos,

órdenes, instrucciones, objetivos, relación con los clientes, proveedores,
empleados, administraciones, grupos sociales, etc. Comunicación en todos los
sentidos, ascendente, descendente, con el equipo, con el exterior.
La función del directivo a partir de determinados niveles, tiene una parte
fundamental de comunicación: con sus empleados, con sus jefes, con todos los
grupos de interés en la empresa, con especial relevancia en tres colectivos:
empleados, clientes y medios de comunicación.
Usamos la comunicación para diseñar y difundir estrategias, objetivos, planes
y tácticas que nos permitan avanzar en la dirección correcta; para dirigir,
orientar, motivar a los empleados; organizar los recursos de la empresa de la
manera más adecuada posible; para relacionarnos con personas y colectivos
ajenos a la empresa; para hablar con los medios de comunicación; para fijar
sólidamente la imagen de la empresa.
La clave de un directivo es utilizar su inteligencia para crearse hábitos de
comunicación inteligentes, porque en buena medida será juzgado por dichos
hábitos, más que por su inteligencia.
Posiblemente las columnas para una organización eficaz, en el principio del
siglo XXI, sean las “ 4 C”, a saber.
1. La CULTURA que debe ser creada por un directivo con capacidad de

liderazgo.
2. La CREATIVIDAD fundamentada en la potenciacion de la innovacion, para
dar satisfacción a los clientes.
3. La COMUNICACIÓN creando una estructura organizativa que la facilite

al máximo.
4. El CONOCIMIENTO basado en la formación en continuidad del personal y

su evaluación, reconociendo su creatividad y capacidad de comunicación,
debidamente ponderadas.
Seguidamente adjunto una diapositiva power point que fundamenta

especialmente dos de estas columnas como pilares para realizar el cambio en
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continuidad en las organizaciones empresariales inmersas en la vorágine de

los cambios de la época en que vivimos.
TIPOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
COMUNICACION FORMAL E INFORMAL
El sistema de comunicaciones a nivel interno comprende las comunicaciones

de tipo formal e informal.
1. Las comunicaciones formales se constituyen por el conjunto de vías o

canales establecidos por donde circula el flujo de información, relativo al
trabajo entre las diversas poblaciones de la empresa; tiene como objetivo
lograr la coordinación eficiente de todas las actividades distribuidas en la
estructura de la organización; éstas se regulan en las cartas y manuales
de la organización.
2. Las comunicaciones informales constituyen un conjunto de
interrelaciones espontáneas, basadas en preferencias y aversiones de los
empleados, independientemente del cargo. En este tipo de comunicación la
información que se trasmite puede tener relación con las actividades de
la institución o a la vez puede no tenerla.
COMUNICACIÓN DESCENDENTE, ASCENDENTE Y HORIZONTAL
1. Comunicación Descendente: Esta clase de comunicación es utilizada para

emitir mensajes desde la parte directiva hasta los empleados, tiene como
objetivo el indicar instrucciones claras y específicas del trabajo que se
debe realizar; en dicha comunicación se pierde el valor comunicativo que
lleva el mensaje.
2. Comunicación Ascendente: Es cuando los trabajadores de una
organización se comunican con los directivos o superiores, dándoles a
conocer el panorama general que sucede al interior de la organización,
especialmente lo que acontece en los sitios de trabajo; ésta información
suele ser detallada y específica.
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FANNY GRANDA
3. Comunicación Horizontal: “Se desarrolla entre personas del mismo nivel

jerárquico. La mayoría de estos mensajes tienen como objetivo la
integración y la coordinación del personal de un mismo nivel.
COMUNICACIÓN INTERNA
Por otro lado, cuando la comunicación dentro de la organización no sigue los

caminos establecidos por la estructura, se dice que es comunicación
informal y comprende toda la información no oficial que fluye entre los grupos
que conforman la organización. La comunicación informal incluye el rumor.
La comunicación organizacional se mira en cinco perspectivas:
Comunicación Interna: Son actividades que se realizan dentro de una

organización para mantener las buenas relaciones entre los miembros de la
empresa por medio de la circulación de mensajes que se originan a través de
los diversos medios de comunicación empleados por ella, con el objetivo de
proveer comunicación, unión y motivación para así alcanzar las metas
establecidas por la organización.
Los objetivos asignados a la comunicación interna responden a la satisfacción

de algún tipo de necesidad. A este respecto, podemos diferenciar dos
enfoques distintos. Las necesidades a cubrir se pueden analizar desde el
punto de vista de las demandas de información del empleado o cliente interno
de la organización o desde el punto de vista de la propia dirección de la
empresa, o de manera más específica de la unidad funcional de gestión de los
recursos humanos de la empresa.
A continuación se identifican los objetivos asignados a la comunicación

interna desde uno y otros enfoques:
1. Desde el primer punto de vista, la comunicación interna en la empresa

responde a la exigencia de satisfacer una necesidad latente en las
personas que forman parte de la misma. Del reconocimiento de estas
necesidades y la identificación de un mercado interno en la organización
surge y se desarrolla el concepto del marketing interno. El empleado
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demanda a la empresa una mayor satisfacción en su trabajo y aumentar su

nivel de participación dentro de la organización.+
2. Desde otra perspectiva, la de recursos humanos, la comunicación interna
satisface las necesidades propias de la empresa ya que contribuye a
alcanzar los objetivos finales de la misma. Una adecuada información
interna reduce la conflictividad y mejora el clima laboral.
Es importante que comunicación verbal y no verbal coincidan ya que tiene

mayor fuerza la comunicación verbal, ya que resulta más creíble al ser más
difícil de falsificar.
Las características del entorno actual en que se desenvuelve la empresa

exigen una continua adaptabilidad, así como la flexibilidad suficiente para
minimizar los efectos del cambio y maximizar el provecho de las
oportunidades que ofrece el entorno. Esa condición de adaptabilidad se ve
favorecida en organizaciones en las que cada uno de sus miembros conoce y
comprende la dirección de la organización. Éste es uno de los objetivos
atribuidos también a la comunicación interna, es decir, saber transmitir con
velocidad y claridad tanto la política empresarial como los cambios
acontecidas en la misma.
La posibilidad de utilizar la comunicación interna por la empresa como

herramienta de gestión que satisfaga la necesidad de difundir sus políticas
y su propia identidad, forma parte de las funciones atribuidas a esta nueva
función. De igual manera, incrementar el grado de compromiso e implicación
de los miembros de la organización supone una necesidad inherente a la
dirección de la empresa, y cuyo logro condiciona los resultados de la empresa.
El plan estratégico de comunicación interna de una empresa se puede
definir como una secuencia de fases que comprende el diagnóstico, diseño,
ejecución y control de las acciones de comunicación.
1. De una parte, el diagnóstico es el primer paso del plan de comunicación

interna de una organización. Debe dar a conocer los modos de
comunicación existentes, qué medios se utilizan, y con qué eficacia, qué
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FANNY GRANDA
información se da y cuál no. Esta primera fase informa sobre los puntos
fuertes y débiles del sistema de comunicación de la empresa.
2. De otra parte, el control pretende verificar si la materialización y los
resultados de las acciones de comunicación coinciden con las previsiones y
objetivos. Esta última fase concluye con la propuesta de medidas
correctoras que fundamentan el reinicio del proceso planificador
COMUNICACIÓN EXTERNA
Comunicación Externa: Todas aquellas comunicaciones que están dirigidas a

sus públicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones
públicas y así proyectar mejor la imagen corporativa de la organización.
1. Relaciones Públicas: Son las diferentes actividades y programas de

comunicación que se crean para sostener las buenas relaciones con los
diferentes públicos que forman la organización.
2. Publicidad: Son los diferentes mensajes emitidos a través de los distintos
medios masivos de comunicación que tienen como objetivo incrementar la
venta de los productos o servicios de la organización.
3. Publicidad Institucional: Se considera como una herramienta de las
relaciones públicas; ya que evoca en el público una imagen favorable de la
organización.
FORMAS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
“La comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes, que se

intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su
medio”. Estos mensajes se pueden transmitir en diferentes niveles y de
diversas maneras, por ejemplo:
COMUNICACIÓN ESCRITA
La Comunicación escrita es clara, precisa, completa y correcta; se califica

como información de primera mano y se deja constancia. Por medio de ella las
personas tienen la oportunidad de poder regresar a segmentos anteriores al
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FANNY GRANDA
mensaje, lo que permite una mejor comprensión en la información. Esta puede

darse a través de:
1. Carta: Es el medio más usado dentro de la organización para las personas

ausentes, en la cual se comunica alguna cosa de interés personal o grupal.
2. Memorando: Es el medio más usado, que lleva como objetivo el recordar
mensajes o información con referencia a instrucciones internas que los
empleados deben realizar dentro de la organización.
3. Carteleras: Son calificadas como un factor clave en la organización, allí
se suele manejar información a través de otros medios sobre actividades
de motivación o mensajes de interés general para los empleados y
directivos, algo muy importante para que éstas funcionen se debe tener
en cuenta su ubicación; es decir la empresa establece sitios estratégicos
por donde hay mayor flujo de personal
4. Revista: Es una forma de comunicación tradicional más común y con mayor
aceptación dentro de la empresa, en la cual se propicia la participación
activa de todas las actividades, en aras de contribuir al fomento de la
investigación y de acontecimientos afines a la comunicación; en las revistas
se consigna la realidad de la organización.
5. Periódico: Envuelve un área de conocimientos especializados, en muchos
casos el periódico es utilizado para ganar tiempo en el ámbito de la
información.
6. Boletín: Es un medio de comunicación donde se maneja información
especializada para los públicos internos y externos de la organización.
COMUNICACIÓN MASIVA
La Comunicación masiva es la comunicación permanente que genera mensajes

y noticias de manera específica, coherente, directa y sincera, para los
públicos internos y externos de la organización. Esta se da por medio de:
1. Entrevista: Es uno de los medios más utilizados dentro de la organización

para la selección del personal; en otros casos la entrevista es empleada
como un instrumento preliminar para estructurar la comunicación interna;
ahí se puede aplicar una conversación específica para determinar los
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FANNY GRANDA
elementos que pueden intervenir en los problemas que aquejan a la

organización en ese ámbito.
2. Reuniones: Se puede definir como una comunicación directa, donde
intervienen más de dos personas; las reuniones son dirigidas por alguno de
los integrantes de la organización, donde sé retroalimentan, se transfiere
información de interés general y lo más importante se toman decisiones
que tiene por objeto llegar a un acuerdo común para el beneficio de la
organización.
3. Circuito cerrado de televisión y radio: Medios de comunicación que tiene
como fin lograr una buena influencia y ofrecer grandes posibilidades de
retroalimentación; allí los directivos, administrativos y empleados pueden
tener una visión más precisa sobre actitudes y sentimientos generados en
la interacción y percibir con mayor facilidad cual va a ser el
comportamiento del otro; ese tipo de información suele desarrollares en
la comunicación no verbal.
Comunicación oral y escrita
4. La comunicación oral es aquella que se produce en tiempo real entre dos o

más personas, haciendo uso de la voz y de un código compartido para
trasmitir un mensaje, en medio de un contexto o situación definidos. Es
espontánea, directa, sencilla y dinámica.
5. La comunicación escrita, en cambio, se produce en diferido: el emisor
plasma a través de signos gráficos el código escrito de una lengua para
elaborar un mensaje que posteriormente será recibido y descifrado por un
receptor. Se caracteriza por un mayor nivel de elaboración y planificación.
Además, en comparación con la comunicación oral, que es efímera, la
escritura permanece.
Comunicación oral
La comunicación oral es aquella que se establece entre dos o más personas

haciendo uso de un idioma o código compartido a través de un medio de
trasmisión físico, que tradicionalmente era el aire, aunque hoy día podemos
agregar el teléfono o la videoconferencia.
La comunicación oral nos permite trasmitir a la persona con la que hablamos
información, ideas, sentimientos, emociones, creencias, opiniones, actitudes,
etc.
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FANNY GRANDA
Para realizar la comunicación oral, nos valemos de la voz para reproducir

los sonidos de la lengua, formar palabras y elaborar mensajes que contengan
la información que queremos trasmitir a nuestro interlocutor.
Para que la comunicación oral tenga lugar, debe haber al menos dos personas
involucradas que realicen, alternativamente, el papel de emisor (el que
entrega la información) y receptor (el que la recibe).
La información transmitida se conoce como mensaje. Este mensaje es
elaborado de acuerdo a un sistema de sonidos lingüísticos correspondientes
a un código o idioma.
La trasmisión del mensaje se realiza a través de un medio físico, que puede
ser el aire, pero también puede ser algún dispositivo de telecomunicaciones,
como un teléfono o una computadora.
El proceso de comunicación oral, a su vez, está enmarcado dentro de
un contexto que puede incidir sobre el sentido o significado del mensaje: el
lugar, la situación y la circunstancia en que este sea entregado vean a
condicionar la forma en que este es recibido e interpretado.
La comunicación oral se caracteriza por ser espontánea, elaborarse sobre la
marcha, ser directa y sencilla, por recurrir al lenguaje corporal para reforzar
o enfatizar el mensaje (gestos, actitudes, posturas), por ser dinámica e
inmediata.
La comunicación oral es propia del ser humano y se establece en todos los

ámbitos en que este se relaciona y necesita comunicarse: desde el personal
hasta el profesional, desde el político hasta económico o comercial.
Ejemplos de comunicación oral se dan cotidianamente: una conversación, una

charla, una conferencia, un discurso, una entrevista, una clase magistral, un
debate, son situaciones de comunicación oral bastante comunes.
Tipos de comunicación oral:
6. Comunicación oral espontánea

7. La comunicación oral espontánea es aquella que no atiende a un plan, un
tema o una estructura establecidos previamente, sino que se desarrolla en
forma de diálogo entre dos o más personas. Un ejemplo de comunicación
oral espontánea lo constituye una conversación informal.
8. Comunicación oral planificada

9. Como comunicación oral planificada se conoce aquella que obedece a un
plan previamente trazado, con pautas, temas o estructuras diseñadas de
antemano. Dicho plan permitirá guiar el proceso de comunicación para que
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FANNY GRANDA
este se lleve a cabo dentro de ciertos límites definidos. Este tipo de

comunicación puede ser, a su vez, de dos clases: multidireccional y
unidireccional.
10. Multidireccional
La comunicación oral planificada es multidireccional cuando, dentro de
sus pautas de interacción, establece la intervención de varios
interlocutores que ofrecen sus distintas opiniones y enfoques sobre un
tema o asunto definido de manera previa. Un ejemplo de este tipo de
comunicación puede ser un debate.
11. Unidireccional
Hablamos de comunicación oral planificada unidireccional cuando en
ella interviene únicamente un emisor que se dirige a un público para
exponer de manera extensa un tema o cuestión. Ejemplos de
comunicación unidireccional son los discursos, las conferencias o las
clases magistrales.
Comunicación escrita
Se produce en diferido: el emisor plasma a través de signos gráficos el código

escrito de una lengua para elaborar un mensaje que posteriormente será
recibido y descifrado por un receptor. Se caracteriza por un mayor nivel de
elaboración y planificación. Además, en comparación con la comunicación oral,
que es efímera, la escritura permanece.
La comunicación comercial escrita: cartas y documentación comercial

escrita
La comunicación escrita es totalmente indispensable en la vida comercial, ya
que muchísimas operaciones se resuelven de este modo.
Un documento comercial es un comprobante en el que queda constancia de

las operaciones realizadas en la actividad mercantil. Por lo tanto, este tipo
de documentos también son muy importantes para llevar a cabo el control de
todas estas operaciones.
Por lo tanto un documento comercial:

 Constituye una prueba para demostrar actos comerciales.
 Constituye un elemento de contabilización de operaciones.
 Permite el control de las operaciones comerciales y la comprobación
de los asientos de contabilidad.
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Por otro lado, una carta comercial es un escrito en el que el contenido esta
relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta,
propaganda y movimientos internos de una empresa. Una carta comercial
siempre tiene el fin de vender, comprar, cobrar, reclamar etc. Por lo cual,
es conveniente tener en cuenta los siguientes puntos:
 Claridad: Presentar el contenido de manera que el lector lo
comprenda automáticamente.
 Precisión: Exactitud en la expresión.
 Brevedad: Evitar extender demasiado el contenido.
 Sencillez: Evitar términos vulgares o muy cultos. Una expresión
espontanea.
 Propiedad: Uso de las palabras adecuadas para la circunstancia.
 Corrección: Evitar cometer faltas ortográficas.
Tipos de comunicación escrita
Hay dos tipos principales de comunicación: oral y escrita. La comunicación

escrita involucra cualquier tipo de mensaje que haga uso de la palabra escrita.
La comunicación escrita es la más importante y la más efectiva de cualquier
modo de comunicación comercial.
Algunas de las diversas formas de comunicaciones escritas que se usan

internamente para las operaciones comerciales incluyen:
 Memos
 Informes
 Boletines
 Descripciones de trabajo
 Manuales de empleados
 Correos electrónicos
 Mensajes instantáneos
Los ejemplos de comunicaciones escritas que generalmente se usan con

clientes u otras empresas incluyen:
 Email
 Sitios web de Internet
 Letras
 Propuestas
 Telegramas
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 Faxes
 Tarjetas Postales
 Contratos
 Anuncios
 Folletos
 Lanzamientos de noticias
Estructuración
Una buena estructura te ayudará a expresarte más claramente, ya sea en una

disertación, un ensayo, una carta de solicitud de empleo o un CV. Las
siguientes tácticas pueden ayudarlo a estructurar su escritura:
1. Aclare sus pensamientos y el propósito de su comunicación antes de

comenzar a escribir. En las comunicaciones comerciales, la claridad es más
importante que el estilo.
2. Identificar los puntos clave, hechos y temas
3. Decide un orden lógico para lo que tienes que decir
4. Componer una fuerte introducción y finalización. El primero hará una
impresión inmediata y positiva en el lector; el segundo permanecerá en su
mente después de que hayan terminado de leer
5. Use párrafos cortos y oraciones en lugar de párrafos cortos y largos.
Mantenga una idea por párrafo y coloque su punto en la primera línea, luego
agregue la información de respaldo.
6. Ayude a los puntos clave a destacarse mediante el uso de encabezados,
subtítulos y viñetas. Esto le permitirá a su lector escanear rápidamente
su mensaje para los puntos principales.
Ventajas y desventajas de la comunicación escrita
Algunas ventajas de la comunicación escrita son:
1. No es necesario el contacto personal: puede decirle a un empleado que

tiene que trabajar horas extras a través de un correo electrónico en lugar
de cara a cara.
2. Ahorra dinero: puede enviar un correo electrónico en lugar de llamar a
larga distancia.
3. Prueba escrita: proporciona pruebas por escrito en caso de una disputa.
4. Una ventaja del uso de formas de comunicación escritas es que los
mensajes escritos no tienen que ser entregados en el momento, en su
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FANNY GRANDA
lugar, pueden editarse y revisarse varias veces antes de que se envíen

para que el contenido se pueda configurar al máximo.
5. Otra ventaja es que la comunicación escrita proporciona un registro
permanente de los mensajes y se puede guardar para su posterior
estudio. Dado que son formas de comunicación permanentes y escritas,
también les permite a los destinatarios tomar más tiempo para revisar el
mensaje y proporcionar comentarios apropiados. Por estas razones, las
formas de comunicación escritas a menudo se consideran más apropiadas
para los mensajes comerciales complejos que incluyen hechos y cifras
importantes.
Algunas desventajas de la comunicación escrita son:
1. Demora en la comunicación: puede llevar un tiempo llegar al destinatario

deseado.
2. Falta de secreto: una vez que está en papel, cualquiera puede leerlo.
3. Costoso: si el emisor y el receptor están sentados uno al lado del otro,
usted todavía tiene que gastar dinero en papel o en el servicio de Internet.
Por ejemplo: a diferencia de la comunicación oral, en la que las impresiones y

reacciones se intercambian instantáneamente, el emisor de la comunicación
escrita generalmente no recibe retroalimentación inmediata a su
mensaje. Esto puede ser una fuente de frustración e incertidumbre en
situaciones comerciales en las que se desea una respuesta rápida. Además,
los mensajes escritos a menudo toman más tiempo para redactarse, tanto por
su naturaleza repleta de información como por la dificultad que tienen muchas
personas para componer dicha correspondencia.
Muchas compañías, sin embargo, han adoptado una postura proactiva al
abordar este último problema. Conscientes de la gran cantidad de
trabajadores que luchan con sus habilidades de escritura, algunas firmas han
comenzado a ofrecer cursos de escritura in situ o empleados inscritos en
talleres de redacción de negocios ofrecidos por organizaciones de
capacitación profesional, universidades y programas de educación
comunitaria.
El Dr. Craig Hogan, un ex profesor universitario que ahora dirige una escuela
en línea para escribir sobre negocios, recibe cientos de consultas cada mes
de parte de gerentes y ejecutivos que solicitan ayuda para mejorar sus
habilidades de escritura y las de sus empleados. El Dr. Hogan explica, en un
artículo titulado “Lo que América corporativa no puede construir: una
oración”, que ahora se espera que millones de personas que anteriormente no
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requerían escribir mucho en el trabajo escriban con frecuencia y

rapidez. Según el Dr. Hogan, muchos de ellos no están a la altura de la tarea.
“El correo electrónico es una fiesta a la que los profesores de inglés no han
sido invitados. Tiene compañías arrancándose los pelos “. Los resultados de la
encuesta del estudio de la Comisión Nacional de Escritura respaldan esta
evaluación. Descubrieron que un tercio de los empleados en las empresas “de
primer orden” de la nación registran una mala redacción y necesitan
instrucción de redacción.
Características de la comunicación escrita
1. Estilos
 Descripción: Pueden ser personas, lugares o acciones, es la imagen

hecha con palabras. Es representar un objeto para que la persona que
lo lee sea capaz de reproducirlo en su mente.
 Narración: Es el relato de un o varios sucesos ordenados cobrando un
significado propio. Narrar es contar, relatar acciones, conectando las
situaciones. Su orden puede ser cronológico donde los hechos se
presentan en el mismo orden que pasaron o climático donde se
presentan como el autor quiere.
 Argumentación: Es un discurso más elaborado, los juicios de valor que
se tienen sobre un tema. El escritor persuade al lector sobre el punto
de vista.
 Exposición: Es información presentada de forma sencilla pero no emite
juicios de valor del emisor. Es lo contrario a la argumentación.
2. Estructura
Se necesita para poder alcanzar la claridad, objetividad y concreción. Para

que toda información sea completa tiene que responder estas preguntas:
 ¿Qué? (el acontecimiento).

 ¿Quién? (la persona de la que habla la comunicación).
 ¿Cómo? (la forma en que se desarrollan los acontecimientos).
 ¿Dónde? (lugar de los hechos).
 ¿Cuándo? (tiempo).
 ¿Por qué? (explicación de causa).
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3. Ventajas y desventajas
Ventajas:
 Tiene permanencia, la información se puede volver a usar.

 Antes de redactar un documento se tiene la posibilidad de pensar,
reflexionar, definir y reescribir lo que se quiere decir.
 La información queda registrada.
 Es una fuente de consulta.
Desventajas:
 No hay retroalimentación inmediata. Es la principal diferencia entre la

comunicación escrita y la oral.
 Origina mucho material impreso.
 No existe una persona que explique su contenido como en una
conversación, puede haber una interpretación errónea del mensaje que
se quiso dar.
 Puede fomentar el aislamiento.
4. Formatos
Esta forma de comunicación requiere siempre de un medio. Hoy podríamos

hablar de medios físicos y virtuales. Entre los formatos de la comunicación
escrita vigentes podemos mencionar:
 Formato epistolar: Ya existía entre los antiguos. En la actualidad

reconocemos, por ejemplo, la carta comercial (medio para la
compraventa, solicitud de información, publicidad, etc) propia del
ámbito empresarial.
 Formato periodístico: Característico de nuestra cultura de masas,
representado por el diario, que no contempla un solo receptor sino una
multitud a la que transmite noticias con el uso de un léxico sencillo.
 Formato literario: No se dirige a ningún receptor en particular pero se
distingue por un manejo rico e imaginativo del lenguaje.
 Memorándum: Comunica asuntos de índole administrativa a las
instituciones, gobiernos y empresas.
 Formato instructivo: Referido a un conjunto de reglas, como los
instructivos de pago y reglamentos.
 Formato académico: Ligado a un modo de exposición exhaustivo y
disciplinar, entre otros.
42
FANNY GRANDA
5. Reglas ortográficas y gramaticales
En cuanto a las reglas ortográficas, se usan tildes, comas y signos de

puntuación para la correcta escritura del texto y la correcta formación de
las diferentes palabras que lo forman. De ahí que existan organismos, como
la RAE, que se encarguen de crear normas de escritura para crear un sistema
común. Gracias a estas instituciones se ha podido crear este marco común y
compartir entre todos una cultura y unas normas.
Las reglas gramaticales son básicas a la hora de la comprensión del texto. La

correcta formación de las oraciones, los tiempos verbales o el orden de las
palabras estarían dentro de esta característica. Es fundamental prestar
mucha atención a las reglas gramaticales si queremos crear un texto de
calidad.
6. Vocabulario adaptado
No es lo mismo escribir un texto infantil que un texto técnico sobre el

funcionamiento del cerebro humano. Por ello, debemos de adaptar siempre el
vocabulario utilizado en nuestros textos al contexto y al destinatario.
7. Cohesión de ideas
Dentro de un mismo texto o escrito, aparecerán un gran número de ideas que

en ocasiones tendrán poco que ver entre ellas. Ahí estará nuestra misión de
darlas cohesión y unir temas para que formen un único tema general.
8. Conexión entre párrafos
Los escritos están formados por párrafos, en ocasiones por muchos en otras
ocasiones por pocos, pero siempre debe de existir una conexión entre ellos.
Si en un párrafo hablamos de una idea, en el siguiente deberemos hacer alguna
referencia a ella para demostrar que ambas partes de nuestro texto hablan
de lo mismo.
9. Claridad y orden
No debemos crear textos que no sean claros y es que el lector no tendrá a

quién preguntar sus dudas sobre el texto que hemos escrito, por lo que
debemos facilitar al máximo la tarea compresiva de nuestro lector.
Facilitando la lectora, creando textos sencillos y claros ayudaremos al lector
a comprender la idea que hemos querido transmitir con nuestro escrito.
43
FANNY GRANDA
Además, si nuestro texto carece de orden, ni tendrá sentido ni se podrá

entender. Por eso es fundamental que todos los escritos tengan un orden
lógico desde el comienzo hasta el final, respetando a su vez el resto de
normas.
10. Lógica
Muy relacionado con la anterior característica aparece la lógica. Y es que si

los escritos carecen de lógica, los lectores no podrán comprender ni su
mensaje ni su sentido y nuestro texto se convertirá en un conjunto de
palabras sin lógica ni valor para casi nadie.
11. Es permanente
Como hablábamos en la introducción, el carácter permanente de los escritos

es una característica diferenciadora de este tipo de comunicación del resto
de comunicaciones, como la oral. Un escrito es premamámente, eterno,
permanece exactamente igual a lo largo del tiempo, sin posibilidad de
modificación.
12. Relación unilateral entre el emisor y el receptor
No hay espacio para la réplica del lector en la comunicación escrita. El autor

redacta su texto y el lector puede opinar, pero nunca directamente ni
instantáneamente con el autor del mismo. Es una de las características más
importantes de la comunicación escrita.
https://www.caracteristicas.co/comunicacion-escrita/
Importancia de la correspondencia
Definición de correspondencia:
Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas,
esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se
considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria
La correspondencia es un elemento importante en
las organizaciones diariamente, ya que la misma nos permite enviar y
recibir documentos y no sólo se pueden enviar documentos si no también
paquetes ahorrando tiempo.
Dicho contenido presenta información importante acerca de la
correspondencia, la carta y como debe de elaborarse un sobre, el cual es un
valioso instrumento en el ámbito empresarial.
44
FANNY GRANDA
El sobre y la redacción de la carta en un papel muy importante y fundamental

en este proceso de comunicación, siguiendo los pasos estipulados se puede
lograr hacer un buen uso de la correspondencia.
Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas,
esqueletos, tarjeteas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En
las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y
la industria.
Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años
para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia
o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado
sus noticias y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es
la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al
destinatario.
Importancia de la correspondencia:
Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia

entre las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de
transacciones comerciales.
De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un
negocio, una, por su venta eficiencia y rapidez han a que las empresas
aumenten el volumen de sus ventas.
La correspondencia comercial tiene especial importancia porque a través de

ella se inician, fomentan y fortalecen los vínculos de amistad entre los
hombres tanto en el aspecto familiar como en el social, comercial y político.
La importancia de la correspondencia en la actividad comercial se deduce del
hecho que determina su propia necesidad. Actualmente no hay ninguna
actividad que pueda prescindir del intercambio, de las relaciones
interpersonales, por pequeño que sea el negocio o empresa siempre requerirá
de la transmisión de un mensaje escrito, de transar, hacer negociaciones.
La correspondencia en el ámbito comercial mueve trabajo y capital. Pone en

contacto a distintas personas entre sí, a empresas y a las distintas
instituciones, en función de intereses comunes, fomenta las relaciones
humanas, promueve recursos y los aprovecha hasta el máximo rendimiento. Al
extremo de pensar que se dificultaría la labor de un negocio si el mismo no
está en condiciones de enfrentar el problema de la correspondencia, tanto la
que se despacha como la que se recibe.
45
FANNY GRANDA
En la correspondencia comercial se requiere prestar atención particular en la

exposición de datos, en el manejo de cifras, en las ofertas de mercancías,
puesto que en ella se basa una actitud decisiva en los asuntos de personas que
en gran parte de los casos se encuentran distantes y no existe el trato
directo, el conocimiento personal entre remitente y destinatario, por lo tanto
una palabra o cifra expresada erróneamente puede ser causa de pérdidas
materiales y morales.
En la correspondencia, el autor ha de reflejar su personalidad, sentimiento,

cultura, sensibilidad, poder creador e inspirador. Faur y Durán (1990, p. 8)
plantea: La necesidad de poseer conocimientos generales sobre el arte
epistolar, saber cómo plantear una carta de acuerdo con el asunto o lo asuntos
que en ella deban tratarse; poseer la cultura mínima necesaria, dar el valor y
sentido exacto a las palabras, frases y oraciones; manejar las formas de
tratamiento que corresponde a los distintos destinatarios.
El corresponsal debe tener una cultura especializada en sus funciones, de

conocimientos específicos en relación con el tipo de empresa donde presta
servicios y, sobre todo debe poseer una cultura general que le permita
establecer una relación cónsona con los clientes y amigos de la empresa; debe
considerar siempre que a través de las cartas se reflejará fundamentalmente
el espíritu de la negociación.
Eficacia de la correspondencia
La eficacia está relacionada con la efectividad obtenida al lograr un

propósito. Se dice que una gestión o trámite es eficaz cuando se logra hacer
efectivo un intento. La correspondencia como medio que sustituye al trato
personal y directo entre remitente y destinatario debe ser eficaz. Si por su
intermedio se logra disponer favorablemente el ánimo del lector se puede
decir que se han logrado los objetivos planteados, entonces hay eficacia. El
éxito de la correspondencia depende en gran parte de la eficacia y ésta de la
correcta observancia de los aspectos como presentación, orden. Distribución
de sus partes e inteligente redacción.
Requisitos para lograr eficacia en la correspondencia.-
1. Fijar claramente el objetivo del mensaje.

2. Pensar en el destinatario, tratar de compenetrarse con él, con sus
intereses, gustos, necesidades, sin perder de vista el objetivo.
3. Planear cuidadosamente lo que se expresará.
46
FANNY GRANDA
4. Jerarquizar las ideas de acuerdo con los objetivos.

5. Cuidar el tono, éste revela la intención de quien escribe.
6. No escribir bajo la presión de impulsos ni precipitaciones, salvo algunas
excepciones justificadas, debido a que los arrepentimientos, cuando ya se
han escrito y publicado, son contraproducentes.
7. Demostrar amabilidad y comprensión.
8. Enriquecer el vocabulario, estar al día en materia idiomática. Dominar la
lengua general, pero conocer también las variaciones regionales y
aplicarlas oportunamente.
9. Evitar la cacofonía y huir de vulgarismos, barbarismos y solecismos.
10. Evitar frases ambiguas.
11. Escribir una idea por párrafo. RECUERDE; el párrafo es la unidad básica
de todo documento y su característica es tratar en él una sola idea o
variante de la idea del documento.
12. Cuidar la estructura de las oraciones y darles sentido completo.
13. Asumir una actitud crítica y autocrítica.
14. Cultivar el dinamismo y la responsabilidad necesarios para que la actividad
de redactar sea ejercitada y perfeccionada constantemente.
Clases de correspondencia
Clasificación de la correspondencia:
La correspondencia presenta una variedad de formas con características
propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una
clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.
1. Por el destino: Públicas y Privadas

 Publicas: contienen información general a través de medios
de comunicación (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)
 Privadas: Tratan de información de iteres y carácter particular
comercial y oficial.
2. Por su contenido: Primera clase y Segunda clase

 Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual
y personal su contenido es solo de información: cartas,
tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.
 Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos,
muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.
3. Por su tramitación: Postal y Telegráfica
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FANNY GRANDA
 Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su

destino, se divide en:
 Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo
 Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un
recibo para su entrega a su destinatario
 Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas
del telégrafo.
4. Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.

 Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma,
antefirma, excepto en las abreviaturas.
 Cerradas: Son las que llevan los signo de puntuación
 Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas.
5. Por su extensión: Largas medianas y cortas

 Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras
 Medianas: Cuando contienen doscientas palabras
 Cortas: Cuando contienen cien palabras.
6. Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia

está en redacción y presentación
División de la correspondencia: La correspondencia se divide en cuatro

clases
1. Correspondencia comercial:
Se refiere a la cruzada entre comerciantes, industria, banqueros, etc. Y
su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.
2. Correspondencia Familiar y amistosa:
La finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto
particular entre ella.
3. Correspondencia Oficial:
Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y
oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estatales, etc.
https://correponde1706.blogspot.com/2015/09/conclusion.html
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FANNY GRANDA
La carta comercial
Tipos de cartas
¿Cuáles son las clases o tipos de cartas que existen?

Las cartas son un medio de comunicación que permite enviar un mensaje
de una persona a otra de forma escrita. Por lo general, la carta se coloca
dentro de un sobre en el que se escriben los datos del remitente y del
destinatario y se la envía por correo a alguien que se encuentre en otra
ciudad, país o continente.
Debido a los avances tecnológicos las cartas han sido reemplazadas en gran
medida por el Correo Electrónico, que cumple la misma función y presenta
importantes ventajas, entre ellas que es instantáneo y gratuito.
De acuerdo a la persona a la que se le envíe la carta y el motivo de la misma,

existen los siguientes tipos de cartas:
4. De postulación: generalmente, cuando una persona desea postularse a un

puesto de trabajo que esté vacante, suele enviar un currículum vitae
acompañado de una carta de postulación. Quien la envía suele enterarse
de la oferta por medio de un sitio web, un anuncio clasificado, o través de
algún conocido, por lo que muchas veces esto se aclara en el cuerpo de la
nota. Por medio de ella, el postulante logra remarcan aquellas virtudes
propias que considera relevante para el puesto en cuestión y que quizás el
formato del CV no le permite incluirlas. Además de esto, ayuda a las
personas encargadas del área de Recursos Humanos a darse una idea de
las cualidades del postulante, por lo que es muy importante que esté muy
bien escrita. De no ser así, el postulante puede ser descartado en esta
instancia.
5. De aceptación: estas cartas pueden tener diversos destinatarios ya que
son escritas a fin de aceptar una solicitud hecha previamente. Esto puede
incluir desde la aceptación de llevar adelante una construcción en un
espacio público hasta formar parte de algún curso o universidad. Estas
cartas son esenciales entonces en aquellas situaciones en las que se
necesita la aceptación de un tercero y muchas veces se las debe guardar
con cuidado, ya que son un documento que puede ser solicitado más
adelante, para comprobar dicha aceptación.
6. De reclamo: como su nombre indica, son cartas redactadas con el objetivo
de elevar alguna queja sobre algún producto o servicio con el que no se
está de acuerdo. En estas, se debe redactar con claridad qué es aquello
con lo que no se encuentra conforme. Muchas veces, la carta es el primer
49
FANNY GRANDA
paso de un largo proceso que puede finalizar sin resultado alguno. Para las
empresas o entes estatales, estas cartas, al igual que los libros de quejas,
son muy importantes para identificar cuáles son las fallas que deben
revertir.
7. De renuncia: estas cartas suelen ser redactadas por aquellas personas
que mantuvieron un buen vínculo con la empresa para la que trabajaban y
no descartan la posibilidad de regresar en el futuro. Por lo general, estas
comienzan agradeciendo a la institución por haberle permitido formar
parte del personal. Luego de esto, se debe argumentar porqué se abandona
el puesto que estaba ocupando. Generalmente, se cierra con un nuevo
agradecimiento y un saludo cordial.
8. De cobro: cartas como estas son enviadas por parte de empresas,
particulares o de organismos estatales con el objeto de informarle al
receptor que se agota el tiempo para abonar una deuda pendiente. Estas
cartas, que por lo general están certificadas, son enviadas con una
intención muy clara: utilizarlas como prueba en caso de que se termine en
juicio por la no cancelación de la deuda en cuestión.
9. De despido: redactar este tipo de cartas es una tarea difícil y debe
hacerse con mucho cuidado. Se debe tener en cuenta que quien sea
despedido puede iniciar acciones legales, por lo que una carta que
argumente con claridad los motivos del despido puede ser muy útil para
evitar esta clase de procesos. Además, existe la posibilidad de que los
compañeros del despedido se movilicen en contra de la medida tomada,
afectando el normal funcionamiento de la empresa. Estos sucesos, también
pueden ser evitados si se especifican los motivos de la decisión. De todas
formas, existen casos en los que la carta no es más que una mera
formalidad, cuando el despedido y algún miembro de la empresa ya habían
mantenido una conversación en las que se dejó en claro los motivos de la
decisión.
10. De recomendación: estas cartas son redactadas en los procesos de
selección para un puesto de trabajo o bien, de alumnos de alguna
institución educativa. Estos mensajes suelen ir acompañados de un CV y
justamente buscan complementar la información que este incluye, pero por
parte de un tercero. En estas notas, no es tan importante lo que se
escribe, sino quién lo escribe. El contenido incluye los rasgos positivos de
la persona que se intenta recomendar para el puesto y porqué considera
que se merece ser elegido. También se deben dar detalles del vínculo que
existe entre el remitente y la persona a la que se recomienda. Por último,
siempre se deben escribir los datos personales y quedar a disposición en
caso de que se quiera indagar sobre algunas cuestiones por parte de la
entidad que recibe la carta.
50
FANNY GRANDA
11. De oferta comercial: estas cartas son las que circulan dentro del
ambiente comercial y tienen como objetivo dar a conocer una nueva oferta
de algún producto o servicio, a fin de atraer la atención de los clientes.
Estas cartas deben ser cortas, concisas y claras, si se quiere atraer la
atención del receptor. Algo que no puede faltar en el mensaje es una
descripción de las cualidades del producto o servicio que pueden resultar
atractivas para el receptor. Antes de enviar cartas de esta clase, el
emisor debe haber hecho un estudio del grupo de personas al que se le
enviará, buscando que el producto se adecue a sus intereses y recursos
económicos. En caso contrario, la carta será un desperdicio.
12. Carta Poder: estas cartas son documentos que apodera a una persona a
que realice ciertos actos jurídicos en representación de quien la escribe.
Generalmente, estos documentos, que están firmados por dos testigos y
el otorgante, son entregados al representante para que este pueda obrar
en su nombre en ciertos actos específicos. Para llevar adelante cualquier
accionar, debe presentar esta carta como prueba.
13. De agradecimiento: como su nombre indica, estas cartas son destinadas
a aquellas personas que se le quiere agradecer por algún gesto o actitud
que haya tenido. Estos mensajes, además de ser un signo de cortesía,
permiten entablar un clima de puertas abiertas con aquella persona. Esta
clase de cartas son muy comunes cuando se le quiere agradecer a alguien
por haberlo contratado en un puesto laboral al que se había postulado.
También suelen enviarse durante el proceso de selección, a la persona que
efectuó la entrevista laboral. Por medio de estos mensajes, es muy
probable que refuerce su imagen y sea visto con buenos ojos por parte de
los encargados de llevar adelante el proceso de selección.
14. De constancia laboral: estas cartas son redactadas por una empresa a
fin de dejar por escrito que cierta persona formó parte del personal o
brindó cierto servicio en la entidad. Por medio de ellas, la persona en
cuestión logra comprobar en alguna otra empresa en la quiere formar
parte cuál fue su experiencia laboral. Además, estas notas pueden incluir
no sólo una descripción sobre el puesto que ocupaba y las
responsabilidades que tenía, sino que también, suelen contar con
referencias y detalles de los logros alcanzados por el empleado.
15. De baja: como su nombre indica, estas cartas son escritas por el emisor
cuando quiere dar de baja algún servicio o producto que estaba recibiendo.
En ciertos casos, el único medio para poder romper el vínculo establecida
con la empresa es por este medio, lo que vuelve al proceso engorroso, ya
que en muchos casos se deben explicitar los motivos por los que se solicita
dar de baja al servicio. Aquí se puede explicar que no se está de acuerdo
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FANNY GRANDA
con la calidad del servicio, que no satisface sus necesidades, o bien, que
ya no lo necesita más.
16. Bancaria: son cartas destinadas específicamente a las entidades
bancarias con distintos motivos. Estos pueden ser desde reclamar por el
desempeño de algún servicio, o bien, para pedir información sobre alguno
que se esté brindando o directamente, para solicitarlo. Estas cartas deben
incluir los datos de contacto del remitente, para poder recibir una
respuesta.
17. De amonestación: estas cartas suelen ser enviadas por el departamento
de Recursos Humanos a aquellos empleados que no estén cumpliendo con
las normas o reglas de la empresa. El objetivo de las mismas es corregir
las conductas de los empleados y, en caso de que esto no ocurra,
advertirles que pueden ser despedidos en el corto plazo. Las cartas como
estas deben dar una explicación detallada de la sanción cometida. También
deben incluir las posibles sanciones por el incumplimiento del reglamento
y, por último, las consecuencias que puede acarrear para el empleado sino
corrige aquello por lo que se lo ha reprendido.
Estilos de las cartas
1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas
las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este
estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos
espacios verticales.
2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia
consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de
firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.
3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los mas usados en el
Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y
se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a
diez espacios.
4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los
siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera,
lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma
manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y
la firma.
Normas de puntuación de la carta
Además de los estilos de presentación, también se han acordado varias
normas de puntuación que complementan el atractivo de una carta. Existen
tres normas de puntuación:
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FANNY GRANDA
1. La Puntuación Abierta: es la que no usa signos de puntuación después de

las líneas de la fecha, destinatario, dirección, saludo, despedida y firma.
2. La Puntuación Cerrada: se distingue por las siguientes características: se
escribe un punto al final de la línea de la fecha, se utiliza coma después de
cada línea del destinatario (excepto la ultima que lleva punto), se usan comas
después de la despedida, se usan dos puntos después del saludo y se usan
comas después de cada línea del bloque de la firma (menos la última que lleva
punto)
3. La Puntuación Mixta: Combina las dos normas anteriores y se distingue
por lo siguiente: se usan dos puntos después del saludo y se usa coma después
de la despedida.
4. ESTRUCTURA DE LA CARTA
1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una
empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre
que se emplea para la correspondencia.
2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben
las cartas así como el día mes y año.
3. Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser
enviada la carta
4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso
de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue
enviada la carta.
5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes
de escribir el texto de la carta.
6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual
fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con
lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.
7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la
expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía,
tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.
8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta
lo hace en nombre y representación de otra.
9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se
responsabiliza por lo expresado en la carta.
10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han
intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.
53
FANNY GRANDA
11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o

varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.
Partes de una carta comercial
1. Membrete: la idea de ubicar el membrete en el borde inferior de una carta

y empezar con lo principal (nombre del destinatario).
Como se distribuyen las cartas en el membrete:

 El domicilio: se establece en la escritura de constitución o el registro de
la cámara de comercio
 La dirección: esta constituida por datos referenctes para la comunicación
: nomenclatura. domiciliario, numero de teléfono, numero de fax, dirección
electrónica entre otras
 Publicidad o lema: la publicidad se acostumbra cuando la razón social no
es indicadora de la empresa. El lema destaca políticas metas y objetivos.
2. Número consecutivo: regulado por el código de comercio esto se aplica en

las cartas oficiales y privadas.
3. Lugar y fecha: se acostumbra iniciar la carta con el nombre de la ciudad

de origen la fecha debe escribirse en el siguiente orden: día, mes y año; el
nombre del mes siempre debe escribirse en minúscula y el año sin coma y sin
puntito ejemplo:
San Miguel, 28 de febrero de 2011
18. Datos del destinatario:
 Tratamiento: puede ser social (señor, señora) o académico (doctor, lic)

 El nombre: se integra con otro nombres y apellidos en algunos países se
utiliza mayúscula para destacar la importancia.
 El cargo: es necesario incluir el cargo del destinatario en el cargo
comercial.
 Nombre de la empresa: no va con mayúscula fijas solo s usa así cuando se
trata de una sigla cuando el cargo social son cortas, pueden ir en el mismo
renglón unidos por una coma.
 Dirección: se debe preferir la escritura de la dirección exactamente como
aparece en el documento original que se contesta. hay que familiarizarse
con el sistema de codificación de la ciudad.
54
FANNY GRANDA
 Lugar del destino: se debe escribir el nombre de la ciudad, departamento,

estado o país.
5. El asunto: el uso de esta parte no es muy practica si se escribe en cartas

de un párrafo; sin embargo muchas empresas lo conservan para facilitar el
proceso de archivo.
6. Saludo vocativo: en esta parte hay que diferenciar entre un mensaje

parecido de un saludo y otro vocativo.
Donal Walton un experto en comunicación afirma que "una carta debe

parecerse a un dialogo amistoso que sostienen dos personas que se
encuentran de repente en la calle se saludan, conversan y se despiden".
Ejemplo:
Saludo (cordial saludo señor Torres)

Saludo vocativo (estimado señor Torres)
7. El cuerpo o texto de la carta: el numero ideal de párrafos es tres

aperitivo, plato fuerte y postre; teniendo en cuenta las características
vitales, el buen lenguaje, relaciones humanas y todos los factores de la
corrección.
8. Despedida: consecuentemente con un saludo debe haber una despedida las

palabras atentamente y cordialmente no son precisamente despedida a
esto le llamamos cortesía. Ejemplo:
Despedida (hasta otra ocasión, hasta pronto)

Cortesía (cordialmente, atentamente)
9. Nombre del remitente: se emplea el mismo tipo de letra que se usa para
escribir el nombre del destinatario encima del nombre va la firma del
remitente. Ejemplo:
Firma
kenia Cedillos
10. Cargo: posición de trabajo ejemplo: gerente general
11. Anexo: siempre es conveniente escribir la información especifica de lo que

se envía por ejemplo: letra de cambio, catálogos etc.
55
FANNY GRANDA
Anexo:contrato
12. Copia: copia de la carta
13. Identificación del indicador: quien hizo la carta.
Ejercicios de redacción comercial
1 de noviembre de 2014 Por Beatriz Cea
La carta formal. Vamos a ver algunos consejos importantes a la hora de

redactar una carta formal.
De los consejos y vocabulario que se muestran en el video, ¿cuál/cuáles te
resultan útiles a ti para el tipo de correspondencia que redactas en tu
trabajo?
Ejercicio 1. Completa la carta con las siguientes expresiones:
los siguientes temas: / tomo contacto con Ud. / Atentamente / A la

atención del Sr. Antonio García / que se realizará / es por ello /
Rosalía Gómes
Libreria de oro 23
C/las postas 45
91-223 2222
Barcelona, 4 de julio de 2008
Libreria “El libro de oro”
(1)_______________________
Asunto: Invitación a seminario
Apreciado Cliente:
(2)_________ para anunciarle el próximo evento sobre el seminario (3)

__________ el día 31 de julio de 2008, a las 14 horas en nuestro recinto
cultural habilitado a tal fin, que brindará nuestro mejor autor de novelas
sobre la edad media en tiempos de la inquisición.
El seminario tratara de (4) ______________ “La lucha del hombre”, “Lo que
la iglesia oculta”, “brujos quemados” y “El papel de la mujer durante la baja
edad media”.
56
FANNY GRANDA
Esta invitación será sólo remitida a nuestros mejores clientes, (5)

__________, que nos congratularía contar con usted entre los oyentes.
Un cordial abrazo
(6) ___________________
Rosalía Gómes
Directora de Consulting
________________________________________________________
_____________________
Ejercicio 2. Responde la carta de Rosalía Gómes. Envíala por email a tu

profesora.
Redacción de emails
Vamos a leer unos consejos sobre cómo escribir mejores emails: >>> leer
¿Estás de acuerdo? ¿Se aplican en tu caso personal?
Correo pasado. A veces nos encontramos con un correo sobre un tema pasado
ya casi olvidado y nos cuesta saber a qué se refiere. ¿Cómo podemos
contextualizar un correo pasado? Van algunas frases que pueden ser útiles:
 En relación/En a mi correo electrónico del día x, en el que te

pedía/decía/hablaba…
 Hace unas semanas/meses te/le envié un correo donde te/le
pedía/decía/hablaba… Ahora te/le escribo de nuevo sobre este tema
porque…
 ¿Recuerdas que hace unas semanas/unos meses te envié un correo
para…?
Ejercicio 3. Imagina que eres Rosa Martinez y has recibido el siguiente email
hace un par de semanas y te habías olvidado de responderlo. Escribe una
respuesta y envíala por email a tu profesora.
Asunto: Un informe pendiente

Para: Rosa Martinez
Buenos días Rosa,
¿Cómo va todo? Espero que ya estés mejor del resfriado.
57
FANNY GRANDA
Siento tener que importunarte de nuevo con la petición del informe que
tenemos pendiente. Pero ya sabes que el plazo para su entrega finaliza el 22
de Diciembre y he pensado que sería bueno revisarlo juntas un par de días
antes, ¿qué te parece?
Me consta que estas de trabajo hasta arriba, es lo malo que tiene ser tan
buen profesional, pero se que te consta la importancia que le da a este
informe la Dirección. Por lo que si necesitas algún tipo de ayuda no dudes en
hacérmelo saber.
De antemano agradezco tu esfuerzo y quedo a la espera de noticias tuyas.
Un cordial saludo.
María Teresa Montero
Estilos de cartas
Son dos estilos de cartas mas usadas los cuales son:
1. Estilo bloque extremo: en las cuales las partes de las cartas aparecen a
margen izquierdo. Este estilo armoniza con el diseño.
2. Estilo bloque: que al igual que el estilo bloque extremo el texto empieza
por el margen izquierdo excepto las líneas de referencia, el nombre, fecha
digitada y el cargo que están al lado derecho del papel.
Planeamiento de una carta.
Planear o planificar es: crear una secuencia de trabajo para evitar olvidos o
errores por tal razón se hace necesario e importante el planeamiento de la
misma.
Una carta no se improvisa, es la combinación de la experiencia personal, el

conocimiento del idioma y un plan cuidadoso.
Nuestra línea de montaje como alternativa creativa le permitirá ordenar su

trabajo si la sigue minuciosamente, muy pronto se convertiría en un ámbito
productivo.
El planeamiento de una carta consta de las siguientes partes:
58
FANNY GRANDA
1- Concepción: es la etapa inicial en la que se piensa en el mensaje como

necesidad o conveniencia.
La idea de esta parte no es siempre ordenada y definida. Por lo general es

preciso poner muchas ideas en orden y ahí vienen precisamente dos y tres.
2- Recolección de datos: Pablo Freire define comunicación como

transferencia de información. Esta definición implica la necesidad de hacer
que un mensaje lleve el objetivo propuesto "comunicar".
Los datos más frecuentes son nombres, fechas, número de factura guía,
cheque o giro, fax o e-mail, fechas de embarque, fechas de pago, precios,
catálogos etc, garantizara la integridad del mensaje.
3- Bosquejo de ideas: punto de partida en el orden de las ideas. Un sustantivo

focal para cada idea será suficiente para señalar el camino que debe seguir
en la persona en el momento de escribir un borrador. La integridad en un
mensaje todas las ideas y todos los datos.
Algunos bosquejos pueden ser:
 Gracias invitación
 Aceptación
4- Síntesis sustantivada: Consiste en identificar los sustantivos como
idea mínima de expresión a partir de la cual se escribirán las ideas
completas.
El lenguaje sustantivo permite definir con mayor precisión las ideas

necesarias para elaborar el borrador de una carta.
5- Borrador: con base en el orden de las ideas en el bosquejo se elabora el

borrador; dos o tres párrafos uno para cada idea) que resulta de
la aplicación de cuatro aspectos:
 Buen uso de lenguaje, ortografía y puntuación.

 Características complementarias y vitales
 El buen gusto
 Principio de relaciones humanas.
Ejemplo de cómo se debe planificar una carta por medio de bosquejo y

borrador:
59
FANNY GRANDA
 Bosquejo (lectura revista).
Borrador (Hemos leído con agrado su revista "El Mundo Viajero" y la

encontramos novedosa y moderna).
6- Control de calidad 1: pocas personas preparan un borrador por eso una

revisada en el borrador es el mejor control esta es la gran virtud permite
mejorar la calidad del producto.
7- Borrador mejorado: luego del mejoramiento del primer

borrador después de haber verificado sus características es urgente
que también analice la estructura gramatical, la ortografía, la puntuación y el
buen gusto a la hora de escribir.
 Párrafo de apertura: debe crear o despertar en la mente del lector

el interés por el mensaje que transmite.
 Párrafo de cierre: con este párrafo se deja y se mantiene el impacto
favorable inicial. Debemos despertar y mantener la simpatía y confianza
hacia el producto o servicio que ofrecemos.
8- Copia digitada: la digitación de una carta se hace en un procesador de

texto destacando los aspectos físicos de la carta márgenes, espacios, estilo
etc.
9-Control de calidad 2
10- Impresión
Consulta comercial
La consulta comercial consiste en la realización de consultas a los productos

comerciales, para una gran cantidad de Ruta, en donde la respuesta no se
entrega en forma inmediata sino, que se entrega después de un tiempo, que
depende de la cantidad de Ruta consultados, pero que no demora más allá de
dos días.
Un empresario que quiere adquirir una nueva máquina para su fábrica o el

gerente que desea tomar un plan de vacaciones; todos ellos se interesan
por catálogos precios, posibilidades de adquirir un producto o servicio. Todos
ellos empiezan por escribir una consulta comercial.
Para contestar esa comunicación siempre abra un director o un equipo que

desea vender un viaje de vacaciones, una maquina o un equipo de oficina,
60
FANNY GRANDA
entonces, lo primero que hay es reunir la información solicitada y responder

a la consulta.
Para planificar se deben tomar en cuenta los siguientes principios

que harán que su consulta sea eficaz.
1- Explique a su lector porque lo ha elegido como fuente

2-Solicite la información que solicita con claridad y brevedad
3-Sea especifico en los datos que solicita
4-Pida información adicional, ayuda o consejo
5-Dirigía la solicitud a la persona indicada de la empresa o institución
6- Acompañe un sobre timbrado si la respuesta a su consulta es más un
favor que un negocio
7- Agradezca (en futuro) por la atención que su consulta pueda recibir.
Planeamiento de la consulta comercial
Proceso Básico
Bosquejo -Síntesis sustantivada -Borrador -Control de calidad 1 -Borrador
mejorado -Control de calidad 2
Bosquejo de ideas
Plan A Plan B
Idea que origina la cata Idea que origina

la carta
Información deseada Preguntas
sobre información deseada
Agradecimiento Agradecimiento
Ejemplo de consulta comercial Plan A
Consulta sobre modelos de casa
Bosquejo:
Proyecto de construcción - Información arquitecto - Agradecimiento
Síntesis sustantivada:
Proyectamos construcción casa. Urbanización El Paraíso agradeceremos info
rmación sobre profesionales que exhiben maqueta su oficina. Gracias ayuda.
61
FANNY GRANDA
Borrador:
Estimados señores:
Mi familia y yo poseemos un lote de tierra en la urbanización "El Paraíso" y

pensamos edificar nuestra soñada casa propia.
Cuando visite su empresa constructora recientemente quede impresionada

por los modelos de casas exhibidos en la maquila central de su oficina y
me agradaría obtener información sobre el profesional que realiza este
trabajo.
Estaré muy reconocido por la ayuda que pueda brindar en este sentido.
Atentamente,
Rosario Hernández
Borrador mejorado
Saludos cordiales para ustedes:
Poseemos un terreno en la urbanización "El Paraíso" y pensamos edificar la

soñada casa propia.
Cuando visitamos su empresa constructora nos agradaron los modelos de casa

exhibidos en maqueta de su oficina y desearíamos obtener información sobre
los profesionales que realizaron este trabajo.
Apreciaremos la ayuda que nos pueda brindar.
Hasta entonces,
Rosario Hernández
Ejemplo de consulta comercial de plan B consulta sobre informes turísticos
Bosquejo: Plan de viaje - Preguntas sobre servicios turísticos
Agradecimiento
Síntesis sustantivada:
Plan de viaje, cuarenta y cinco personas, apreciare información paquetes

escolares económicos, gracias.
62
FANNY GRANDA
Estimado señor Peralta:
Cuarenta y cinco jóvenes de la promoción "pedro B. Castillo" Piensan realizar

una excursión a Cartagena de Indias en el mes de enero y apreciare como
tutor del grupo que me ofrezca la siguiente información:
1-¿Se encargaría su agencia de organizar el viaje turístico?
2-¿Hay para enero algún paquete turístico que sea económico?
3-¿Se encargaría su agencia de tramitar toda nuestra documentación de

viaje?
Quedare muy reconocido si se sirve ofrecernos, a vuelta de correo, algún

folleto que ilustre los lugares que podríamos visitar y la información que
estime conveniente.
Atentamente,
Borrador mejorado
Un saludo cordial señor Peralta
Cuarenta y cinco jóvenes de la promoción "Pedro B. Castillo" piensan realizar

una excursión a Cartagena de Indias en el presente mes y apreciare como
tutor del grupo que me proporcione la siguiente información.
1-¿Se encargaría su agencia de organizar el viaje turístico?
2-¿Hay para enero algún paquete turístico que sea económico?
3-¿Se encararía su agencia de tramitar toda nuestra documentación de viaje?
Apreciare la ayuda que pueda ofrecernos devolver por correo o fax algún
folleto que ilustre los lugares que podríamos visitar y la información
necesaria.
Hasta entonces,
RESPUESTA A LA CONSULTA COMERCIAL
Responder cordial y oportunamente a un consulta es un cortesía y

conveniencia comercial. Cortesía cuando la consulta no le proporciona ventaja
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FANNY GRANDA
económica alguna y conveniencia cuando surge un posible cliente de los

informes que ha proporcionado.
Para que la respuesta a la consulta sea eficaz deben tomarse en cuenta los
siguientes principios esenciales:
1- Responda en forma inmediata: una respuesta oportuna es siempre señal de

seriedad, cumplimiento y crea una imagen muy favorable.
2- Ofrezca datos específicos y completas: proporcione datos más claras y
completas que pueda de ese modo ayudara a su futuro cliente a decidir por
su compra.
3- Sea cordial: un cordial no solo porque la cordialidad es característica vital

del mensaje si porque ese trato genera mayor interés en el lector y late
deseable buena voluntad, es preciso ser cordial y amistoso.
4- Proporcione información adicional: en la era de la información cualquier

dato adicional es de utilidad para tomar una mejor decisión. Con mucha
frecuencia el cliente ignora datos técnicas y si usted generosamente los
ofrece facilita la toma de decisiones.
A menudo una sugerencia o recomendación hacia un producto de especial

característica resulta muy conveniente.
Los objetivos fundamentales que debe cumplir a la respuesta de la consulta

comercial son:
 Comunicar sobre precios, catalogo, servicios

 Persuadir al cliente para que compre
 Crear y mantener la buen voluntad
Planeamiento de la respuesta a la consulta comercial.

El plan de la carta debe corresponder a la estructura de la consulta recibida:
PLAN A PLAN B
-Gracias consulta -Gracias consulta
-Información solicitada -Respuesta preguntas
-Información adicional -Información adicional
-Refuerzo amable -Refuerzo amable
Ejemplo de la respuesta a la consulta comercial
64
FANNY GRANDA
Bosquejo: Fenix - Recomendación – Servicios
Síntesis sustantivada
Autora de proyectos es constructora Fenix av.Los Alamos 396 Oeste,

Teléfono 426-9240.
Su solvencia es garantia.
Saludos.
Borrador:
Estimado señor Taboada:
Nos complace informarle que los modelos de casa que usted ha admirado en
nuestra oficina son obra de la empresa constructora Fenix, con oficinas en
Avenida Los Alamos 396 Oeste. telefono 426-9240 y fax 496-4015.
La solvencia de esta empresa, especialmente la del equipo de arquitectos, es

muy reconocida y nos da mucho gusto en recomendar.
BORRADOR MEJORADO
Un saludo cordial señor Taboada
Complacidos le informamos que la empresa constructora Fenix y su equipo de

arquitectos es responsable de nuestro proyecto de construccion. sus oficinas
estan en avenida Los Alamos 396 oeste telefono 426-9240 y fax 496-4015.
Nos compace recomendar los servicios de esta empresa y haber contribuido

con informacion para usted
Hasta otra ocasión
Ing. Roberto Orellana
El Pedido
El objetivo básico de una carta de pedido es convertirse en un testimnio

escrito de un compromiso aceptado por las partes en una operación de
compraventa.
65
FANNY GRANDA
Un pedido puede ser elaborado de tres maneras una carta de pedido enviada
por fax o correo, un pedido por e-mail.
Cuando la carta del pedido así lo exige o cuando el pedido se hace a otra
localidad o país se prefiere la formalidad de la carta en la cual se establecen
y aceptan los términos de la cotización.
Los datos esenciales de una cara de pedido son:
1. Numero de pedido: es importante para su seguimiento o referencia

2. Numero de catálogo: facilita la identificación del articuló escogido.
3. Descripción de los artículos o servicios: cantidad, artículo, referencia,
marca, precio unitario y al mayoreo, código, tamaño, color, material, acabado
etc. Hay que especificar con toda laidad para facilitar la atención y
puntualidad en su tramitación.
4. Forma de pago contado o crédito además es importante estipular el acudo
convenido al respecto.
5. Instrucciones de embargue: de no haber un método pre-establecido y
acostumbrado de embargue es preciso estipular la condición especifica aéreo,
férreo, marítimo, terrestre. o cluvial (como o vamos a enviar).
https://www.monografias.com/trabajos32/importancia-
correspondencia/importancia-correspondencia.shtml
https://llolitabermudez.blogspot.com/2016/09/redaccion-comercial.html
https://www.tipos.co/tipos-de-cartas/
Técnicas y sugerencias de redacción
COHERENCIA
Es un medio gramatical de relación interna entre palabras. En español existen

dos clases de concordancia:
 Concordancia entre el sustantivo y adjetivo que consiste en la igualdad del

género y el número de estas dos categorías gramaticales.
 Concordancia entre el verbo de una oración y el sustantivo, núcleo del
sintagma nominal. En este caso la igualdad debe ser de número y persona.
COHESIÓN
Es la propiedad que tiene un texto cuando su desarrollo no presenta

repeticiones innecesarias y no resulta confuso para el receptor. la cohesión
es una característica de todo texto bien formado, consistente en que las
66
FANNY GRANDA
diferentes frases están conectores entre si mediante diversos

procedimientos lingüísticos que permiten que cada frase sea interpretada en
relación con las demás.
CONCORDANCIA
Es un medio gramatical de relación interna entre palabras. En español existen

dos clases de concordancia:
 Concordancia entre el sustantivo y adjetivo: consiste en la igualdad del

género y el número de estas dos categorías gramaticales.
 Concordancia entre el verbo de una oración y el sustantivo: consiste
PÁRRAFO
Parte de un escrito que se considera con unidad suficiente para poder

separarlo mediante una pausa que se indica con el punto aparte.
Es una unidad del texto escrito en la cual se desarrolla determinada idea que
presenta una información de manera organizada y coherente.
CONECTORES
Son partículas o expresiones que ayudan a lograr la continuidad en el enlace

de ideas dentro de los párrafos.
ADICIÓN
Y, también, además, más, aún, por otra parte, sobre todo, otro aspecto.
OPOSICIÓN
Pero, sin embargo, por el contrario, aunque, no obstante.
CAUSA EFECTO
Porque, por consiguiente, por esta razón, puesto que, por lo tanto, de modo
que, por eso, en consecuencia, esto indica.
TIEMPO
Después, más tarde, antes, seguidamente entre tanto, posteriormente, ahora,

luego.
AMPLIACIÓN
Por ejemplo, en otras palabras, es decir.
COMPARACIÓN
Tanto como, del mismo modo, igualmente, de la misma manera, así mismo, de
igual modo.
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FANNY GRANDA
ÉNFASIS
Sobre todo, ciertamente, lo que es peor.
RESUMEN O FINALIZACIÓN
Finalmente, en suma, en conclusión, para terminar, para conclusión, etc.
ORDEN
Primero, segundo, siguiente, luego, a continuación, seguidamente, en primer

lugar, por último, aún, al final, al principio, al inicio, pronto.
RE AFIRMACIÓN
Con todo, decididamente, en efecto, en realidad, decisiva mente a pesar de

todo, de todos modos, justamente.
CONTRASTE
Por otra parte, en cambio, por el contrario, de otra manera, por otro lado.
CONDICIÓN
Si, supongamos, supuesto que, siempre que, dado que.
EJEMPLOS
Tal como, como caso típico, en representación de, como muestra, verbigracia,
por ejemplo.
CLARIDAD
Se dice que un escrito es claro cuando es fácilmente comprensible para el

mayor número de lectores. La claridad se logra procurando no emplear
términos, vocablos confusos, tecnicismos que se presten a presentar dudas
en el lector. Por pequeño que sea el escrito, el redactor debe preocuparse por
que sea comprensible y para ello nada mejor que seleccionar las palabras que
tengan un sentido exacto de lo que quiere decirse. Debe cuidarse la claridad
lexical, fraseológica y estructural.
SENCILLEZ
Debemos recordar que se escribe para los demás, no para uno mismo. Por ello,
utilizar palabras de dominio común facilita aún más la comprensión del texto
para el lector y la redacción para el autor. Sin embargo, debe tenerse cuidado
de no pecar de ignorante o de abusar de erudito.
68
FANNY GRANDA
PRECISIÓN
Usar las palabras que comunican exactamente, sin lugar a dudas, lo que se
quiere decir.
Tipos de correspondencia
Para clasificar a la correspondencia es necesario tener en cuenta varios

factores que determinan la naturaleza de la misma:
1. Según el destino:
1) Publicas: La información que contiene en su poder puede ser
transmitida y difundida a través de los distintos medios de
comunicación, como la prensa, la radio, la televisión, etc. Ya que su
contenido es de carácter público y su información es general.
2) Privadas: La información es particular, generalmente comercial y,
sobre todo, oficial. Esta correspondencia está destinada a una o
varias personas selectas que tienen el derecho de acceder a esa
información.
2. Según su contenido:
1) Primera clase: Se refiere a toda correspondencia de carácter

personal y que solo contiene información escrita, por ejemplo
cartas, postales, documentos de negocio y comerciales, periódicos,
etc.
2) Segunda clase: Hace referencia a toda la correspondencia
relacionada con bultos, paquetes, es decir, objetos de tamaño
considerable, que son tramitados a través de una oficina de correos
determinada.
3. Por su tramitación:
1) Postal: Su tramitación corresponde al área de las oficinas de

correos para hacerla llegar al destino correspondiente. Estas, a su
vez, es posible dividirlas en: Ordinarias, la correspondencia sigue
un curso normal a través de las oficinas de correo; y certificada,que
se refiere a cuando el remitente paga una tarifa doble para que la
oficina le entregue un recibo de que su escrito a llegado al destino
especificado.
2) Telegráfica: Los mensajes son enviados en oficinas de telégrafo,
estos suelen ser muy cortos.
69
FANNY GRANDA
4. Por su puntuación:
1) Abiertas: En su mensaje no se puede apreciar ningún signo de

puntuación ni en la fecha, dirección, firma, antefirma, etc.
Aunque sí pueden encontrarse signos de puntuación en las
abreviaturas.
2) Cerradas: se refiere a las correspondencias que sí llevan signos de
puntuación.
3) Mixtas: se trata de aquellas correspondencias que combinan las
abiertas y cerradas.
5. Según su extensión:
1) Largas: estos escritos contienen más de doscientas palabras a lo

largo de toda su extensión.
2) Medianas: cuando en su contenido se pueden apreciar doscientas
palabras.
3) Cortas En su extensión se perciben cien palabras o menos.
Según su forma: se diferencian las correspondencias por el modo de

redacción y presentación que tiene cada una.
1. Correspondencia comercial: estos escritos se transmiten entre

comerciantes, industrias, diferentes tipos de empresas, etc. Tienen
como finalidad principal agilizar las transacciones y promover las
acciones comerciales.
2. Correspondencia familiar y amistosa: el interlocutor y destinatario se

conocen de forma informal y, generalmente, intima. Su estructura es
informal y suele ser relajada, es decir, su temática es variada y puede
contar cualquier asunto particular.
3. Correspondencia oficial: las correspondencias oficiales son los

escritos cruzados entre municipios estatales y distintos organismos
gubernamentales, municipales, etc.
https://llolitabermudez.blogspot.com/2016/09/redaccion-comercial.html
70
FANNY GRANDA
El sobre (COMPLETAR CON APUNTES)
71
FANNY GRANDA

Asistente Administrativo - Unidad 2 - Redacción Comercial

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CENECÚ-ASISTENTE ADMINISTRATIVO

UNIDAD 2- REDACCIÓN COMERCIAL

"La redacción de documentos de empresa es una de las tareas más comunes

Le sorprenderá, seguramente, que exista la necesidad de estudiar la

La comunicación puede tener dos acepciones:

1. El proceso de intercambio de información. Constituye un reflejo, más o

receptoras. A través del proceso de comunicación social se trasmite el

Para que la comunicación sea efectiva dentro y fuera de la organización

1. Abierta: Tiene como objetivo el comunicarse con el exterior; ésta hace

Los elementos a considerar en la comunicación son:

Fuente que elabora y emite el mensaje, que proporciona la

Conjunto de códigos organizados por el emisor con una intencionalidad. El

Todo mensaje lleva también un sistema de valoraciones que el emisor ha

1. Credibilidad: La comunicación establecida por el mensaje presentado al

Es el proceso de estructurar un mensaje sobre la base de signos disponibles

El código son los elementos que conforman el mensaje y que constituyen el

1. Selección de la información disponible, en función de las necesidades e

La decodificación es un proceso inverso de la codificación, en el cual el

Este proceso supone:

 El recibir con claridad todos los signos emitidos (legibilidad).

El ente que recibe el mensaje. Es la persona que recibe la información, el

1. No es un ente aislado, vive en sociedad.

Es cuando el receptor se convierte en un emisor de una respuesta o

La retroalimentación más rápida y directa ocurre cuando este proceso tiene

En la empresa todo es comunicación: investigación, debate, acuerdos,

1. La CULTURA que debe ser creada por un directivo con capacidad de

3. La COMUNICACIÓN creando una estructura organizativa que la facilite

4. El CONOCIMIENTO basado en la formación en continuidad del personal y

Seguidamente adjunto una diapositiva power point que fundamenta

continuidad en las organizaciones empresariales inmersas en la vorágine de

TIPOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

COMUNICACION FORMAL E INFORMAL

El sistema de comunicaciones a nivel interno comprende las comunicaciones

1. Las comunicaciones formales se constituyen por el conjunto de vías o

COMUNICACIÓN DESCENDENTE, ASCENDENTE Y HORIZONTAL

1. Comunicación Descendente: Esta clase de comunicación es utilizada para

3. Comunicación Horizontal: “Se desarrolla entre personas del mismo nivel

Por otro lado, cuando la comunicación dentro de la organización no sigue los

Comunicación Interna: Son actividades que se realizan dentro de una

Los objetivos asignados a la comunicación interna responden a la satisfacción

A continuación se identifican los objetivos asignados a la comunicación

1. Desde el primer punto de vista, la comunicación interna en la empresa

demanda a la empresa una mayor satisfacción en su trabajo y aumentar su

Es importante que comunicación verbal y no verbal coincidan ya que tiene

Las características del entorno actual en que se desenvuelve la empresa

La posibilidad de utilizar la comunicación interna por la empresa como

1. De una parte, el diagnóstico es el primer paso del plan de comunicación

Comunicación Externa: Todas aquellas comunicaciones que están dirigidas a

1. Relaciones Públicas: Son las diferentes actividades y programas de

FORMAS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

“La comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes, que se

La Comunicación escrita es clara, precisa, completa y correcta; se califica

mensaje, lo que permite una mejor comprensión en la información. Esta puede

1. Carta: Es el medio más usado dentro de la organización para las personas

La Comunicación masiva es la comunicación permanente que genera mensajes

1. Entrevista: Es uno de los medios más utilizados dentro de la organización

elementos que pueden intervenir en los problemas que aquejan a la

Comunicación oral y escrita

4. La comunicación oral es aquella que se produce en tiempo real entre dos o

La comunicación oral es aquella que se establece entre dos o más personas

Para realizar la comunicación oral, nos valemos de la voz para reproducir

La comunicación oral es propia del ser humano y se establece en todos los

Ejemplos de comunicación oral se dan cotidianamente: una conversación, una