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¿Qué es una Matriz

Comunicacional?

A. Ossandón

Ossandón, A. (2013) ¿Qué es una Matriz


comunicacional? Manuscrito no publicado.
Facultad de Educación, UNAB. Santiago, Chile
LOS DIEZ PASOS PARA CONSTRUIR UNA MATRIZ COMUNICACIONAL

AUTOR: ANDRÉS OSSANDÓN

A continuación conoceremos los 10 pasos para la construcción de una matriz


comunicacional.

Estos pasos te guiarán en la construcción de la matriz que necesitas para gestionar la información de
tu establecimiento o proyecto de intervención.

1.- Identificar un Proyecto o Plan de Intervención en los ámbitos “liderazgo y comunicación”,


“Curricular pedagógica” y “Convivencia Escolar”, en la cual desee aplicar la matriz comunicacional.

2.- Explicar el objetivo y alcances del Proyecto o Plan de Intervención a realizar.

3.- Identificar a todos los actores de la comunidad educativa.

4.- Identificar y graficar los canales de transmisión de Información disponibles entre los actores de la
comunidad educativa.

5.- Distinguir a los actores de la comunidad educativa a quienes está dirigido el Proyecto o Plan de
Intervención.

6.- Definir los formatos en los cuales se registrarán los datos necesarios para la transmisión de la
información de modo tal que aseguré el desarrollo de las acciones del proyecto elegido.

7.- Definir la periodicidad en la que los actores de la comunidad educativa, distinguidos para el
proyecto necesitan de la información para asegurar el desarrollo de las acciones

8.- Definir el exponente/convocante para la entrega de la Información y a continuación al


responsable de velar por que esa información sea entregada y recibida.

9.- Clasificar la información disponible según “tipo de información” que genera y/o necesita nuestro
proyecto/plan de intervención.

10.- Organizar la información disponible a partir de la realización de los pasos anteriores en la matriz
comunicacional.

Contextualización

1.- Identificar un Proyecto o Plan de Intervención en los ámbitos “Liderazgo y comunicación”,


“Curricular pedagógica” y “Convivencia Escolar”, en la cual desee aplicar la matriz comunicacional.

2.- Explicar el objetivo y alcances del Proyecto o Plan de Intervención a realizar. – Tarea: Resumen del
Proyecto o plan de Intervención, máximo una carilla.

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Identificando Actores de la Comunidad Educativa:
• Para comprender a que nos referimos con el concepto de actores de la comunidad educativa, es
necesario dirigir la mirada a la metodología para el diseño de proyectos.

• Originalmente, al diseñar un proyecto se establece una población objetivo a la cual se orientan las
acciones del proyecto, son también llamados los beneficiarios directos. Por ejemplo, si un profesor
decide realizar un proyecto de mejoramiento de clima en el aula, los beneficiarios directos serán los
alumnos y profesores.

• Una vez distinguidos la población o grupo objetivo, es posible identificar la población indirecta, es
decir aquellas personas o grupos que se benefician indirectamente en la medida que el proyecto
alcance sus objetivos, también son llamados beneficiarios indirectos.

• Siguiendo con el ejemplo del proyecto de mejoramiento de clima en el aula, en el que los
beneficiarios directos serán los alumnos y profesores. Los padres y apoderados serán los beneficiarios
indirectos de los logros del proyecto.
• Sin embargo lo anterior, para que un proyecto se desarrolle es importante identificar los demás
actores de la comunidad educativa que intervienen en el proyecto pero que sin embargo no son
beneficiarios directos o indirectos.
• Por ejemplo, en nuestro proyecto de mejoramiento de clima en el aula, es necesario contar con la
aprobación de la Unidad Técnica Pedagógica y para eso probablemente sea necesario realizar una
reunión de presentación del proyecto, esta reunión se realizará con el apoyo de una presentación en
PowerPoint y será respaldado por un documento en formato Word.
• De esta manera, es posible identificar diferentes personas que tienen relación con la ejecución del
proyecto, a las cuales será necesario recurrir y hacer entrega de cierta información para que nuestro
proyecto pueda realizarse. Por esta razón, es imprescindible identificar a los actores de la comunidad
educativa.

• Preguntas para identificar actores de la comunidad educativa:

• ¿A quiénes está dirigido el proyecto?

• ¿Quiénes son las personas en relación directa con la población objetivo del proyecto?

• ¿Quiénes son las personas a quienes tendremos que considerar al momento de realizar las
diferentes acciones del proyecto?

• ¿Quiénes son las personas que pueden impactar en el proyecto?

• ¿Quiénes son las personas en las que el proyecto puede impactar?

• Algunos de los actores de la comunidad educativa son: Los alumnos, los profesores, los padres y
apoderados, el centro de alumnos, el centro de padres, la unidad técnico pedagógica, los jefe de
departamento (matemática, lenguaje, etc.), el director(a), etc.

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Definición de formatos
Son los recursos para registrar los datos la transmisión de la información de modo tal que asegure el
desarrollo de las acciones del proyecto elegido.
Ejemplos de Formatos: Presencial, Email, Diario, Mural, Mensaje de texto, Reuniones, Documento
digital ppt, Video, Documento gráfico, Grabaciones de audio, Consejos, Reunión de apoderados, etc.

Tipo de reunión descripción tiempo de duración


1. Informativa Se utilizan como una instancia formal de entrega de información relevante para el
equipo. En general, corresponde a presentaciones de contexto de negocio y/o estados de avance de
proyectos. Entre 10 a 45 minutos
2. Levantamiento de información o de debate Corresponden a reuniones cuya finalidad es el
levantamiento de información cualitativa que favorece la toma de decisiones posterior. Su estructura y
dinámica es de características similares a los Focus Groups.

El número de participantes debe ser superior a cuatro personas e inferior a ocho. Debe definirse una
pauta que vaya de lo general a lo particular y el rol del líder es de facilitador. Entre 1 hora a 2 horas

3. Coordinación Reuniones de ajuste y correcciones de actividades y / o acciones que están


interrelacionadas cuyos responsables representan distintas áreas. Entre 10 a 45 minutos
4. Casuística Se define una reunión para el análisis de un caso práctico que ocurre al interior de la
organización y que puede considerarse para la búsqueda de soluciones y así evitar la repetición de las
prácticas involucradas o bien para detectar las acciones positivas posibles de replicar en contextos
parecidos. 1 Hora Máximo

5. Mejora Instancia para la definición de focos de mejora en relación a un problema que obstaculiza la
obtención de los objetivos. Al definir el foco, se aplica un formato de plan en el cual se describe y
justifica las acciones, se definen los responsables, las fechas y los indicadores de logro asociados. En
general, se establecen dos reuniones distintas con tareas entre ellas, en un lapso no superior a dos
semanas. Máximo de duración dos horas cada una.
6. Toma de decisiones Reuniones cuyo propósito es traspasar la decisión en relación a alguna acción al
equipo de trabajo. Para ello, se presentan y se documentan las ventajas y desventajas de cada opción.
La decisión queda formalizada en el equipo. 1 Hora Máximo 6

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CHECK LIST REUNIONES

CHECK LIST PREVIO SI NO CHECK LIST POSTERIOR SI NO


1. JUSTIFICACIÓN: ¿Es necesaria la 1. FORMALIDAD: ¿Cumplió los
reunión? ¿Evalúo otras horarios de inicio y de término de la
opciones? reunión?, ¿asistieron las personas
planificadas
2. DEFINICION DE PROPÓSITO: 2. CALIDAD DEL PRODUCTO
¿Promueve y es significativo para ENTREGABLE. ¿El resultado de la
el logro de objetivos? reunión fue el esperado? ¿Favorece y
enriquece la gestión del área?
3. TIPO DE REUNION: Para el logro 3. DISEÑO La definición del tipo de
de los objetivos, ¿tiene claro que tipo de reunión ¿fue la más apropiada?
reunión es la más apropiada?

4. ASISTENTES: ¿Definió a los 4. ACUERDOS ASUMIDOS ¿Se


asistentes? ¿Hay asistentes necesarios? explicitaron los acuerdos entre los
¿Se debe mantener informado a asistentes de la reunión? ¿se
alguien que no asistirá? registraron y distribuyeron por mail?

5. COMUNICACIÓN: En la citación de la 5. RECURSOS. ¿Fueron los materiales


reunión por email ¿cubrió a todos los (formatos, presentaciones, agenda de
asistentes? ¿Definió el asunto? ¿El reunión, documentos, etc.) necesarios y
lugar? ¿Los horarios inicio y hora de suficientes para el adecuado desarrollo
término? de la reunión?

6. ENTREGABLE: ¿Tenemos claridad


respecto de cuál es el producto, qué
esperamos de la reunión?

MAIL REACTIVOS MAIL PROACTIVOS


Aclarativos: Corresponden a los mails de respuestas Preventivos: Corresponden a aquellos mails que son
frente a solicitudes de clientes que manejan un nivel enviados Para avisar y así evitar potenciales problemas y
de información insuficiente y/o incompleta y que es /o contingencias
necesario clarificar
Correctivos. Los mails correctivos son enviados Relacionales/cortesía: Mails cuyos envíos son
cuando el interlocutor maneja una información programados para la gestión de la relación.
incorrecta o que no corresponden a los hechos
objetivos, lo cual es necesario rectificar
Justificativos: Son aquellos mails cuyo propósito es la Información/motivación: Pretenden abrir una
explicación de acciones que sucedieron y que son oportunidad mediante la formalización de una acción
necesarios para la operación y que no habían futura.
sido explicitados con anterioridad.
Alternativos: Son mail de respuesta frente a un Actualización: Mails cuya finalidad es el
requerimiento donde es posible entregarle más de Orden y actualización de las bases de datos, con el fin
dos opciones detallando las ventajas y desventajas de lograr una mayor eficiencia en la comunicación.
de cada una de ellas para que el interlocutor tome
una mejor decisión.

Es importante definir la periodicidad en la que los actores de la comunidad educativa distinguidos


para el proyecto, necesitan de la información para asegurar el desarrollo de las acciones. Por ejemplo:
cada evento, diario, semanal, quincenal, mensual, bimensual, trimestral, semestral anual.

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A partir de las relaciones identificadas en el mapa mental. Defina el exponente convocante para la
entrega de la información y a continuación al responsable de velar para que esa información sea
entregada y recibida.

Es fundamental clasificar la información disponible según tipo de información que genere nuestro
proyecto/plan de intervención.

Criterios para los tipos de información


La matriz requiere además de un diseño y clasificación del tipo de información que se requerirá para el
proyecto. Se recomienda realizar los siguientes pasos para establecer los tipos de información:
 Identificar a los receptores a los cuales queremos la información llegue, de esta forma nos
aseguramos el desarrollo del proyecto.
 Definir qué necesidad de información tiene el o los receptores identificados. Preguntando
¿qué información necesita (nombre el receptor)
 Definir para que le vamos a informar a este receptor. Preguntando ¿para qué necesita esta
información?
 Tipificar la información según la temática a la que se hace referencia.

Ejemplo: en el caso de un proyecto de mejora de convivencia escolar, el encargado del proyecto ha


definido que uno de los receptores es el Director del establecimiento, pero no sabe qué tipo de
información tiene que entregarle. Por lo que se realiza la primera pregunta: ¿qué tipo de información
necesita el director?

El encargado del proyecto de convivencia se dirigió al director y le preguntó qué información


necesitaba. El Director respondió que primero que todo, quería saber de qué se trataba el proyecto.
Una vez sabiendo eso, el encargado se preguntó, ¿para qué necesita esta información?
Al analizar la respuesta a esta pregunta, logra establecer que el Director requería información que lo
orientara sobre el proyecto. De esta forma se determinó un tipo de información: Información de
Orientación.